【正文】 4盡量將無用的文件處理掉。4有效利用零星時間。4使授權成為一種工作風格和管理方式。4有書面日計劃、周計劃和月度計劃?！醪簧朴诶昧闼闀r間?！踅洺１浑娫挕⒉凰僦透蓴_，延誤工作，晚上加班干。在第三個階段，對良好習慣的意識，容易受到其它事情的干擾，從而導致對習慣的放棄。而在與內部的人溝通時，則很少有人注意到?！魧贤ㄋ璧臅r間進行預算。這個階段還沒有意識到已經有某種不良的習慣，也沒有意識到這個不良習慣給工作帶來的危害。職業(yè)經理要管理一批人，不良習慣不僅影響個人的工作效率，也會對下屬產生負面的影響?！拘牡皿w會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講總結】本講介紹如何運用“四象限”分析法對各項工作進行排序。【事例】肖經理一天的工作主要是接電話、輔導下屬工作、與財務經理談銷售費用的預算、與行政部門經理閑聊、向營銷總監(jiān)匯報工作、與人事經理談某下屬的獎金問題、撰寫招聘計劃等。由于對時間沒有計劃性，沒有按優(yōu)先原則排序，所以經常把一些緊急的事當成重要的事來處理，顛倒了主次。一般情況下，重要的事項都是可以在一定的時間內完成的，一般有較充足的時間安排，但是，由于每天忙于瑣碎事務，經常把重要的事擱置起來或認為還有時間，結果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻，不僅時間倉促，質量和效果也不能令人滿意。需要職業(yè)經理臨“急”不亂，能夠使顧客對你的解釋或處理結果接受和滿意?！八南笙蕖钡墓ぷ鞣诸愃械墓ぷ鞫技扔芯o急程度的不同，又有重要程度的不同。重要的工作需要花費較多的時間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費較少時間去做。有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優(yōu)先順序的原則，緊急的事排在前。第6講 第二象限工作法工作分類可以按兩種標準劃分，一是重要性，二是緊急性。按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項應為：圖62 “四象限”實例解析但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務水平是否降低？根據(jù)這兩個方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：圖61 四象限的工作分類顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后。有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面?！颈局v重點】四象限的工作分類第二象限工作法________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________（3）在突發(fā)性干擾中，最需要克服的是“突然約見”。每次不要多，但求找出干擾最大的因素，堅決克服掉。表56 干擾因素分析表姓名： 日期： 年 月 日分析哪些因素干擾了正常的時間安排，以便尋求治理的措施。（4）嚴格會議紀律。（2）職業(yè)經理自行主持召開的會議主要有“部門例會”、“業(yè)務總結會”、“專題討論會”等。4會議必要性評估。（5）特別注意對“重要”的工作事項進行分析。（2）統(tǒng)計“頻次”。表54 工作重要性分析表姓名： 日期： 年 月 日重要性工作事項非常重要(絕對要做)重要(應該做)不很重要(可做可不做)不重要(可不做)分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時。(5)除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項是否真的那么急。(1)統(tǒng)計你每日、每周、每月最緊急的是哪三項工作？(2)非常緊急的工作事項，如果頻繁發(fā)生，即應考慮授權式管理。即不同緊急程度的工作事項各占多少（每天或每周或每月）。在緊急性的四格中選擇“252。時間頻次表53 工作緊急性分析表姓名： 日期：年 月 日緊急性工作事項非常緊急(馬上要做)緊急(短時間內要做)不很緊急(可從長計議)不緊急(無時間要求)分析每天（每周、每月）的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序。只要下決心改正以上不足，你一定能在有限的時間里取得更高的效益。（1）你是否一到公司便列出當日工作安排？（2）你是否在固定的時間里處理往來函件，如上午或下午？（3）你是否將無用的文件處理掉，而不是機械地歸檔？（4）你是否能避免各種浪費時間與精力的“瑣事”？（5）你能使每項工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？（6）你能注意縮短用餐、飲茶時間嗎？（7）你只歡迎那些實在的、對公司有益的推銷員或顧問嗎？（8）你除非萬不得已才召開會議嗎？（9）你只參加那些對本部門的工作有直接影響的會議嗎？（10）你收到函件后是否閱后立即處理？（11）你阻止別人給你寄發(fā)各種無用資料嗎？（12）你閱讀報刊雜志時是否瀏覽大意后，再細讀重點章節(jié)？（13）你肯放手讓部下獨立工作嗎？能不頻繁檢查或干擾他們嗎？（14）你鼓勵部下遇到問題時開動腦筋，提出獨立見解嗎？（15）你手邊有重要工作處理時，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒絕嗎？（16）你能充分利用電話提高效率，不在工作時間煲“電話粥”嗎？（17）你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計劃？（18）你能充分利用電腦、復印機提高效率嗎？（19）當你遇到非得靠專門知識與經驗才能解決的問題時，你是否請教專家協(xié)助，而不是單槍匹馬地蠻干？（20）你在召開重要會議時是否吩咐秘書不轉電話，不會見未約來訪者？回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。（4）時間需要規(guī)劃規(guī)劃時間，以便使寶貴的、有限的時間用在可以產生最大收益的活動上。浪費的時間，無論如何也彌補不了。即銷售目標（年銷售額或年利潤額）與工作時間之比。即年薪（或年度人工成本總額）與工作時間之比。【自檢】分析一下自己的工作時間，你是如何處理職責和事務的？看看你對時間是如何控制的？________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________4不會說“不”，對隨機事件不加控制，浪費了許多時間。4對下屬工作不放心，替下屬做工作，結果整天都在處理事務性的工作。仔細分析一下，任經理的時間為什么不夠用？4電話干擾——對公司員工解釋有關薪酬問題，是薪酬主管的職責。16:00剛要寫公司人力資源規(guī)劃報告，一個下屬又進來請示工作，順便聊了一會私事和公司最近的傳聞。10:20給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進來請示匯報工作，一直到11:00。例如，喜歡在電話里聊天；在桌面上堆放一大堆材料，用的時候就得花時間去找；有些人屬心血來潮型的，想到哪里，做到哪里；有些人對辦公環(huán)境特別敏感，必須在一定的環(huán)境中才能靜心工作；有些人在某些時段的工作效率不高。溝通只是第一步，目的是為了獲得高效的溝通。關于溝通障礙引起的時間浪費主要體現(xiàn)在兩個方面：上司認為你的工作效率低，員工認為你不認可他的工作能力。不向下屬授權，很多工作都得由自己去完成。有很多人按照先后順序來安排工作，這種方法的本身就沒有主次之分，弊病是在次要工作上浪費很多時間，因為時間是有限的，必然用在重要工作上的時間就要相對減少。分析時間的重要性4我們只有176個小時來完成每個月的目標，只有2112個小時來完成每年的目標，只要時間一流逝，我們就一無所獲。第5講 對時間的分析要實現(xiàn)作為上司的角色，職業(yè)經理必須注意三個要領：一是做管理者該做的事，二是正確處理業(yè)務與管理的關系，三是處理好管理者和領導者的關系?！咀詸z】你認為自己更傾向于充當哪種角色？如有偏差，請制定改進計劃。除了業(yè)務問題，中層管理還必須面對比高層多得多的管理問題，如制定計劃、對下屬實施激勵、對下屬的工作追蹤及評估、與下屬溝通、與其它部門協(xié)作，解決部門間、部門內部的人際矛盾和沖突問題等等。高層管理者可以不懂業(yè)務，中層管理者卻不可以，他必須是一個業(yè)務“高手”。做管理者該做的事情作為管理者，你應該做的是制定目標，支持、激勵下屬，并與他們溝通，為下屬創(chuàng)造很好的工作環(huán)境，帶動你的團隊去完成工作目標。在上司面前唯唯諾諾，在下屬面前擺架子，頤指氣使，只問下屬懂不懂規(guī)矩，不問下屬的做法是否正確。都是部門經理，工作的“相對價值”不同，績效不同，工資待遇可能相差很大。比如公司里有幾個部門經理在一起開了個會，他就會嘀咕：部門經理級的會議，怎么沒有我？喜歡別人稱自己為“總”，不喜歡被人稱“經理”（許多公司已經在“官本位”的壓力下，將部室一級的經理改稱為總經理了）。官僚思想在某些職業(yè)經理身上非常突出，表現(xiàn)為辦事按部就班，官氣十足。在下屬心目中，即使你是一位出色的職業(yè)經理，也遠遠沒有你自己想象的那么重要。你的下屬和你一樣，都具有獨立的人格和相應的工作授權，和你不是人身依附關系，不應將你自己看成是下層的保護人。一味強化自己作為上司的角色，忽略下屬和同事的角色，會導致“領主”意識的產生。將部門的事和人完全置于自己的“勢力范圍”之內，誰也動不了，碰不得。結果造成這類職業(yè)經理的手下很難再有業(yè)務高手或技術高手出現(xiàn)。結果，部門搞得一團糟。特別值得注意的是：這類職業(yè)經理雖然學歷很高，卻常常對管理十分淡漠。職業(yè)經理是管理者和領導者，主要作用在于領導部門全體人員去完成工作，而不是自己去做更多的業(yè)務或技術工作。這樣的職業(yè)經理一般業(yè)務或技術都非常好，而且，絕大多數(shù)也是因為在業(yè)務或技術方面的突出成績而被提升起來的，對管理并不擅長。既然是伙伴，就是一種平等的、協(xié)商的關系，而不是一種居高臨下的發(fā)號施令的關系?？冃Щ锇榈暮x是：（1）績效共同體。績效伙伴績效伙伴的概念，是現(xiàn)代國際企業(yè)中非常流行的一個概念。例如，員工用公司的電話聊私事，職業(yè)經理假裝沒看見，甚至他自己本身也可能有類似的行為。例如，員工對公司的某些規(guī)章制度感到不滿意，如果職業(yè)經理也有這樣的感覺，他也不能在員工面前表露出來，而是通過正常的渠道向公司提出建議。在這種情況下，公司永遠不能得到很好的發(fā)展，因為員工不具備很強的獨立工作能力，也就不能做出較大的貢獻。其實，一項國際調查表明：員工的工作能力70%是在直接上司的訓練中得到的。如果下屬的能力沒有提升，這是上司的失職。這是職業(yè)經理十分重要的角色。④糾正錯誤的具體措施。（3）控制當本部門或下屬的工作目標或績效偏離設定的目標時，要想辦法使之回到正確的軌道上來。③外部工作流程和內部工作流程。⑤預算、人員、組織方式等等。計劃將涉及到如下幾個方面的問題：①有助于達成目標的相關政策。時間資源是可以平等分配，卻不可能平等使用的稀缺資源。（6）客戶對于業(yè)務部門來說，客戶關系、客戶檔案、客戶滿意度等等，都是十分重要的資源。（2）固定資產工具、電腦、傳真機、打印機、庫房、辦公室、辦公用品……這些固定資產不歸你所有，但是，你作為管理者，有權使用，它們能幫助你完成工作。（6）選擇和面試員工（配合人力資源部）。（2）向下屬分解部門工作目標，并幫助下屬建立工作計劃。假如一個職業(yè)經理不能通過他管轄的部門來達成工作的目標，那么，他就是失職，或者說是角色錯位。在下屬面前，職業(yè)經理必須扮演五種角色：圖41 職業(yè)經理在下屬面前的角色【本講重點】作為上司的職業(yè)經理的角色定位常見誤區(qū)實現(xiàn)上司角色的要領解決這些錯誤的要領在于向“內部客戶的觀念”轉換?！颈局v總結】本講著重講述職業(yè)經理在處理部門之間的關系時應該具備的“內部客戶”的觀念。（2）共同設定的目標，用事先約定的標準衡量比如，為了配合研發(fā)中心的研發(fā)工作，人力資源部與研發(fā)中心進行目標對話后，設定的工作目標是：在研發(fā)項目啟動前三十天，符合招聘條件的五名系統(tǒng)工程師必須到崗。③大凡無理的要求，是缺乏事先的溝通所致。一項國際調查表明，一旦顧客對你的公司不滿意，他還會給三十個人說你公司的壞話。我們只看到他殘酷，不近人情的一面。即使你完成得很好，也只能說你向一個重要的內部客戶——你的上司可以交待了，這個客戶滿意了。也就是說，你做得好不好，行不行，不是由你自己說了算，而是由你的內部客戶說了算。然后，根據(jù)他們的需求調整和制定工作目標和計劃。人力資源部任經理就是在與各個部門經理進行這樣的目標對話中，制定自己的工作目標和工作計劃。在制定工作目標時，與你的內部客戶進行目標對話。內部客戶圖31　　向“內部客戶的觀念”轉換實際上每個部門的運營完全是圍繞著上司的計劃進行的，這種做法不能說是不對，只能說是不夠。招聘不到就指責人力資源部不支持、工作不到位：“到時候，誤了工作可不能怪我們。這時你