【正文】 檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基 礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當符合本規(guī)定第五章要求。 第二十一條檔案庫房應(yīng)當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設(shè)施，可以選擇設(shè)置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。保存重要檔案或具備條件的，應(yīng)當安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。檔 案庫房配備的檔案裝具應(yīng)當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施，不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。檔案庫房選址應(yīng)當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。檔案數(shù)量少于 2500卷 (或 25000 件 )的，檔案庫房面積按 15m 測算?？h級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。 第十三條檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當在離崗前辦好交接手續(xù)。社會化服務(wù)應(yīng)當符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》 (DA/T68)規(guī)定。 (八 )對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議 。 (四 )負責(zé)管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開工作 。縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數(shù)量的專 (兼 )職檔案工作人 員。經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構(gòu)，對相應(yīng)機關(guān)的檔案進行集中管理。 第二章機構(gòu)和人員 第七條機關(guān)應(yīng)當建立由分管檔案工作的單位負責(zé)人、辦公廳 (室 )(或承擔該職能的其他綜合辦事機構(gòu)，下同 )及相關(guān)部門負責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機制，協(xié)調(diào)處理本機關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項。 第五條機關(guān)的全部檔案應(yīng)當集中、統(tǒng)一管理。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案 工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。 第三條機關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。環(huán)境溫度選定在 17℃―20℃ ，相對濕度選定在35%―45% 。對破損、變質(zhì)的檔案要及時進行修補復(fù)制。在庫房內(nèi)嚴禁吸煙，確保庫房安全。 庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，并采取必要的預(yù)防措施和設(shè)置必要設(shè)備，確保檔案的安全。 各科室一般應(yīng)及時將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準確 、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中 。 局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負責(zé)收集全部應(yīng)歸檔文件、基建、聲像等材料。 凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應(yīng)當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。 歸檔文件目錄在歸檔完成后 1 個月內(nèi)報投資主體或母公司備案。沒有中文譯文的，譯出標題和目錄后歸檔。因故無原件的，將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔并作出說明。資本結(jié)構(gòu)或主營業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的，應(yīng)當及時修訂完善。 第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責(zé)任和義務(wù)。 (五 )組織檔案宣傳、培訓(xùn)、研究和業(yè)務(wù)交流工作 。 第九條境外檔案工作主要內(nèi)容： (一 )編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃 。國家商務(wù)主管部門、發(fā)展改革部門、國有資產(chǎn)監(jiān)督管理部門應(yīng)當將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項目管理內(nèi)容 。 第四條境外檔案工作應(yīng)當在遵循所在國家或地區(qū)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，本著有利于維護國家利益和企業(yè)合法權(quán)益、有利于工作、有利于、有利于應(yīng)對突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統(tǒng)和安全。國家檔案局將繼續(xù)組織宣貫活動，不斷加強監(jiān)督指導(dǎo)，采取有效措施引導(dǎo)提升各地區(qū)各部門機關(guān)檔案管理水平?！兑?guī)定》梳理借鑒數(shù)十個機關(guān)檔案工作參照的標準規(guī)范，對機關(guān)檔案門類劃分，檔案形成收集、整理歸檔、保管保護、鑒定銷毀、開發(fā)利用、統(tǒng)計移交等做出詳細規(guī)定，具備較強的實用性和操作性。一是普適性。第五章 “ 信息化建設(shè) ” ，明確了機關(guān)檔案信息化工作管理要求，對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子檔案的管理做出了詳細規(guī)定 。全文共 7 章 70 條，第一章 “ 總則 ” ，明確了《規(guī)定》制定的目的和依據(jù)，機關(guān)檔案定義，機關(guān)檔案工作的意義、體制和管理原則 。 （七）其他有關(guān)安全管理的情況。 （三）安全檢查、巡查記錄。 （五）各種安全設(shè)施、器材情況。安全基本情況應(yīng)包括以下內(nèi)容： （一）年度安全工作計劃、部署，各種 安全文件資料。 檔案管理各項規(guī)章制度篇 16 安全檔案的建立、完善和管理，是安全管理工作的重要組成部分。員工在工作中，由于工作表現(xiàn)及服務(wù)年限因素，其職務(wù)、級別與工資待遇等內(nèi)容會有變化，這種變動也體現(xiàn)了員工工作能力、工作表現(xiàn)、貢獻大小。員工出勤情況記錄是員工工作態(tài)度的反映側(cè)面，體現(xiàn)了員工對企業(yè)的忠誠和對工作的責(zé)任感 。公司實行制度化的評估工作，對員工工作表現(xiàn)定期定時進行考評。 第三條員工工作業(yè)績檔案的內(nèi)容，主要有以下幾個部分： 。 檔案管理各項規(guī)章制度篇 15 第一條要建立工作業(yè)績檔案，對各段時期的工作要有評價和考核，對其主要表現(xiàn)記入檔案。中層以上干部業(yè)務(wù)檔案、年度考核表由園長填寫。 ?？倓?wù)主任、保健醫(yī)、會計等分別負責(zé)相關(guān)部門檔案資料。 、全園性保教資料 。 六、非衛(wèi)生服務(wù)資料管理人員，不得隨意翻閱已經(jīng)建檔的各種資料。 二、健康檔案要集中檔案室保管，按行政村名和編號順序存放，檔案專柜存放，保持整潔、美觀和規(guī)范有序，逐漸實行計算機化管理。 健康監(jiān)護檔案為永久性保存的資料，要妥善保管，防止丟失。報單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，列入本單位年度經(jīng)費預(yù)算中，實施?？顚Ｓ?。 健康檢查結(jié)果要及時，如實地告知被檢查者本人。 在崗期間定期健康體檢發(fā)現(xiàn)有與從事的職業(yè)有關(guān)的健康損害的勞動者及職業(yè)禁忌癥患者時，要及時調(diào)離原工作崗位。 根據(jù)職業(yè)病危害因素的種類對在崗職工進行不定期健康體檢，并將體檢結(jié)果建檔保 存。 （二）校本培訓(xùn)教師個人檔案（或教師素質(zhì)提高評估手冊） 應(yīng)包括下列內(nèi)容： 教師個人校本培訓(xùn)申報計劃及所選課程菜單； 培訓(xùn)的過程記錄（教師參加培訓(xùn)的內(nèi)容、聽評課、主講研究課等情況記載）； 檔案管理 各項規(guī)章制度篇 12 辦公室負責(zé)本單位職工的職業(yè)健康檢查和職業(yè)病診療管理工作。學(xué)校應(yīng)根據(jù)實際情況建立安全工作計劃部署檔案、消防檔案、重點部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。 每部門的檔案應(yīng)做到條理清晰、分類明確、裝訂規(guī)范。 檔案管理各項規(guī)章制度篇 10 為規(guī)范學(xué)校的檔案管理和有效地使用檔案，特制定本檔案管理工作制度： 辦公室在學(xué)年之后裝訂好文件、通知檔案；年度考核之后的資料存檔；其它資料的存檔。庫房周圍要滅絕火源現(xiàn)象，庫內(nèi)嚴禁吸煙。 檔案管理各項規(guī)章制度篇 9 檔案資料是黨和國家的寶貴財富，為了做好檔案保管工作；防止檔案的損毀；延長檔案的壽命；維護檔案的完整與安全，特制定以下制度： 一、庫房內(nèi)的檔案資料，要按門類載體進行科學(xué)的分類、排列、編號，柜架排列有序。 失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。凡摘抄的有關(guān)檔案材料，用后一律交檔案室保存。但必須按期歸還。 檔案人員要熟悉家底，了解需求，掌握規(guī)律，做到主動、及時、準 確提供利用。 要堅持定期對檔案資料進行檢查、清理、核對工作，如發(fā)現(xiàn)問題，立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，對破損或褪變檔案應(yīng)及時進行搶救處理。 檔案庫房須安裝防盜門，防盜窗和雙保險鎖，庫房照明必須使用白熾燈。封面填寫要字跡工整清潔。歸檔的文件材料要字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果；發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件；來往文書應(yīng)有請示、批復(fù)；處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個人交待和處分結(jié)果。 學(xué)校檔案室的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年五月份進行立卷歸檔；教學(xué)、學(xué)籍檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔。 經(jīng)批準銷毀的檔案材料和不需要歸檔的材料，應(yīng)指定專人進行銷毀，不得當廢紙?zhí)幚?。銷毀時應(yīng)指定二人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，防止失密。 （七）、學(xué)校檔案的鑒定與銷毀。 外借檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復(fù)制。 文件材料歸檔后，檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要 的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。不準用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書寫，并拆除卷內(nèi)金屬物。 卷內(nèi)文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復(fù)在前，請求在后。后勤檔案和設(shè)備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設(shè)備、儀器安裝試用后立卷歸檔。 后勤檔案：是指學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。 文書檔案：是指學(xué)校黨、政、工、團（隊）在實際工作中形成的文件材料。 檔案管理各項規(guī)章制度篇 7 （一）、要明確一位副校長分管檔案工作，應(yīng)建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。 三、外單位借閱檔案資料，必須持借閱單位的介紹信，經(jīng)本校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，方可借閱，但一般不外借。 檔案管理各項規(guī)章制度篇 6 檔案是我校各項工作活動的歷史記錄，是當前和今后工作查考的重要依據(jù)，也是學(xué)校寶貴的文化財富。 七、變動保管期限，調(diào)整密級，銷毀過期檔案資料，都必須提出意見。 三、檔案人員要經(jīng)常檢查庫房，落實 “ 七防 ” 措施，確保檔案安全。 檔案管理各項規(guī)章制度篇 5 根據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的實際情況，制定本校檔案保管制度。 六、負責(zé)督促學(xué)生清掃教室和清潔區(qū)，檢查環(huán)境衛(wèi)生情況，開展衛(wèi)生評