中石化內(nèi)控手冊中原油采購流程及業(yè)務(wù)矩陣(參考版)
2024-10-23 10:09本頁面
【正文】 生產(chǎn)經(jīng)營管理部每月 10 日前根據(jù)分（子）公司上報的原油資源完成數(shù)據(jù)，統(tǒng)計匯總編制原油資源完成月報，對 外貿(mào)代理公司、分（子）公司原油采購、運(yùn)輸、統(tǒng)計等情況進(jìn)行評比、考核。 分 (子 )公司統(tǒng)計部門應(yīng)會同原油采購、生產(chǎn)、倉儲等部門每月對原油進(jìn)行盤點(diǎn)，找出實(shí)物庫存與賬面庫存 超過股份公司內(nèi)控?fù)p耗標(biāo)準(zhǔn) 差異原因；根據(jù)實(shí)際加工量、期初期末庫存量和實(shí)際入庫量，計算途耗、儲耗，根據(jù)內(nèi)部管理辦法，落實(shí)部門責(zé)任，對 超過股份公司內(nèi)控?fù)p耗標(biāo)準(zhǔn) 的途耗、儲耗進(jìn)行考核。 原油采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制矩陣 2020 年 － 8 生產(chǎn)經(jīng)營管理部每月根據(jù)分（子）公司、外貿(mào)代理公司上報的國內(nèi)陸上原油、海洋原油及進(jìn)口原油采購?fù)瓿汕闆r，編制原油配置完成月報。 【 ERP】 月末，分（子）公司生產(chǎn)、倉儲部門復(fù)核 原油收貨單據(jù)、 ERP系統(tǒng)中的實(shí)際收貨數(shù)量、發(fā)票量，并與系統(tǒng)原油庫存月報表核 對。 【非 ERP】分（子）公司生產(chǎn)、倉儲部門應(yīng)編制接卸原油日報表、原油庫存日報表。 原油稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、代理費(fèi)、雜費(fèi)等費(fèi)用的賬務(wù)處理，比照本流程控制點(diǎn) 。 【非 ERP】對貨到單未到的原油，分（子）公司財務(wù)部門要根據(jù)生產(chǎn)、倉儲部門實(shí)際收到的數(shù)量，經(jīng)會計人員復(fù)核和 財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后暫估入賬（價格根據(jù)合同規(guī)定或由采購部門提供），下月初原方向紅字沖回。 月末，對單到貨未到的在途原油，應(yīng)根據(jù)分（子）公司采購部門提供的有關(guān) 在途原油統(tǒng)計報表 ，以及發(fā)票、付款憑據(jù)等經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后進(jìn)行賬務(wù)處理?！?ERP】 分（子）公司 財務(wù)部門 審核 發(fā)票 、 入庫單據(jù) 、合同，三單匹配后核對價格、 數(shù)量 、金額， 在 ERP 系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行發(fā)票 校 驗 。 7 財務(wù)核算記賬 【非 ERP】 分（子）公司財務(wù)部門認(rèn)真核對付款申請、付款結(jié)算單據(jù)、發(fā)票及相關(guān)票據(jù)、原油入庫憑據(jù)及原油采購合同（配置計劃），按照股份公司內(nèi)部會計制 度及成本核算辦法，進(jìn)行賬務(wù)處理。財務(wù)部門付款經(jīng)辦人應(yīng)及時索取中國石化財務(wù)有限責(zé)任公司轉(zhuǎn)賬憑據(jù)，至少每月與原油供應(yīng)方和中國石化財務(wù)有限責(zé)任公司進(jìn)行對賬，出現(xiàn)差異，應(yīng)會同原油采購部門，查清原因， 提出處理意見 報分管副經(jīng)理或總會計師審批。待該批原油到港（廠）驗收合格后，原油采購部門責(zé)任人應(yīng)及時索取供應(yīng)商發(fā)票等相關(guān)票據(jù)及原油入庫憑據(jù)， 經(jīng)授權(quán)的采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，由財務(wù)部門銷賬。 根據(jù)合同需預(yù)付原油款，應(yīng)由原油采購部門填寫付款申請，按規(guī)定權(quán)限逐級審批后付款。 6 催收發(fā)票及付款 分（子）公司原油采購部門負(fù)責(zé)催收供應(yīng)商發(fā)票，填寫付款申請。 【 ERP】原油系統(tǒng)收貨員根據(jù)倉儲部門責(zé)任人審核確認(rèn)的計量單據(jù)，核對 ERP 系統(tǒng)采購訂單 , 在系統(tǒng)中收貨過賬。 分（子）公司計量、倉儲等部門組織并實(shí)施原油的計量、化驗、接卸和儲存等工作。國內(nèi)陸上原油，由分（子）公司 根據(jù)供需雙方簽訂的《原油采購合同》或有 關(guān)規(guī)定 采樣化驗； 進(jìn)口和海洋原油， 分（子）公 司按商檢的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行商檢和計量。 5 原油驗收入庫 分（子）公司原油采購部門應(yīng)編制下月原油到港或到廠預(yù)計時間報表，月底前交生產(chǎn)、倉儲、財務(wù)等部門，并提前兩天通報原油到港或到廠的具體時間，便于安排化驗、接卸及支付貨款、運(yùn)費(fèi)等事宜。 【 ERP】 分（子）公司 采 購部門根據(jù)采購合同 、 ERP 系統(tǒng)中批準(zhǔn)的采購申請 ，在系統(tǒng)中維護(hù)采購訂單。 3 簽訂原 油采購合同 分（子）公司根據(jù)股份公司下達(dá)的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、原油資源配置計劃、進(jìn)口原油采購計劃和股份公司公布的價格，綜合考慮本分（子）公司原油庫存、生產(chǎn)裝置運(yùn)行安排和國際油價等因素 ，中石油、中海油供應(yīng)的原油與中國石油、中國海洋石油協(xié)商簽訂《原油采購合同》；進(jìn)口原油 原油采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制矩陣 2020 年 － 6 委托外貿(mào)代理公司對外簽訂《進(jìn)口原油采購合同》并與其簽訂《進(jìn)口原油代理協(xié)議》；中石化自產(chǎn)原油按股份公司的原油資源配置計劃 進(jìn)行采購 。 【 ERP】分 (子 )公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃部門根據(jù)股份公司批準(zhǔn)的原油資源配置計劃分批分量在 ERP 系統(tǒng)中維護(hù)采購申請。 生產(chǎn)經(jīng)營管理部按照三個月滾動原則，分批分量下達(dá)進(jìn)口原油采購計劃；根據(jù)原油加工量、資源變化以及原油采購過程 中資源優(yōu)化、運(yùn)輸優(yōu)化等情況，逐月滾動調(diào)整，確保月度資源總量與原油加工量趨于同步。 三、 業(yè)務(wù)流程步驟與控制點(diǎn) 1 銜接落實(shí)原油資源 生產(chǎn)經(jīng)營管理部與中國石油、中國海洋石油和外貿(mào)代理公司的業(yè)務(wù)部門銜接落實(shí)可提供的國內(nèi)陸上原油、海洋原油、進(jìn)口原油資源的品種、數(shù)量、質(zhì)量和運(yùn)輸方式、交貨日期（船期），由生產(chǎn)經(jīng)營管理部主任按照總裁的授權(quán)與中國石油、中國海洋石油、外貿(mào)代理公司的業(yè)務(wù)部門簽訂原油資源供 應(yīng)協(xié)議。 原油采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制矩陣 2020 年 － 5 3 合規(guī)風(fēng)險 原油采購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，造成損失。 采購手續(xù)不完備，審核不嚴(yán)，錯記、多記原油入庫、應(yīng)付、預(yù)付賬款等，造成財務(wù)數(shù)據(jù)不真實(shí)。 未經(jīng)審核，變更標(biāo)準(zhǔn)合同文本中涉及權(quán)利、義務(wù)條款導(dǎo)致的風(fēng)險。 對采購合同條款審查不嚴(yán)，帶來潛在
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