【正文】 第二代公文管理系統(tǒng) ? 注重管理 層 面的問(wèn)題， 強(qiáng)調(diào) 稽催管理功能，集中交換的公文處 理方式， 并導(dǎo) 入 光 學(xué)條碼 系統(tǒng) ﹝bar code﹞ ，方便使用者輸 入公文 資 料控管 編號(hào) ?第三代公文管理系統(tǒng) ? 納 入 文 書制 作系 統(tǒng) ，制定公文格式 ? 增加了 電 子公文交 換 的功能， 采 用目前 時(shí) 效最佳的 傳遞 方式 ?效益 ? 文 書 校 對(duì) 及用印人力方面，由原來(lái)的 7人合 并 作 業(yè)后 減 為 3人 ? 委外打字 經(jīng)費(fèi) 亦由每月 約 32萬(wàn) 元降至每月 約 6萬(wàn) 元 ? 每月 節(jié) 省 約 3萬(wàn)余張 的公文 記錄 性用 紙 辦 公室自 動(dòng) 化 實(shí) 例－ 企業(yè) ?南方 航空工 業(yè) 股份有限公司 ?文件管理 層 面 ? 教育訓(xùn) 練資訊 ： 記錄 每位 員 工 歷 年 訓(xùn)練 心得 報(bào) 告、各磚 案 規(guī)范訓(xùn)練 ，提供各 種訓(xùn)練課 程 與報(bào) 名文件供 員 工取 閱 ? 圖書 媒 題 管理： 提供 圖書 、媒 體 、工作 報(bào) 告、 論 文、期刊、 專 利等內(nèi)容摘要 與 保管人，便利需求者申借 ? 品 質(zhì) 文件管理： 提供品 質(zhì) 手冊(cè) 與環(huán) 境手冊(cè)多重 選項(xiàng) 查訊 ? 保 安 環(huán) 保文件管理： 記錄保 安 環(huán) 保作 業(yè) 程序文件，提供文件快速搜索查 詢與 各 類 表 單 下 載 辦 公室自 動(dòng) 化 實(shí) 例－ 企業(yè) ?流程控制 層 面 ? 差勤管理： 控管每位 員 工每年各 類 假別可休 時(shí)數(shù) ， 與請(qǐng) 假 過(guò) 程中會(huì) 提醒 員 工相 關(guān)資 訊，如 會(huì) 受到扣款、已超 過(guò)時(shí)數(shù) 上限等等，每月初 統(tǒng)計(jì) 上月假 曠時(shí)數(shù) 供薪 資 系 統(tǒng)處 理 ? 差旅 結(jié)報(bào) ： 控制要有公差事 實(shí) 才允 許 申 請(qǐng) 差旅 費(fèi) ， 針對(duì) 不同 職 等提供可申 請(qǐng) 交通費(fèi)、住宿費(fèi)、 雜 費(fèi)之上限， 并 要求 輸 入 發(fā) 票， 車 票等 會(huì)計(jì)單據(jù) 。 ? 會(huì)議結(jié)束后，將各自座椅歸位，擺放整齊， 以便下個(gè)會(huì)議人員使用。 辦公室管理須知之： 電話及郵件管理 電話及郵件管理 ? 打電話時(shí)簡(jiǎn)明扼要 ， 抓住關(guān)鍵 ， 并盡可能降 低音量 ? 若無(wú)特殊理由 ， 上班時(shí)間內(nèi)盡量避免拔打私 人電話 ， 禁止長(zhǎng)時(shí)間拔打私人電話 。個(gè)人若有特殊情況需要長(zhǎng)期保留圖書的，請(qǐng)辦理長(zhǎng)期借閱手續(xù)。 會(huì)計(jì)單 位 審核后將資 料送至 ERP 系 統(tǒng)制 票 歸帳 ? 費(fèi)用 動(dòng) 支 與結(jié)報(bào) ： 一般費(fèi)用 與 固定 費(fèi) 用須先 動(dòng) 支申 請(qǐng) 奉核 后 ，才允 許 支用 與結(jié)報(bào) 。 ? 愛護(hù)會(huì)議室設(shè)備，未經(jīng)許可不得擅自將會(huì)議 室內(nèi)一切設(shè)備、物品等移至它處使用。 辦公室管理須知之： 著裝規(guī)定 著裝規(guī)定 ? 注重個(gè)人形象 ， 穿著端莊 、 整潔 、 大方 、 得 體； ? 工作時(shí)間禁止穿著以下衣物：休閑裝 、 拖鞋 、 吊帶裝 、 短褲以及較為夸張 、 怪異的服飾等； ? 女員工在工作時(shí)間內(nèi)不得穿著短裙 、 超短裙 、 無(wú)袖裝等 ， 工作時(shí)間內(nèi)不得涂指甲油 ， 不得濃 裝艷抹 ,不得將頭發(fā)染成紅 、 綠等怪異顏色； ? 男員工不得留指甲 、 不得蓄長(zhǎng)發(fā) 、 不得留胡須 注重體現(xiàn)個(gè)人的精神風(fēng)貌； ? 對(duì)于違反以上規(guī)定的員工的處罰如下： ? 更換著裝后方可上班 （ 所需時(shí)間計(jì)員工缺勤 ） 每發(fā)現(xiàn)一次罰款 50元 。 公共