【正文】 。它是一項(xiàng)永久的記錄，亦有其法律效力。 6. 把下次會(huì)議日期記在日志中。 4. 預(yù)備議決后的跟催文件。 2. 草擬會(huì)議記錄待會(huì)議主席批閱。 9. 詳細(xì)記錄會(huì)議過(guò)程內(nèi)容、動(dòng)議者、和議者及投票結(jié)果。 7. 讀出上一次會(huì)議記錄、缺席者通知書(shū)及其他信件。 5. 安排開(kāi)水及水杯、煙灰碟放在方便地方。 3. 安排座位，放上名牌。： 、紙張 、檔案 開(kāi)會(huì)當(dāng)天 1. 提早到達(dá)會(huì)場(chǎng)，帶備文具、文件、出勤記錄等。 ： 會(huì)議以前 ，預(yù)備議程并分發(fā)各與會(huì)者。議程由行政辦經(jīng)理制作，內(nèi)容除了包括上次會(huì)議仍未解決之項(xiàng)目外，行政辦經(jīng)理應(yīng)咨詢其上司其他新的事項(xiàng)。議程在會(huì)議前七至十四天發(fā)給出席者，令他們?cè)缱鳒?zhǔn)備。 議程是有次序地列出會(huì)議中所要進(jìn)行的項(xiàng)目。便于全年事項(xiàng)一目了然，易于系統(tǒng)籌備。 綜合所有工作的清單，內(nèi)容包括：記錄日期、任務(wù)內(nèi)容、預(yù)計(jì)完成日期、實(shí)際完成日期等各項(xiàng)。 其上司可能一整天在外會(huì)面及拜訪，不方便攜帶日志，這時(shí)便可替他預(yù)備一張約會(huì)卡。、職衍、公司名稱(chēng)、地址、電話，若更改約會(huì)可與他（她）聯(lián)系。除非其上司事先聲明或來(lái)訪者乃非常重要人物，否則不可騷擾會(huì)議的進(jìn)行。，預(yù)留一些花在交通上的時(shí)間。，確定日志上每一事項(xiàng)都已辦理，沒(méi)有遺漏。（分上、下午）記下。，會(huì)面者之姓名（及公司名）、地點(diǎn)及話題。 使用日志要點(diǎn)：，方便更改。由于訂裝機(jī)款式形形種種，操作按個(gè)別種類(lèi)而定。舊檔案或機(jī)密文件初稿不適合留存在辦公室內(nèi)，應(yīng)利用碎紙機(jī)第一時(shí)間把它們毀滅，將紙張放在機(jī)內(nèi)切成條狀或碎屑。，可嘗試找出根源，作適當(dāng)調(diào)正。 。 2. 清潔鼠標(biāo)內(nèi)壁。6. 辦公室文儀器材 操作計(jì)算機(jī)須先練習(xí)指法。 2．其它事項(xiàng)： －預(yù)備當(dāng)?shù)氐牡貓D或交通圖 －確認(rèn)交通、酒店訂房、被訪者的約會(huì)詳情－制作行程表，內(nèi)容包括酒店、約會(huì)、會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)電話等。入境方面則查詢有關(guān)護(hù)照、入境簽證、防疫注射、通用貨幣、生活習(xí)慣等；酒店及餐廳；郵務(wù)、電話及電訊設(shè)施；經(jīng)濟(jì)發(fā)展、進(jìn)出口貿(mào)易條例、政府及工商機(jī)構(gòu)、商務(wù)法則等。 5. 在公干期間，應(yīng)花最短的時(shí)間在交通上。 3. 留意交通工具的時(shí)間表，隨時(shí)更新資料。當(dāng)編制行程表時(shí)請(qǐng)注意以下各點(diǎn)： 1. 行程表應(yīng)方便隨身攜帶及翻閱。 6. 說(shuō)明公司名稱(chēng)、地址、電話、傳真等，以便酒店參考及方便進(jìn)一步聯(lián)絡(luò)。 . 住宿安排 在訂房之前，應(yīng)考慮酒店地點(diǎn)是否接近探訪的機(jī)構(gòu),交通方便,價(jià)格適中。5. 當(dāng)所有安排確實(shí)后，盡快安排付款及取票。3. 把以上資料交給旅行社代辦，或直接與鐵路局、輪船公司、航空公司聯(lián)系。1. 查詢預(yù)計(jì)出發(fā)、回程日期、目的地、公干人員正確姓名。機(jī)密文件，應(yīng)立刻銷(xiāo)毀。 5. 操作完畢，切記帶走所有文件，尤其是正本。 3. 正確地?cái)[放正本，使影印之副本（無(wú)論文件或圖形）合理工整。4. 復(fù)印文件 復(fù)印 復(fù)印操作的要點(diǎn)：1. 尺碼合用的紙張，以免造成不必要的浪費(fèi)。 3. 每部門(mén)一格，設(shè)一格較大的來(lái)放置寄出的信件。 中央信箱1. 設(shè)置在各辦公室職員容易到達(dá)的地方。 7. 計(jì)算信件重量，記錄郵費(fèi)。 5. 由于酒店部門(mén)眾多，應(yīng)在信封上當(dāng)眼位置用鉛筆寫(xiě)上部門(mén)名稱(chēng)或代號(hào)，方便信差計(jì)算各部門(mén)郵費(fèi)及日后退件處理。(把信件副本留作存檔之用) 3. 核對(duì)信件與信封所寫(xiě)的收件人是否無(wú)誤。 3. 影印該文件送交各部門(mén) 發(fā)出的信件 由秘書(shū)預(yù)備好發(fā)出的信件： 1. 交給其上司簽署。 行政辦秘書(shū)必須把其上司的信件細(xì)閱，然后指出重要的部份，節(jié)省其上司的閱讀時(shí)間。 8.“私人”及“機(jī)密”信件應(yīng)原封送往收件人。 6. 若信件連同支票、匯票或匯款，應(yīng)把金額寫(xiě)在信件的右上角及簽署，以便財(cái)務(wù)部進(jìn)一步工作。 4. 在信件上蓋收件日期作為記錄。 2. 用開(kāi)信刀或開(kāi)信機(jī)拆信，并確保文件完整。3. 處理郵遞文件 處理外來(lái)信件需要系統(tǒng)并有效率，以求盡快送到收件人手中。它可以是按筆劃多寡（或英文字母先后）來(lái)分成多格，幫助應(yīng)付大量文件存檔。例如：“THE HIGH PRESSURE TOOLS LTD”應(yīng)放在“H”（HIGH）檔中。例如： “MESSERS MAY，JONES AND JENKINS”應(yīng)放在“M” 檔中。 B) 若公司名稱(chēng)包含姓名，例如LEONARD WHITE AND COMPANY，應(yīng)將此檔案放在“W”（WHITE）檔中。 ： A)先排姓氏，再排名字。例如檔案名稱(chēng)“CHIEFCONSTABLE OF BLANKSHIRE PETERJENKINS”，應(yīng)記在“CHIEF”“BLANKSHIRE”及“JENKINS（即C，B，及J字）索引卡上。 ，應(yīng)把這些文件集中在“雜項(xiàng)”檔案中。若有必要，須把“取檔記錄卡”放在取去文件的位置