【正文】 附錄十 32 檔案移交登記表 移交日期 移交內容 移交人簽字 檔案管理員簽字 備注 附錄十一：33 肚 。 軟盤形式的會計檔案保管理期限必須在兩年以上，其中：會計科目和總帳數(shù)據(jù)（包括年度和月度數(shù)據(jù)）必須永久保存。磁盤會計數(shù)據(jù)外借使用時，只能使用備份軟盤的付本，硬盤和正式備份軟盤不得外借使用。 對于硬盤上的會計數(shù)據(jù)和做為正式檔案的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)不 得直接進行非會計系統(tǒng)許可的任何操作。 各業(yè)務經(jīng)辦人與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，必須填寫《檔案移交登 記表》（見附錄十），以明確責任。帶有“查詢”字樣的會計憑證，會計帳簿待會計核算資料不能做為正式的書 面檔案資料保存。雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。用做備份的軟盤必須妥善保管。備份次數(shù)由每月不得少于一次。 磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理 存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。 數(shù)字化管理信息系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理保管。在檢查無誤后，按時間順序加封面后裝訂成冊。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務處理制度》的規(guī)定，由報表管理與檔案管理的人員統(tǒng)一收集，整理和保存。卷脊上必須寫上“ ***年度 ****帳”，以便保存利用。會計帳簿封面的有關內容要寫全。檢查打印的會計帳簿是否按序號打印，是否有殘缺，有遺漏。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務處理制度》保管。年度和月份要寫全，匯總本號要寫清從第 ***號至第 *** 30 號；是本月的第 ***本以及連續(xù)的第 ***號都要填寫清楚。為克服憑證過多堆積則規(guī)定憑證隔月裝訂。 首先，要把所有應歸檔的會計憑證收集完全，按憑證順序序號和本號檢查是否有短缺，剔除不屬于會計檔案范圍和不必要歸檔 的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。 二、檔案管理制度的內容： 會計憑證的收集和整理： 會計憑證是會計檔案的重要組成部分，是記載經(jīng)濟活動的書面證明，是會計核算的重要依據(jù)。所以加強數(shù)字化管理的檔案管理，是數(shù)字化企業(yè)管理工作連續(xù)進行的保 障，是 ERP 信息管理系統(tǒng)內數(shù)據(jù)安全完整的保證，是數(shù)字化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。 系統(tǒng)維護登記表 時間 報請人 審批人 維護人 維護類型 一、維護原因： 二、維護操作： 三、結果： 四、備注： 29 數(shù)字化管理檔案管理制度 數(shù)字化管理檔案是指存貯在磁盤（硬盤和軟盤）或其它存貯介質上的會計數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種帳簿、報表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)運行中的全套文檔資料。 三、軟件系統(tǒng)的安全與保護 ◆ 操作人員運行的會計軟件必須是經(jīng)過編譯的程序；會計數(shù)據(jù)文件存放的子目錄必須加密碼。 會計軟件的管理： ◆ 財務部門在獲得會計軟件后必須做好多套軟盤備份，并分別存放在檔案室、機房和財務人員辦公室的專有鐵柜內，存放在檔案室的備份由檔案管理員管理；存放在其他兩處的備份軟件由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一保管。確需增刪改的，需報批準，并做相應的并帳、分 帳、撤帳等處理。 A、 數(shù)據(jù)修正與恢復的程序 B、 系統(tǒng)管理員對維護人員提出數(shù)據(jù)修改和恢復要求； C、 系統(tǒng)維護人員在系統(tǒng)管理員和會計人員的指導下修正或恢復會計數(shù)據(jù)； 28 D、 系統(tǒng)管理員對檢查修正或恢復后的數(shù)據(jù)，確定準確無誤后通知操作使用人員。 ◆由于憑證填制或錄入錯誤而導致會計帳簿數(shù)據(jù)的錯誤只能通過憑 證更正方法進行數(shù)據(jù)的修正，不得 通過維護操作給予修正。 ◆軟件維護后進行系統(tǒng)維護登記。維護人員實施數(shù)據(jù)更正與恢復必須作好詳細記錄。 一） 會計軟件配置情況 按照分步實施的方針，財務部配備了天心軟件。 上機必須遵照以下順序： 首先開 UPS 電源，其次開打印機、第三開顯示器、第四開主機；下機順序相反。 操作人員離開機房時應關閉所使用設備。 機房內的一切電器設備必須經(jīng)過用電技術管理部門同意后能安裝。 機房內不準抽煙，杜絕一切火源。 四） 硬件系統(tǒng)的安全與保護 組織操作人員對計算機，鍵盤和打印定期進行全面的檢查，清洗計算機和打印機。 三） 硬件設備的維護會計電算硬件設備的維護工作由系統(tǒng)維護人員負責進行，一般維護人員工作需登記《系統(tǒng)維護登記表》即可，大的硬件維護需做系統(tǒng)維護報告，報財務負責人及系統(tǒng)管理員。 為了避免計算機染上病毒，所有軟盤必須進行病毒檢測，若有病毒殺毒后才可進行其他操作。 會計電算硬件設備專門用于運行帳務處理系統(tǒng)，報表處理系統(tǒng)及其 他會計事務處理軟件。 一） 硬件設備配置 數(shù)字化管理設備是指專門用于計算機及其配套設備，包括計算機主機、顯示器、打印機等。 一、系統(tǒng)維護的任務： 實施對系統(tǒng)硬件設備的日常檢查和維護，以保證系統(tǒng)的正常運行； 在系統(tǒng)發(fā)生故障時，及時排除故障和恢復運行； 根據(jù)數(shù)字化工作實際需要提出系統(tǒng)擴充報行，報財務主管； 在系統(tǒng)擴充時負責安裝、調試，直至運行正常； 在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，隨時做好適應性的維護工作； 二、人員配備： 配系統(tǒng)維護員一名，完成以上工作； 三、系統(tǒng)維護人員的權限： 系統(tǒng)維護只能由系統(tǒng)維護人員或指定的專人執(zhí)行，系統(tǒng)其它人員不能實施； 必須按規(guī)定的程序進行軟件的修改操作； 不得進 行任何未作登記的軟硬件維護操作； 維護人員有權指正操作人員的違規(guī)操作。 24 附錄七： 會計報表系統(tǒng)業(yè)務流程圖 填制記帳憑證 錄入 記帳（記帳憑證） 帳中取數(shù) 取損益表的數(shù)據(jù) 填制轉帳憑證 錄入 記帳（轉帳憑證） 帳中取數(shù) 資產(chǎn)負債表 資產(chǎn)負債表（續(xù)） 應上交及應彌補表 表中取數(shù) 財務狀況變動表 工業(yè)企業(yè)指標表 附錄八： 備份數(shù)據(jù)登記簿 備份日期 備份內容 備份盤序號和盤數(shù) 備份狀態(tài) 操作員 25 ERP 系統(tǒng)的維護制度 目前 ERP 系統(tǒng)已投入運行，為及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)的問題，滿足財務管理適應工作的變動，進一步增進系統(tǒng)的功能等，必須加強對系統(tǒng)的維護。 七、每月的會計報表必須以書面的形式打印出來統(tǒng)一整理，并經(jīng)會計主管 領導審閱簽字或蓋章。備份次每月不得少 于一次。軟盤報表和書面報表 的數(shù)據(jù)必須一致。 四、內部基層單位上報的會計報表應將所屬單位的報表數(shù)據(jù)輸入機器進行 匯總，保證表與表之間的勾稽嚴密，數(shù)據(jù)一致。 三、根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準確填制或由機器自動生成會計報表。 二、內部管理的會計報表，根據(jù)公司管理需要經(jīng)主管會計審核設定 。 銀行存款： 錄入銀行對帳單，隨時錄入銀行對帳單； 審核銀行帳，審核未記帳銀行明細帳，（根據(jù)銀行結算單及銀行存款的標準摘要）； 打帳要求月清，月結，月打帳； 對帳，要求根據(jù)計算機產(chǎn)生的待核銀行帳與銀行對帳單進行對帳，對帳后打印出余額調節(jié)表及單位未達帳和銀行未達帳； 銀行帳業(yè)務分析，對于單位未達帳要求按部門，經(jīng)辦人等明細打印，送交各部門催辦，銀行未達帳，送開戶銀行辦理； 產(chǎn)品銷售收入： 根據(jù)已制定的標準摘要制票； 每月登記銷售收入明細帳； 根據(jù)管理需要及時提供銷售收入及應交稅金的金額； 屬普通帳，統(tǒng)一打印； 按規(guī)定正確計算利潤及應交稅金； 21