【正文】 6Practical English Writings實(shí)用應(yīng)用文寫(xiě)作 Jessie Peng6) 體諒原則 一封有效的書(shū)信能給收信人以深刻印象和影響，要想達(dá)到此目的，就應(yīng)當(dāng)設(shè)身處地為收件人著想，考慮他的要求、希望和利益等。若其本人有職稱或頭銜時(shí)。 (封內(nèi)舉例）3. Addressing an Envelope (信封的寫(xiě)法)? 平頭式 和縮進(jìn)式2) 信封格式的一般規(guī)則? 收信人名稱和地址應(yīng)信函封內(nèi)名稱和地址完全一致，封內(nèi)地址的每一部分(尊稱、頭銜、工作部門(mén)、姓名、地址、郵編) 應(yīng)寫(xiě)在信封上。? Indented Style (縮進(jìn)式)傳統(tǒng)的縮進(jìn)式的特點(diǎn)：? 信頭、封內(nèi)地址在換行時(shí)，下一行要比上一行往右縮進(jìn)23個(gè)字母的位置；? 每一個(gè)段落開(kāi)始一行，一般都從左邊空白邊緣往右縮進(jìn)38個(gè)字母的位置；也可與稱呼的最后一個(gè)字母對(duì)齊，各段第一行往右縮進(jìn)時(shí)應(yīng)相互對(duì)齊；(3) 兩個(gè)段落之間一般不隔行，但也可隔12行；(4) 結(jié)尾敬語(yǔ)可正好居中，也可置于中間偏右，縮進(jìn)式不太便于打印，因此現(xiàn)代英語(yǔ)信函中不常用。(1) Copy to John Smith Copies to John Smith(2) cc: Mr. Bruce Warren cc Nancy Hill (兩人以上按姓名字母順序排列)? c/ c: Mr. Richard James13) Postscript (附言)除非確屬必要，最好不要用附言。表達(dá)方式如下：? Enclosures 3? Encl. 3 catalogues? Enc. 1 invoice? Encls: as stated12) Carbon Copy Notation (抄送) 當(dāng)把書(shū)信的副本寄給第三者時(shí)，要在左邊齊頭處寫(xiě)上有關(guān)副本的注明。216。假如稱呼中使用了收信人的名字（first name), 寫(xiě)信人也必須使用自己的名字來(lái)簽名，然后再在下面打上全名。 結(jié)尾敬語(yǔ)通常置于信函正文以下24行處。如：252。注意：避免使用分詞引導(dǎo)的結(jié)尾語(yǔ)，如Looking forward to your favorable reply. 常用的結(jié)尾語(yǔ)有：? We are awaiting your good news.? We look forward to your reply at your earliest convenience.? Please remember me to your family.? Should there be anything else we can do for you, please let us know.? We look forward to your confirmation at your earliest convenience.? 如果信函的正文很長(zhǎng)，需要續(xù)頁(yè)時(shí)，則需要注意以下細(xì)節(jié)：? 不能只將結(jié)尾敬語(yǔ)及以下各行移于續(xù)頁(yè)，至少要將信的正文最后一段的最后兩行移于續(xù)頁(yè)，最后一個(gè)詞不要使用連詞符號(hào)“ ” , 須將整詞留在上頁(yè)或移于續(xù)頁(yè)。引言為信函的第一句話或第一段。? 當(dāng)信函內(nèi)容比較復(fù)雜時(shí)。 若無(wú)經(jīng)辦人姓名，稱呼緊跟在封內(nèi)地址下24 行，左齊，后面常用逗號(hào)或冒號(hào)。? 半公半私信函可稱呼為Dear…, 以示熱情、友好。經(jīng)辦人姓名一般置于封內(nèi)地址和稱呼之間，可左齊，縮行，也可居中。l 如果不知道收信人姓名時(shí)，信函常寄給與討論的問(wèn)題有關(guān)的部門(mén)。如：Messrs. . Glover amp。l 封內(nèi)地址可采用齊頭式（block style），也可采用縮進(jìn)式（indented style）,齊頭式較為普遍，但采用縮進(jìn)式時(shí)，信函的其他部分也必須都采用縮進(jìn)式。（4）在年份前面必須用逗號(hào)隔開(kāi)，但在月份和日期之間不能用逗號(hào)隔開(kāi)。常見(jiàn)寫(xiě)法：May 4 (th) , 1998 美國(guó)式 4 (th) May, 1998 英國(guó)式寫(xiě)日期時(shí)務(wù)必注意以下各點(diǎn)：（1）年份必須用阿拉伯?dāng)?shù)字寫(xiě)全，不能用02代替2002。參考編號(hào)在縮行式打印的信函中常放在低于信頭一至兩格處，與寫(xiě)信日期同行；在齊頭式打印的信函中常置于寫(xiě)信日期之上，也可置于左下角低于署名兩行處。 大多數(shù)商業(yè)信函和官方公函的信頭一般采用社交信函的信頭，多數(shù)是專業(yè)設(shè)計(jì)的，且是已事先印制好的信頭（printed heading）,進(jìn)行聯(lián)系時(shí)最好使用印有本公司或單位信頭的信箋， 這樣做出于三個(gè)目的：美觀（appearance）、高效(efficiency)、標(biāo)準(zhǔn)化(standardization)。除此之外。p Public surveyor’s weight at the landing port to be final. 以卸貨港公證人的重量為最后依據(jù)。u 報(bào)盤(pán)術(shù)語(yǔ)u Price subject to change (alteration) with or without ，價(jià)格隨時(shí)變動(dòng)u Subject to our (final) (最后)確認(rèn)為準(zhǔn)。 DES (Delivered Ex Ship) 目的港船上交貨價(jià)161。 CIF (Cost, Insurance and Freight) 成本加保險(xiǎn)費(fèi)、運(yùn)費(fèi)價(jià)，或(目的港)到岸價(jià)161。 FCA (Free Carrier) 貨交承運(yùn)人161。(2) 以實(shí)事求是的態(tài)度表明你要說(shuō)的事，不要言過(guò)其實(shí)或者表達(dá)不夠充分。(c) All offers by telegram are open for five days. 所有電報(bào)開(kāi)盤(pán)五天內(nèi)有效。Revised: You require quick (prompt) delivery of your order. 貴方要求迅速交貨。 為保證商務(wù)應(yīng)用文的正確性，作者應(yīng)當(dāng)記住下列幾點(diǎn)：(1)選擇惟一準(zhǔn)確的事實(shí)、詞語(yǔ)和數(shù)據(jù)。(d) You order will be shipped in two weeks. (Positive) 貴方訂貨兩周內(nèi)裝船。 比較下列句子，看看哪一個(gè)更好些。(b) We know you have analyzed the matter from two viewpoints, but there is still one aspect which extremely important and which is worthy of being discussed by both of us. (Good)161。(b) I’m ve