【正文】 第六章 責(zé)任第二十一條 本制度適用于公司各子公司、各部門及各員工。第十七條 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。第十四條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。第十條 監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。根據(jù)下述分類方法分類。第三章 檔案的管理第八條 整理辦法：：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。第四條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管、分級查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。附件3人事檔案銷毀申請單此表單人事部門存檔。第七條 本規(guī)定由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未按要求提供相關(guān)人事檔案的，給予責(zé)任人100元的罰款；若經(jīng)多次催繳仍未上交的，給予責(zé)任人200元500元的罰款。電子檔案內(nèi)容要與第四條檔案材料保持一致。（2）檔案管理員要定期對檔案進(jìn)行檢查，防治霉變、蟲蛀，防火、防水、防盜。人事檔案的查（借）閱：（1）查（借）閱人事檔案須經(jīng)公司人力資源部/分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批后方可查（借）閱，特殊情況下須經(jīng)董事長審批。（3）離職申請、移交清單、解除勞動(dòng)關(guān)系證明、離職證明、補(bǔ)償金協(xié)議、其他補(bǔ)充協(xié)議等。（2）考核記錄表、考核成績、考核面談?dòng)涗?。?）培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議等。第四條 人事檔案的分類：入職檔案：（1）人員應(yīng)聘登記表、面試評價(jià)表、錄用審批表、招聘洽談?dòng)涗?、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、職稱證書復(fù)印件、體檢表、上單位解除勞動(dòng)關(guān)系證明、英語/計(jì)算機(jī)等級證書復(fù)印件、各類資格證書復(fù)印件等個(gè)人入職基本信息。第三條 職責(zé)：公司人事檔案管理部門歸口人力資源部，各煤業(yè)公司人事檔案管理部門歸口綜合辦公室，人事檔案管理須指定專人負(fù)責(zé)。、審核工作材料：干部人事檔案報(bào)送單；干部人事檔案有關(guān)情況說明等材料。（境）材料：因公出國（境）審批表，在國（境）外表現(xiàn)情況或鑒定等材料；外國永久居留證、港澳居民身份證等的復(fù)印件。、聘用材料：錄（聘）用審批（備案）表；選調(diào)生登記表及審批材料，選聘到村任職高校畢業(yè)生登記表；應(yīng)征入伍登記表，招工審批表；取消錄用、解聘材料。（2）中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書。：上級批復(fù)、審查（復(fù)查、甄別）結(jié)論、調(diào)查報(bào)告及主要依據(jù)與證明材料；本人對結(jié)論的意見、檢查交待或情況說明材料；撤銷原審查結(jié)論的材料；各類政審表。：為期兩個(gè)月以上的學(xué)員培訓(xùn)（學(xué)習(xí)、進(jìn)修）登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記（鑒定）表等材料。：領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人有關(guān)事項(xiàng)發(fā)生變化的報(bào)告表等材料。第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人力資源處保管，并設(shè)立專門的檔案柜存放，依離開時(shí)間的先后排序存放。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。借閱單位主管必須先填《人事檔案借閱單》，并經(jīng)人力資源處處長簽核，始得借閱，借閱單位持簽核的借閱單辦理人事檔案 — 2 — 的借閱登記手續(xù)。第十八條 做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。檔案庫房應(yīng)是堅(jiān)固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。第十四條 對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，建立各類檔案名冊。第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。具體收集歸檔范圍見附件。第二章 體制、任務(wù)和人事檔案干部第五條 人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。第二條 人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。（七）每季度必須做好定期對庫存的人事檔案進(jìn)行核對及檢查，并定期做 好歸檔材料的入卷工作，確保有效地保護(hù)和利用員工人事檔案。（三）每天上、下班要認(rèn)真對保管柜的安全和保密進(jìn)行檢查，及時(shí)做好防 范工作。第十九條 辦理公證所需要出具的各種證明，由檔案管理工作人員填寫并 加蓋“檔案證明專用章”，本人不得翻閱自己的檔案。第五章 人事檔案保密要求第十五條 檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行《保密法》和有關(guān)的保密制度，增強(qiáng)保密觀念，同一切失密、泄露現(xiàn)象做斗爭。第十四條 借用規(guī)定（一）員工檔案一般不外借。轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知”的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封。接待閱檔時(shí)，須將案卷先清點(diǎn)后再交給閱檔人員，收回時(shí)應(yīng)清點(diǎn)后再入庫歸位。材料由使用單位妥善保存、用畢自行銷毀。查閱人員必須是中共黨員，并填寫好《查閱員工檔案審批表》及登記表。每年整理檔案及裝訂一次，不得存在有檔案未整理、未裝訂的現(xiàn)象。（三）不得擅自處理或銷毀檔案材料。（六）積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案工作的有關(guān)法規(guī)及業(yè)務(wù)知識，不斷提高檔案管理工作水平。（二）認(rèn)真執(zhí)行中組部關(guān)于人事檔案工作的政策和法規(guī)，制定和不斷完善本公司員工人事檔案工作的各項(xiàng)管理制度。第九條 負(fù)責(zé)人力資源部工作的部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)（一）組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，認(rèn)真執(zhí)行公司員工人事檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本部門的議事日程。（五）員工人事檔案材料的載體，一般應(yīng)使用16開規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2—，文字須是打印、鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。第七條 歸檔要求（一）收集的材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整齊全、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備，需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案。第六條 收集方法（一）為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要，要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集員工任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料，充實(shí)檔案的內(nèi)容。（十四）辦理出國（出境）審批工作中形成的有關(guān)材料：因公出國（出境）審批表、備案表；因私出國（出境）審批表等材料。