【正文】 接待來訪 前臺(tái)或 行政 人員接待來訪熱情周到，做到來有迎聲。例如，應(yīng)該對(duì)會(huì)面時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話、區(qū)域號(hào)碼等各方面的信息進(jìn)行核查校對(duì)，盡可能地避免錯(cuò)誤。 員工接聽電話 員工在接到電話時(shí)，要先說“您好，公司 +部門名稱，姓名”；前臺(tái)或 行政 人員接到外線電話時(shí)，要確定來電者身份姓氏并告訴需接聽電話的員工。 與客戶溝通的語(yǔ)言與精神面貌 A．與客戶溝通，保持精神飽滿 ,注意力集中 ,無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀；保持微笑 ,目光平和 ,不左顧右盼、心不在焉 B．避免在他人面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、摳鼻孔、挖耳朵等；實(shí)在難以控制時(shí) ,應(yīng)側(cè)面回避 C．語(yǔ)音清晰、語(yǔ)氣誠(chéng)懇、語(yǔ)速適中、語(yǔ)調(diào)平和、語(yǔ)意明確言簡(jiǎn)；與客戶交談，要專心致志，面帶微笑，不能心不在焉，反應(yīng)冷漠 D．客戶及陌生拜訪時(shí)，應(yīng)要事先預(yù)約，一般用電話預(yù)約；遵守訪問時(shí) 53 間，預(yù)約時(shí)間 5分鐘前到，如果因故遲到，提前用電話與對(duì)方聯(lián)絡(luò)，并致謙；過程中應(yīng)清晰的自我介紹公司名稱、工作崗位和自己的姓名 ，名片代表公司和每個(gè)人的形象 ,用 雙手遞接名片，并保持名片上文字朝向客戶；看名片時(shí)要確定對(duì)方姓名及正確讀法，有不認(rèn)識(shí)的字，可以向?qū)Ψ秸?qǐng)教，應(yīng)將客戶名片鄭重放進(jìn)名片夾或上衣內(nèi)口袋中，不要將客戶給的名片拿在手里把玩。 D．顏面和手臂保持清潔 ,不留長(zhǎng)指甲 ,不染彩色指甲。 B．男員工修飾得當(dāng) ,頭發(fā)長(zhǎng)不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領(lǐng) ,不留胡須。 B．胸前必須佩戴好公司統(tǒng)一的員工證。同時(shí)，公司還 52 將視情節(jié)輕重和由此給公司造成的商譽(yù)和經(jīng)濟(jì)損失以及在其他方面的影響，而要求該員工做出相應(yīng)的賠償，甚至向法院提出訴訟請(qǐng)求。 辦公用品應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管； 員工離職時(shí)應(yīng)依《辦公用品領(lǐng)用單》將所領(lǐng)非消耗性辦公用品一并退回或轉(zhuǎn)交新入職員工，行政部負(fù)責(zé)做好登記，若不能退回需照價(jià)賠償。在緊急使用狀況下部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可領(lǐng)用。領(lǐng)用單填寫要工整、規(guī)范，行政部負(fù)責(zé)定期進(jìn)行整理、存檔。 對(duì)各部門申購(gòu)的辦公用品 ,經(jīng)行政部登記入庫(kù)后可由申購(gòu)部門直接領(lǐng)用，若申購(gòu)部門無法一次性領(lǐng)用可做暫時(shí)庫(kù)存。 對(duì)專業(yè)性物品的購(gòu)買，須由所需部門協(xié)助行政部共同進(jìn)行購(gòu)買。 1. 辦公用品的購(gòu)買： 辦公用品由行政部統(tǒng)一購(gòu)買、保管、發(fā)放和管理，任何部門和個(gè)人不得私自購(gòu)買。 4． 所借檔案無論原件、復(fù)印件一律辦理借閱登記手續(xù)，借出及歸還時(shí)寫明日期和本人親筆簽字； 5． 因公司經(jīng)營(yíng)管理需要由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理的檔案借閱管理辦法由財(cái)務(wù)部制作獨(dú)立審批表予以執(zhí)行。 E. 檔案銷毀清冊(cè)存行政部備案。 B. 將鑒定小組做出的銷毀意見報(bào)行政部負(fù)責(zé)人審核后，上報(bào)公司主管審批； C. 銷毀檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案所屬部門檔案管理員執(zhí)行，行政部和立卷部門負(fù)責(zé)人共同派人監(jiān)督銷毀，銷毀會(huì)計(jì)檔案需公司主管指定人員監(jiān)銷。 8． 檔案的鑒定與銷毀 ．保管期滿的檔案 ,可以按照以下程序銷毀： A. 行政部與有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人、檔案管理指定人組成鑒定小組。 40 行政部管理人員要熟悉檔案管理，主動(dòng)提供利用，為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門服務(wù)。 7．檔案的利用和開發(fā) 行政部 要編制各種必要的檢索工具、參考資料和統(tǒng)計(jì)資料，逐步實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理，努力開發(fā)檔案信息資源，積極主動(dòng)做好提供利用工作。 檔案柜除檔案管理員之外，無關(guān)人員一律不得擅自打開。 行政部應(yīng)研究和改進(jìn)檔案的保護(hù)，對(duì)已破損、蟲蛀、霉?fàn)€和字跡褪色的檔案， 應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。 行政部 在接受檔案時(shí)，要依據(jù)移交清單仔細(xì)核對(duì)，并按照 便于保管、方便利用的原則，按 規(guī)定的分類編號(hào)方案進(jìn)行統(tǒng)一的分類、登記、編目、排列。規(guī)定原則為：凡是反映公司主要職能部門活動(dòng)、基本歷史面貌、各項(xiàng)工作、具有長(zhǎng) 遠(yuǎn)利用查考價(jià)值的檔案，列為永久保 存。 B、項(xiàng)目或上交易平臺(tái)品種的檔案，可在完成后兩周至一個(gè)月內(nèi)按要求向行政部移交檔案。移交部門因工作需要，可復(fù)印一份檔案歸部門管理，將檔案原件及電子版交行政部。禁止用字跡不牢固的書寫工具。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求，進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷，并編寫頁(yè)號(hào)和卷號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄、備考表，擬定案卷標(biāo)題，注明密級(jí)和保管期限。對(duì)于個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，部門或公司檔案管理人員可通過征集、代管等多種形式進(jìn)行管理。 日常管理檔案：包括各種原始單據(jù)的審批資料、各種日常管理報(bào)表等 5． 檔案的歸檔 各部門檔案管理指定人員應(yīng)按工作程序，進(jìn)行文件材料的形成、積累，工作結(jié)束時(shí)整理、立卷，并按歸檔要求，經(jīng)部門超負(fù)責(zé)人審查合格后歸檔。 人物全宗：公司主要領(lǐng)導(dǎo)人和優(yōu)秀職員、其它員工的工作經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī) 38 等。 4. 檔案的構(gòu)成 籌建檔案：指公司在基礎(chǔ)籌建過程中形成的具有保存價(jià)值的各類文件、圖紙等； 業(yè)務(wù)檔案：包括交易相關(guān)資料、后臺(tái)所有資料、開戶資料、各種報(bào)表文本及電子檔案。 各部門的職責(zé) 是貫徹公司下發(fā)的檔案管理制度，指定專人專管理本部門的檔案管理工作，把涉及相應(yīng)范圍的檔案工作按要求做好檔案的日常管理和定期移交文本與電子檔案工作。 分類 ： 籌建檔案、 業(yè)務(wù)檔案、 會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、人物全宗、文書檔案、培訓(xùn)檔案、日常管理檔案等。1. 適用范圍 XX 商品交易服務(wù) 有限公司全體員工。 7．對(duì)違反本辦法的處罰 違反本管理辦法，給公司造成損失的，由公司對(duì)違紀(jì)者予以嚴(yán)厲處罰，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，將移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。 6． 印章銷毀 ：由保管使用部門上報(bào)銷毀申請(qǐng)及原因后，報(bào)總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批同意后，安排兩人同時(shí)進(jìn)行銷毀。印章使用審批人只有審批權(quán)，沒有使用權(quán)； D、公章保管人在加蓋印章時(shí)，要嚴(yán)格審查文件、合同、資料是否與審批內(nèi)容相符； E、財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章（僅限于財(cái)務(wù)結(jié)算專 34 用章、銀行預(yù) 留人名章）無須經(jīng)上述程序。 3 使用流程： 公章、合同章： A、由使用人填寫《用印申請(qǐng)單》，領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可使用。 介紹信蓋章，應(yīng) 本著 ”實(shí)事求是 ”的原則，嚴(yán)格按照實(shí)際情況填寫有關(guān)內(nèi)容。若確因工作需要外出使用者，用章人不能單獨(dú)攜帶印章前往，需由兩人同時(shí)對(duì)印章進(jìn)行監(jiān)管，并在用印審批單上簽字，經(jīng)總經(jīng)理、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。 5． 印章的使用 1．使用范圍： 公章：用于公司對(duì)外行文，辦理委托書、證明、銀行開戶等日常公務(wù)時(shí)使用；公章用于簽訂合同或協(xié)議時(shí)，參照“合同專用章” 管理方法執(zhí)行； 合同專用章：用于公司與外部機(jī)構(gòu)簽訂合同、協(xié)議及意向書時(shí)使用； 內(nèi)部專用章：用于以部門名義印發(fā)的各類對(duì)內(nèi)公文、函件上使用， 嚴(yán)禁在對(duì)外文件上使用。 4．印章的保管 ，由各部門指定專人進(jìn)行保管；公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人人名章、業(yè)務(wù)流程章由財(cái)務(wù)部指定專人進(jìn)行保管； ： 印章保管地點(diǎn)應(yīng)設(shè)立安全裝置，必須保存在專用鐵柜或保險(xiǎn)柜內(nèi)，凡因保管不善丟失印章并造成損失的，公司將對(duì)責(zé)任人予以嚴(yán)厲處罰；給公司造成嚴(yán)重?fù)p失的予以賠償，直至追究法律責(zé)任。 、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章的保管、使用和管理。 ： 本規(guī)定中的印信范疇指 對(duì)外印章、內(nèi)部專用章、介紹信、證明信等。 ：公司財(cái)務(wù)（結(jié)算）專用章、合同專用章、法人人名章公章、開戶專用章。用于公司對(duì)外行文，辦理委托書、證明、銀行開戶等日常公務(wù)時(shí)使用； ：是用來介紹聯(lián)系接洽事宜的一種應(yīng)用文體 ,具有介紹、證明的雙重作用。 1．適用范圍 XX 商品交易服務(wù) 有限公司全體員工。 歸檔編號(hào) 附件 車輛日常維護(hù)保養(yǎng)周記錄表 車名： 日期： 項(xiàng) 目 洗 車 加油記錄 車 況 記 錄 修護(hù)記錄 汽油 機(jī)油 公 配 件 外觀 操控 維 金 28 星 期 里 數(shù) 輪胎 音響 冷氣 護(hù) 內(nèi) 容 額 星 期 一 汽油 機(jī)油 星 期 二 汽油 機(jī)油 星 期 三 汽油 機(jī)油 星 期 四 汽油 機(jī)油 星 期 五 汽油 機(jī)油 星 期 六 汽油 機(jī)油 星 期 天 汽油 機(jī)油 附件 車輛月度燃油效率及耗油量一覽表 29 車名： 結(jié)算日期： 年 月 日 本車耗油標(biāo)準(zhǔn) 公里 /公升 本月行駛 公里 耗油量 公升 已報(bào)油量 公升 差額油量 公升 上月結(jié)余 公升 本月領(lǐng)油 公升 本月耗油 公升 本月結(jié)余 公升 此表由指定負(fù)責(zé)人填寫，每月 15 日前將上月情況公布。 2．附件： 《用車申請(qǐng)登記單》 《車輛行駛事故處理報(bào)告單》 《車輛日常維護(hù)保養(yǎng)周記錄表》 《車輛月度燃油效率及耗油量一覽表》 《車輛年檢、保險(xiǎn)及保養(yǎng)登記表》 《車輛外借單》 附件 用車申請(qǐng)登記單 年 月 日 申 申請(qǐng)人 部門 出車人數(shù) 26 請(qǐng) 出車日期 時(shí)間 預(yù)計(jì)返回時(shí)間 前往地點(diǎn) 車輛要求 □ 速騰 □ 其他＿＿＿ 用車事由 行政部 派車人 部門負(fù)責(zé)人 派車人填寫 駕駛員 車牌號(hào) 出駛 狀況 登 記 共計(jì)行程 里程 （公里） 耗油 （公升） 有無違章 罰款或事 故 緣由 用車人簽 字確認(rèn) 備 注 申請(qǐng)用車人必須提前一天申請(qǐng)，填寫用車申請(qǐng)單，并需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)； 申請(qǐng)人必須按照出車時(shí)間出車，如因申請(qǐng)人個(gè)人原因超出原定出車時(shí)間半小時(shí)者，將取消派車； 申請(qǐng)人如不能按時(shí)返回，請(qǐng)?zhí)崆耙恍r(shí)通知派車人，并進(jìn)行情況說明； 如屬公司臨時(shí)緊急用車，行政部有權(quán)取消申請(qǐng)人派車，但需向申請(qǐng)人說明情況。 機(jī)動(dòng)車申請(qǐng)人在報(bào)銷停車費(fèi)、過路過橋費(fèi)時(shí)須在票后注明時(shí)間、地點(diǎn)、申請(qǐng)人姓名，并在 2個(gè)工作日（出差人員需在出差返回后 1 周）內(nèi)報(bào)銷，否則不予報(bào)銷。 25 下班后，應(yīng)將車輛停放適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)保管，并將鑰匙交給公司行政部，做好相關(guān)登記，不準(zhǔn)私自用車。本公司員工在車內(nèi)吸煙時(shí)，應(yīng)有禮貌地制止；公司外的客人在車內(nèi)吸煙時(shí)，可婉轉(zhuǎn)告知本公司陪同人，但不能直接制止。 車輛駕駛?cè)笋{車一定要遵守交通規(guī)則，文明開車，不準(zhǔn)危險(xiǎn)駕車 (包括高速、爬頭、緊跟、爭(zhēng)道、賽車、 急煞車、突然提速等 )。機(jī)動(dòng)車負(fù)責(zé)人每月填寫《車輛月度燃油效率及耗油量一覽表》（附件 ）。 車輛負(fù)責(zé)人對(duì)自己所負(fù)責(zé)車輛的各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查，出車時(shí)一定保證證件齊全，如有丟失則由負(fù)責(zé)人進(jìn)行補(bǔ)辦及負(fù)擔(dān)相關(guān)費(fèi)用。 出車在外或出車歸來停放車輛，一定要注意選取停放地點(diǎn)和位置，不能在不準(zhǔn)停車的路段或危險(xiǎn)地段停車。未經(jīng)批準(zhǔn)，不許私自將車輛送廠維修。 機(jī)動(dòng)車 負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時(shí)要立即檢修。出車前，要例