【正文】 它是一項永久 的記錄，亦有其法律效力。 6. 把下次會議日期記在日志中。 4. 預備議決后的跟催文件。 2. 草擬會議記錄待會議主席批閱。 9. 詳細記錄會議過程內容、動議者、和議者及投票結果。 7. 讀出上一次 會議記錄、缺席者通知書及其他信件。 5. 安排開水及水杯、煙灰碟放在方便地方。 3. 安排座位，放上名牌。 ： 、紙張 、檔案 開會當天 1. 提早到達會場，帶備文具、文件、出勤記錄等。 ： 會議以前 ，預備議程并分發(fā)各與會者。 議程 由行政辦經理制作，內容除了包括上次會議仍未解決之項目外，行政辦經理應咨詢其上司其他新的事項。議程在會議前七至十四天發(fā)給出席者，令他們早作準備。 議程是有次序地列出會議中所要進行的項目。便于全年事項一目了然，易于系統(tǒng)籌備。 綜合所有工作的清單，內容包括：記錄日期、任務內容、預計完成日期、實際完成日期等各項。 其上司可能一整天在外會面及拜訪，不方便攜帶日志，這時便可替他預備一張約會卡。 、職衍、公司名稱、地址、電話，若更改約會可與他（她）聯系。除非其上司事先聲明或來訪者乃非常重要人物，否則不可騷擾會議的進行。 ，預留一些花在交通上的時間。 ，確定日志上每一事項都已辦理，沒有遺漏。 （分上、下午）記下。 ，會面者之姓名（及公司名）、地點及話題。 使用日志要點： 可用鉛筆記下，方便更改。由于訂裝機款式形形種種，操作按個別種類而定。 舊檔案或機密文件初稿不適合留存在辦公室內，應利用碎紙機第一時間把它們毀滅，將紙張放在機內切成條狀或碎屑。 ，可嘗試找出根源，作 適當調正。 。 2. 清潔鼠標內壁。 6. 辦公室文儀器材 操作計算機須先練習指法。 2．其它事項： －預備當地的地圖或交通圖 －確認交通、酒店訂房、被訪者的約會詳情 －制作行程表，內容包括酒店、約會、會議日期、時間、地點、聯絡電話等。入境方面則查詢有關護照、入境簽證、防疫注射、通用貨幣、生活習慣等；酒店及餐廳；郵務、電話及電訊設施；經濟發(fā)展、進出口貿易條例、政府及工商機構、商務法則等。 5. 在公干期間，應花最短的時間在交通上。 3. 留意交通工具的時間表，隨時更新資料。當編制行程表時請注意以下各點： 1. 行程表應方便隨身攜帶及翻閱。 6. 說明公司名稱、地址、電話、傳真等，以便酒店參考及方便進一步聯絡。 . 住宿安排 在訂房之前，應考慮酒店地點是否接近探訪的機構 ,交通方便 ,價格適中。 5. 當所有安排確實后，盡快安排付款及取票。 3. 把以上資料交給旅行社代辦，或直接與鐵路局、輪船公司、航空公司聯系。 1. 查詢預計出發(fā)、回程日期、目的地、公干人員正確姓名。機密文件，應立刻銷毀。 5. 操作完畢，切記帶走所有文件，尤其是正本。 3. 正確地擺放正本，使影印之副本（無論文件或圖形）合理工整。 4. 復印文件 復印 復印操 作的要點： 1. 尺碼合用的紙張，以免造成不必要的浪費。 3. 每部門一格，設一格較大的來放置寄出的信件。 中央信箱 1. 設置在各辦公室職員容易到達的地方。 7. 計算信件重量，記錄郵費。 5. 由于酒店部門眾多，應在信封上當眼位置用鉛筆寫上部門名稱 或代號，方便信差計算各部門郵費及日后退件處理。 (把信件副本留作存檔之用 ) 3. 核對信件與信封所寫的收件人是否無誤。 3. 影印該文件送交各部門 發(fā)出的信件 由秘書預備好發(fā)出的信件： 1. 交給其上司簽署。 行政辦秘書必須把其上司的信件細閱，然后指出重要的部份，節(jié)省其上司的閱讀時間。 8.“私人”及“機密”信件應原封送往收件人。 6. 若信件連同支票、匯票或匯款，應把金額寫在信件的右上角及簽署，以便財務部進一步工作。 4. 在信件上蓋收件日期作為記錄。 2. 用開信刀或開信機拆信，并確保文件完整。 3. 處理郵遞文件 外來的信件 處理外來信件需要系統(tǒng)并有效率，以求盡快送到收件人手中。它可以是按筆劃多寡（或英文字母先后）來分成多格，幫助應付大量文件存檔。例如：“ THE HIGH PRESSURE TOOLS LTD”應放在“ H”（ HIGH）檔中。例如： “ MESSERS MAY， JONES AND JENKINS”應放在“ M” 檔中。 B) 若公司名稱包含姓名，例如 LEONARD WHITE AND COMPANY， 應將此檔案放在“ W”（ WHITE）檔中。 ： A)先排姓氏，再排名字。 例 如 檔 案 名 稱 “ CHIEFCONSTABLE OF BLANKSHIRE PETERJENKINS”，應記在“ CHIEF”“ BLANKSHIRE”及“ JENKINS （即 C， B，及 J 字）索引卡上。 ，應把這些文件集中在“雜項”檔案中。若有必要，須把“取檔記錄卡”放在 取去文件的位置?！芭f檔案”也