word-20xx22個(gè)最經(jīng)典的小技巧(參考版)
2025-04-05 12:47本頁(yè)面
【正文】 利用郵件合并功能，實(shí)現(xiàn)批量處理含有數(shù)據(jù)的文本資料： 我們?cè)谔幚硇藕?、通知、詢證函、審計(jì)日記、審計(jì)工作底稿等，其格式基本一致，但具體內(nèi)容及對(duì)象都不同，如果每次都一個(gè)一個(gè)的錄入打印，使得基本相似的文本格式都在重復(fù)輸入，如何利用己有的數(shù)據(jù)資源，使這類重復(fù)勞動(dòng)變成一件輕松的事情，用郵件合并來解決，主要是利用Excel的數(shù)據(jù)資料，在 Word中設(shè)置需要輸入的位置后，可自動(dòng)生成，具體方法可在Word的幫助文件學(xué)習(xí)。同理在Excel中也可加載上一些Word文件。方法：光標(biāo)移至己打開的Word文件的最后，打開插入對(duì)象由文件創(chuàng)建，在文件名右側(cè)瀏覽選擇你需要插入的文件，然后在顯示為圖標(biāo)上打勾就行了。第二步打開全部圖片，然后一張一張的裁切復(fù)制打開Word文檔粘貼，第三步在 Word中從工具中打開圖片格式，對(duì)每張圖片的大小、對(duì)比度、黑白等調(diào)整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁(yè)或幾頁(yè)上，然后對(duì)需作為審計(jì)證據(jù)的圖片一次性打印出來，這一方面節(jié)約了紙張，另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子文檔。其實(shí)Office2000中就有很實(shí)用的圖片處理軟件MicrosoftPhotoEditor，結(jié)合 Word，你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了。如何處理?先選擇區(qū)域，再選擇一下字體宋體，再選擇段落縮進(jìn)與間距特殊格式 首行縮進(jìn)，再選擇度量值便會(huì)出現(xiàn)縮進(jìn)兩個(gè)字符了，一下，以后你就不用再考慮應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了。不過你采用插入對(duì)齊方式頁(yè)碼內(nèi)側(cè)功能后，只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐頁(yè)，然后將紙反過來再打⒉⒋⒍⒏⒑ 頁(yè)，這樣處理后頁(yè)碼自然對(duì)齊了?？傊锰鎿Q的方法來刪除空行時(shí)，要靈活對(duì)待查找的內(nèi)容，不然可換不了啊?！ 〈藭r(shí)如果上面的方法去不了空行，那你需要細(xì)心看一下?lián)Q行段落標(biāo)記，是自動(dòng)換行(頁(yè)面行末顯示的符號(hào)是?)，還是手動(dòng)換行(頁(yè)面行末顯示的符號(hào)是)，前面去空行的是自動(dòng)換行符?！ 〈蜷_編輯替換，把光標(biāo)定位在查找內(nèi)容輸入框中，單擊高級(jí)按鈕，選擇特殊字符中的段落標(biāo)記(P)兩次，在輸入框中會(huì)顯示^P^P，然后在替換為輸入框中用上面的方法插入一個(gè)段落標(biāo)記(P)(一個(gè)^P)，再按下全部替換按鈕。試一下，在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文字，換行，至第二頁(yè)，是不是自動(dòng)滿頁(yè)顯示?此功能在處理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中，你需要在Word表格中連續(xù)輸入需要每頁(yè)有文本標(biāo)題顯示的、同時(shí)在次頁(yè)需要滿頁(yè)顯時(shí)就起作用了。如果你用一下Word中的表格標(biāo)題行重復(fù)，就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。我們按了一下Ctrl+Z，剛好取消了第二個(gè)動(dòng)作，系統(tǒng)只做一個(gè)動(dòng)作，而沒有做自動(dòng)編號(hào)，所以在此以后的動(dòng)作中，系統(tǒng)不再使用自動(dòng)編號(hào)功能下的自動(dòng)更正(即自動(dòng)更正為自動(dòng)編號(hào)形式)，你可以按你的需要編制段落標(biāo)
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