【正文】 六、會計數(shù)據(jù)的備份軟盤及自行開發(fā)原程序的備份分別在三個地點以上，應根據(jù)數(shù)據(jù)量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時期 (如半年或一年以上 )清理一次硬盤，刪除硬盤上 以前年度的會計數(shù)據(jù)，以利于提高機器的利用率和運行速度，沒有做過備份的硬盤數(shù)據(jù)不得清理刪除 (存放地點分別為檔案室、財務室 )。備份軟盤應裝在保護封套和包裝盒中，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉儲?；謴拖到y(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。備份是通過對硬盤的會計數(shù)據(jù)建立軟盤副本來實現(xiàn)信息存儲的，每月備份不得少于一次。磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計科目和總由數(shù)據(jù) (包括年度和月度匯總數(shù)據(jù) )必須永久保存，明細帳、記帳憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。存儲在磁盤上的會計文件，必須按規(guī)定及時打印輸出書面形式， 末打印之前不得抹去。 二、報表的編制要求做到數(shù)據(jù)真實，計算正確，內容完整，手續(xù)齊備，做到帳證，帳表，表表之間勾稽嚴密，有所屬單位的應將所屬單位的報表數(shù)據(jù)輸入機器進行匯總，并將本單位報表、所屬單位報表和匯總表一并報出，書面報表必須由分管帳務的領導，會計主管和制表人簽名蓋章。 電算化檔案管理制度 為了加強會計檔案管理，確保會計檔案的安全，特制訂本制度。 五、操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理人員妥善保管，年終整理歸檔。 三、不得進行末作登記記錄的任何軟硬件維護工作。要求填寫日期，操作員姓名，操作內容，運行時間和運行情況。 計算機上機操作記錄制度 《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定 (試行 )》中對會計核算軟件的使用單位有明確要求 —— 要有必要的上機操作制度。 對會計數(shù)據(jù)的備份、恢復、轉出、轉入的權限都應嚴加控制。網絡版的備份應連同主控數(shù)據(jù)庫 (master)一并備份。備份至少要做到： (一 )與每周五天對應的五個備份循環(huán)覆蓋； (二 )保證每月月末的備份： (三 )每年年末的備份； (四 )備雙份以上，存儲于不同的地點，對存于軟盤等易損壞介質上的數(shù)據(jù)，還應定期再 轉出備份，以防存儲介質失效。 數(shù)據(jù)備份目的在于計算機發(fā)生故障時，可將數(shù)據(jù)恢復到最近狀態(tài)，將損失減少到最小，其目的是防止硬、軟件故障的發(fā)生以及人為失誤造成的數(shù)據(jù)損毀。網絡服務器在引進時 ，必須配置磁帶機或可讀寫光盤機或其他存儲介質。 應按會計檔案管理制度中的有關規(guī)定，及時對系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)進行備份。維護人員應做好維護記錄的登記工作。 計算機或軟件運行中發(fā)生故障應及時維護。 嚴禁擅自修改軟件程序。 各企業(yè)實施電算化必須采用經相關財政部門評審的商品化軟 件，如需自行開發(fā)必須在經相關財政部門評審許可后方可脫離手工。 因違反以上相關規(guī)定而造成損失者，將追究相關責任。 除被允許操作財務軟件的人員和系統(tǒng)管理員外，其他人員未經電算化負責人允許不得用機，未經電算化負責人許可，任何人不得擅自變動電算化用機的擺放位置。 嚴禁在計算機上玩游戲。 有條件的企業(yè)可建立財務計算機室，集中、統(tǒng) — 管理電算化用計算機。 會計電算化系統(tǒng)軟、硬件及數(shù)據(jù)管理制度 一、硬件部分 各企業(yè)開展會計電算化必須配備電算化專用計算機及相關外部設備。 (三 )機制憑證的復核 數(shù)據(jù)錄入人員錄入憑證數(shù)據(jù)后，由數(shù)據(jù)復核人員對錄入的憑證進行復查，確保與手工編制的一致性，復核人員復核無誤后簽字。 稽核人員必須認真審核憑證摘要的規(guī)范性、清晰性；憑證分錄和數(shù)據(jù)的合法性、準確性。應從以下幾方面嚴格把關： (一 )業(yè)務主管的審核： 財務部門收到業(yè)務人員編制的業(yè)務憑證后，首先由稽核人員審核業(yè)務發(fā)生的真實性和準確性，確認無誤后，再審查有無業(yè)務負責人和業(yè)務主管的簽章，如確認無誤則上機制單，依此編制記帳憑證。 (七 )備份數(shù)據(jù)軟盤和存檔數(shù)據(jù)軟 盤、帳頁、憑證、報表及其他資料由數(shù)據(jù)管理人員按規(guī)定統(tǒng)一復制、核對、存放、保管。操作人員的保密字必須牢記，并注意要安全保密，否則出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸有責任。操作人員必須經過培訓并經系統(tǒng)管理員認可合格后方可上機。其他操作人員一律不允許實施數(shù)據(jù) 庫操作。 (三 )系統(tǒng)維護人員除實施數(shù)據(jù)維護外，一般情況下不允許隨意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行操作。不得擅 自修改憑證數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)憑證數(shù)據(jù)錯誤立即通知憑證編制人員或系統(tǒng)管理人員，并根據(jù)修正后的憑證修改錄入的數(shù)據(jù)。報表格式必須符合上級主要部門和財政主管部門要求。 二、操作使用人員的操作權限： (一 )系統(tǒng)管理員必須根據(jù)所用財務軟件的特點和本單位會計電算體系與核算方式。 (四 )數(shù)據(jù)管理人員：負責已復核數(shù)據(jù)的入帳、入帳后憑證、帳頁的打印輸出工作，協(xié)助系統(tǒng)管理員定期做好數(shù)據(jù)備份工作，負 責程序軟盤、存檔數(shù)據(jù)軟盤、輸出憑證、帳頁及其他資料的保管工作，做好軟件數(shù)據(jù)資料的安全保密工作。出納人員，系統(tǒng)維護人員不能擔任數(shù)據(jù)錄入人員工作。 (二 )數(shù)據(jù)錄入員：按照操作規(guī)程錄入憑證數(shù)據(jù)，并負責錄入數(shù)據(jù)的正確性校驗，對操作中出現(xiàn)的問題作詳細記錄并及時報告系統(tǒng)管理員。 一、操作使用人員： 操作使用人員是指有權使用會計核算軟件完成職責范圍內會計電算工作的財務人員或財務部門工作人員。 (3)按規(guī)定期限，向各類有關人員催交備份數(shù)據(jù)和存檔數(shù)據(jù)。 會計檔案管理員責任制： (1)負責本系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)盤及各類帳表、憑證資料的備份和存檔保管工作。 (3)對不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證，應退還各有關人員更正、補齊后再行審核。 審核員責任制： (1)負責憑證數(shù)據(jù)的審核工 作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性。 (6)注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數(shù)據(jù)應妥善保管。 (4)按需要打印系統(tǒng)所有的明細帳、總分類帳、會計報表和自動轉帳憑證。 (3)當天的日記帳數(shù)據(jù)，做到當天登錄。嚴格按照原始憑證做好數(shù)據(jù)輸入操作，輸入完畢進行自檢核對工作，核對無誤后交審核員復核；在輸入操作中，如發(fā)現(xiàn)輸入憑證有疑問或錯誤時，應及時向電算化負責人或專職會計員反映，不得擅自作廢或 修改；發(fā)現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)與憑證不符時，應按憑證數(shù)據(jù)予以修正。 (4)負責檢查數(shù)據(jù)備份工作。 (2)負責系統(tǒng)軟件及數(shù)據(jù)正確性的維護。 (9)完善現(xiàn)有的管理制度，并制定崗位責任考核制度。并提出更新軟件及修改軟件的需求建議。 (6)負責本系統(tǒng)運行的安全性、正確性、及時性檢查工作。 (4)負責計算機輸出帳表、憑證數(shù)據(jù)的正確性和及時性檢查工作 。 (2)協(xié)調本系統(tǒng)各類人員之間的工作關系。 三、會計電算化系統(tǒng)各類人員崗位責任制 電算化負責人責任制 (1)負責會計電算化系統(tǒng)的日常管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的正常運行，做到合法、安全、可靠、可審計等要求。 會計檔案管理員：負責存檔數(shù)據(jù)軟盤、程序軟盤、帳表、憑證和各種資料的保管工作：做好軟件、數(shù)據(jù)及資料的安全保密工作：作好會計數(shù)據(jù)的定時備份工作。 數(shù)據(jù)審核員：負責對輸入憑證的代碼及數(shù)據(jù)的完整性和正確性的審核，保證輸出帳表數(shù)據(jù)的完整性和正確性。負責系統(tǒng)的操作運行；負責數(shù)據(jù)登錄、打印各種帳表數(shù)據(jù)，嚴 格遵守操作規(guī)程；并負責數(shù)據(jù)正確性的校核，發(fā)現(xiàn)故障應及時報告電算化負責人；可協(xié)同財務負責人進行會計數(shù)據(jù)備份工作。 系統(tǒng)操作員；負責所分管的財會工作，做好分管的原始憑證 的匯集、記帳、編制及預處理工作。 系統(tǒng)管理員：負責電算會計系統(tǒng)的建立；負責對系統(tǒng)硬件、軟件的檢查及故障處理工作，確保系統(tǒng)的正常運行；負責數(shù)據(jù)及程序的正確性和適應性的維護；發(fā)生不可處理的錯誤，應及時與技術開發(fā)公司或有關部門取得聯(lián)系，及時解決發(fā)生的問題。負責總公司有關財務方面管理制度的制訂和調整；負責電算化初期準備工作，組織協(xié)調系統(tǒng)的日常運行操作，提出軟件修改的意見，及時糾正數(shù)據(jù)差錯；負責檢查和督促系統(tǒng)各類人員工作；負責會計數(shù)據(jù)檔案管理工作；負責系統(tǒng)的安全保密工作。 二、電算系統(tǒng)人員組成： 電算系統(tǒng)由會計主管、電算化負責人、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)審核員、會計檔案管理員和出納組成。會計人員工作崗位劃分為：會計主管、電算化負責人、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)審核員、會計檔案管理員、出納。 未按單位集體決策執(zhí)行，擅自違規(guī)操作的應追究有關人員責 任。屬于重大經濟事項內容范圍的，必須及時報告本單位負責人，并提請單位領導班子集體決策。 重大經濟事項中造成的經濟損失，應在查清事實、分清責任的基礎上，具體情況，具體分析，既充分考慮國家宏觀政策調整的客觀因素的影響，也要實事求是 地給予有關責任者必要的處理。 四、重大經濟事項監(jiān)督 l、財務部門對重大經濟事項進行全過程監(jiān)督。 公款購買各種股票、債券，須經總公司黨政聯(lián)席會同意。 三、審批權限 中心不得向外單位投資。 (5)、資產評估機構出具的有關資產評估報告。 (3)、資產的原始價值憑證 (如固定資產卡片 )。 資產處置應根據(jù)不同情況提交有關文件、證件和資料 (1)、固定資產報廢拆除申請單、材質鑒定書。 不得向外單位和個人提供借款；鐵路單位之間相互調劑資金余缺，必須經過各級鐵道結算中心辦理，遵守鐵道結算中心結算紀律。嚴格按規(guī)定撥款，對對外投資資產的狀況和損益情況要進行全過程的控制監(jiān)督，并按規(guī)定核算，并在年度報告分析中說明。 (7)、財務部門必須嚴格把關，認真執(zhí)行財務會計制度。 (6)、必須對合作方進行資信狀況及合法性的調查確認，按有 關規(guī)定簽定合同或協(xié)議。 (4)、必須建立對外投資的經濟責任制，堅持領導決策。 (2)、必須保證本單位正常的生產經營和職工自身利益不受影響。可行性分析報告中必須包括投資總額及時間安排、資金來源 及籌集方案、運營成本、預期投資收益等。 對外投資應進行可行性分析。 (3)、集體研究討論的會議紀要、決議或者決定的文稿等原始書面材料。 集體決策一般應具備以下資料： (1)、職能部門提交有關項目的優(yōu)選方案、項目建議 書及可行性研究報告等。 二、監(jiān)管程序 重大經濟事項采取集體決策辦法。特別是流出本單位的大額資金，必須有合法依據(jù)和集體研究的決定。資產處置的范圍： (1)、閑置資產； (2)、因技術原因并經過科學論證，確需淘汰的資產： (3)、因單位分立、撤銷、合并、改制、隸屬關系改變等原因發(fā)生的產權或使用權轉移的資產； (4)、盤虧、呆帳及非正常損失的資產；(5)、己超過使用年限無法使用的資產： (6)、根據(jù)國家政策規(guī)定需要處置的資產。 對外借款指本單位將屬于本單位可支配的貨幣資金借給其他單位或個人的行為。 對外擔保指本單位以第三人的身份，為本單位以外的債務人，以確保債權清償為目的的保證行為。 重大 經濟事項監(jiān)管制度 為加強對外投資、擔保、借款、資產處置、大額資金調度、其他重大經濟事項的監(jiān)督管理，落實經營管理責任制，促進企業(yè)管理規(guī)范化，特制定本制度。不同時期對同類經濟事項的計量和列報，要按照前后一致的方法進行，同時并對報告期所采用的新會計政策和政策變動的影響以及其他財務狀況有重大影響要進行分析說明。 財務會計分析報告中提供的資料必須真實、準確、完整，如實反映情況。 財務會計分析報告中提供的資料應當是經營管理和決策相關的所有資料。 六、財務會計分析報告的編寫要求 財務會計分析報告所提供的信息應具備可理解性、相關性、可靠性、可比性和及時性等要求。 五、分析時間 應根據(jù)實際需要進行日常、定期、不定期、專項分析。 總結提出建議。即對影響的因素從數(shù)量上確定其影響程度。如成本的高低，與工作量的增減、成本管理的好壞、市場情況及外部環(huán)境變化等有關。即發(fā)現(xiàn)差距后接著應做的第二步工作，即找出產生差距的原因、影響因素。具體要求是：相比較的指標性質相同、包括的范圍一致、代表的時間相同。 整個分析過程由四個有機聯(lián)系的步驟構成： 1．對比找出差距。財務會計部門對所有原始資料確認無誤后，方可作為財務計算依據(jù)，并保證分析結果的及時性、可靠性，做到有內容、有深度，能揭示矛盾，有改進措施。 2．原則上是經營什么、管理什么、核算什么就分析什么，并針對存在問題提出改進措施。因此，必須建立一套嚴格的組織程