【正文】 45 商務(wù)運(yùn)作流程圖 請(qǐng)購(gòu)需求 稽核、付款 繳 庫(kù) 訂 發(fā) 單 通 貨 知 。 持續(xù)優(yōu)化公司商務(wù)流程。 盡可能地為銷售部門提供所需要的信息和資料，并為之服務(wù)。 商務(wù)活動(dòng)的費(fèi)用申請(qǐng)與采購(gòu)產(chǎn)品的付款事宜。 盡可能地爭(zhēng)取長(zhǎng)時(shí)間的帳期和廠商的信貸支持。 建立與評(píng)定合格的的供應(yīng)商，并與之保持良好的合作伙伴關(guān)系。 商務(wù)職責(zé) 首先是對(duì)供應(yīng)商的了解和評(píng)估，然后是接受請(qǐng)購(gòu)單的詢價(jià)，一直延續(xù)至訂購(gòu)貨物 完畢后，對(duì)采購(gòu)的所有商品提供完善的售后服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)商務(wù)活動(dòng)的整體化。 招標(biāo)信息的采集，以網(wǎng)絡(luò)收索與電話 聯(lián)系為主，直接拜訪為輔。 ? 產(chǎn)品質(zhì)量?jī)?yōu)良，無(wú)假貨記錄； ? 良好的付款條件； ? 供貨及時(shí)，提供良好及時(shí)的售后服務(wù)。 一、商務(wù)流程 填寫請(qǐng)購(gòu)單（詳見附件十八），并注明所 有要求；由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，交商務(wù)處理； 商務(wù)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單及合同之內(nèi)容，由物流確認(rèn)庫(kù)內(nèi)無(wú)庫(kù)存后，聯(lián)系供應(yīng)商，通過報(bào) 價(jià)、比價(jià)，確認(rèn)貨源、進(jìn)行價(jià)格和質(zhì)量的談判，直至購(gòu)入； 商務(wù)在本地采購(gòu)回的所有商品直接交與物流，并辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于外地采購(gòu)的 商品，商務(wù)將對(duì)方的發(fā)貨清單交給物流，由物流負(fù)責(zé)稽催工作； 物流通知請(qǐng)購(gòu)部門貨源到達(dá)情況，請(qǐng)購(gòu)部門辦理相關(guān)出庫(kù)手續(xù)； 商務(wù)對(duì)要付款的單位，提前辦理相關(guān)手續(xù)，周四前送達(dá)財(cái)務(wù)部報(bào)批。 ? 不斷改進(jìn)工作方式和工作內(nèi)容，提出可行的建議，做好公司內(nèi)部管理服務(wù)工作以支持銷售和其他部門。 ? 清潔衛(wèi)生 ? 開水 ? 中午工作餐 ? 空調(diào)和照明 ? 報(bào)刊訂閱，資料整理及歸納 ? 郵寄，提取包裹 ? 室內(nèi)綠色植物 ? 作好合同管理工作，所有合同均上機(jī)管 理。 保持公司優(yōu)美、整潔的環(huán)境。印刷名片，信封，信紙等。 負(fù)責(zé)考勤工作。 做好文檔管理工作，公司所有來(lái)文、文 件一律詳細(xì)登記各部門發(fā)往外地的文件、 發(fā)票等需掛號(hào)郵寄 。不屬歸檔范圍的材料經(jīng)過鑒別和部門經(jīng)理批準(zhǔn)，可予銷毀。 公文立卷 將處理完畢的具有參考和保存價(jià)值的文字材料，各部門按其在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷，集中保管。 ? 每日信件 (貨運(yùn)單、郵件 )到公司后，由行政部負(fù)責(zé)登記后交給相應(yīng)部門和個(gè)人簽收。 報(bào)刊、信件、郵件的管理 : ? 報(bào)刊訂閱在每年的年末由行政部列出清單 ,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一訂閱。 外來(lái)的文件由行政部專人負(fù)責(zé)簽收，并將諸如 收文名稱、編號(hào)、發(fā)文單位、收 文日期 等事項(xiàng)造冊(cè)登記。 經(jīng)簽發(fā)的文件原稿及打印稿一份合訂由行政部存檔。 ? 部門經(jīng)理出差，由總經(jīng)理審批，其他人員出差，由部門經(jīng)理審批。 病假在兩天以上需持縣級(jí)以上醫(yī)院出具的證明。 ? 員工因公出差，應(yīng)填寫出差申請(qǐng)單 ,由部門經(jīng)理審批，并于上班五日內(nèi)到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù) (附出差總結(jié)報(bào)告 )。如有特殊情況不能事先請(qǐng)假，員工在回公司后的當(dāng)天要補(bǔ)寫請(qǐng)假單。 ? 公司行政部門負(fù)責(zé)全公司的考勤檢查， 考勤員負(fù)責(zé)于每月 月底 將本部門考勤表 41 由部門 經(jīng)理 簽字后報(bào) 行政 審核，考勤員應(yīng)秉公辦事， 不 弄虛作假。出差的員工除外，但出差的員工需將自己出差的事實(shí)報(bào)行政部備案，以便于考勤統(tǒng)計(jì)。 ? 公司財(cái)物不能隨便亂放，重要文件及貴重物品必須鎖好。最后離開辦公室的員工負(fù)責(zé)鎖好門窗 及關(guān)閉電源（包括電腦）。 ? 消防培訓(xùn)由行政部負(fù)責(zé)。 安全管理 ? 由行政部負(fù)責(zé)公司的安全檢查工作。 ? 衛(wèi)生員負(fù)責(zé)整理好報(bào)紙，保持會(huì)議室桌面及地面的干凈整潔，飲水機(jī)箱內(nèi)的積水、煙灰缸內(nèi)的煙灰要及時(shí)清除。各產(chǎn)品資料由產(chǎn)品經(jīng)理和物流共同負(fù)責(zé) ,并整齊放置。 ? 個(gè)人辦公場(chǎng)所由使用人整理，各 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)督促所屬人員自覺維護(hù)公司環(huán)境。 一、 內(nèi)部環(huán)境 為營(yíng)造一個(gè)整潔、衛(wèi)生、文明、良好的工作環(huán)境，以及維護(hù)正常的工作秩序，確 保公司財(cái)產(chǎn)安全和員工在工作崗位上的安全，特制定以下制度： ? 保持室內(nèi)、外及桌面的整齊、清潔，不亂扔紙屑和煙頭，辦公區(qū)內(nèi)禁止吸煙。以后月份收回，利潤(rùn)歸部門，應(yīng)收款金額的 80%沖減當(dāng)月費(fèi)用。 1呆賬：超過 3 個(gè)月的應(yīng)收款為呆賬。 客戶違反信貸額度和時(shí)間，若還要給客戶先發(fā)貨，則應(yīng)填寫申請(qǐng)單，由部門經(jīng)理或總經(jīng)理特批方可發(fā)貨。 信貸控制部門和項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)每日觀察哪些客戶的信貸時(shí)間將到或已到，電話、傳真或 Email 通知客戶盡快結(jié)款。 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時(shí)把對(duì)客戶的價(jià)格和最低限價(jià)（總經(jīng)理簽字）提前通知物流部門，任何情況 下（現(xiàn)款現(xiàn)結(jié)或信貸方式）價(jià)格低于限價(jià)，均不得出貨。若要改變，視同退貨、再出庫(kù)，應(yīng)由部門經(jīng)理說(shuō)明原因。 物流根據(jù)備案，在應(yīng)收款 ＜ 信貸金額和時(shí)間的前提下，憑客戶的訂單（或口頭通 知）及項(xiàng)目經(jīng)理簽字發(fā)貨。 將批準(zhǔn)后的信貸通知單交 物流。 部門經(jīng)理審批、承保，權(quán)限 10 萬(wàn)元內(nèi)。并填寫客戶資料及信貸登記表。在內(nèi)部公 司將根據(jù)當(dāng)時(shí)擁有的流動(dòng)資金和各部門的任務(wù)，在不同時(shí)期，制定不同時(shí)期的信貸制度。不能處理時(shí)，在市場(chǎng)上銷售所得計(jì)入所屬項(xiàng)目和部門收入。此規(guī)定 行政部、財(cái)務(wù)部須有備案。 管必須對(duì)所有禮品和獎(jiǎng)品進(jìn)行詳細(xì)登記，注明時(shí)間、來(lái)源、規(guī)格型號(hào)、發(fā)往地點(diǎn)、批準(zhǔn)人、領(lǐng)取人等。 價(jià)值大于 200 元人民幣的禮品或獎(jiǎng)品的出庫(kù)和發(fā)放，需由財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字方可出庫(kù)；價(jià)值小于 200 元人民幣的禮品或獎(jiǎng)品由授權(quán)出庫(kù)人員簽字既可 。所有禮品或獎(jiǎng)品不得未辦入庫(kù)，直接送客戶，必須先辦理入庫(kù)或造冊(cè)手續(xù)（含辦公用品），再辦理領(lǐng)出和出庫(kù)手續(xù)。 37 禮品、獎(jiǎng)品及辦公用品管理 禮品含零成本出庫(kù)的非消耗品。非人為損壞的，報(bào)行政部查核，并安排維修或報(bào)損事項(xiàng)，行政部必須及時(shí)處理；若為人為因素?fù)p壞，則按折舊后的 60%賠償或賠償維修費(fèi)的 60%；遺失則按折舊后的 90%賠償。對(duì)采購(gòu)的固定資產(chǎn)和低值易耗品均應(yīng)由庫(kù)管登記后方可由部門 經(jīng)理領(lǐng)出，并由庫(kù)管在發(fā)票背面簽字，方可報(bào)銷 固定資產(chǎn)、低值易耗品，必須先辦理入庫(kù)造冊(cè)手續(xù)，再辦理領(lǐng)用手續(xù)。 36 固定資產(chǎn)與低值易耗品管理 概念：根據(jù)單位實(shí)際情況和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，價(jià)值 1000 元 以上或使用時(shí)間較長(zhǎng)（一 般５年以上），為固定資產(chǎn)，其他則為低值易耗品。 對(duì)直接用戶在 10 萬(wàn)以內(nèi)根據(jù)合同由部門經(jīng)理簽字，財(cái)務(wù)核對(duì)，庫(kù)管見到上述簽字后方可發(fā)貨。 ，應(yīng)收賬款登記，并及時(shí)通知部門； ? 部門開出庫(kù)單、送 貨單等，并負(fù)責(zé)按期收回款項(xiàng)。以后月份銷售出去，按銷售成本的 80%沖減當(dāng)月費(fèi)用。 ? 維修商品每三個(gè)月由庫(kù)管和責(zé)任人與維修部核對(duì)，并交一份由維修部簽字確認(rèn)的傳真件到財(cái)務(wù)部。 6．出庫(kù)：庫(kù)管員對(duì)出庫(kù)手續(xù)審核后，將商品出庫(kù)、送貨和發(fā)貨，并負(fù)責(zé)其時(shí)間性和安全性。其中記帳聯(lián)對(duì)應(yīng)應(yīng)開發(fā)票，結(jié)算聯(lián)對(duì)應(yīng)成本核算。 并報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字。由交 /提貨部門填寫并簽字。 ? 維修出庫(kù)：對(duì)應(yīng)維修入庫(kù)，并詳細(xì)登記； 維修商品也開出庫(kù)單，但應(yīng)詳細(xì)記錄有關(guān)維修情況。對(duì)個(gè)別客戶需試用和演示的商品需由部門提出申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借條出庫(kù)。 ? 借 條出庫(kù)：借條（大廳見實(shí)物或時(shí)間在一個(gè)星期內(nèi)）； 營(yíng)業(yè)大廳出樣。合同收款期到 3 天后，仍未能收回款項(xiàng)的，部門經(jīng)理書面說(shuō)明理由報(bào)財(cái)務(wù)部，否則拒絕下次出貨。 ? 信貸出庫(kù)： (財(cái)務(wù)有相關(guān)資料備案 )。 4．出庫(kù)的形式： ? 正常出庫(kù)：商品發(fā)出前由庫(kù)管員，商品所屬部門共同清點(diǎn)，同時(shí)經(jīng)辦人員辦理出庫(kù)單。如有不符，應(yīng)由出納，庫(kù)房、商務(wù)、商品歸口部門經(jīng)理共同解決。 3．入庫(kù)單：入庫(kù)單由商務(wù)開出，庫(kù)房，授權(quán)人員簽字必不可少，并與相應(yīng)發(fā)票一一對(duì)應(yīng)。 ? 維修入庫(kù)：維修商品也開入庫(kù)單，但應(yīng)詳細(xì)記錄有關(guān) 維修情況。商品到達(dá)后，應(yīng)立即辦理入庫(kù)手續(xù)，如在下班后或休息日到貨須入庫(kù)的，最遲須 在次日上班后辦理。 34 商品管理 1. 到貨和提貨：接到到貨通知單后（包括傳真、鐵路包裹票、公路運(yùn)單、民航 /中鐵快運(yùn)電話通知及領(lǐng)貨單、特快專遞、郵政快件、包裹票等）指定受理人管理。 6. 負(fù)責(zé)建立禮品、辦公用品、易耗品的登記領(lǐng)用帳本。并交一份超出三個(gè)月（和六個(gè)月）的庫(kù)存詳細(xì)資料。 3. 每天上班后 15 分鐘以前作好庫(kù)存報(bào)表（含維修 ），當(dāng)天出庫(kù)，需當(dāng)天認(rèn)真仔細(xì)登記存貨分類帳。 ? 當(dāng)需要維修出庫(kù)時(shí)，應(yīng)注明維修入庫(kù)單號(hào)碼，造冊(cè)登記并由銷售部門簽字以備查。 ? 若銷售部門須借用商品時(shí)，憑借據(jù)（統(tǒng)一收據(jù)由公司授權(quán)人員簽字）發(fā)貨，將第二聯(lián)交銷售部門，當(dāng)商品返回時(shí)，憑此聯(lián) 辦理消據(jù)手續(xù)，并在備注欄注明實(shí)際還貨日期；若有銷售，立即辦理消據(jù)手續(xù)，補(bǔ)辦出庫(kù)手續(xù)。注意保留發(fā)貨記錄（憑此記錄結(jié)算運(yùn)輸費(fèi)），若有購(gòu)貨合同，合同主聯(lián)返回銷售部門，付聯(lián)送至商品會(huì)計(jì)，建立發(fā)貨登記本，注明商品名稱，型號(hào)、數(shù)量。 ? 對(duì)維修入庫(kù)要詳細(xì)注明送去維修的時(shí)間和單位，產(chǎn)權(quán)所有者，并在維修本上登記。 ? 入庫(kù)單（四聯(lián)）要求認(rèn)真填寫日期、來(lái)源、名稱、規(guī)格、數(shù)量，見授權(quán)人員簽字后，將商品入庫(kù)，并在入庫(kù)單上簽字 。 33 庫(kù)管員職責(zé) 1. 組織收貨： ? 收到到貨通知單（包括傳真件、鐵路包裹單、公路運(yùn)單、民航、中鐵快運(yùn)電話通知及領(lǐng)貨單等）立即組織人員提貨，并做好接收商品的準(zhǔn)備。蓋章一律登記。合同章、公章不得帶出，若需 帶出辦事，必須經(jīng)公司總經(jīng)理特批。特別是對(duì)到期未能收回款項(xiàng)的合同，要及時(shí)提醒部門經(jīng)理，三天內(nèi)仍未能收回款的，部門經(jīng)理應(yīng)對(duì)此作出解釋并備案。如： 2020 年 1 月第三份合同，則編號(hào)為 0202003 號(hào)，由合同管理員統(tǒng)一編號(hào)。 3. 公司對(duì)外簽訂的 各種協(xié)議書及以超過 10 萬(wàn)元人民幣的合同等需經(jīng)總經(jīng)理同意后，方可蓋公司印章，其余經(jīng)部門經(jīng)理同意，財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后即可蓋章。 2. 公司的印章由財(cái)務(wù)部管理，專人保管并對(duì)加 蓋 公章的文件登記 在案 。 8. 所有票據(jù)，領(lǐng)用人簽字后，要妥善保管，保證票據(jù)的安全，否則后果自負(fù)。 6. 銷售部門應(yīng)在收到貨款后（包括現(xiàn)金、轉(zhuǎn)支、匯票、期票等）后，立即送至財(cái)務(wù)部，收款人應(yīng)詳細(xì)登記，經(jīng)雙方簽字確 認(rèn)后，方可離開；若收款人未簽字，所造成的損失，一律由銷售部門負(fù)責(zé)。如出現(xiàn)意外情況，須立刻通報(bào)財(cái)務(wù)部門并向公司匯報(bào)。發(fā)票內(nèi)容須與出庫(kù)單一一對(duì)應(yīng)，特殊情況須財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后再行處理。領(lǐng)取支票、匯票需領(lǐng)用人簽字。按流程簽字批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門辦理。 出差住宿標(biāo)準(zhǔn) 出 差 地 區(qū) 住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 地 區(qū) 類 別 出 差 地 區(qū) 第一類 省會(huì)城市及以上（含寧波、溫州市） 150 第二類 外省市及以上 150 第三類 其他地區(qū) 100 29 票據(jù)管理制度 1. 票據(jù)主要指：電匯、支票、匯票、發(fā)票和合同（含同等效力者）。 雜費(fèi)：行李費(fèi)、郵電費(fèi)等其他費(fèi)用 三、 差旅費(fèi)報(bào)支程序： 出差，必須事先填出差申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字、財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后到財(cái)務(wù)借款，借款金額超過 2020 元的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。 住宿費(fèi)：每日住宿費(fèi)應(yīng)在公司規(guī)定限額內(nèi)依據(jù)報(bào)銷。軟臥、飛機(jī)需事先申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可乘坐。員工報(bào)銷差旅費(fèi)，實(shí)行限額報(bào)銷。 27 差旅費(fèi)報(bào)銷管理暫行辦法 一、 公司員工因工作需要離開上海市區(qū)（含郊區(qū)鎮(zhèn)），均按出差預(yù)支差旅費(fèi)，并按本辦法辦理 。 所有的士費(fèi)一律需注明時(shí)間地點(diǎn)。 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各事業(yè)部總監(jiān)及技術(shù)部經(jīng)理、公司財(cái)務(wù)、行政等非營(yíng)銷人員如需報(bào)銷交通費(fèi)須經(jīng)總經(jīng)理核批，否則一律不予報(bào)銷。任何人不得挪用公款，一旦發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理。 收款： ? 所有貨款、訂金等必須打入公司指定的銀行和卡號(hào)上。 ? 統(tǒng)一借款，一張借據(jù)一次性歸還。 ? 部門經(jīng)理應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收回借款。出納人員要按規(guī)定的開支標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格審查有關(guān)支出。 借款規(guī)定 : ? 個(gè)