機電公司檔案管理辦法含常用表格流程(參考版)
2024-09-03 21:41本頁面
【正文】 本授權(quán)書于_ _ _ _年__月__日截至_ _ _ _年__月__日有效。 檔案管理員下班必須對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。）工作，確保檔案完整完全。 檔案保管 檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。 檔案管理員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假出假證；涉及企業(yè)機密檔案材料，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導同意再作決定，嚴防泄密。 檔案保密 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項目保密制 6 度，認真做好保密工作。 檔案的統(tǒng)計工作，必須把零星的個別的原始資料進行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。 檔案統(tǒng)計 檔案統(tǒng)計工作是對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計。 銷毀檔案要注意安全保密，必須要有一人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上注明銷毀方式、日期。 檔案室檔案銷毀的具體工作由行政中心檔案室管理員承辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊。經(jīng)中心負責人初審，檔案管理員核對后，報行政中心負責人簽字終審。 各中心每年應對本中心檔案（非項目資料）進行一次匯總，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限后移交檔案室。歸還時嚴格檢查，并在借用登記予以注銷。檔案管理辦法 借出的檔案材料務必定期歸還。 外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，檔案產(chǎn)生部門中心負責人簽署意見后，進行各級審批借閱。 對于經(jīng)常性借閱同一性質(zhì)檔案的崗位可以填寫借（查）檔案授權(quán)書（附件 3），直接獲得最終借閱批準人的授權(quán)。秘密級檔案須本中心負責人批準后方能借閱或復?。粰C密級檔案須公司常務副總裁批準后進行借閱或復??；絕密級檔案原則上不準借出，只能在檔案室內(nèi)查閱，如有特殊需要，須經(jīng)總裁領(lǐng)導批準，方可借閱或復印。秘密級檔案請本中心負責人審批后查閱；機密級檔案常務副總裁審批后可查閱，絕密級檔案公司總裁審批后方可查閱。借閱檔案是指確因工作需要必須借出利用檔案。 檔案的利用 檔案的利用分查閱、借閱二類。工程檔案中未中標文件不作為公司歸檔文件，由文件形成部門自存。 公司檔案工作流程詳見流程 1。（具體內(nèi)容詳見《檔案分類及標準規(guī)定》附件 1） 財務中心 4 檔案管理辦法 負責賬冊、憑證、會計報表、稅務申報資料、審計報告、資產(chǎn)評估報告、貸款合同、擔保合同等會計檔案的收集、歸檔、保存。各專業(yè)工程資料收集范圍及整理規(guī)范詳見《現(xiàn)場文件控制管理規(guī)定》。如項目部未設現(xiàn)場項目總工，此項工作由現(xiàn)場項目經(jīng)理承擔。如項目部未設現(xiàn)場項目經(jīng)理，此項工作由項目經(jīng)理承擔。 項目現(xiàn)場采購管理員負責對現(xiàn)場設備文件（包括設備商檢記錄、索賠文件、廠家現(xiàn)場服務記錄、設備驗收、設備出廠資料、設備消缺、修補或更換記錄）、備品備件、專用工具交接清單等的收集、整理、歸檔。 采供中心國際商務師負責進口報關(guān)單、信用證單據(jù)、進口免稅文件、國際貨物運費支付文件、對外付款、承兌通知書等的收集、整理；由中心秘書歸檔。 設計中心研發(fā)室負責項目設計計算書電子版的歸檔，負責新技術(shù)開發(fā)和引進工作中形成的文件、研發(fā)資料、報告的收集、整理、歸檔。 各項目設計經(jīng)理負責初步設計、司令圖設計、運行維護手冊、施工圖、竣工圖、等的編制及電子版的收集；由項目秘書歸檔。 安質(zhì)部負責項目質(zhì)量報告的編寫、歸檔；各項目現(xiàn)場安全員負責現(xiàn)場安全文件的編制、整理，建立電子目錄表格。 項目秘書負責設計施工圖和竣工圖的整理、分發(fā)、歸檔；負責施工圖、竣工圖底圖的整理、歸檔。 項目經(jīng)理負責項目管理計劃的編制，初驗證書、終驗證書、168 證書的收集；并由項目秘書歸檔。 負責公司固定資產(chǎn)設備招、投標書，訂購合同，設備資料的收集、整理，并由中心秘書歸檔。 信息管理中心 負責軟件開發(fā)資料及開發(fā)成果等的收集、整理，并由中心秘書歸檔。 運營管理中心 負責各職能部門管理文件、技術(shù)文件等的收集、整理。 營銷中心合約主管負責項目主合
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