【正文】 美國(guó)也有類似規(guī)定，但比較靈活，美國(guó)的公開招標(biāo)只要在當(dāng)?shù)毓_發(fā)行的報(bào)刊上刊。政府把所有相關(guān)的，如立法會(huì)、政府活動(dòng)、人員變更、政府公告以及公開招標(biāo)的信息，都在每周五的《憲報(bào) 》上發(fā)布。 {案例 } … 香港政府所有采購(gòu)的工程項(xiàng)目，都必須采用公開招標(biāo)的辦法。 流程管理 （一）信息發(fā)布 信息發(fā)布很容易招致投訴等問(wèn)題，有的企業(yè)如果得不到信息，就認(rèn)為是不公平的操作，特別是在公開招標(biāo)的項(xiàng)目中要格外注意。第一次做時(shí)確實(shí)很復(fù)雜，但是建立了這一套東西，以后每一次操作就不再?gòu)?fù)雜了，因?yàn)橛邢喈?dāng)一部分是可以參照以前的，關(guān)鍵就是怎么建立這個(gè)體系。在管理流程里的前期準(zhǔn)備中，要很明確地將其文檔化。 （五）政策、措施和紀(jì)律 為了保證執(zhí)行過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，還要制定和尋找到相應(yīng)的政策、措施和紀(jì)律。 有些信息在招標(biāo)方認(rèn)為是無(wú)所謂的，在投標(biāo)方可能覺得非常重要，泄露出去就可能造成不公平。 （四）信息保密制度、發(fā)布方式與責(zé)任人 前期準(zhǔn)備要有制度，包括保密制度，參與的人都要遵守的要求。 （三）管理流程、操作方式和管理辦法 流程要清晰化，例如某人負(fù)責(zé)招投標(biāo)管理，哪天收到標(biāo)書，投標(biāo)截止日期，哪個(gè)部門負(fù)責(zé)接收投標(biāo)文件，投標(biāo)文件接收來(lái)了以后誰(shuí)簽字，簽完字應(yīng)該交給誰(shuí) ，誰(shuí)保管，用什么程序保管。否則結(jié)果不一定符合目標(biāo)和要求，一定要有一個(gè)組織機(jī)構(gòu)做保障。 前期準(zhǔn)備 （一）發(fā)包規(guī)劃的結(jié)果整理 發(fā)包規(guī)劃過(guò)程中所涉及的一些管理程序、 工作內(nèi)容、要點(diǎn)，要整理出來(lái)，這是第一個(gè)工作內(nèi)容。 【自檢 41】 風(fēng)險(xiǎn)文檔化有什么意義？ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 41 第五講 企業(yè)采購(gòu)招投標(biāo)的規(guī)范管理（上） 詢價(jià)是招投標(biāo)的關(guān)鍵部分，這部分的關(guān)鍵點(diǎn)是過(guò)程管理。 一般來(lái)說(shuō)，投標(biāo)人要求問(wèn)題澄清的話，應(yīng)該以書面方式提出，例如招標(biāo)文件有一些不清楚之處，就應(yīng)該要求以書面的方式進(jìn)行答復(fù)，而且回答的時(shí)候，要同時(shí)發(fā)給其他所有的投標(biāo)者。風(fēng)險(xiǎn)注冊(cè)表和風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策表能夠幫助企業(yè)設(shè)計(jì)一個(gè)更 完整的合同條款。 （三）風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策表 企業(yè)采購(gòu)招投標(biāo)可以制作風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策表，將采購(gòu)某些東西可能碰到的風(fēng)險(xiǎn)以及如何應(yīng)對(duì)的辦法都納入一個(gè)表格中，使采購(gòu)人一看就知道在什么情況下，可以用什么方式去應(yīng)對(duì)。數(shù)據(jù)怎么采集的，數(shù)據(jù)的質(zhì)量如何，可靠性是否高，都要檢驗(yàn)。 風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)的要點(diǎn)具體包括以下內(nèi)容： ? 辨別風(fēng)險(xiǎn)征兆，這是最理想的內(nèi)容，可以幫助 辨識(shí)風(fēng)險(xiǎn)的苗頭 ； ? 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估矩陣和按等級(jí)排列，這是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的效果 ； ? 風(fēng)險(xiǎn)分類； ? 風(fēng)險(xiǎn)緊迫性評(píng)估，使得 應(yīng)對(duì)措施做得及時(shí)； ? 數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估 。 如表 41 所示： 表 41 風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)樣本 序號(hào) 潛在風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題 發(fā)生幾率 先兆 可能后果 應(yīng)對(duì)與防范 1 圍標(biāo)…… 高 … 中標(biāo)價(jià)過(guò)高 招標(biāo)評(píng)標(biāo)管理 2 地質(zhì)條件索賠 較高 … 成本、工期 合同條款 3 地下煤氣和其他管線 較高 … 工期延誤 資料準(zhǔn)備 … … … … 開工條件… 中 … 糾紛、延誤 界定責(zé)任 … 有可能設(shè)計(jì)變更 中 工期、成本 責(zé)任、條款 {表析 } … 識(shí)別了風(fēng)險(xiǎn)以后要進(jìn)行評(píng)估，可以采用定量或定性的辦法，根據(jù)它的幾率、后果和影響進(jìn)行排列，再針對(duì)主要的風(fēng)險(xiǎn)設(shè)計(jì)一些應(yīng)對(duì)措施，在合同條款中體現(xiàn)出來(lái)。而歐洲和中國(guó)香港地區(qū) 的機(jī)制，則是如果發(fā)生類似事件，甲乙雙方可以協(xié)商補(bǔ)償方案。把風(fēng)險(xiǎn)一項(xiàng)項(xiàng)列出來(lái)，包括風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的情況以及風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的頻率等，從而推斷出風(fēng)險(xiǎn)的先兆，通知到相關(guān)的管理人員啟動(dòng)預(yù)防措施，能使管理更有效。還可以通過(guò)專家，或者內(nèi)部一些會(huì)議來(lái)收集風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源，把風(fēng)險(xiǎn)源找出來(lái)。 其中，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)核對(duì)表可以充分利用以往經(jīng)驗(yàn)，如果每年都有招投標(biāo)工作，當(dāng)時(shí)曾經(jīng)碰過(guò)的風(fēng)險(xiǎn)都有記錄的話，這時(shí)就會(huì)起很大的作用 。 招投標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)管理 招投標(biāo)除了 合同風(fēng)險(xiǎn)之外，還有很多其他的風(fēng)險(xiǎn)。導(dǎo)致工程拖了很長(zhǎng)時(shí)間，對(duì)雙方都是損害。招標(biāo)方也有心想幫助，但是在合同里找不到相關(guān)條款，沒有在市場(chǎng)價(jià)格變化了以后，可以做一些相應(yīng)調(diào)整的條款規(guī)定。到了去年交貨時(shí)，因?yàn)殂~的價(jià)格漲得非?？?，中標(biāo)方的利潤(rùn)就變成了幾千萬(wàn)的虧損。 {案例 2} … 地鐵工程采購(gòu)?fù)ㄐ烹娎|，通信電纜是用銅做的。競(jìng)爭(zhēng)很激烈，后來(lái)某企業(yè)以最低價(jià)中標(biāo)。所以要在前期考慮周到，通過(guò)條款、措施的制訂，使將來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)損失控制 得比較好。風(fēng)險(xiǎn)還沒有帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的損失，所以人們比較容易忽視風(fēng)險(xiǎn)的存在。 ? 合同的關(guān)鍵名詞定義不清； ? 缺 乏常識(shí)和對(duì)行業(yè)慣例和國(guó)際慣例的了解導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)； ? 無(wú)擔(dān)保要求； ? 有利益沖突的代表被委以授權(quán)解決爭(zhēng)端。所有不符合法律要求的條款，都屬于無(wú)效條款。 點(diǎn)評(píng)：合同條款的各類層次，一定要搞清楚，如果有可能造成矛盾，去掉一些，效果更好。國(guó)際仲裁最后判決招標(biāo)方敗訴，認(rèn)為進(jìn)一步描述的條款的法律地位高過(guò)原則性的條款，也就是說(shuō)不描述比描述對(duì)甲方更為有利。 投標(biāo)方（國(guó)外企業(yè)）認(rèn)為他們是根據(jù)招標(biāo)文件來(lái)做的，專用條款描述了稅務(wù)的問(wèn)題。招標(biāo)方也沒有細(xì)分析，就讓這家國(guó)外企業(yè)中標(biāo)了。在專用條款中標(biāo)明了中標(biāo)方應(yīng)該負(fù)責(zé)設(shè)備進(jìn)口的關(guān)稅，其他的稅項(xiàng)沒有寫。 {案例 } … 有一個(gè)企業(yè)是做電站工程的。 （二）各層次條款的法律地位 ? 專用合同條款根據(jù)具體項(xiàng)目編寫，通常是對(duì)通用條款的補(bǔ)充和進(jìn)一步明確； ? 如果“通用條款”不適合于“專用條款”的，可以刪去。一旦設(shè)定了以后，就不需要每一次都進(jìn)行調(diào)整； ? 專用合同條款，是針對(duì)招投標(biāo)活動(dòng)的具體內(nèi)容，需要每次進(jìn)行調(diào)整； ? 特殊合同條 款； ? 專用（特殊）合同條款資料，專用條款或者特殊條款的資料要附在合同后面。采購(gòu)合同條款往往不是一兩條，會(huì)涉及很多因素，一般來(lái)說(shuō)，合同文本的設(shè)計(jì)有很多層次。 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 31 第四講 招標(biāo)過(guò)程的關(guān)鍵點(diǎn)控制（下） 合同條款是招標(biāo)文件里很重要的內(nèi)容。 評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及其描述 ? 評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn) 通常是招標(biāo)文件的組成部分， 比較規(guī)范的招標(biāo)文件應(yīng)該把評(píng)標(biāo)的原則描述出來(lái)； ? 標(biāo)準(zhǔn)可以是客觀的（如資質(zhì)）或者是主觀的（如具有類似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)）， 這是可以事先設(shè)定的，關(guān)鍵是看對(duì)企業(yè)是不是有好處； ? 假如招標(biāo)對(duì)象可以準(zhǔn)確地描述，并且容易從較多的來(lái)源取得，評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)可以只限于價(jià)格，其中要避免投 標(biāo)方誤解的情況發(fā)生； ? 一般情況下應(yīng)考慮：對(duì)需求的理解、總價(jià)格、技術(shù)和生產(chǎn)能力、管理方案、技術(shù)方案、財(cái)務(wù)實(shí)力、業(yè)務(wù)規(guī)模和類型、業(yè)績(jī)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、專有權(quán)利。 這里的內(nèi)容是比較復(fù)雜的，往往要涉及多個(gè)部門去完成。一般應(yīng)該包括：目的、范圍、要求、標(biāo)準(zhǔn)，還包括一些服務(wù)的清單、技術(shù)規(guī) 格以及對(duì)備件、售后服務(wù)的要求，等等，這些都應(yīng)該在 SOW 里描述得很清楚。 在招標(biāo)邀請(qǐng)中，當(dāng)以價(jià)格為主要決定因素時(shí)，采用 RFQ 或 ITB，而采購(gòu)項(xiàng)目比較復(fù)雜且主要因素并非單純?nèi)Q于價(jià)格時(shí)，采用 RFP，因?yàn)樗粌H僅是看價(jià)格?？赡苓@個(gè)件高了，那個(gè)件低了，但是比較的是整個(gè)價(jià)格的綜合水平。進(jìn)價(jià)往往是對(duì)價(jià)格比較高、且往往不是單一的產(chǎn)品而言。 ? RFQ (Request for quotation) 簡(jiǎn)單的報(bào)價(jià)可用 ITB。 （三）投標(biāo)文件的基本要求 投標(biāo)文件的基本要求如下： ? 便于投標(biāo)方準(zhǔn)確、完整地應(yīng)對(duì)，以及招標(biāo)方進(jìn)行評(píng)標(biāo)； ? 其復(fù)雜程度以及詳細(xì)程度應(yīng)與采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格和風(fēng)險(xiǎn)水平相適應(yīng)； ? 嚴(yán)格 程度既要保證一致和具有可比性的應(yīng)答，又要具有足夠的靈活性，以滿足招標(biāo)方的要求； ? 特殊情況可以要求提供備選方案。 點(diǎn)評(píng)：這個(gè)案例中甲方也沒有占到多少便宜，因?yàn)檫@個(gè)耽誤的過(guò)程可能造成很多損失。乙方的理由：我誤解了你的意思，不完全是我的責(zé)任。甲方說(shuō)，后面還有一些挺重要的要求乙方?jīng)]有做到。 中標(biāo)以后，就開始做生產(chǎn)設(shè)計(jì)，然后提供給甲方（招標(biāo)方）審查，結(jié)果審查不合格，有些要求沒有實(shí)現(xiàn)。投標(biāo)方也是粗心大意，說(shuō)沒問(wèn)題，都看過(guò)了，可以擔(dān)保這個(gè)價(jià)格能完成。但是實(shí)際上還漏掉了一些技術(shù)指標(biāo)，結(jié)果價(jià)格與其他公司的相差很遠(yuǎn)。導(dǎo)致一個(gè)招標(biāo)文件就有六 七十頁(yè)。 {案例 } 某個(gè)企業(yè)要采購(gòu)一個(gè)空調(diào)機(jī)，涉及很多技術(shù)規(guī)格。因?yàn)橥稑?biāo)者要根據(jù)招標(biāo)文件提供東西，所以一定要站在他的角度，看他是不是能夠很清晰地理解，是不是可以比較方便地應(yīng)對(duì)，以及將來(lái)評(píng)標(biāo)的時(shí)候的可比性是不是會(huì)比較好。格式限制的主要目的就是為了評(píng)標(biāo) 的時(shí)候更方便一些。 第八章是投標(biāo)文件格式規(guī)范，是對(duì)投標(biāo)文件的格式做一些限制，要求投標(biāo)文件按這個(gè)格式，以增強(qiáng)文件可比性。企業(yè)不需要每一次招標(biāo)都要變更招標(biāo)文件，有些章節(jié)是相對(duì)固定的，有些是專人重新編寫，這樣可以保持招標(biāo)文件的一貫性，同時(shí)適合于每一次招標(biāo)。 預(yù)付款銀行保函格式 …… 投標(biāo)文件和未來(lái)簽訂合同中 所使用的部分格式文件 相對(duì)固定 第九章 提供貨物、工程和服務(wù) 的合格性 相對(duì)固定 {表析 } 聯(lián)合國(guó)貨物采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)范本分成九章： 第一章是招標(biāo)邀請(qǐng)書，也就是邀請(qǐng)什么人參加。合同格式 投標(biāo)函格式和投標(biāo)報(bào)價(jià)表 例如一個(gè)招標(biāo)文件里分成幾個(gè)章節(jié)，可以由企業(yè)自己設(shè)計(jì)。 其中，第三、第四和第五部分花費(fèi)的精力要多一些，它們是其中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。 招標(biāo)文件的基本要求 （一）招標(biāo)文件的基本格式 ? 第一部分：招標(biāo)邀請(qǐng)； ? 第二部分：投標(biāo)須知。整個(gè)招投標(biāo)運(yùn)作流程里面包括四個(gè)部分，即發(fā)包規(guī)劃、詢價(jià)、供應(yīng)商選擇，合同管理。 3．評(píng)標(biāo)過(guò)程的結(jié)果 供應(yīng)商選擇過(guò)程的結(jié)果，就是簽訂訂購(gòu)合同 。 2．評(píng)標(biāo)過(guò)程采用的方法 有了評(píng)標(biāo)的依據(jù)之后，就可以通過(guò)一些答辯會(huì)、澄清會(huì)等來(lái)做篩選，由專家或者評(píng)標(biāo)小組找出合適的結(jié)果，經(jīng)過(guò)合同談判，正式簽訂合同。 （三）供應(yīng)商的選擇（評(píng)標(biāo)） 詢價(jià)后就可以進(jìn)行供應(yīng)商的確定，也 就是進(jìn)入了評(píng)標(biāo)的階段。 2．采用的方法 可以通過(guò)一些公告，或者一些招投標(biāo)會(huì)議，把招標(biāo)信息發(fā)布出去。首先通過(guò)信息發(fā)布 的程序，把招標(biāo)文件發(fā)出去，如果投標(biāo)者有興趣，在購(gòu)買標(biāo)書以后，就會(huì)來(lái)投標(biāo)，這個(gè)過(guò)程叫做詢價(jià)，也就是采購(gòu)管理里的詢價(jià)階段。在招標(biāo)規(guī)劃結(jié)束時(shí)，對(duì)具體的招標(biāo)工作要形成一個(gè)招標(biāo)文件，基本包括以下內(nèi)容： ① 招標(biāo)邀請(qǐng)； ② 投標(biāo)文件格式的要求； ③ SOW 就是工作說(shuō)明要求； ④ 合同條款； ⑤ 評(píng)標(biāo)方法。 3．發(fā)包規(guī)劃的結(jié)果 ? 招標(biāo)方式和招標(biāo)的管理方案 這是應(yīng)該通過(guò)發(fā)包規(guī)劃得出來(lái)的第一個(gè)結(jié)果。 ? 合同的范本 有些投標(biāo)需要簽協(xié)議，這些協(xié)議都應(yīng)該在發(fā)包規(guī)劃的時(shí)候就制定出來(lái)。一個(gè)比較好的企業(yè)，招標(biāo)文件的設(shè)計(jì)不會(huì)因?yàn)槊看呜?fù)責(zé)人的不同，而改變招標(biāo)文件的格式。 ? 評(píng)標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)核對(duì)表 發(fā)包規(guī)劃階段應(yīng)該把評(píng)標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)核對(duì)表建立起來(lái)，確定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和要核對(duì)的內(nèi)容。表格的設(shè)計(jì)，采購(gòu)部門要慢慢調(diào)整，使之符合要求，并通過(guò)優(yōu)化形成標(biāo)準(zhǔn)化。 ④ 環(huán)境的因素 以上這些方面就是制訂一個(gè)好的需求計(jì)劃的依據(jù)，也都是在發(fā)包規(guī)劃里要做的工作。所以，如果沒把上一次的過(guò)程記錄下來(lái)，就很難評(píng)估這次努力的程度。 下次執(zhí)行可能得不到與上次同樣的結(jié)果，但不等于做得不好，因?yàn)榄h(huán)境不一樣了。例如，當(dāng)時(shí)的價(jià)格環(huán)境，有幾個(gè)供應(yīng)商，以及中間過(guò)程的很多細(xì)節(jié)，并把這些資料作為下次制訂發(fā)包規(guī)劃的重要依據(jù)。 ? 采購(gòu)部：需求計(jì)劃（項(xiàng)目管理計(jì)劃） 需求的計(jì)劃包括采購(gòu)部門什么時(shí)候要，要多少，到什么地方要，使用部門是哪一個(gè)等。 ? 財(cái)務(wù)部：外購(gòu)或自制分析評(píng)估報(bào)告或表格 財(cái)務(wù)部門的一些要求，需要在發(fā)包規(guī)劃里體現(xiàn)出來(lái)。所以，這幾年有很多銀行又將這項(xiàng)業(yè)務(wù)收回來(lái)，自己直接管理了。 其實(shí)，這種形式的外包，應(yīng)該簽訂保密協(xié)議，也就是客戶信息不能夠隨便泄露，否則就是犯法的。當(dāng)然還要考慮別的環(huán)節(jié)，例如有沒有涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題。即使考慮成本，也要從多個(gè)方面進(jìn)行評(píng)估，包括材料成本、采購(gòu)成本、儲(chǔ)存、損耗、管理成本等。 1．發(fā)包規(guī)劃依據(jù)及文件收集 要做好發(fā)包規(guī)劃 ，首先要收集相關(guān)的資料 。所以，不要脫離合同管理去考慮招投標(biāo)，整個(gè)的招投標(biāo)管理應(yīng)該包括合同管理，至少是包括合同管理的一部分。合同管理是與招投標(biāo)密切聯(lián)系的環(huán)節(jié)，前面環(huán)節(jié)做不好，合同管理就會(huì)有很多問(wèn)題。 具體來(lái)講，采購(gòu)規(guī)劃是指根據(jù)企業(yè)總 體的戰(zhàn)略目標(biāo)制訂的總體采購(gòu)規(guī)劃，然后涉及發(fā)包規(guī)劃、詢價(jià)、供應(yīng)商選擇，最后是合同管理、合同收尾。 8．不確定性 上述這些特點(diǎn)，要求必須有一個(gè)比較完整的管理方法來(lái)管理。這就是前面沒有做好風(fēng)險(xiǎn)防范的工作，使風(fēng)險(xiǎn)延伸到后面出現(xiàn)。 4．專業(yè)性比較強(qiáng) 企業(yè)的采購(gòu)有時(shí)會(huì)要求很強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)。 3．涉及多個(gè)部門 招投標(biāo)的工作往往涉及多個(gè)部門的運(yùn)作，如果多