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正文內(nèi)容

word使用技巧大全(參考版)

2024-09-08 09:59本頁(yè)面
  

【正文】 先在 WORD2020 中選定該段比較亂的文字,然后 A 點(diǎn)擊菜單中的 編輯 ―― >替換 這一步可以用快捷鍵 CTRL+H 來(lái)代替 B 點(diǎn)查找內(nèi) 容輸入框 (指要輸入查找的內(nèi)容) C ―― >高級(jí) ―― >特殊字符 ―― >段落標(biāo)記( 這里應(yīng)該在查找內(nèi)容輸入框出現(xiàn)一個(gè) ^P)這一步可以用快捷鍵 CTRL+P 來(lái)代替。 處理后效果: Word 使用技巧大全 22 促進(jìn)沙產(chǎn)業(yè)發(fā)展基金會(huì)專題報(bào)告會(huì)近日在中國(guó)科技會(huì)堂舉行。 23. 文獻(xiàn)資料處理之 WORD 中匹配 目標(biāo)格式及去除換行符的方法 文獻(xiàn)資料處理之 WORD 中匹文獻(xiàn)資料處理之 WORD 中匹配目標(biāo)格式及去除換行符的方法 可能我們讀文獻(xiàn)的人都會(huì)遇到: 每次從 CAJ 或 PDF文件上復(fù)制一段文本到 WORD時(shí),由于其自帶的格式,與您在 WORD 文件的格式總是不一樣,這時(shí)候: 如果您使用的是 WORD2020,那你只有用 格式刷 了; 如果您使用的是 WORD2020,還行, 有粘貼選項(xiàng) ―― >匹配目標(biāo)格式 ,可以達(dá)到理想的效果,但如果每次都點(diǎn)那個(gè)匹配目標(biāo)格式未免讓人心煩,當(dāng)然有簡(jiǎn)單的辦法,那就是宏,宏代碼如下: Sub 格式粘貼 () (wdFormatSurroundingFormattingWithEmphasis) End Sub 以上述方法處理好了之后,我們發(fā)現(xiàn)總是斷句的,也就是說(shuō)有許多回車符,這時(shí)候可以按以下方法進(jìn)行處理: 處理前效果: 促進(jìn)沙產(chǎn)業(yè)發(fā)展基金會(huì)專題報(bào)告會(huì)近日在中國(guó) 科技會(huì)堂舉行。 你還在用插入空格的方法來(lái)把章節(jié)標(biāo)題推到頁(yè)面中間嗎?太土了吧!用格式工具欄上的居中按鈕吧。格式刷就是一個(gè)。當(dāng)所有箭頭都畫(huà)完后,再在嵌入的圖標(biāo)上點(diǎn)一下,嵌入的圖標(biāo)彈起, Word 又回到了文字輸入狀態(tài)。 以一個(gè)例子作為說(shuō)明。敲 Enter鍵有兩 個(gè)作用,一是在光標(biāo)位置插入一個(gè)段落標(biāo)記,表示一個(gè)段落的結(jié)束;二是另起一行。段落是獨(dú)立的信息單位,具有自身的格式特征,如對(duì)齊方式、間距和樣式。若前一章的版面發(fā)生了變化,比如刪掉了一行,這時(shí)后一章的標(biāo)題就跑到前一章的最后一頁(yè)的末尾;若增加一行,則后一章標(biāo)題前又多了一個(gè)空行。 在前一章的最后放置一個(gè)分頁(yè)符 ,這 樣不管前一章的版面有什么變化, 后一章的 標(biāo)題總是出現(xiàn)在新的一頁(yè)上 。 27. 分頁(yè)符 (Ctrl+Enter) 顧名思義, 分頁(yè)符是 用來(lái)分頁(yè)的,分頁(yè)符后的文字 將另起一頁(yè) 。雖然只進(jìn)行了一些小小的設(shè)置,卻可以起到節(jié)約紙張的作用,您說(shuō)這是不是為環(huán)保做貢獻(xiàn)呢?以上方法在 Word 2020/XP 下均能實(shí)現(xiàn)。可以將 [縮小字體填充 ]按鈕添加到 Word 編輯窗口的格式工具欄上,就可以在 Word 的編輯窗口中完成這步操作。這時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)最后一頁(yè) 的幾行字已經(jīng)自動(dòng) 加入到了前面一頁(yè)中 ,并且所有文字的字號(hào)并沒(méi)有發(fā)生很明顯的變化。其實(shí)我們只要稍微進(jìn)行一下調(diào)整,就能讓這 多余的兩三行字加入到前面的一頁(yè) 中去,而且文檔的整 體效果不會(huì)發(fā)生明顯的變化。 現(xiàn)在好多論文投稿都要求分欄(一般是兩欄),一般分欄后總會(huì)出現(xiàn)文本末尾兩欄不對(duì)齊的問(wèn)題,相信大家都遇到過(guò),怎么辦呢,技巧就在這兒--在分欄后的末尾處點(diǎn) “插入 ”- “分隔符 ”- “連續(xù) ”,按確定,看看問(wèn)題是不是解決了!技巧總歸技巧,曾經(jīng)困惑我多年,望對(duì)君有益! 26. 打印技巧 我們?cè)谟?Word 處理文檔的時(shí)候經(jīng)常遇到這樣的情況: 排好版后才發(fā)現(xiàn)文檔的最后一頁(yè)整頁(yè)只有兩三行字 。如頁(yè)眉頁(yè)腳的字體字號(hào)不符合要求,修改這些樣式并自動(dòng)更新即可,不用手動(dòng)修改各章的頁(yè)眉頁(yè)腳。然后,光標(biāo)移到第一章,點(diǎn)擊 “視圖︱頁(yè)眉和頁(yè)腳 ”彈出頁(yè)眉頁(yè)腳工具欄,切換到頁(yè)腳,確保 “同前 ”按鈕處于彈起狀態(tài),插入頁(yè)碼,這樣正文前的頁(yè)面都沒(méi)有頁(yè)碼,頁(yè)碼從第一章開(kāi)始編號(hào)。論文頁(yè)面的頁(yè)腳只有頁(yè)碼,要求從正文開(kāi)始進(jìn)行編號(hào),但是,在正文前還有扉頁(yè)、授權(quán)聲明、中英文摘要和目錄,這些頁(yè)面是不需要編頁(yè)碼的, 頁(yè)碼從正文第一章開(kāi)始編號(hào)。如法炮制制作其余各章的頁(yè)眉。這樣就在光標(biāo)所在的地方插入了一個(gè)分節(jié)符,分節(jié)符 下面的文字屬于另外一節(jié)了。在各個(gè)章節(jié)的文字都排好后,設(shè)置第一章的頁(yè)眉(若連頁(yè)眉都不知怎么加,請(qǐng)參考 Word 幫助)。 論文里同一章的頁(yè)面采用章標(biāo)題作為頁(yè)眉,不同章的頁(yè)面頁(yè)眉不同,這可以通過(guò)每一章作為一個(gè)節(jié),每節(jié)獨(dú)立設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。如果沒(méi)有插入分節(jié)符,Word默認(rèn)一個(gè)文檔只有一個(gè)節(jié),所有頁(yè)面都屬于這個(gè)節(jié)。這里的 “節(jié) ”不同于論文里的章節(jié),但概念上是相似的。 ( 9) 問(wèn):頁(yè)眉一般是 ,上面寫(xiě)上題目或者其它,想做的是把這根線變?yōu)殡p線,WORD 中修改頁(yè)眉的那根線怎么改成雙線的 ? 答:按以下步驟操作去做: ●選中頁(yè)眉的文字,包括最后面的箭頭 ●格式-邊框和底紋 ●選線性為雙線的 ●在預(yù)覽里,點(diǎn)擊左下小方塊,預(yù)覽的圖形會(huì)出現(xiàn)雙線 ●確定 在 WORD 中,有時(shí)按空格鍵后面 的字會(huì)消失,而不是向后移動(dòng),是怎么回事 ( 10) 問(wèn):如何合并兩個(gè) WORD文檔,不同的頁(yè)眉需要先寫(xiě)兩個(gè)文件,然后合并,如何做 答:頁(yè)眉設(shè)置中,選擇奇偶頁(yè)不同 /與前不同等選項(xiàng) 。這樣,做兩次首頁(yè)不同以后,頁(yè)碼從第三頁(yè)開(kāi)始 從 1 編號(hào),完成。 ( 7) 問(wèn):如何從第三頁(yè)起設(shè)置頁(yè)眉? 答: 在第二頁(yè)末插入分節(jié)符 , 在第三頁(yè)的頁(yè)眉格式中去掉同前節(jié) , 如果第一、二頁(yè)還有頁(yè)眉,把它設(shè)置成正文就可以了 ●在新建文檔中, 菜單 —視圖 —頁(yè)腳 —插入頁(yè)碼 —頁(yè)碼格式 —起始頁(yè)碼為 0,確定 ; ●菜單 —文件 —頁(yè)面設(shè)置 —版式 —首頁(yè)不同,確定 ; Word 使用技巧大全 19 ●將 光標(biāo)放到第一頁(yè)末,菜單 —文件 —頁(yè)面設(shè)置 —版式 —首頁(yè)不同 —應(yīng)用于插入點(diǎn)之后,確定。 ( 5) 問(wèn): WORD 編輯頁(yè)眉設(shè)置,如何實(shí)現(xiàn)奇偶頁(yè)不同 ? 比如:?jiǎn)雾?yè) 浙江大學(xué)學(xué)位論文,這一個(gè)容易設(shè);雙頁(yè):(每章標(biāo)題),這一個(gè)有什么技巧啊 ? 答: 插入節(jié)分隔符, 與前節(jié)設(shè)置相同去掉,再設(shè)置奇偶頁(yè)不同 。這個(gè)工具欄上的 “同前 ”按鈕就顯示在工具欄上,不過(guò)是圖標(biāo)的形式,把光標(biāo)移到上面就顯示出 ”同前 “兩個(gè)字來(lái)了 。 ( 3) 問(wèn):請(qǐng)問(wèn) word 中怎樣讓 每一章用不同的頁(yè)眉?怎么我現(xiàn)在只能用一個(gè)頁(yè)眉,一改就全部改了 ? 答 :在插入分隔符里,選插入分節(jié)符, 可以選連續(xù)的那個(gè), 然后下一頁(yè)改頁(yè)眉前,按一下 “同前 ”鈕,再做的改動(dòng)就不影響前面的了 。 ( 2) 問(wèn): WORD 里邊怎樣設(shè)置每 頁(yè)不同的頁(yè)眉 ?如 何使不同的章節(jié)顯示 的頁(yè)眉不同 ? 答:分節(jié),每節(jié)可以設(shè)置不同的頁(yè)眉。每次要 輸入公式 的時(shí)候,點(diǎn)到前一個(gè)包含公式的段,用 格式 刷復(fù)制即可( “格式 ”工具欄里有)。 ? 我的 正文缺省樣式是首行縮進(jìn) 2 字符 。表格每個(gè)單元格水平垂直均居中對(duì)齊( Word 2020 新增功能)。我一般關(guān)閉 “基于所用格式定義樣式 ”這個(gè)自作聰明的功能,所有樣式都自己選。 ? 所有的 章節(jié)標(biāo)題 都用 樣式 ,并且用多級(jí)項(xiàng)目符號(hào)列表。 ? 對(duì) 公式、尾注、圖片、表格的 引用一概用 交叉引用 , “插入 ”菜單下。 ? Word 表格中可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的計(jì)算。 ? 圖片說(shuō)明用題注 ??梢愿某烧8袷健?缺省的是上標(biāo)格式 ,按 Ctrl+39。如果手工修改會(huì)非常耗體,而 Ctrl+A全部選定再 F9 更新域則十分快捷 。 ? 我的公式編號(hào)用 SEQ 域輸入 ,從 “插入 ”菜單選 “域 ”即可。只要 設(shè)一 個(gè)居中制表位和一個(gè)右對(duì)齊制表位 , 輸入時(shí)按 TAB 即可 。 ( 2) 下面我總結(jié)幾條用 Word 排論文的技巧 。 其他建議 : 12) 使用大綱視圖寫(xiě)文章的提綱,調(diào)整章節(jié)順序比較方便 Word 使用技巧大全 17 13) 使用文檔結(jié)構(gòu)圖 讓你方便的定位章節(jié) 14) 使用文檔保護(hù), 方便文章的審閱和修改 15) Word 表格的排序、公式和轉(zhuǎn)換的功能 也是很值得學(xué)習(xí)的 上面的建議并不全面,但相信比較管用。還是多處備份吧 11) 插入的圖片、和公式最好單獨(dú)保存到文件里另做備份 。 Word提供了版本管理的功能,將一個(gè)文檔的各個(gè)版本保存到一個(gè)文件里,并提供比較合并等功能。 不但 Word 不可靠, windows也不可靠,每天的工作都要有備份才好。 設(shè)置自動(dòng)保存,還有一有空就 ctrl+s。建議先建主控文檔,從主控文檔中創(chuàng)建子文檔,個(gè)人感覺(jué)比先寫(xiě)子文檔再插入到主控文檔要好。建議論文的每一章保存到一個(gè)子文檔,而在主控文檔中設(shè)置樣式。 學(xué)位論文至少要幾十頁(yè),且包括大量的圖片、公式、表格,比較龐大。如果養(yǎng)成良好的習(xí)慣,這些情況也可以盡量避免,即使遇上,也可以將損失降低到最低限度。 如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無(wú)關(guān)的繁瑣的排版工作,一定要停下來(lái)學(xué)一下 Word 的幫助,因?yàn)?Word 早已提供了足夠強(qiáng)大的功能。 如果希望在一片文檔里得到不同的頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼格式,可以插入分節(jié)符,并設(shè)置當(dāng)前節(jié)的格式與上一節(jié)不同??上н@兩個(gè)軟件都不支持中文,據(jù)說(shuō)Biblioscape 對(duì)中文支持的很好,我沒(méi)有用過(guò),就不加評(píng)論了。類似軟件還有 Endnote 和 Biblioscape。這除了可以保持格式上Word 使用技巧大全 16 的一致、規(guī)范,減少出錯(cuò)機(jī)會(huì)外,更可以避免正文中對(duì)參考文獻(xiàn)的引用和參考文獻(xiàn)列表之間的 不匹配。我建議使用 Reference Manager,它與 Word 集成得非常好,提供即寫(xiě)即引用( Cite while you write,簡(jiǎn)稱 Cwyw) 的功能。手工整理參考文獻(xiàn)是很痛苦的,而且很容 易出錯(cuò)。 如果你在寫(xiě)論文時(shí)才想到要整理參考文獻(xiàn),已經(jīng)太遲了,但總比論文寫(xiě)到參考文獻(xiàn)那一頁(yè)時(shí)才去整理要好。 Word 正文中插入公式的一個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題是把上下行距都撐大了,很不美觀,這部分可以通過(guò)固定行距來(lái)修正。一定要使用 MathType 的自動(dòng)編號(hào)和引用功能。 其 實(shí) Word 集成的公式編輯器是它的 版。如果使用 Word的繪圖工具繪圖,最好以插入 Word 圖片的方式,并適當(dāng)使用組合。 統(tǒng)計(jì)圖建 議使用 Execel 生成,框圖和流程圖建議使用 Visio 畫(huà) 。同理,一定不要 敲回車來(lái)調(diào)整段落的間距。所有的 對(duì)齊 都應(yīng)該利用標(biāo)尺、制表位、對(duì)齊方式和段落的縮進(jìn)等來(lái)進(jìn) 行。 3) 一定不要 自己敲空格來(lái)達(dá)到對(duì)齊的目的 。并 且可以自動(dòng)生成圖、表目錄。在寫(xiě) “參見(jiàn)第 x章、如圖 x所示 ”等字樣時(shí) ,不要自己敲編號(hào),應(yīng)使用交叉引用。如果你發(fā)現(xiàn)自己打了編號(hào),一定要小心,這 極可能給你文章的修改帶來(lái)無(wú)窮的后 患。 2) 一定不要自己敲 編號(hào) 。這樣做能大大減少工作量和出錯(cuò)機(jī)會(huì),如果要對(duì)排版格式(文檔表現(xiàn))做調(diào)整,只需一次性修改相關(guān)樣式即可。如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用 格式欄來(lái)設(shè)定格式的 ,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,Word 使用技巧大全 15 如果是的話,最好就定義一個(gè)樣式。 1) 一定要使用樣式 。因?yàn)?Word 不僅僅是 一個(gè)編輯器,還是一個(gè)排版軟件,不要只拿它當(dāng)記事本或?qū)懽职逵谩?上У氖呛芏嘧髡邽E用 WYSIWYG,將內(nèi)容與表現(xiàn)混雜在一起,花費(fèi)了大量的時(shí)間在人工排版上,然而效率和效果都很差。在排版軟件普及之前,作者只需關(guān) 心文章的內(nèi)容,文章表現(xiàn)則由出版社的排版工人完成,當(dāng)然他們之間會(huì)有一定交互。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn),例如一篇文章在不同的出版社出版會(huì)有不同的表現(xiàn);而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn),例如一個(gè)期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。原則 : 內(nèi)容與表現(xiàn)分離 。如果不能充分利用這些 功能,可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。 24. 用 Microsoft Word (以下簡(jiǎn)稱 Word)編輯論文。 在打開(kāi)的 “自 動(dòng)更正 ”對(duì)話框中,單擊 “鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式 ”選 項(xiàng)卡,然后取消選擇 “自動(dòng)編號(hào)列表 ”復(fù)選框 ,最后單擊 “確定 ”按鈕完成即可; 23. 快速選擇字體 : 為了達(dá)到 快速選擇字 體的目的 ,我們可以將常用字體以按鈕形式放置在工具欄上。 ( 1) 當(dāng) Word 為其 自動(dòng)加上編號(hào)時(shí) 。 22. 快速取消自動(dòng)編號(hào) : Word 使用技巧大全
點(diǎn)擊復(fù)制文檔內(nèi)容
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