【正文】 查閱已入檔的會計(jì)核算資料必須填寫《檔案查閱登記表》（見附錄 十一），不許在會計(jì)檔案上做任何記錄、勾劃和涂改，更不能抽撤單據(jù)，違者應(yīng)視情節(jié)輕重進(jìn)行嚴(yán)肅處理。年終，將全年的會計(jì)報(bào)表與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。對憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。 會計(jì)數(shù)據(jù)的修正與恢復(fù) ◆ 會計(jì)數(shù)據(jù)的修正與恢復(fù)操作必須由系統(tǒng)維護(hù)人員或天心公司專 職維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他人員均不得進(jìn)行維護(hù)操作?！断到y(tǒng)維護(hù)登記表》見附錄。 六、存貯在硬盤上的會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。 18 附錄六： 業(yè)務(wù)處理工作標(biāo)準(zhǔn) 現(xiàn)金： 核對手工憑證與輸入計(jì)算機(jī)憑證的正確性； 要求日清月結(jié)（啟動現(xiàn)金日報(bào)表，每日打印，現(xiàn)金日報(bào)表，核對無誤后打兩份，一份上交主管負(fù)責(zé)人簽字 ，一份自己保存，并隨時(shí)接受不定期檢查）； 現(xiàn)金日記帳滿頁打印； 出納員每天五點(diǎn)必須結(jié)帳，與庫存現(xiàn)金核對，打印日報(bào)表； 出納員應(yīng)每天核查原始憑證與記帳憑證； 嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金管理制度，庫存限額按要求存儲； 支票管理： 發(fā)放及填寫支票，隨時(shí)進(jìn)行錄入，新購入支票首先按整本、分帳戶一次性錄入，待支票使用時(shí)修改日期、限額及用途，使用部門及個(gè)人； 報(bào)帳時(shí)及時(shí)核銷支票； 月末按部門、經(jīng)辦人提供未核銷支票的明細(xì)，催交報(bào)銷； 作廢支票應(yīng)隨正式支票作為憑證的附件。 （九） 檔案管理崗： 嚴(yán)格按照《檔案管理制度》要求進(jìn)行日常工作； 對會計(jì)核算結(jié)果的歷年資料要保存三份，分別存放在不同地點(diǎn)； 對購置或自制開發(fā)的會計(jì)軟件，要作為會計(jì)檔案妥善保管，并負(fù)責(zé)督促計(jì) 算機(jī)憑證、帳薄、報(bào)表的裝訂歸檔； 注意查看《檔案移交登記表》，對接收的計(jì)算機(jī)檔案資料負(fù)責(zé)。 四、系統(tǒng)維護(hù)員在維護(hù)過程中發(fā)現(xiàn)的異?，F(xiàn)象和處理方法，處理結(jié)果都應(yīng)有明確記載，對于嚴(yán)重或重大運(yùn)行故障，除按規(guī)定登記外還須另行填寫故障報(bào)告單。 7 ◆ 負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作的安全性、正確性和及時(shí)性的檢查，并做好上機(jī)記錄的整理工作，應(yīng)按規(guī)定及時(shí)性歸檔。 ERP 系統(tǒng)是由系統(tǒng)各類人員，計(jì)算機(jī)硬件系 統(tǒng)、機(jī)房、核算軟件，及各類會計(jì)信息組成的一個(gè)有機(jī)整體，為保證已建立的 ERP 系統(tǒng)的安全、可靠、正常穩(wěn)定的運(yùn)行，而且在運(yùn)行過程中不斷提高運(yùn)行效率，增強(qiáng)信息系統(tǒng)的運(yùn)行效果，有必要對系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)密的管理，即： 建立、健全各種組織控制措施，保證系統(tǒng)安全、正常、可靠、穩(wěn)定運(yùn)行； 加強(qiáng)對已建立的信息系統(tǒng)的管理，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率； 充分利用系統(tǒng)提供的各種手段，便利靈活地為管理提供服務(wù)。 ◆ 系統(tǒng)管理員必須根據(jù)天心財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)和本單位會計(jì)核算的實(shí)際 情況建立本單位的數(shù)字化體系和核算方式。 計(jì)算機(jī)上機(jī)操作記錄制度 實(shí)際應(yīng)用 ERP 管理軟件的企業(yè)在實(shí) 踐中發(fā)現(xiàn)，必須規(guī)定對數(shù)字化管理單位要求有“必要的上機(jī)操作記錄制度”，作為天心 FAS2021ERP 系統(tǒng)也不例外，為保證我公司數(shù)字化管理的正常發(fā)展，更好地完成系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)，了解故障發(fā)生原因、地點(diǎn)、時(shí)間以及處理方法和處理結(jié)果等情況，嚴(yán)格微機(jī)管理制度，現(xiàn)規(guī)定如下： 一、 所有上機(jī)操作人員必須登記所有上機(jī)操作情況，要求填寫日期、 操作員姓名、操作內(nèi)容，運(yùn)行時(shí)間和運(yùn)行情況。 （七） 數(shù)據(jù)稽核： 審核原始憑證的合理、合法性及是否有經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字； 審核記帳憑證是否符合會計(jì)制度要求，借貸關(guān)系式是否平衡，各種帳表相互之間數(shù)據(jù)是否一致，保證帳帳相符、帳表相符 ； 發(fā)現(xiàn)不合法的原始憑證及手工記帳憑證填寫有誤時(shí)，退回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行協(xié)調(diào)處理； 每周對所有原始憑證、機(jī)制憑證、報(bào)表進(jìn)行一次稽核，確保錄入數(shù)據(jù)正確無誤； 稽核后的憑證要加蓋崗位人員印章，并對所有因人為因素造成而未及時(shí)稽核發(fā)現(xiàn)的憑證問題負(fù)責(zé)。 主辦會計(jì)審核完所有的會計(jì)憑證后結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用、成本，形成本月利潤，輸出內(nèi)部報(bào)表（如：費(fèi)用表，成本表，現(xiàn)金流量表等）。 四、內(nèi)部基層單位上報(bào)的會計(jì)報(bào)表應(yīng)將所屬單位的報(bào)表數(shù)據(jù)輸入機(jī)器進(jìn)行 匯總，保證表與表之間的勾稽嚴(yán)密，數(shù)據(jù)一致。 為了避免計(jì)算機(jī)染上病毒，所有軟盤必須進(jìn)行病毒檢測，若有病毒殺毒后才可進(jìn)行其他操作。維護(hù)人員實(shí)施數(shù)據(jù)更正與恢復(fù)必須作好詳細(xì)記錄。所以加強(qiáng)數(shù)字化管理的檔案管理，是數(shù)字化企業(yè)管理工作連續(xù)進(jìn)行的保 障，是 ERP 信息管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是數(shù)字化會計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。卷脊上必須寫上“ ***年度 ****帳”，以便保存利用。帶有“查詢”字樣的會計(jì)憑證，會計(jì)帳簿待會計(jì)核算資料不能做為正式的書 面檔案資料保存。磁盤會計(jì)數(shù)據(jù)外借使用時(shí)，只能使用備份軟盤的付本，硬盤和正式備份軟盤不得外借使用。 數(shù)字化管理信息系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理保管。為克服憑證過多堆積則規(guī)定憑證隔月裝訂。 A、 數(shù)據(jù)修正與恢復(fù)的程序 B、 系統(tǒng)管理員對維護(hù)人員提出數(shù)據(jù)修改和恢復(fù)要求； C、 系統(tǒng)維護(hù)人員在系統(tǒng)管理員和會計(jì)人員的指導(dǎo)下修正或恢復(fù)會計(jì)數(shù)據(jù)； 28 D、 系統(tǒng)管理員對檢查修正或恢復(fù)后的數(shù)據(jù)，確定準(zhǔn)確無誤后通知操作使用人員。 機(jī)房內(nèi)不準(zhǔn)抽煙，杜絕一切火源。 七、每月的會計(jì)報(bào)表必須以書面的形式打印出來統(tǒng)一整理，并經(jīng)會計(jì)主管 領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字或蓋章。 生產(chǎn)成本： 根據(jù)設(shè)置的明細(xì)科目，按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確填制； 利用總帳表進(jìn)行成本核算（包括 匯集費(fèi)用、分配費(fèi)用、成本計(jì)算）； 根據(jù)管理的需要，提供成本核算的有關(guān)數(shù)據(jù)； 定期進(jìn)行成本分析；及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供成本核算資料，對帶有傾向性的成本變化要及時(shí)反映，以便于改進(jìn)； 屬普通帳，統(tǒng)一打印。 帳務(wù)系統(tǒng)管理制度為保證帳務(wù)系統(tǒng)安全、正常、可靠的運(yùn)行，根據(jù)天心軟件的實(shí)際要求及我公司的實(shí)際情況，特制定帳務(wù)系統(tǒng)管理制度。 六、要真實(shí)完整地填寫操作記錄，發(fā)生問題不登記者，按有關(guān)制度根據(jù)問題的嚴(yán)重程度予以處理，請所有操作人員及維護(hù)人員必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。 C、系統(tǒng)操作人員： 系統(tǒng)操作人員是指有權(quán)進(jìn)入當(dāng)前運(yùn)行的數(shù)字化系統(tǒng)全部或部全功能的 員。 本制度由 XX 部負(fù)責(zé)解釋說明及監(jiān)督實(shí)施。 上 機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定： （ 1） 系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及經(jīng)系統(tǒng)管理員批準(zhǔn)的有關(guān)人員，有權(quán)上機(jī)操作運(yùn)行系統(tǒng)； （ 2） 非指定人員不能上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)； （ 3） 上機(jī)使用注意事項(xiàng)見附錄：（上機(jī)注意事項(xiàng)規(guī)定）； 6 （ 4） 上機(jī)使用人員必須使用其真實(shí)姓名，操作密碼注意保密，一旦泄漏，操作人員有權(quán)修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸的責(zé)任； （ 5） 上機(jī)人員必須按照各自的操作權(quán)限進(jìn)入，不得越權(quán)，為防止此類情況的發(fā)生，上機(jī)人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)； （ 6） 應(yīng)及時(shí)作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生； （ 7） 不 能使用來路不明的軟盤和各種非法拷貝工作，以防止病毒的傳入； （ 8） 未經(jīng)批準(zhǔn)，不能使用初始化格式命令和刪除等 DOS 命令； （ 9） 對各應(yīng)用軟件 word、 excel 等的使用，必須建立自己的子目錄，存入自己的文件，系統(tǒng)文件目錄不應(yīng)存任何非系統(tǒng)文件，維護(hù)人員有權(quán)刪除這些非系統(tǒng)文件。 附錄一： 上機(jī)操作注意事項(xiàng) 一、開機(jī)步 驟： 打開電源開關(guān)； 打開 UPS 電源開關(guān)； 打開打印機(jī)開關(guān)； 打開顯示器開關(guān)； 打開主機(jī)開關(guān)。做好記帳前對明細(xì)帳的審核，保證錄入數(shù)據(jù)正確。 月中：輸入如下單據(jù)，查詢有關(guān)帳表 步驟及單據(jù) 操作員 審核 有關(guān)帳表 1進(jìn)貨單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 采購明細(xì)表 16 2進(jìn)貨退回單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 采購統(tǒng)計(jì)表 進(jìn)銷存統(tǒng)計(jì)表 存貨明細(xì)表 現(xiàn) 存量明細(xì)表 3進(jìn)貨折讓單