【正文】 (六 )收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。 (4)各單位應(yīng)固定專人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電。 (1)收發(fā)員每天對(duì)郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。 (1)訂購時(shí)間：上半年 下半年 (2)訂購手續(xù)：不論單位和個(gè)人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂購的報(bào)刊代號(hào)、名稱、出版日期、單價(jià)、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對(duì)算價(jià)，確認(rèn)無誤后，當(dāng)面繳款開票。 、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。 、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn) 單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。 (二 )外發(fā)函、電要求。以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計(jì)劃安排，專題會(huì)議紀(jì)要，由歸口部門負(fù)責(zé)校對(duì)，油印、發(fā)送。 第九條 文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給兩辦秘書或擬稿人校對(duì)。并根據(jù)廠辦安排的輕重緩急次序，進(jìn)行打字。 第三條 不需上報(bào)的各部門的工作計(jì)劃，臨時(shí)性工作安排，非全廠性活動(dòng)講課提綱，非上報(bào)的一般表格、一般技術(shù)資料和便函都不屬打印的范圍。 第二十條 各單位工作中形成的文書，包括文件、會(huì)議記 錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價(jià)值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關(guān)人員核對(duì)整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。 第十八條 公文辦理完畢后，要及時(shí)送交文秘人員整理立卷，個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯(cuò)頁、粘頁。 (五 )簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。 (三 )公文簽發(fā)。 、切實(shí)可行。公司的文稿在送領(lǐng) 導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送辦公室核稿。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為： 一 ，第二層為 (一 )，第 三層為 1，第四為 (1)。 ，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。 (一 )草擬公文的要求： 、政策、法律、法令和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。各分公司、各部門對(duì)上級(jí)發(fā)出的文件，需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的，要及時(shí)檢查反饋。 各單位收到急件時(shí)，應(yīng)在 3 天內(nèi)答復(fù)并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理并退文件，最遲不能超過 15 天。 (二 )承辦人應(yīng)根據(jù)文件 規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。 □ 公文處理程序 第十六條 收文處理。因特殊情況，必須越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過的單位。 第十條 對(duì)市政府及政府各部、委、局，對(duì)市局及市局處室的請(qǐng)示或報(bào)告， 與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。 (七 )文字一律從左至右橫寫橫排。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位的公文編號(hào)。 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號(hào)和其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 (九 )函 平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用 函 。 (六 )通知 傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用 通知 。 (四 )布告、公告、通告 對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用 布告 。 第五條 各單位的公文處理工作，必須實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，確保國家機(jī)密。 第二條 各部門的公文，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況、 交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，必須認(rèn)真做好公文處理工作。 (接交單位各留存一份備查 )。 。 (六 )文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍： ： (1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)； (2)黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等； (3)廠黨委會(huì)、廠長辦公室 、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄； (4)廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等； (5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果； (6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等； (7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料； (8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品； (9)工廠日志和大事記； (10)工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。 第十三條 兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清 退工作。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿； ，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿 (對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé) )； ，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚； ，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽； ，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)； 打??； ，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名； ，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。 ，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。 、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。 ，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。 ，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。 ，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng) 按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天 (特殊情況例外 )。 第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn) (或副主任 )根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo) )親自閱批后分送承辦部門閱辦。 ，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的 四對(duì)口 核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。 第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦 (以下簡稱兩辦 )歸口管理。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政開支。 第四條 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。內(nèi)部遞傳的簡單請(qǐng) 示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。 (四 )簽呈以簽呈專用紙。 第六十條 文書用紙 (一 )對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文用紙為之。 (六 )文件分辦傳遞時(shí)，未以 文件傳遞記錄卡 記載或未于分辦當(dāng)日下班 (或完工 )時(shí)收回 (繳回 )妥藏者。 (二 )原案被污損、抽換、涂改或遺失者。 (二 )保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之 調(diào)卷單 ，應(yīng)即開立 文件傳遞記錄卡 一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后， 文件傳遞記錄卡 由保管人員留存。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具 機(jī)密文件銷毀表 呈報(bào)總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。 (四 )經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準(zhǔn)延長處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。 (二 )前款各項(xiàng)機(jī)密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制翌月的 工作計(jì)劃表 寫明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。 (三 )主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理時(shí)，則于每日上班以 文件傳遞記錄卡 注明時(shí)間、用途由經(jīng)辦人簽章后， 文件傳遞記錄卡 由主辦人留存，密 件交經(jīng)辦人辦理。 (四 )各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定 (總管理處由總經(jīng)理核定 )，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。 (四 )其他經(jīng)廠處長以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。 (四 )調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。 調(diào)卷單 由管檔人員留存?zhèn)洳椤? (二 )管檔人員接到 調(diào)卷單 經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于 調(diào)卷單 上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。 第四十六條 檔卷清理 (一 )管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。 (二 )10 年保存： 、決算書類； ； ； 10 年的文書。 (四 )檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。 (五 )檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并 擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 第四十二條 檔案名稱及編號(hào) (一 )檔 案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。 (三 )同一 小類 (或細(xì)類 )之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類 (或細(xì)類 )之后增設(shè) 卷次 編號(hào)，以便查考。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 第四十條 文件整理 點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理： (一 )中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以 左方裝訂為原則。 (二 )文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。 □ 檔案管理 Ⅰ .管理部門 第三十八條 管理部門 (一 )文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本。 第三十七條 印信管理 (一 )各種印信由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任。 (四 )印信增刊的申請(qǐng) ，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本條第一款規(guī)則申請(qǐng)。 ，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。 (三 )各事業(yè)部經(jīng)理、廠 (處 )長的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 (二 )其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具 蓋用印信申請(qǐng)單 一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請(qǐng)用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于 蓋用印信申請(qǐng)單 正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。 (二 )特定業(yè)務(wù)專用的圖記及董事長職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)各公司總經(jīng)理核定后任用。如為 不得對(duì)企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注 對(duì)內(nèi)專用 之字樣。 (二 )職章：〖 ZK(〗 、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。 、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的 寄送中心登記轉(zhuǎn)送。 ，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以 (處 )、部 (室 )為單位裝入 內(nèi)部信封 予以遞送， 內(nèi)部信封 僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。 (二 )收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管， 如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應(yīng)即以 文書催辦單 一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注 擬完成日期 及 遲延原因 經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。 。 、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 (四 )經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門應(yīng)按速件處理之。 第二十二條 電報(bào)處理 電報(bào)視同文書，依本規(guī)則辦理。 （三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。 (二 )指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。 (二 )函、簽呈：以 主旨 、 說明 、 辦法 、 請(qǐng)求、擬辦或建議 三段式 斟酌運(yùn)用。 (三 )復(fù)文 經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限 (如需簽辦，則以 文書簽辦單 辦理，簽辦單連同 業(yè)務(wù)接洽便函 第三聯(lián)處理 )，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門 (原發(fā)文部門 )，第三