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正文內(nèi)容

廈門東南汽車貿(mào)易有限公司行政管理制度(參考版)

2025-04-15 05:48本頁面
  

【正文】 49 / 49。第七章 附則 第27條 本規(guī)定由辦公室進行制訂、解釋和修訂。第26條 對公司高價值辦公用品進行規(guī)格上的核對。第六章 辦公用品的使用監(jiān)督相關(guān)規(guī)定 第25條對決定報廢的辦公用品,要做好登記,在報廢處理冊上注明用品名稱、數(shù)量以及報廢處理等相關(guān)事項。 用品分發(fā)后做好登記。 經(jīng)核對無誤后,保管員把全部申請用品備齊,分發(fā)給申請者。 接到《辦公用品申領(lǐng)單》后,保管員要仔細核對。辦公用品的核發(fā)。各部門提交的《辦公用品申領(lǐng)單》必須一式兩份,一份用于發(fā)放物品,一份用于臺賬登記,在《辦公用品申領(lǐng)單》上必須寫明名稱、數(shù)量與單價。第21條 特殊辦公用品的申請必須報副總經(jīng)理批準(zhǔn)。第四章 辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)第20條 行政主管應(yīng)及時將發(fā)票轉(zhuǎn)交財務(wù)進行財務(wù)結(jié)算。第18條 訂購辦公用品送到時,應(yīng)先進行驗收,核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量,確認(rèn)無誤后,在《訂購進度控制卡》上做好登記,寫明到貨日期、數(shù)量等。行政主管必須依據(jù)訂購單,填寫《訂購進度控制卡》,卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價以及訂購供應(yīng)商。各部門應(yīng)在每個月25日前將下月《辦公用品訂購單》報辦公室,以便定制計劃統(tǒng)一采購,逾期不報視為無需求,屆時辦公用品管理人員有權(quán)拒發(fā)。禁止其他部門自主采購,否則產(chǎn)生的費用一律不報銷。辦公用品采購員應(yīng)根據(jù)辦公用品庫存情況及消耗水平,確定訂購數(shù)量。第12條辦公用品保管員應(yīng)妥善保管辦公用品,每月盤點,核對帳物,做到帳帳相符,帳物相符。盤點要求做到賬物一致,如果不一致必須查找原因,調(diào)整臺賬,使兩者一致。第9條 保管員必須清楚的掌握辦公用品的庫存情況,經(jīng)常清理和打掃,必要時采取防霉、防蛀等保護措施。第8條第7條第6條B類辦公用品領(lǐng)用時,填寫《辦公用品申請單》,標(biāo)明領(lǐng)用日期、數(shù)量、規(guī)格,領(lǐng)用人和部門負(fù)責(zé)人簽字。限額使用消耗品類(B類)、非消耗品類(C類)辦公用品由使用部門填寫《辦公用品請購單》,部門負(fù)責(zé)人簽字,并由副總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦公室方可購買和發(fā)放。第4條 辦公用品的日常管理規(guī)定 第3條第二章適用范圍。為了規(guī)范辦公用品的購買、保管、發(fā)放與使用等日常管理工作,統(tǒng)一辦公用品的領(lǐng)用和使用,控制辦公用品的使用經(jīng)費,特制定本規(guī)定。總則 第1條如門衛(wèi)值班人員沒有對員工外出情況做到準(zhǔn)確實時記錄,則按照門衛(wèi)值班人員當(dāng)天曠工處理。四.出門單的管理《車輛出門單》、《員工出門單》等所有記錄單據(jù)由門衛(wèi)值班人員妥善收存,辦公室每周對門衛(wèi)值班人員收到的單據(jù)進行回收存檔,并進行抽查,如發(fā)現(xiàn)單據(jù)遺失,則扣除遺失人當(dāng)月安全獎100元。員工出門時,將經(jīng)過主管審批的《員工出門單》交給門衛(wèi)值班人員,門衛(wèi)值班人員對《員工出門單》進行核實,核實無誤后放行。2.員工無車外出(1)員工因公外出及出差的,填寫《外出事務(wù)單》經(jīng)直接主管批準(zhǔn)后,交辦公室備案;辦公室收到員工的《外出事務(wù)單》后開具《員工出門單》。沒有出現(xiàn)在《派車單》上的員工不得隨車外出。三.員工外出管理1.員工派車外出如員工因工作需要申請派車外出辦事,由外出員工填寫《派車單》,按照《派車單》上的要求詳細填寫各項內(nèi)容,經(jīng)辦公室人員簽字核準(zhǔn)后外出。(2)調(diào)撥及展示新車:由市場部根據(jù)廠家、公司的業(yè)務(wù)需要安排相關(guān)車輛進出,填寫《車輛出門單》并報總經(jīng)理審批,門衛(wèi)值班人員核對公司總經(jīng)理簽字,收取《車輛出門單》后方可放行車輛出門。:(1)銷售新車:指公司賣給客戶的新車及二手車,此類車由銷售部填寫《車輛出門單》交由財務(wù)簽字核準(zhǔn)。:客戶車輛因來訪、洽談、購車等進入本公司,進門時由門衛(wèi)值班人員發(fā)給“廈門東南汽貿(mào)車輛通行證”,客戶辦理事情完畢出門時,門衛(wèi)值班人員應(yīng)向客戶索取通行證并憑此通行證放行客戶車輛。3.本辦法適用于公司員工在上班/值班時間內(nèi)的外出管理。 責(zé)任事故劃分及賠償:駕駛?cè)素?zé)任事故在經(jīng)濟損失在2000元以下者,賠償 在當(dāng)月工資中扣除,在2000~5000元之間者,賠償 在當(dāng)月工資中扣除;在5000元以上者,賠償 分 次在工資中扣除.第十章. 車輛/員工出門管理辦法,確保車輛安全,減少不必要的損失和糾紛,特制定本辦法。由于駕駛員本人原因造成的交通違章罰款不給予報銷。(1)無照駕駛。四、 違規(guī)與事故處理公司車輛進出公司時,辦公室管理人員須認(rèn)真檢查車輛外觀,發(fā)現(xiàn)異常須立即告知當(dāng)事人,并及時通知辦公室主管。辦公室每月不定期抽查。每車設(shè)置“車輛行駛記錄表”,由門衛(wèi)負(fù)責(zé)記錄,使用前應(yīng)核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符。車輛發(fā)生交通事故,由保險公司賠償,由辦公室辦理理賠手續(xù)。辦公室應(yīng)對每臺車輛建立車輛檔案,記錄車輛的主要數(shù)據(jù)和資料,包括:車輛型號、購買時間、保養(yǎng)記錄、維修記錄、出現(xiàn)故障、原因以及車輛像片與各種證件復(fù)印件等。各部門申請用車都必須填寫《用車申請單》,并填寫清楚申請部門、日期、申請人、用車事由、用車時間等事項,報所在部門主管審批,隨后報辦公室審批,后交于門衛(wèi)放行,門衛(wèi)每日負(fù)責(zé)車輛進出記錄,嚴(yán)格把關(guān)。不能檢修的,應(yīng)立即報告管理人員。 各部門駕駛員負(fù)責(zé)各自部門車輛的清潔和內(nèi)務(wù)。 辦公室每月負(fù)責(zé)對駕駛員進行考核,將考核等級作為每月發(fā)放浮動工資的依據(jù)。由此發(fā)生事故及損壞車輛者,由駕駛員負(fù)責(zé)賠償事故損失。對工作安排有意見的,事后可向總經(jīng)理反映。 各部門駕駛員未經(jīng)批準(zhǔn),不得私自用車,不得將自己部門保管的車輛隨便交給他人駕駛或練習(xí)駕駛;嚴(yán)禁將車輛交給無證人駕駛;任何人不得利用公司車輛學(xué)習(xí)駕駛。遇特殊情況不能按時返回的,應(yīng)及時設(shè)法通知上層管理人員,并說明原因。 各部門駕駛員必須遵守《中華人民共和國道路交通管理條例》及有關(guān)交通安全管理的規(guī)章規(guī)則,安全駕車,并應(yīng)遵守本公司其他相關(guān)的規(guī)章制度。 辦公室應(yīng)建立各部門駕駛員檔案,凡本公司的駕駛員必須持有中華人民和國正式駕駛執(zhí)照。每天上班之前,各部門主管安排將車鑰匙交到辦公室,下班后,到辦公室領(lǐng)取車鑰匙,以備業(yè)務(wù)需要。(2)財務(wù)部:負(fù)責(zé)車輛費用預(yù)算控制與審計,編制年、季、月費用支出表。 (三)管理職責(zé):(1)辦公室:負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理工作,包括車輛調(diào)度、車輛檔案管理、司機培訓(xùn)考核、跟蹤、資格驗證、車輛年審、保險、修理、安全事故處理。 (二)適用范圍: (1)、本制度適用于公司所有可調(diào)度車輛。 第七條 本辦法由辦公室制定,自公布之日起實施。 (四)公司行政部不定期檢查服務(wù)接待、銷售接待、維修人員的著裝,對于不按照公司規(guī)定進行著裝的人員第一次處以30元的罰款,第二次處以50元的罰款,第三次(包含第三次)以上每次處以80元的罰款。 (二)服務(wù)接待、銷售接待要求上身穿著長/短袖襯衫,下身著深色西褲;維修人員要求著整身的長/短袖維修服。第五條 換裝時間:每年以五月、十一月為換裝時間。 如員工因為個人原因造成工作服裝的丟失、破損,需要在領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)(夏2冬2)之外重新領(lǐng)用的,在領(lǐng)用服裝的當(dāng)月按照服裝價格在其工資進行全額扣款。使用年限一年。 冬裝:長袖維修服。使用年限兩年。 冬裝:上身:白色條紋短袖襯衣兩件。 第二條 工作服裝的發(fā)放辦法: 新進員工先領(lǐng)取一件或者一套舊工作服裝,如經(jīng)公司審批正式錄用后按本規(guī)定發(fā)放規(guī)定數(shù)量的服裝;工作服裝由行政部統(tǒng)一采購,然后進入公司倉庫管理,由行政部負(fù)責(zé)發(fā)放,并記錄服裝領(lǐng)用情況,包括領(lǐng)用人,領(lǐng)用時間,領(lǐng)用數(shù)量、服裝價格等(見附1:服裝領(lǐng)用記錄表);服務(wù)接待、銷售接待的工作服裝每兩年發(fā)放一次,發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)是夏裝2套,冬裝2套;維修人員的工作服裝每年發(fā)放一次,發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)是夏裝2套,冬裝2套。附1:《請購單》申請人申請部門申請日期物品名稱申請原因具體要求部門審批總經(jīng)理審批采購人員采購方案方案1:方案2:方案3:部門意見總經(jīng)理審批采購價格采購日期備注附2:《供應(yīng)商記錄表》記錄日期記錄人供應(yīng)商名稱供應(yīng)商價格采購人員意見采購部門意見總經(jīng)理批示備注附3:《采購物品入庫登記表》序號名稱數(shù)量單位價格入庫日期備注附4:《物品領(lǐng)用登記表》序號名稱數(shù)量領(lǐng)用人所屬部門領(lǐng)用日期備注備注;部分領(lǐng)用物品須部門主管和總經(jīng)理簽字審批方可領(lǐng)用,如車模,贈送客戶的禮品等。三、采購職責(zé):1.建立供應(yīng)廠商與價格記錄;2.采購方式設(shè)定及市場行情調(diào)查;3.詢價、比價、議價、訂購工作;4.送貨進度控制與逾送督促;5.來貨質(zhì)量、數(shù)量異常處理;6.付款整理、審查;7.提交采購工作報告。3.非常規(guī)采購,一般是由采購物品的使用部門提出采購申請,填寫《請購單》經(jīng)過審批通過后遞交至采購人員處進行采購;、比價并詳細填寫《請購單》;c. 《請購單》由采購主管或總經(jīng)理審批后交由采購人員執(zhí)行;。2.常規(guī)采購、清潔用品等的采購;一般不需要提出申請,由公司行政部直接根據(jù)需要進行采購;、清潔用品在三家或三家以上供應(yīng)商之間進行詢價、比價后確定本年度的供應(yīng)商,并記錄至《供應(yīng)商記錄表》(附2);確定本年度的供應(yīng)商后,一般不得隨意更換;如供應(yīng)商調(diào)價,應(yīng)重新詢價、比價后再確定新的本年度供應(yīng)商。,采購經(jīng)辦人員要及時轉(zhuǎn)入撤消程序,即中止本次采購作業(yè),并在《請購單》上注明撤消原因及撤消時間。 簽約時間: 年 月 日
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