【正文】 參考文獻(xiàn) [1]孫淑芹 .電算化會計檔案的安全管理 [J],甘肅科技 ,2020. [2]劉振玲 ,姚立軍 .電算化會計檔案管理應(yīng)注意的問題 [J],黑龍江省林口林業(yè)局 ,2020. [3]王俊慧 .電算化會計檔案的特點及其管理 [J],湖州師范學(xué)院報 ,2020. [4]麻玉林 .電算化會計檔案管理存在的問題和對策分析 [J],河南大學(xué)計財處 ,2020. [5]孫喆 .電算化會計檔案管理存在的問題及對策 [J],沈陽師范大學(xué)財務(wù)處 ,2020. [6]邢穎 .電算化條件下會計檔案管理工作 的新挑戰(zhàn) [J],華僑大學(xué) ,2020. [7]李曉芳 .對電算化會計檔案管理的思考 [J],河南科技大學(xué) ,2020. [8]趙瑩 .對會計電算化環(huán)境下會計檔案管理的思考 [J],中國環(huán)境管理干部學(xué)院報 ,2020. [9]劉斌 .簡論電算化會計檔案的管理 [J],河南省社會科學(xué)界聯(lián)合會 ,2020. [10]郝嫩月 .目前電算化會計檔案管理中存在的問題及對策 [J],河南科技大學(xué) ,2020. [11]李敬 .企業(yè)電算化會計檔案管理淺析 [J],河南師范大學(xué)經(jīng)濟與管理學(xué)院 ,2020. [12]白云 .企業(yè)會計電算化檔案的管理 [J],哈爾濱學(xué)院 ,2020. [13]林贊聲 .電算化會計檔案利用研究 [D],廣西民族大學(xué) 2020. [14] Ulric information system [M].Jr Publishing Company , 2020:137 [15]梁艷斌 .如何加強和完善電算化會計檔案管理 [J],三明市檔案局 ,2020. PAGE PAGE V 。使保存室內(nèi)的溫度要保持在 17℃ 20℃，相對濕度保持在 35%45%，嚴(yán)防灰塵對磁性介質(zhì)的污染和破壞。②建立專門的電算化會計檔案保存室，并配置濕度測量儀器、空調(diào)器及防塵吸塵設(shè)備。 改善電算化會計檔案保管的環(huán)境 因為電算化會計檔案的特殊性，對管理檔案信息的環(huán)境、提出了更高的 要求，所以公司應(yīng)當(dāng)不斷加大對硬件環(huán)境的投入力度。因此，公司可以把激勵與可變的薪酬對接起來。 ⑵根據(jù)杭州洛康公司的工資管理辦法規(guī)定，員工的薪酬主要由兩部分組成，一部分是基本薪酬，與業(yè)績無關(guān)；另一部分是績效工資，與業(yè)績掛鉤，它是可變的。另外，公司可以規(guī)定，在一定時間內(nèi)（比如，一個月或二個月），相關(guān)人員在電算化會計檔案管理工作中累計有若干次（比如，五次或六次）突出表現(xiàn)的，公司可以為其提供若干天（比如，七天或半個月）的學(xué)習(xí)或旅游的機會。總的來說，獎懲可以從物質(zhì)和精神兩個方面進(jìn)行 ，而獎懲方法又可由物質(zhì)和精神這兩個方面組合出如下三個種：①純物質(zhì)的獎罰，如獎金或罰款；②純精神的獎罰，如表揚或批評；③結(jié)合物質(zhì)和精神兩個方面的混合式獎懲。完善的考核與激勵，能真實地反映員工工作實績，并可以穩(wěn)定員工的工作情緒，激發(fā)其工作熱情及潛能、從而提高工作效率。電算化會計檔案管理人員每年對歸檔的信息進(jìn)行加工整理， 編制歷年數(shù)據(jù)的比較分析信息資料，為決策者在遵循市場規(guī)則的前提下制定出適合自身發(fā)展的 措施，以改善管理，提高效益。 ⑸建立健全電算化會計檔案的整理和利用制度。會計檔案形成的特殊性、保管期限的多樣性、形成數(shù)量的廣泛性決定了電算化會計檔案較之其他門類 檔案的鑒定復(fù)雜得多。 ⑷建立健全會計檔案的鑒定與銷毀制度。公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)本公司管理層的批準(zhǔn)證明，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。 ⑶建立健全電算化會計檔案的借用手續(xù)制度。每年年終決算后 , 將會計信息記錄在一次性刻寫光盤上。會計相關(guān)職能部門應(yīng)緊密配合，確認(rèn)合法的會計檔案內(nèi)容，根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤等，建立電算化會計檔案保管制度。 ⑵建立健全電算化會計檔案的保管制度。電算會計檔案內(nèi)容主要包括公司各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務(wù)計劃、公司預(yù)算和重要的經(jīng)濟合同，以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數(shù)公式、自動轉(zhuǎn)賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存貯于磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料。 建立健全電算化會計檔案管理制度 ⑴建立健全電算化會計檔案的歸檔制度。 ⑶針對電算化會計檔案管理工作涉及計算機操作的特點。強化他們對電算化會計檔案組成部分的認(rèn)識，使其在進(jìn)行電算化會計檔案歸檔保存時不再出現(xiàn)由認(rèn)識不足而造成的檔案保存不完整的錯誤；強化他們對電算化會計檔案新特點的認(rèn)識，使其能在碰到電算化會計檔案尤其是機讀會計檔案受到水、磁、塵等因素破壞時做出及 時恰當(dāng)?shù)奶幚?；強化他們對電算化會計檔案管理相關(guān)法規(guī)制度的認(rèn)識和理解，使其在進(jìn)行電算化會計檔案管理時，嚴(yán)格遵守電算化會計檔案管理制度的規(guī)定。因此，公司應(yīng)當(dāng)不斷加強對財會人員進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)來提升其業(yè)務(wù)技能。 公司應(yīng)該在財會人員中全面展開“愛崗敬業(yè)、誠實守信、廉潔自律、客觀公正、堅持準(zhǔn)則、提高技能、參與管理、強化服務(wù)”的教育，激發(fā)公司內(nèi)部財會人員高度的責(zé)任感，使其真正認(rèn)識到電算化會計檔案的重要作用以及電算化管理工作的重要地位，從而強化財會人員的電算化會計檔案管理意識。 加強財會人員電算化會計檔案管理的培訓(xùn) 強化財會人員的電算化會計檔案管理意識 財會人員是電算化會計檔案管理工作的主要承擔(dān)者，其素質(zhì)的高低直接關(guān)系到電算化會計檔案的質(zhì)量。因為，只有上行下效，才能真正保證企業(yè)電算化會計檔案的安全完整。因而，公司管理層應(yīng)當(dāng)加強自身的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)相關(guān)的法規(guī)知識以及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，充分認(rèn)識到對電算化會計 檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性。從以上分析可以看出，杭州洛康公司財會人員的學(xué)歷構(gòu)成仍需提高。但從各個年份來看，專科生及“其他”人員所占的比例是最高的，如在 2020 年，其他人員的比例高達(dá) 60%，而專科生的比例為 35%，而研究生所占比例僅為 0%?？梢?，財務(wù)工作者的學(xué)歷構(gòu)成良莠不齊也是導(dǎo)致電算化會計檔案管理出現(xiàn)問題的一個重要原因。盡管近年來杭州洛康公司積極引進(jìn)各大學(xué) 財會專業(yè)的專業(yè)會計人才、公司財會人員的學(xué)歷構(gòu)成也隨之有了較大幅度的提升，但從整體上看，財務(wù)人員學(xué)歷構(gòu)成仍是良莠不齊。公司一般情況下并不會對嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度的相關(guān)財會計人員進(jìn)行有效地獎勵，這樣便很容易使那些嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度的相關(guān)會計人員喪失積極性，從而也就不利于公司電算化會計檔案管理制度的執(zhí)行，很大程度上遏制了公司電算化會計檔案管理制度的貫徹和落實。執(zhí)行力度不足，使得這些制度的效用不能真正得到發(fā)揮。 電算化會計檔案管理制度的執(zhí)行力度和激勵力度不足 ⑴電算化會計檔案管理制度的執(zhí)行力度不足。例如，公司在電算化會計檔案的收集、整 理、利用和銷毀等方面很多仍在沿用傳統(tǒng)手工系統(tǒng)的做法，沒形成一套與電算化條件相適應(yīng)的新的規(guī)章制度，使得電算化會計檔案的管理相對落后與電算化工作的開展進(jìn)度。 電算化會計檔案管理制度建設(shè)不到位 公司實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案構(gòu)成部分增加，對會計檔案管理的要求也隨之提高，但是公司相關(guān)制度的建設(shè)并沒有跟上會計電算化開展的進(jìn)度。公司相當(dāng)一部分財會人員對電算化會計檔案的構(gòu)成部分認(rèn)識不清。②公司會計部門并沒有設(shè)置專職會計檔案管理崗位 ,具體是由負(fù)責(zé)綜合部門的人員兼任 ,由于業(yè)務(wù)能力不強、計算機操作不熟練、責(zé)任心不強 ,勢必導(dǎo)致電算化會計檔案內(nèi)容不完整、管理不善。具體表現(xiàn)有以下兩個 :①電算化會計檔案管理人才引進(jìn)不及時不積極，缺乏專門人員。 杭州洛康公司電算化會計檔案管理存在問題的原因 對電算化會計檔案 管理的認(rèn)識不到位 ⑴公司管理層對電算化會計檔案管理不夠重視。財會人員在對電算化會計檔案進(jìn)行調(diào)閱、銷毀時基本都是參照原來手工會計模式時的相關(guān)制度來操作的，由此可見，公司在進(jìn)行電算化會計檔案（特別是機讀會計檔案和系統(tǒng)檔案）調(diào)閱、銷毀操作時是相當(dāng)不規(guī)范的。 2020 年 9 月，公司就發(fā)生過一件因存儲介質(zhì)質(zhì)量差、無法被電腦識別而導(dǎo)致幾個月的會計數(shù)據(jù)丟失的事件。公司雖然將存儲在電腦上的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、同時也把這些備份出來形成的機讀會計檔案進(jìn)行歸檔保存，但是公司的機讀會計檔案損壞事件還是時常發(fā)生。 由上面幾次事件可見，公司的機讀會計檔案的保存環(huán)境還存在著比較大的問題、尚需不斷的改善和優(yōu)化。 下面就是公司曾經(jīng)發(fā)生過的幾次比較嚴(yán)重的機讀會計檔案損毀的事件： 2020 年 6 月，保管室一處水管破裂長期滴漏，公司 06 年第一、第二季度形成的機讀會計檔案因嚴(yán)重受潮全部遭到損毀、無法使用。公司雖然將機 讀會計檔案進(jìn)行了歸檔保存，但是并沒有為其設(shè)定專門的保管室及專門的管理人員，只是將其存放在保存普通紙質(zhì)會計檔案的保管室里面進(jìn)行保管。 檔案保管的硬件環(huán)境差 公司檔案保管的硬件環(huán)境差主要表現(xiàn)在檔案保存場所環(huán)境不達(dá)標(biāo)和存儲介質(zhì)質(zhì)量低劣兩個方面。