【正文】 公司檔案管理流程方法第一條管理部門文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存印本。 銷毀：A．流程：圖書檔案室檔案復(fù)查結(jié)果上報圖書檔案室檔案員將確員每兩年對已到人力資源部經(jīng)認銷毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷毀清冊》上，資料進行復(fù)查并組織銷毀。B．開展查借服務(wù)： a．借閱：a）公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還；歸還時，管理人員必須當面清點檔案頁數(shù)，之后再入庫；b）非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱；c）借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記；不得撕去檔案內(nèi)頁；d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。 保管： ：、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關(guān)的物品，不從事與庫房管理無關(guān)的活動；庫內(nèi)檔案必須按順號上架，不得錯架、亂架； ，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進庫的（如維修庫房 或設(shè)備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效；，務(wù)必使溫度保持在 140C200C，相對濕度 5065；，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進行翻動；，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生；，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；。作卷內(nèi)目錄，組成案卷。a）總經(jīng)理室：會議紀要、董事會文件、訴訟文書、項目策劃與計劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等）、內(nèi)部刊物等；c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等）；其中前期文件由工程部負責(zé)收集，竣工圖由施工單位負責(zé)編制；文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等；d）財務(wù)計統(tǒng)部：財會檔案見第三層次文件《財務(wù)檔案管理程序》e）審計核算部：決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等；f）經(jīng)營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等；g）設(shè)計研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報告、方案設(shè)計圖紙和說明、擴初設(shè)計圖紙和說明、勘察設(shè)計報告及招標文件（標書、合同等）、工程設(shè)計概算說明、各項目往來文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設(shè)計圖紙和說明、設(shè)計變更、設(shè)計合同、外送文件、外來文件等。B．要求：，均需附上移交清單一式兩份；移交時，交接雙方據(jù)此進行清點簽收，并各自保存一份（移交清單即文件清單）。 具體管理： 立卷歸檔： A．流程：各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運轉(zhuǎn)情況，預(yù)計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評、辭職等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理，檔案室提供存放點。珠拉公司檔案管理程序：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補充。八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。四、借、查閱資料人員若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)管理人員同意方可復(fù)印；圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)管理人員同意并嚴格控制復(fù)印份數(shù)。第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負責(zé)解釋與修訂。第五十一條 公司貸款業(yè)務(wù)會計檔案管理同時適用本辦法和《貸款業(yè)務(wù)會計檔案管理暫行規(guī)定》。第四十七條 凡未及時歸檔、未及時備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和當事人的責(zé)任。以上核對每月進行一次。第二節(jié) 歸檔核對第四十三條 各部室檔案員應(yīng)對歸檔文件進行復(fù)核，保證每份文件字跡、印章清晰，內(nèi)容完整，無遺漏事項，三級簽字齊全。第四章 歸檔督辦與復(fù)核第一節(jié) 歸檔督辦第四十條 部室檔案員應(yīng)隨時提醒督促業(yè)務(wù)人員將辦理完畢的業(yè)務(wù)檔案進行收集、整理、歸檔。第三十七條 部室檔案利用應(yīng)填寫《檔案利用登記簿》，經(jīng)部室經(jīng)理批準后，方可查閱。由部室檔案管理員按公司規(guī)定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關(guān)部室及建立部室檔案。第三十四條 銷毀檔案時，要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司負責(zé)人指定專人負責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。第三十一條 外單位人員來公司查閱檔案時，必須持單位介紹信或司法機關(guān)證明，經(jīng)公司審批人批準后，由公司有關(guān)部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內(nèi)容。第二十八條 查閱密級檔案必須經(jīng)公司審批人批準，并嚴格限定查閱頁數(shù)、范圍。第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續(xù)，由經(jīng)辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權(quán)審批人批準后方可查閱。庫房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對濕度要控制在45%至60%之間。涉及到具體的業(yè)務(wù)文書，法律、行政法規(guī)有明確規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴格按照件號的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實體。編號項目：在文件首頁上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項目內(nèi)容填寫相關(guān)內(nèi)容，包括：收文日期、收文編號、全宗號、機構(gòu)或問題、保管期限、室編件號等。在分類方案的最低一級類目中按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。（三）文件分類歸檔文件的分類采用復(fù)式分類法，即保管期限——機構(gòu)（問題）分類法，先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按分類，再在下按機構(gòu)（問題）分類。（二）文件裝訂文件裝訂的目的在于從實體上最終確定“件”的形態(tài)，起到固定文件頁次、防止文件張頁丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。資金貸款成立檔案，由合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員進行整理。未達到歸檔要求的，公司檔案員有權(quán)拒絕接收，待整理合格后再接收。第十四條 經(jīng)辦人移交歸檔資料前應(yīng)對不符合要求的歸檔文件資料進行必要的修整，包括對破損文件進行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對過大的文件進行折疊等。第十條 歸檔資料產(chǎn)生部室對移交公司檔案室前歸檔資料的真實、完整、有效和保密負責(zé)。最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認為準。電子檔案：財會、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)年備份用的光盤、硬盤，于次月前5個工作日內(nèi)移交公司檔案室。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關(guān)考核部門。理財中心柜臺事中監(jiān)督員于營業(yè)次日9：00前將前一天發(fā)生的需交接的業(yè)務(wù)文書、單據(jù)憑證、報表等整理完畢后交接至合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員。貸款項目完全清退3個月內(nèi)，貸款財務(wù)部應(yīng)將以下資料歸檔：貸款項目原始憑證與記賬憑證、貸款項目科目余額表、貸款項目明細分類賬、貸款項目資產(chǎn)負債表、貸款項目利潤及利潤分配表、貸款項目收益情況表。貸款業(yè)務(wù)會計檔案，由貸款財務(wù)部負責(zé)立卷，貸款財務(wù)部內(nèi)部指定專人負責(zé)貸款業(yè)務(wù)會計檔案的日常管理工作，貸款財務(wù)部負責(zé)人對貸款業(yè)務(wù)會計檔案管理工作負責(zé)。收發(fā)文、總裁辦公會議記錄（紀要）、專業(yè)委員會會議記錄（紀要）等資料，秘書于次年3月31日前移交公司檔案室。公司檔案室保管的一級門類檔案分為文書檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔