【正文】 檢查的內(nèi)容主要有： ①查文件份數(shù) 對于待發(fā)的文件要按確定的印數(shù)進行清點，檢查總印數(shù)是否短。 ③封皮蓋戳 封筒揀齊配套后，要在封皮左上角蓋上密級戳記，并寫明封套號，如屬急件還應在封皮上加蓋急件戳記。不能隨意簡化，以防錯郵錯投。因為寫具體領導人名字，秘書人員不能開拆，可能由于領導不在而誤事。字跡要工整、清晰，不要亂用簡化字、同音字。豎著書寫時，收文單位名稱寫在右側靠上，收文單位辦公部門的名稱寫在中間，發(fā)文單位名稱寫在左側靠下。 ①封筒書寫方法 封筒的書寫方法同一般書信封皮的書寫方法相同。遇有無文號的文件，應將文件標題或內(nèi)容摘要寫在通知單上，以便核對。這樣可以節(jié)省時間，提高分發(fā)效率。但無論采用哪種方式，都要保證通知單的準確無誤。單聯(lián)式發(fā)文通知單所起的作用和雙聯(lián)式發(fā)文通知單是一樣的，好處是省去了收文單位退回執(zhí)的手續(xù)，不足是發(fā)文單位很難掌握發(fā)文中存在的問題。 ②單聯(lián)式發(fā)文通知單 這種通知單和雙聯(lián)式發(fā)文通知單的項目相 同，所不同的是它只有一聯(lián)，發(fā)文單位不留底，只將發(fā)出的文件情況通知收文單位，不要求收文單位退回通知單。發(fā)文通知單主要有兩種類型： ①雙聯(lián)式發(fā)文通知單 這種通知單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)作存根，由發(fā)文單位保存；第二聯(lián)是發(fā)文回執(zhí)，要求收文單位核對簽收后及時退給發(fā)文單位。 (1)填寫發(fā)文通知單 發(fā)文通知單是指發(fā)文時填寫的發(fā)文清單。分裝工作是否科學，將直接影響分裝的效率和質量。分裝工作是發(fā)文處理工作的重要環(huán)節(jié)，要求準確迅速。 ⑤以單位領導人名義行文時，應在本人職務名稱后空二字簽署姓名并加蓋個人圖章。蓋印時要穩(wěn)當，對好方位，切勿歪斜或顛倒。即印章下沿要稍稍壓蓋在落款年月之上，稱之謂“齊年蓋月”。 ②加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標明印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)可不蓋章。 (2)用印時要注意的亊項 ①首先檢查原稿上有無領導人簽字。蓋印多用于一般的文件信函和文據(jù)憑證。是指在制成的公文上加蓋單位印章。 ⑤文件緊湊 為了防止正文與落款，印 章脫節(jié)，盡可能避免大塊空頁，如有空頁，要在空白處注明“此頁無正文”。 ④裝訂得法 多頁文件的裝訂，須注意檢查有無缺頁、倒置頁等，并盡量采用膠粘法，避免使用書釘裝訂，以免日后立卷歸檔時拆掉金屬釘?shù)穆闊┗蛟斐蓳p壞文件。文稿與印制的文件和未裝訂的單頁均應注意安全保管，并須對底版、蠟紙、廢頁、清樣等嚴格管理、及時監(jiān)銷，防止失密泄密。同一份文件中的數(shù)目字，繕印時應前后統(tǒng)一使用一種書寫字體，不要有時用阿拉伯數(shù)字，有時又用小寫的漢字。 (2)繕印工作應注意的亊項 ①忠實于原稿 繕印文件必須以經(jīng)領導人簽發(fā)的定稿為依據(jù)，要忠實于原稿，不得隨意改動。因此，繕印工作必須認真、細致，保證質量。 經(jīng)過繕印的文件是發(fā)文處理的最后成品。三是登記要分類，不能不同種類的文件混合登記在一起。沒有領導簽發(fā)的不予登記，有不清楚之處要及時弄清。 (2)“一賬多文”式登讓簿 “一賬多文”式登記簿的主要項目包括文件號、文件標題、簽發(fā)人、擬稿部門、密級、總印數(shù)、分發(fā)情況、歸檔、余存、發(fā)出日期、封套號、備注等。是指文件發(fā)出的時間。是指所發(fā)文件裝封后在封皮上編的號。如發(fā)往單位很少，只在“發(fā)放范圍”一欄中注明即可。如該文按級限下發(fā)，可填作“發(fā)至級”。 ⑥“發(fā)放范圍”。 ⑤“密級”。 ④“擬稿部門”。要填寫姓名全稱，不要只填寫姓名或姓與職務的合稱。 ③“簽發(fā)人”。文件如有標題，可將標題直接填入，盡量不要簡化。是指所發(fā)文件的正式編號，每年從一號開始，按發(fā)文順序，依次編號。發(fā)文賬項目比較復雜，要準確掌握其含義和要求認真填寫。發(fā)往單位不多，如只報上級單位或發(fā)往某一單位時，只在發(fā)文簿目錄的發(fā)放范圍中標明即可。不經(jīng)常發(fā)給文件的單位，可留下空格隨時填寫。項目包括文件號、文件標題、簽發(fā)人、擬稿部門、密級、發(fā)文范圍、份數(shù)、登記日期、發(fā)出日期、封套號等。在簿式登記中，又有“ 一文一賬式”和“一賬多文式”之分。各單位可以根據(jù)自己的具體情況和工作習慣采用適當?shù)牡怯浶问健? 文件在簽發(fā)之后、發(fā)出之前必須進行登記，編發(fā)文號、記載發(fā)文范圍、印制數(shù)量、發(fā)出方法等，對有些不需編正式文號的文，也應予以登記，以備查找。已 經(jīng)正式發(fā)布的文件，日后又重新修改時，須保留原來的定稿，不可將原來的定稿作為草稿而在上面修改。定稿是文件的標準稿本，是進行發(fā)文登記和繕印的依據(jù)。 ⑥除非特別緊急，領導人一般不要接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公部門核稿并提出送審意見的文稿。修改意見要寫在裝訂線的右側，簽發(fā)位置應在規(guī)定的范圍內(nèi)。因此，一定要簽署自己的姓名。 ④不能用畫圈代替簽發(fā)意見，即使“請閱后發(fā)”的文稿也不能僅僅畫個圈。如果認為文稿尚需其他領導人或主要領導人一閱時，還應注明“請閱后發(fā)”。一般要在分文稿頭紙“簽發(fā)”一欄簽署“發(fā)”、“同意”、“速印發(fā)”、“限日內(nèi)發(fā)出”等字樣，并寫上自己的姓名全稱和年月日，以示負責。 (2)策發(fā)注意亊項 領導人簽發(fā)公文應注意以下幾點： ①簽發(fā)人對文件負有完全的責 任，因此，必須對文稿從內(nèi)容到文字進行嚴格的審核和修改，確保準確無誤。文件經(jīng)過領導人核準簽發(fā)后即已生效，簽發(fā)人對文件負有完全責任。 (1)什舉是策發(fā) 簽發(fā)是指領導人對擬以本單位或本部門名義發(fā)出的文件送審稿簽署表示核準的意見。同時，附送原件和重要的征求意見清樣稿。 送審又稱呈批，即將經(jīng)過認真審核確認無誤的文稿報送有關領導審批簽發(fā)。檢查的內(nèi)容除文字外，還包括版面設計、紙張、印刷質量、裝訂質量等。我國已出版 了含十萬條主題詞的《詞語主題詞表》。主題詞是為了計算機存儲和檢索方便而設的。但是必須注意，未經(jīng)領導批準，不得擅自處理。遇到這種情況，辦公部門應及時將有關情況向領導反映，大膽而審慎地提出建議，在征得領導同意后，細心而負責地彌補漏誤。變動較大之處還應向領導匯報。領導修改、增刪之處，文字是否順暢，上下是否銜接，語法是否嚴謹，標點是否妥當，作為擔負文稿審核工作的秘書部門，應當再“過一過”、“順一順”，需要調整的做些調整，需要加工潤色的作些加工潤色。因為一些領導在審批文稿時，多注意文稿的內(nèi)容，修改、增刪之處，多屬于內(nèi)容方面的問題。公文中應用法定計量單位。 公文結構、格式一般要由核稿人核準。 公文標題一定要簡要、準確，使人一目了然，要符合規(guī)范。初步閱覽如果發(fā)現(xiàn)問題較多需要會稿時，再約集有關人員會稿，認為沒必要會稿時，便可開始審稿。遇到不懂的地方或者有疑問 的地方，先在文稿旁邊用鉛筆輕輕做個記號，待正式審核后，一并提出查詢。按程度核稿，可以減少遺漏，因而可以最大限度地糾正文稿中的不足。核稿工作一般由專人負責。核稿工作的目的是保證文件的質量，節(jié)省領導在審閱、修改文件時花費的時間和精力。核稿工作其實在擬稿之后就已開始，文件草稿每經(jīng)一次負責人審閱，都是一次核稿。 總之，主辦部門要把會簽工作做得妥貼無誤后，再送單位辦公部門核稿、送審。如有不同意見，是打印稿的，可在打印稿上修改，經(jīng)領導人簽注意見退回；是原稿的，一般不在原稿上修改，可另紙寫出修改意見，經(jīng)領導人簽字退回。 ②修改意見、迅速反饋 有關部門接到會簽文稿后或參加協(xié)商會時，應積極、認真地研究，提出修改意見，迅速反饋給主辦部門。 (2)會策工作環(huán)節(jié) 會簽工作的基本要求是迅速、及時。這一過程，叫會簽。簽收的程序和要求與收文處理工作中簽收工作大體一致，應該認真、細致地做好。不寫不規(guī)范的字。 ⑥用詞要準確、規(guī)范。在同一公文中，數(shù)字的使用應前后一致。時間應寫具體的年月日。 ②情況要確定，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精煉，書寫要工整，標點要準確，篇幅要力求簡短。 (2)擬稿的注意亊項 擬稿是發(fā)文處理的第一道程序，是關系文件質量的基礎工作，必須十分認真、細致，決不可粗 心大意、草率行事。初稿或草稿供作修改、討論和審閱用，不具有任何法定效力。發(fā)放階段包括登記、編號、分裝、抄送等四項工作，也就是秘書部門從文件登記到發(fā)出的過程。 四、發(fā)文處理程序 發(fā)文處理的程序，可劃分為兩個階段：一是成文階段；二是發(fā)放 階段。發(fā)文處理的任務就是完成文件從擬稿到送出的全過程的處理工作。行文應注意：本著精簡文件的原則，嚴格控制發(fā)文數(shù)量范圍，可發(fā)可不發(fā)的不發(fā)；除特殊情況外，一般不越級行文；不 相隸屬單位，不應以隸屬關系行文；不要重復行文；行文應有主次，注意分清主送與抄送單位；聯(lián)合行文的單位應是同級單位。 事、行文 以通報情況、請示問題、商洽事務等為目的的文字往來過程稱為行文。從這層意義上講，收文處理的最終結果也是發(fā)文。 第二節(jié) 發(fā)文管理 一、發(fā)文 發(fā)文是本單位向外發(fā)出的包括單位制發(fā)和翻印、復印轉發(fā)的公務文件和材料。 (4)對傳閱件，要在傳閱完畢后及時收存。 (3)領導有重要批示的文件，如能夠復印的，可將 原件存留，復印件送給閱知部門或閱知人。 來文收集工作的方法，通常有以下幾種： (1)來文份數(shù)較多的，在處理的同時留足歸檔的份數(shù)。收集是為立卷工作做準備，是文書立卷歸檔的基礎。 辦復無論采用哪種形式，都要將答復意見和辦復情況在《文件處理單》上注明，并在《文件催辦登記簿》上作記載，備查用。 (5)統(tǒng)籌安掋 有些請示性文件，不能來一件復一件，需要從整個地區(qū)或部門的全局進行統(tǒng)籌考慮。必要時，要形成會談紀要，作為結案的依據(jù)。這時就可以將領導的批示直接復印后發(fā)送來文機關，以減少程序，提高辦事效率。記錄要包括時間、方式、受話人、處理意見四個方面，以備查考?？陬^方式，有的用電話，有的用面談。這種情況不多，必須有領導授權方可。另一種情況是以職能部門的名義行文。 辦復的形式，可根據(jù)需要確定，一般有如下幾種： (1)函復 函復即用行文的形式答復。它體現(xiàn)了收文處理過程的最終結果。注辦是為以后的收集歸卷工作做準備，以便于日后檢索和利用。 所謂“注辦”，就是承辦人員把文件的處理結果在文件的適當位置 (比如在文尾或公文處理單上 )作簡要注明。這樣的文件不能經(jīng)過一次承辦就歸卷或 中斷承辦工作，以免積壓誤事。 比如，有時下級請示的問題，本級解決不了，還需要轉報上級批準或答復；上級來文要求報送的情況和材料，還需向下級要情況，然后匯總上報。為提高辦理的速度和質量，一般應落實責任到人，這樣也便于催查和考核。一般可分為“正在辦理”、“等待辦理”、“需要請示”、“等 待答復”等幾部分，以免混亂積壓。對所有的承辦文件，都要有個答復，即使不能辦理的也要向交辦部門說明情況。對需要幾個部門聯(lián)合辦理的文件，主辦部門要主動牽頭，協(xié)辦部門要積極配合，抓緊辦理，不能互相推諉，久拖不決。 收到承辦文件，要及時處理，急件要當即辦理。承辦的結果一般填寫在《文件承辦單》上，或另寫一份材料附在承辦文件上 (注明承辦部門 和承辦人 )。如有分歧，應報送領導裁決，或按領導意見再次會商，取得處理結果。未經(jīng)領導批辦的公文，可以遵循有關的方針、政策的精神、有關規(guī)定或慣例等，酌情辦理。 (2)在仔細研究來文內(nèi)容、要求和領導批辦意見的基礎上，認真辦理。 ①弄清是否屬于自己主管業(yè)務范圍的問題 如果不屬于自己承辦范圍，應及時退回交辦單位，并說明應由何部門何人主管等情況。因此，辦公部門要重視這項工作，承辦部門要做好這項工作。 事十、承辦 承辦，是指單位有關部門或有關人員對應辦復的文件根據(jù)領導批辦意見進行具體辦理的工作，是文件處理中的關鍵環(huán)節(jié)，是具體解決問題的階段。對尚未辦完的文件，要加強催辦，并將催辦檢查情況及存在的問題向主管領導匯報。對于有時限要求的文件，要在登記簿備注欄里做明顯標記，以便及時催辦?！洞咿k文件登記簿》的項目包括收文號、收到時間、來文單位、來文號、文件標題、份數(shù)、主辦單位、批辦意見、領導批示、承 (催 )辦情況、備注等。 (3)催辦文件要有登讓 辦公部門對需要催辦的文件應當單獨進行登記，通過登記，做到心中有數(shù)，翻開登記，一目了然，便于催辦，避免遺忘。承辦部門也要按時限要求抓緊辦理。一般說，緊急件要在當日內(nèi)辦理完畢，一般件也不能超過一周。 (2)健全催辦工作制廟 要建立健全催辦工作制度，落實責任制，從制度上保證催辦工作的順利進行，做到逐級負責，事事有人管，件件有人辦，使催辦工作落到實處。 搞好催辦工作直接關系到加快文件處理速度，提高工作效率。 (4)請承辦部門來人匯報 對于一些重要而又緊急的文件，單位領導要直接聽取承辦情況時，辦公部門可請承辦部門派人來匯報。所以，這種辦法能提高文件辦理效率。 (3)登門催辦 登門催辦就是 負責催辦的秘書人員親自到承辦部門面對面了解和詢問文件的承辦情況，督促盡快辦理。承辦部門接到《催辦卡片》后，要將辦理情況和結果填寫在《催辦卡片》上，退給催辦部門。辦公部門使用《催辦卡片》時可一式兩份，一份發(fā)給承辦部門，一份留做備查。發(fā)函催辦一般多使用《催辦卡片》。 (1)電話催辦 電話催辦比較簡便易行，就是由負責催辦的秘書人員直接打電話給承辦部門或承辦人，詢問了解文件承辦的情況，并將什么時間打的電話，受話人是誰，辦理情況等記錄在催辦登記上，以便下次催辦或銷辦。 文件處理工作中的催辦工作包括兩個方面：一是對內(nèi)催辦，就是對本單位內(nèi)部文件的情況進行督促催辦；二是對外催辦，就是對本單位發(fā)往其他單位并需回復的文件進行催辦。 (2)所屬部門及下級單位主送本單位的請示及其他需要辦理的文件。 十九、催辦 文件處理過程中的催