辦公室管理ppt課件(參考版)
2025-01-12 07:33本頁(yè)面
【正文】 ? 電子公文管理： 公文收發(fā)作業(yè)處理、每日追蹤未如期辦畢之公文同時(shí)發(fā)通知給承辦人與其主管、公文展辦處理作業(yè)、歸卷與結(jié)案公文的管理、公文傳送國(guó)家檔案管理局之處理 ? 週期校驗(yàn)管理： 由品保部門登錄 MSLO(Master LayOut,成圖 )與各類工具應(yīng)定期校驗(yàn)項(xiàng)目，由系統(tǒng)追蹤管制通知承辦人員執(zhí)行校驗(yàn)作業(yè) ? 非工令報(bào)工： 各專案負(fù)責(zé)人登載工作分項(xiàng)、參與人員及賦予各分項(xiàng)之工時(shí)，每週要求工作人員輸入實(shí)際投入工時(shí)，專案經(jīng)理可透過系統(tǒng)瞭解專案工時(shí)成本與工作完成百分比 ? 矯正行動(dòng)表： 根據(jù)客戶投訴或內(nèi)部稽核單位發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的缺失後，由品保部門登錄矯正行動(dòng)需求單後送相關(guān)部門處理，若於計(jì)畫完成日未處理完畢者，由系統(tǒng)追蹤管制通知承辦人員 ? 訊息公佈層面 ? 公司消息公佈欄： 舉凡公司動(dòng)態(tài)、員工福利、政令宣導(dǎo)、科技新知、勞動(dòng)法令、品質(zhì)通報(bào)、勞資會(huì)議資訊、公司經(jīng)營(yíng)報(bào)告等等，由業(yè)務(wù)權(quán)責(zé)單位公告之 ? 員工消息公佈欄： 舉凡食、衣、住、行、育、樂等資訊，由員工自行公告之，屆臨公告期限，由系統(tǒng)自動(dòng)下載 ? 電腦系統(tǒng)運(yùn)作狀況記錄： 記錄各型電腦系統(tǒng)異常運(yùn)作、檢修狀況、定期處理作業(yè)，可供相關(guān)人員管理與查閱 ? 民營(yíng)化相關(guān)資訊： 公告民營(yíng)化作業(yè)相關(guān)法令、公司民營(yíng)化過程與現(xiàn)況、股票分配與認(rèn)購(gòu)原則、員工關(guān)切事項(xiàng)等等 ? 名片管理： 可記載個(gè)人或公司名片、廠商資訊，便利日後郵件傳送與分享給他人使用 ? 電子郵件層面 ? 公司內(nèi) EMail： 透過漢翔點(diǎn)將錄可快速傳送員工業(yè)務(wù)須配合執(zhí)行的信件通知 ? Inter EMail： 須要與外部人員進(jìn)行業(yè)務(wù)處理者，由單位主管核準(zhǔn)後即開放此功能 ? 電子 Fax： 結(jié)合傳真系統(tǒng)，可將傳真文件送至個(gè)人信箱，或由個(gè)人信箱傳送電子傳真文件 ? Voice Mail： 結(jié)合電話語(yǔ)音系統(tǒng)，當(dāng)電話無人接聽時(shí)可留言，系統(tǒng)自動(dòng)將語(yǔ)音留言以電子郵件送至對(duì)方個(gè)人信箱可供隨時(shí)收聽 ? 互動(dòng)討論機(jī)制層面 ? 標(biāo)準(zhǔn)製程文件審查： 工程人員編製每一製程標(biāo)準(zhǔn)規(guī)範(fàn)，內(nèi)含施工前準(zhǔn)備事項(xiàng)、施工步序、施工後處理、品質(zhì)需求，然後分送相關(guān)製造與品保單位會(huì)審後，即完成一份標(biāo)準(zhǔn)文件供施工人員查閱 ? 提案與創(chuàng)新制度： 員工發(fā)現(xiàn)有改善空間的問題或新創(chuàng)意，可透過本系統(tǒng)描述提案與創(chuàng)意，送被提案單位 (執(zhí)行單位 )與審查委員評(píng)估並填寫意見與執(zhí)行效益，回覆提案人。 ? 物料申購(gòu)： 需求單位提出申請(qǐng)單後，由申購(gòu)單位彙整並送專業(yè)、品保、預(yù)算、工安等部門會(huì)審，經(jīng)需求單位劃押後申購(gòu)資料傳至 ERP系統(tǒng)，同時(shí)進(jìn)行採(cǎi)購(gòu)作業(yè)。 會(huì)計(jì)單 位 審核后將資 料送至 ERP 系 統(tǒng)制 票 歸帳 ? 費(fèi)用 動(dòng) 支 與結(jié)報(bào) ： 一般費(fèi)用 與 固定 費(fèi) 用須先 動(dòng) 支申 請(qǐng) 奉核 后 ，才允 許 支用 與結(jié)報(bào) 。 辦公室管理須知之： 辦 公室自 動(dòng) 化 辦 公室自 動(dòng) 化 ?將 資訊 、通 訊 及 網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò) 等科技 與辦 公室中的 人 員 、 作業(yè) 流程 （ Workflow），作有效的 結(jié) 合，使其成 為 一 個(gè) 完善的 辦 公室自 動(dòng) 化系統(tǒng)，以改善 辦 公室作 業(yè) 品 質(zhì) 及工作效率， 并 提高 辦 公室生 產(chǎn) 力 何 謂 『 辦 公室自 動(dòng) 化 』 ？ 辦 公室自 動(dòng) 化 的演 進(jìn) ?最早是在 60年代的美 國(guó)興 起的 ?分 為 以下四 個(gè)階 段 ? 初 創(chuàng)時(shí) 代 ? 紙、 鋼筆 、鉛 筆 、文件夾和桌子 ? 機(jī) 器 時(shí) 代 ? 電話 、打字 機(jī) 、影印 機(jī) …等等
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