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正文內(nèi)容

第29章:文檔資料管理標(biāo)準(zhǔn)-其它制度表格(參考版)

2024-08-22 13:58本頁面
  

【正文】 檢查的內(nèi)容主要有: ①查文件份數(shù) 對(duì)于待發(fā)的文件要按確定的印數(shù)。 ③封皮蓋戳 封筒揀齊配套后,要在封皮左上角蓋上密級(jí)戳記,并寫明封套號(hào),如屬急件還應(yīng)在封皮上加蓋急件戳記。不能隨意簡(jiǎn)化,以防錯(cuò)郵錯(cuò)投。因?yàn)閷懢唧w領(lǐng)導(dǎo)人名字,秘書人員不能開拆,可能由于領(lǐng)導(dǎo)不在而誤事。字跡要工整、清晰,不要亂用簡(jiǎn)化字、同音字。豎著書寫時(shí),收文單位名稱寫在右側(cè)靠上,收文單位辦公部門的名稱寫在中間,發(fā)文單位名稱寫在左側(cè)靠下。 ①封筒書寫方法 封筒的書寫方法同一般書信封皮的書寫方法相同。遇有無文號(hào)的文件,應(yīng)將文件標(biāo)題或內(nèi)容摘要寫在通知單上,以便核對(duì)。這樣可以節(jié)省時(shí)間,提高分發(fā)效率。但無論采用哪種方式,都要保證通知單的準(zhǔn)確無誤。單聯(lián)式發(fā)文通知單所起的作用和雙聯(lián)式發(fā)文通知單是一樣的,好處是省去了收文單位退回執(zhí)的手續(xù),不足是發(fā)文單位很難掌握發(fā)文中存在的問題。 ②單聯(lián)式發(fā)文通知單 這種 通知單和雙聯(lián)式發(fā)文通知單的項(xiàng)目相同,所不同的是它只有一聯(lián),發(fā)文單位不留底,只將發(fā)出的文件情況通知收文單位,不要求收文單位退回通知單。發(fā)文通知單主要有兩種類型: ①雙聯(lián)式發(fā)文通知單 這種通知單一式兩聯(lián),第一聯(lián)作存根,由發(fā)文單位保存;第二聯(lián)是發(fā)文回執(zhí),要求收文單位核對(duì)簽收后及時(shí)退給發(fā)文單位。 (1)填寫發(fā)文通知單 發(fā)文通知單是指發(fā)文時(shí)填寫的發(fā)文清單。分裝工作是否科學(xué) ,將直接影響分裝的效率和質(zhì)量。分裝工作是發(fā)文處理工作的重要環(huán)節(jié),要求準(zhǔn)確迅速。 ⑤以單位領(lǐng)導(dǎo)人名義行文時(shí),應(yīng)在本人職務(wù)名稱后空二字簽署姓名并加蓋個(gè)人圖章。蓋印時(shí)要穩(wěn)當(dāng),對(duì)好方位,切勿歪斜或顛倒。即印章下沿要稍稍壓蓋在落款年月之上,稱之謂“齊年蓋月”。 ②加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標(biāo)明印刷份數(shù)相同,多余份 數(shù)可不蓋章。 (2)用印時(shí)要注意的事項(xiàng) ①首先檢查原稿上有無領(lǐng)導(dǎo)人簽字。蓋印多用于一般的文件信函和文據(jù)憑證。是指在制成的公文上加蓋單位印章。 ⑤ 文件緊湊 為了防止正文與落款,印章脫節(jié),盡可能避免大塊空頁,如有空頁,要在空白處注明“此頁無正文”。 ④裝訂得法 多頁文件的裝訂,須注意檢查有無缺頁、倒置頁等,并盡量采用膠粘法,避免使用書釘裝訂,以免日后立卷歸檔時(shí)拆掉金屬釘?shù)穆闊┗蛟斐蓳p壞文件。文稿與印制的文件和未裝訂的單頁均應(yīng)注意安全保管,并須對(duì)底版、蠟紙、廢頁、清樣等嚴(yán)格管理、及時(shí)監(jiān)銷,防止失密泄密。同一份文件中的數(shù)目字,繕印時(shí)應(yīng)前后統(tǒng)一使用一種書寫字體,不要有時(shí)用阿拉伯?dāng)?shù)字,有時(shí)又用小寫的漢字。 (2)繕印工作應(yīng)注意的事項(xiàng) ①忠實(shí)于原稿 繕印文件必須以經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的定稿為依據(jù),要忠實(shí)于原稿,不得隨意改動(dòng)。因此,繕印工 作必須認(rèn)真、細(xì)致,保證質(zhì)量。 經(jīng)過繕印的文件是發(fā)文處理的最后成品。三是登記要分類,不能不同種類的文件混合登記在一起。沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記,有不清楚之處要及時(shí)弄清。 (2)“一賬多文”式登記簿 “一賬多文”式登記簿的主要項(xiàng)目包括文件號(hào)、文件標(biāo)題、簽發(fā)人、擬稿部門、密級(jí)、總印數(shù)、分發(fā)情況、歸檔、余存、發(fā)出日 期、封套號(hào)、備注等。是指文件發(fā)出的時(shí)間。是指所發(fā)文件裝封后在封皮上編的號(hào)。如發(fā)往單位很少,只在“發(fā)放范圍”一欄中注明即可。如該文按級(jí)限下發(fā),可填作“發(fā)至級(jí)”。 ⑥“發(fā)放范圍”。 ⑤“密 級(jí)”。 ④“擬稿部門”。要填寫姓名全稱,不要只填寫姓名或姓與職務(wù)的合稱。 ③“簽發(fā)人”。文件如有標(biāo)題,可將標(biāo)題直接填入,盡量不要簡(jiǎn)化。是指所發(fā)文件的正式編號(hào),每年從一號(hào)開始,按發(fā)文順序,依次編號(hào)。發(fā)文賬項(xiàng)目比較復(fù)雜,要準(zhǔn)確掌握其含義和要求認(rèn)真填寫。發(fā)往單位不多,如只報(bào)上級(jí)單位或發(fā)往某一單位時(shí),只在發(fā)文簿目錄的發(fā)放范圍中標(biāo)明即可。不經(jīng)常發(fā)給文件的單位,可留下空格隨時(shí)填寫。項(xiàng)目包括文件號(hào)、文件標(biāo)題、簽發(fā)人、擬稿部門、密級(jí)、發(fā)文范圍、份數(shù)、登記日期、發(fā)出日期、封套號(hào)等。在簿式登記中,又有“一文一賬式”和“一賬多文式”之分。各單位可以根據(jù)自己的具體情況和工作習(xí)慣采用適當(dāng)?shù)牡怯浶问健? 文件在簽發(fā)之后、發(fā)出之前必須進(jìn)行登記,編發(fā)文號(hào)、記載發(fā)文范圍、印制數(shù)量、發(fā)出方法等,對(duì)有些不需編正式文號(hào)的文,也應(yīng)予以登記,以備查找。已經(jīng)正式發(fā)布的文件,日后又重新修改時(shí),須保留原來的定稿,不可將原來的定稿作為草稿而在上面修改。定稿是文件的標(biāo)準(zhǔn)稿本,是進(jìn)行發(fā)文登記和繕印的依據(jù)。 ⑥除非特別緊急,領(lǐng)導(dǎo)人一般不要接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公部門核稿并提出送審意見的文稿。修改意見要寫在裝訂線的右側(cè),簽發(fā)位置應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)。因此,一定要簽署自己的姓名。 ④不能用畫圈代替簽發(fā)意見,即使“ 請(qǐng)閱后發(fā)”的文稿也不能僅僅畫個(gè)圈。如果認(rèn)為文稿尚需其他領(lǐng)導(dǎo)人或主要領(lǐng)導(dǎo)人一閱時(shí),還應(yīng)注明“請(qǐng)閱后發(fā)”。一般要在分文稿頭紙“簽發(fā)”一欄簽署“發(fā)”、“同意”、“速印發(fā)”、“限日內(nèi)發(fā)出”等字樣,并寫上自己的姓名全稱和年月日,以示負(fù)責(zé)。 (2)簽發(fā)注意事項(xiàng) 領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文應(yīng)注意以下幾 點(diǎn): ①簽發(fā)人對(duì)文件負(fù)有完全的責(zé)任,因此,必須對(duì)文稿從內(nèi)容到文字進(jìn)行嚴(yán)格的審核和修改,確保準(zhǔn)確無誤。文件經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人核準(zhǔn)簽發(fā)后即已生效,簽發(fā)人對(duì)文件負(fù)有完全責(zé)任。 (1)什么是簽發(fā) 簽發(fā)是指領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)擬以本單位或本部門名義發(fā)出的文件送審稿簽署表示核準(zhǔn)的意見。同時(shí),附送原件和重要的征求意見清樣稿。 送審又稱呈批,即將經(jīng)過認(rèn)真審核確認(rèn)無誤的文稿報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。檢查的內(nèi)容除文字外,還包括版面設(shè)計(jì)、紙張、印刷質(zhì)量、裝訂質(zhì)量等。我國(guó)已出版了含十萬條主題詞的《詞語主題詞表》。主題詞是為了計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和檢索方便而設(shè)的。但是必須注意,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自處理。遇到這種情況,辦公部門應(yīng)及時(shí)將有關(guān)情況向領(lǐng)導(dǎo)反映,大膽而審慎地提出建議,在征得領(lǐng)導(dǎo)同意后,細(xì)心而負(fù)責(zé)地彌補(bǔ)漏誤。變動(dòng)較大之處還應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)修改、增刪之處,文字是否順暢,上下是否銜接,語法是否嚴(yán)謹(jǐn),標(biāo)點(diǎn)是否妥當(dāng),作為擔(dān)負(fù)文稿審核工作的秘書部門,應(yīng)當(dāng)再“過一過”、“順一順”,需要調(diào)整的做些調(diào)整,需要加工潤(rùn)色的作些加工潤(rùn)色 。因?yàn)橐恍╊I(lǐng)導(dǎo)在審批文稿時(shí),多注意文稿的內(nèi)容,修改、增刪之處,多屬于內(nèi)容方面的問題。公文中應(yīng)用法定計(jì)量單位。 公文結(jié)構(gòu)、格式一般要由核稿人核準(zhǔn)。 公文標(biāo)題一定要簡(jiǎn)要、準(zhǔn)確,使人一目了然,要符合規(guī)范。初步閱覽如果發(fā)現(xiàn)問題較多需要會(huì)稿時(shí),再約集有關(guān)人員會(huì)稿,認(rèn)為沒必要會(huì)稿時(shí),便可開始審稿。遇到不懂的地方或者有疑問的地方,先在文稿旁邊用鉛筆輕輕做個(gè)記號(hào),待正式審核后,一并提出查詢。按程度核稿,可以減少遺漏,因而可以最大限度地糾正文稿中的不足。核稿工作一般由專人負(fù)責(zé)。核稿工作的目的是保證文件的質(zhì)量,節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)在審閱、修改文件時(shí)花費(fèi)的時(shí)間和精力。核稿工作其實(shí)在擬稿之后就已開始,文件草稿每經(jīng)一次負(fù)責(zé)人審閱,都是一次核稿。 總之,主辦部門要把會(huì)簽工作做得妥貼無誤后,再送單位辦公部門核稿、送審。如有不同意見,是打印稿的,可在打印稿上修改,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽注意見退回;是原稿的,一般不在原稿上修改,可另紙寫出修 改意見,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽字退回。 ②修改意見、迅速反饋 有關(guān)部門接到會(huì)簽文稿后或參加協(xié)商會(huì)時(shí),應(yīng)積極、認(rèn)真地研究,提出修改意見,迅速反饋給主辦部門。 (2)會(huì)簽工作環(huán)節(jié) 會(huì)簽工作的基本要求是迅速、及時(shí)。這一過程,叫會(huì)簽。簽收的程序和要求與收文處理工作中簽收工作大體一致,應(yīng)該認(rèn)真、細(xì)致地做好。不寫不規(guī)范的字。 ⑥用詞要準(zhǔn)確、規(guī)范。在同一公文中,數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。時(shí)間應(yīng)寫具體的年月日。 ②情況要確定,觀點(diǎn)要明確,條理要清楚,層次要分明,文字要精煉,書寫要工整,標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確,篇幅要力求簡(jiǎn)短。 (2)擬稿的注意事項(xiàng) 擬稿是發(fā)文處理的第一道程序,是關(guān)系文件質(zhì)量的基礎(chǔ)工 作,必須十分認(rèn)真、細(xì)致,決不可粗心大意、草率行事。初稿或草稿供作修改、討論和審閱用,不具有任何法定效力。發(fā)放階段包括登記、編號(hào)、分裝、抄送等四項(xiàng)工作,也就是秘書部門從文件登記到發(fā)出的過程。 四、發(fā)文處理程序 發(fā)文處理的程序,可劃分為 兩個(gè)階段:一是成文階段;二是發(fā)放階段。發(fā)文處理的任務(wù)就是完成文件從擬稿到送出的全過程的處理工作。行文應(yīng)注意:本著精簡(jiǎn)文件的原則,嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量范圍,可發(fā)可不發(fā)的不發(fā); 除特殊情況外,一般不越級(jí)行文;不相隸屬單位,不應(yīng)以隸屬關(guān)系行文;不要重復(fù)行文;行文應(yīng)有主次,注意分清主送與抄送單位;聯(lián)合行文的單位應(yīng)是同級(jí)單位。 二、行文 以通報(bào)情況、請(qǐng)示問題、商洽事務(wù)等為目的的文字往來過程稱為行文。從這層意義上講,收文處 理的最終結(jié)果也是發(fā)文。 第二節(jié) 發(fā)文管理 一、發(fā)文 發(fā)文是本單位向外發(fā)出的包括單位制發(fā)和翻印、復(fù)印轉(zhuǎn)發(fā)的公務(wù)文件和材料。 (4)對(duì)傳閱件,要在傳閱完畢后及時(shí)收存。 (3)領(lǐng)導(dǎo)有重 要批示的文件,如能夠復(fù)印的,可將原件存留,復(fù)印件送給閱知部門或閱知人。 來文收集工作的方法,通常有以下幾種: (1)來文份數(shù)較多的,在處理的同時(shí)留足歸檔的份數(shù)。收集是為立卷工作做準(zhǔn)備,是文書立卷歸檔的基礎(chǔ)。 辦復(fù)無論采用哪種形式,都要將答復(fù)意見和辦復(fù)情況在《文件處理單》上注明,并在《文件催辦登記簿》上作記載,備查用。 (5)統(tǒng)籌安排 有些請(qǐng)示性文件,不能來一件復(fù)一件,需要從整個(gè)地區(qū)或部門的全局進(jìn)行統(tǒng)籌考慮。必要時(shí),要形成會(huì)談紀(jì)要,作為結(jié)案的依據(jù)。這時(shí)就可以將領(lǐng)導(dǎo)的批示直接復(fù)印后發(fā)送來文機(jī)關(guān),以減少程序,提高辦事效率。記錄要包括時(shí)間、方式、受話人、處理意見四個(gè)方面,以備查考??陬^方式,有的用電話,有的用面談。這種情況不多,必須有領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)方可。另一種情況是以職能部門的名義行文。 辦復(fù)的形式,可根據(jù)需要確定,一般有如下幾種: (1)函復(fù) 函復(fù)即用行文的形式答復(fù)。它體現(xiàn)了收文處理過程的最終結(jié)果。注辦是為以后的收集歸卷工作做準(zhǔn)備,以便于日后檢索和利用。 所謂“注辦”,就是承辦人員把文件的處理結(jié)果在文件的適當(dāng)位置 (比如在文尾或公文處理單上 )作簡(jiǎn)要注明。這 樣的文件不能經(jīng)過一次承辦就歸卷或中斷承辦工作,以免積壓誤事。 比如,有時(shí)下級(jí)請(qǐng)示的問題,本級(jí)解決不了,還需要轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)或答復(fù);上級(jí)來文要求報(bào)送的情況和材料,還需向下級(jí)要情況,然后匯總上報(bào)。為提高辦理的速度和質(zhì)量,一般應(yīng)落實(shí)責(zé)任到人,這樣也便于催查和考核。一般可分為“正在辦理”、 “等待辦理”、“需要請(qǐng)示”、“等待答復(fù)”等幾部分,以免混亂積壓。對(duì)所有的承辦文件,都要有個(gè)答復(fù),即使不能辦理的也要向交辦部門說明情況。對(duì)需要幾個(gè)部門聯(lián)合辦理的文件,主辦部門要主動(dòng)牽頭,協(xié)辦部門要積極配合,抓緊辦理,不能互相推諉,久拖不決。 收到承辦文件,要及時(shí)處理,急件要當(dāng)即辦理。承辦的結(jié)果一般填寫在《文件承辦單》上,或另寫一份 材料附在承辦文件上 (注明承辦部門和承辦人 )。如有分歧,應(yīng)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)裁決,或按領(lǐng)導(dǎo)意見再次會(huì)商,取得處理結(jié)果。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,可以遵循有關(guān)的方針、政策的精神、有關(guān)規(guī)定或慣例等,酌情辦理。 (2)在仔細(xì)研究來文內(nèi)容、要求和領(lǐng)導(dǎo)批辦意見的基礎(chǔ)上,認(rèn)真辦理。 ①弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍的問題 如果不屬于自己承辦范圍,應(yīng)及時(shí)退回交辦單位,并說明應(yīng)由何部門何人主管等情況。因此,辦公部門要重視這項(xiàng)工作,承辦部門要做好這項(xiàng)工作。 二十、承辦 承辦,是指單位有關(guān)部門或有關(guān)人員對(duì)應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體辦理的工作,是文件處理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),是具體解決問題的階段。對(duì)尚未辦完的文件,要加強(qiáng)催辦,并將催辦檢查情況及存在的問題向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于有時(shí)限要求的文件,要在登記簿備注欄里做明顯標(biāo)記,以便及時(shí)催辦。《催辦文件登記簿》的項(xiàng)目包括收文號(hào)、收到時(shí)間、來文單位、來文號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、主辦單位、批辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、承 (催 )辦情況、備注等。 (3)催辦文件要有登記 辦公部門對(duì)需要催辦的文件應(yīng)當(dāng)單獨(dú)進(jìn)行登記,通過登記,做到心中有數(shù),翻開登記,一目了然,便于催辦,避免遺忘。承辦部門也 要按時(shí)限要求抓緊辦理。一般說,緊急件要在當(dāng)日內(nèi)辦理完畢,一般件也不能超過一周。 (2)健全催辦工作制度 要建立健全催辦工作制度,落實(shí)責(zé)任制,從制度上保證催辦工作的順利進(jìn)行,做到逐級(jí)負(fù)責(zé),事事有人管,件件有人辦,使催辦工作落到實(shí)處。 搞好催辦工作直接關(guān)系到加快文件處理速度,提高工作效率 。 (4)請(qǐng)承辦部門來人匯報(bào) 對(duì)于一些重要而又緊急的文件,單位領(lǐng)導(dǎo)要直接聽取承辦情況時(shí),辦公部門可請(qǐng)承辦部門派人來匯報(bào)。所以,這種辦法能提高文件辦理效率。 (3)登門催辦 登門催辦就是負(fù)責(zé)催辦的秘書人員親自到承辦部門面對(duì)面了解和詢問文件的承辦情況,督促盡快辦理。承辦部門接到《催辦卡片》后,要將辦理情況和結(jié)果填寫在《催辦卡片》上,退給催辦部門。辦公部門使用《催辦卡片》時(shí)可一式兩份,一份發(fā)給承辦部門,一份留做備查。發(fā)函催辦一般多使用《催辦卡片》。 (1)電話催辦 電話催辦比較簡(jiǎn)便易行,就是由負(fù)責(zé)催辦的秘書人員直接打電話給承辦部門或承辦人,詢問了解文件承辦的情況,并將什么時(shí)間打的電話,受話人是誰,辦理情況等記錄在催辦登記上,以便下次催辦或銷辦。 文件處理工作中的催辦工作包括兩個(gè)方面:一是對(duì)內(nèi)催辦,就是對(duì)本單位內(nèi)部文件的情況進(jìn)行督促催辦;二是對(duì)外催辦,就是對(duì)本單位發(fā)往其他單位并需回復(fù)的文件進(jìn)行催辦。 (2)所屬部門及下級(jí)單位主送本單位的請(qǐng)示及其他需要辦理的文件。 十九、催辦 文件處理過程中的催辦,是指在需
點(diǎn)擊復(fù)制文檔內(nèi)容
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