【正文】 如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息？ 。 （ 4）報告：向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議，答復上級機關的詢問等用“報告”。 （ 3）通知：是“發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章，轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文批轉所 屬單位，要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種”。 第十三節(jié) 檔案文件管理工作規(guī)程 發(fā)文格式中，函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用？ （ 1）函：與不相隸屬機關或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作，詢問和答復問題等用“函”。 （ 6） 合同的終止：凡合同的終止皆應按合同中的具體條文進行。 B、向承租方交付租賃房屋的鑰匙。 D、合同簽訂后送房屋租賃物業(yè)部門鑒證。 B、承租方負財務部交納租賃保證金。 C、未出租的房屋的鑰匙由專人負責并做好標識。 （ 2）合同洽談 A、就房屋的位置、面積、價格、租賃期限等與來訪單位進行報價、洽談。 （ 3）管理處主任負責租賃代理工作的監(jiān)督。 3. 職責 （ 1）物業(yè)組負責房屋租賃代理業(yè)務的實施和跟蹤。 第十二節(jié) 房屋租賃管理工作規(guī)程 1. 目的 規(guī)范房屋租賃代理工作，保障公司經(jīng)營的良好信譽，便于房屋租賃代理業(yè)務的開展。 2）任何鑰匙未經(jīng)管理處主任同意，任何人不得私配。 （ 2）鑰匙分類貼上標簽，然后用鑰匙扣或細繩分別拴在一起，業(yè)主鑰匙一般分為防盜門鑰匙、室內門鑰匙、電子對講門鑰匙和信箱鑰匙四類，應在標簽上 寫明樓號、單元（物業(yè)按樓層）、房號；公共門窗鑰匙應寫明樓號、樓層；設備房鑰匙應寫明設備房名稱。 職責 各部門主管負責所分管項目的鑰匙管理。 中國地產商域網(wǎng) 買房地產資料光盤 到中商網(wǎng) （ 8）維修完畢后業(yè)主、物業(yè)助理和維修人員三方到場驗收，并在“服務單 ”上簽字認可， 第十一節(jié) 鑰匙管理工作規(guī)程 目的 規(guī)范鑰匙管理工作，提高服務質量。 （ 6）（由物業(yè)助理預約業(yè)主，通知物業(yè)組文員開出”服務單”，并派管理處工程人員或通知施工單位進行維修。 （ 4）在房屋的保修期內（參見《住宅質量保證書》），業(yè)主未裝修且正常使用的情況下，所有保修的項目均由發(fā)展商承擔。 工作規(guī)程 （ 1） 工作流程：驗房 → 申報 → 施工 → 驗收 （ 2）業(yè)主領取單元鑰匙后，在物業(yè)助理的陪同下，對室內項目逐一進行驗收，驗收合格，雙方在“收樓表”內簽名認可。 職責 （ 1）物業(yè)助理負責業(yè)主保修事項的跟進。 第十節(jié) 房屋裝修規(guī)程 目的 規(guī)范保修工作程序，保證保修工作的高效進行，提高服務質量。 （ 8）超長、超寬、太過骯臟的物品或未做好密封措施的流質物品（如強酸、強堿等）嚴禁進入電梯，以免損壞或磨蝕電梯，應遵照保安人員指引由走火通道上下樓。 （ 6）對電信、供水、供電、煤氣等往來小區(qū)作業(yè)的人員要即時通知物業(yè)部和工程部跟進，并登記帶入物品，離開時檢查放行。 （ 5）嚴格控制各種電焊機、氧焊機等明火作業(yè)工具進入小區(qū)，無動火作業(yè)許可證的一律不予進入。 中國地產商域網(wǎng) 買房地產資料光盤 到中商網(wǎng) （ 3）當值保安員應控制各種裝修材料的帶出，需證明屬裝修余料，并持有“放行條”方可放行。 物業(yè)工作規(guī)程 （ 1）凡需帶出大件物品者，如電視機、冰箱、洗衣機、床、柜、空調機、影碟機、沙發(fā)等（如搬離小區(qū)則需提前兩天到管理處申報）需到管理處填妥“放行條”并簽名，文員、物業(yè)助理負責核實并查清帶物者是否業(yè)主及有關費用繳交情況，如屬業(yè)主方可簽名蓋章放行，如不屬業(yè)主則需有業(yè)主親筆簽名的委托書及其他相關證明，文員 、物業(yè)助理方可簽名蓋章放行，并由保安人員驗證核實。 （ 2）相關崗位保安員負責物品進出的查驗、登記。 適用范圍 本公司所 管轄物業(yè)的所有物品進出的控制。 （ 5）開《報修或投訴處理單》 ,派單給工程部。若是身份證、駕駛證，必須復印在委托書下部的空白處。 （ 3）由業(yè)主 /租戶寫委托書。租戶必須出示有效的身份證及租賃合同。 （ 2）核對業(yè)主 /租戶身份。 （ 4）開《派工單》或《有償服務單》 ,派單給工程部。若是身份證、駕駛證，必須復印在委托書下部的空白處。 （ 2）由業(yè)主 /租戶寫委托書。租戶必須出示有效的身份證及租賃合同。 1）由物業(yè)部操作 （ 1）核對業(yè)主 /租戶身份。 （ 1）由物業(yè)部 /保安部負責對住戶的身份進行核實。 第八節(jié) 撬鎖處理工作規(guī)程 中國地產商域網(wǎng) 買房地產資料光盤 到中商網(wǎng) 確保住戶的財產安全。 （ 4）維修完畢后，維修人員應請住戶試用或檢查合格后在“工程維修單”或“有償服務單”上簽名確認。 （ 2）對有償服務，需到財務交錢后由財務在“有償服務單”上蓋章確認。 工作規(guī)程 （ 1）物業(yè)助理接到住戶報修要求后，根據(jù)報修類別開單，并請接收人簽字接收，填寫接單時間。 （ 2）物業(yè)部主管負責報修問題的跟進。 適用范圍 本公司所管轄物業(yè)住戶的報修工作的管理。 （ 4）投訴問題處理后，將結果在“ 住戶來訪 /來電登記表 ”上做好記錄，并由文員存檔妥善保管。 （ 3）被投訴部門接到投訴后應立即與住戶聯(lián)系， 首先向住戶道歉，對其投訴的問題進行了解。 工作規(guī)程 （ 1）對住戶的口頭或書面投訴，由文員或物業(yè)助理在“住戶來訪 /來電登記表”上做好記錄。 申報裝修 (給 ) 《裝修申請表》 《裝修須知》 《防盜網(wǎng)窗花式樣圖》 修 改 是否符合要求 否 是 辦理裝修手續(xù) 以上文件備份留存 業(yè)主與裝修負責人簽署承諾書 辦理臨時出入證、《室內裝修許可證》 交裝修有關費用： 裝修押金 1500元 《室內裝修許可證》 10元 /個 臨時出入證工本 5元 /個，按金 10元 /個 業(yè)主、承造商、物業(yè)管理處三方在驗收證明上簽名 財務憑驗收書及收據(jù)退押金，憑臨時出入證及收據(jù)退按金。 職責 （ 1）物業(yè)助理負責投訴的記錄及轉達。 3. 流程圖 是否辦妥收樓手續(xù) 請承辦 人出示身份證或合法授權書 補辦手續(xù) 否 施 工 是否符合要求 否 停工整改 是 裝修結束 申請驗收 填寫《裝修工程驗收證明書》 審核《室內裝修許可證》 驗收是否符合要求 修 改 否 是 中國地產商域網(wǎng) 買房地產資料光盤 到中商網(wǎng) 第六節(jié) 投訴處理工作程序 目的 保證住戶 的投訴能及時、準確、合理地得到解決，不斷提高服務質量。 附：辦理裝修手續(xù)作業(yè)流程圖 1. 目的 規(guī)范辦理裝修手續(xù)管理工作，特制定本作業(yè)程序。情節(jié)嚴 重 的，送公安機關處理。 （ 8）施工期間造成公共設施的損壞，除按原造價賠償或恢復原飾面外，處 200 元的罰款。 （ 7）未按指定時間、地點堆放垃圾，且遺留痕跡或超時運送。除勒令即時整改外， 處 80 元的罰款。 （ 4）未張貼《室內裝修許可證》及已批準的竣工平面 圖于門口，罰款 50 元。 （ 2）施工期間不關單元大門作業(yè)，造成粉塵、噪音四散，經(jīng)口頭警告一次，尚不改者， 罰款 20 元。 違規(guī)處罰條例 （ 1） 施工人員赤足、無上裝、穿拖鞋，在非工作區(qū)域游蕩，隨地吐痰、亂扔煙頭，在公 共 地方吸煙，高聲喧嘩、打鬧，在公共地方播放音樂。 （ 11） 其它有關電氣裝設要求，請參照國家與本地區(qū)頒布的電氣裝設條例執(zhí)行。 （ 9）天花棚頂、木質壁板內不允許裝設電容器、鎮(zhèn)流器、電氣開關及易燃易爆、不符合安全規(guī)范的用電器具。 （ 7）裝修工程使用的電金屬導線必須選用經(jīng)國家消防部門鑒定合格的難燃銅芯電線，其 具體標稱截面級數(shù)應根據(jù)用電性質，負荷特點和布線方式選取，但最低截面 不應小于 平方毫米，額定電壓不低于 500V。 （ 5）整體工程完成后，應通知管理處派人員檢查及驗收。嚴禁未批復前動工。此設計資料應嚴格執(zhí)行《建筑電氣設計規(guī)程》《民用建筑施工 防火規(guī)范》《廣州地區(qū)電氣設備裝置規(guī)程》的具體規(guī)定。 裝修工程電氣安裝、臨時拉接的規(guī)定 （ 1）業(yè)主對室內原有電氣線管、照明燈具、插座、設施進行改動、增裝，原有用電分配 負 荷調整，都適用于本規(guī)定。 （ 3）窗式空調機須在預留位置的鋁合金窗上改造安裝。 空調安裝 （ 1）住戶需安裝空調機，請到物業(yè)管理處辦理申報手續(xù)。 （ 14）凡涉及動火或木建工程，必須配備 4 公斤的二氧化碳滅火筒兩個以上。 （ 13）不準違章建筑及私搭亂建。不夠負荷可向管理處申報，經(jīng)批準后才能搭線借用，并計收電費。 待施工單位到管理處補辦有關手續(xù)后，才予以重新施工。 （ 10）切勿將混凝土、沙石或其他雜物倒入廁所或排水渠內。注意防火安全，排除消防隱患。 （ 7） 不準用消防、綠化等公用設施之水源調制混凝土、清洗地方或作其他用途。嚴禁用載人電梯裝運。 （ 5）裝修材料及余泥均須按指定時間、地點推放及搬運，且不能有撒漏。需留宿的施工人員，由裝修負責人憑該 人 員暫住證到管理處登記。 （ 2）必須把《室內裝修許可證》張貼于大門外，以便管理處人員的檢查、監(jiān)督。裝修垃圾清運費視裝修垃圾的多少進行商定。裝修保證金 1500 元（據(jù)穗價 [1999]132 號文件規(guī)定）。未持證人員均不準進入物業(yè)內。 （ 5）業(yè)主所聘的裝修商須持有《裝修企業(yè)資質證書》。 （ 3）把裝修圖紙遞交管理處備案，包括：竣工平面圖、電施改動圖、水施改動圖等。 （ 2）物業(yè)助理負責裝修單元的巡查工作 . （ 3）物業(yè)部主管及工程部主管負責裝修后的驗收。 適用范圍 適用于本公司所管轄物業(yè)的裝修施工監(jiān)管工作的控制。 （ 7）維修人員在指定的時間內到場進行維修工作，并應對室內的設施負責，清理維修后留下的垃圾。 （ 5）業(yè)主申請的有償服務項目，如在管理公司承諾的保修期內，所有保修的項目均由管理公司承擔。 （ 3）如驗收不合格，業(yè)主必須將不合格項目填寫在“收樓表”內，由物業(yè)助理登記在“房屋保修登記表”內，并聯(lián)系或安排維修事宜。 （ 2）工程人員負責保修工作。 2. 適用范圍 本公司所管轄的所有物業(yè)的保修管理。住戶可按照《裝修管理規(guī)程》辦理裝修手續(xù)或直接入住。 （ 8）商品房預售許可證在 1998 年 10 月 1 日后核發(fā)的，房地產開發(fā)企業(yè)應依照《廣東省物業(yè)管理條例》第三十二條規(guī)定按物業(yè)總投資的 2%繳交物業(yè)管理維修基金。 （ 6） 建立物業(yè)管理維修基金（根據(jù)穗國房字 [1999]185 號規(guī)定） （ 7）商品房預售許可證在 1998 年 10 月 1 日前核發(fā)的，購房者應依照國家建設部、財政部《住宅共用部位共用設施設備維修基金管理辦法》的規(guī)定按購房款 2%繳交物業(yè)管理維修基金（以下簡稱維修基金）（第一次繳交 3000 元，以后按每月 1 元 /平方米繳交，累計不超過購房款2%）。 b. 預收三個月的管理費。 （ 3）公共水電費：公共使用的專項設備運行的能源消耗，按照獨立計量表核算，按實分攤。 結 束 中國地產商域網(wǎng) 買房地產資料光盤 到中商網(wǎng) （ 1）根據(jù)《物業(yè)管理委托合同》和穗價 [1999]132 號文件規(guī)定，財務部人員應核收住 戶 以下各項費用。 繳交管理費承諾書的簽認件。 《業(yè)主聯(lián)絡資料表》。 交費 資料是否齊全 否 填寫資料存檔 承辦人填寫《業(yè)主聯(lián)絡資料表》 簽署《承諾書》（繳交管理費） 簽《業(yè)主公約》 簽《樓宇管理公約》 簽《精 神文明公約》 交 費 房屋維修基金 預交三個月管理費 水費周轉金 收樓完畢，整理收樓資料歸檔，歸檔的資料： 由 發(fā)展商簽名的收樓通知。 由代理人交鑰匙給業(yè)主 辦理收樓手續(xù) 中國地產商域網(wǎng) 買房地產資料光盤 到中商網(wǎng) （ 2