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【正文】 集本項目的文件 材料；審計終結(jié)時， 立卷責(zé)任人應(yīng)對本審計項目形成的全部文件材料進行整理、鑒別和取舍，并按立卷的辦法和規(guī)則 進行組卷，經(jīng)審計中心主任復(fù)查后，依照有關(guān)規(guī)定進行案卷的編目和裝訂。 第十一條 審計檔案的鑒定，應(yīng)當依據(jù)有關(guān)審計檔案保管期限的規(guī)定進行。審計檔案的 保管期限應(yīng)當按照項目審計案卷的保存價值確定，分為永久（ 20 年以上）、長期（ 5 至 20 年）和 短期（ 5 年及其以下）三種。 第十二條 審計檔案在劃定保管期限的基礎(chǔ)上，可以采用“年度加組織機構(gòu)”的組合方 法排列和編目。審計案卷排列方法應(yīng)當統(tǒng)一，前后保持一致，不 可任意變動。 第十三條 審計檔案的密級及其保存期限，按卷內(nèi)文件的最高密級確定，并按有關(guān)規(guī)定 作出標識。 第十四條 積極開展審計檔案的利用工作，根據(jù)需要編制適用的檢索工具和參考材料， 內(nèi)部獨立審計工作規(guī)范手冊 ? 41 ? 做到迅速、準確地查找和利用案卷。 第十五條 查閱審計檔案，一般應(yīng)當限定在審計中心內(nèi)部。凡需將審計檔案借出審計中 心或要求出具審計檔案證明的，應(yīng)經(jīng)審計中心主任或集團總裁審批。調(diào)閱存于秘書部的審計檔案 , 須經(jīng)總裁審批。 第十六條 本規(guī)范由審計中心負責(zé)解釋和修改。 第十七條 本規(guī)范自 1998 年 10 月 1 日起施行。 附件：審計檔案的密級及保存期限表 ? 42 ? 新鴻光集團審計中心 附件：審計檔案密級及保存期限表 序號 檔案類型及名稱 密級 保存期 （年） 備注 1 請示 秘密 35 2 簽呈 一般 3— 5 3 通告 一般 3— 5 4 便函 一般 35 5 行 政 性 文 件 制度、規(guī)范、指南、流程表、附表 機密 5 秘書部備案一 份 6 通知 一般 35 7 業(yè)務(wù)信函 秘密 5— 10 8 征求意見 機密 510 9 審計報告 絕密 永久 存秘書部 10 審計處理建議書 絕密 永 久 存秘書部 11 審計意見書 絕密 10— 20 存秘書部 12 審計決定 絕密 永久 存秘書部 13 審計通告 一般 永久 存秘書部 14 評價建議書 秘密 3— 5 15 業(yè) 務(wù) 性 文 件 備忘錄 /紀要 機密 5— 10 16 審計方案 機密 5— 10 17 審計證據(jù) 絕密 永久 18 永久性工作底稿（另見目錄索引） 絕密 永久 19 年度 /項目當期工作底稿（另見目錄索引） 機密 5— 10 10— 20 一般審計 特定審計 20 工 作 性 文 件 上行、下行文件登記表 一般 3— 5 注：存秘書部僅是存秘書 部檔案室。 內(nèi)部獨立審計工作規(guī)范手冊 ? 43 ? 內(nèi)部審計實務(wù)指南第 1 號 —— 商貿(mào)業(yè)務(wù)及財務(wù)審計指南 第一條 為規(guī)范商貿(mào)業(yè)務(wù)的財務(wù)審計監(jiān)督，提高審計工作質(zhì)量和效率，根據(jù)新鴻光集團《內(nèi) 部審計辦法》，制定本指南。 第二條 本指南所稱商貿(mào)業(yè)務(wù)財務(wù)審計，是指審計中心對集團及各下屬企業(yè)、控股公司和聯(lián) 營公司等獨立企業(yè)或集團內(nèi)部各相對獨立的成本中心、利潤中心所從事的商品物資（不包括固定 資產(chǎn)）的采購、儲運、驗收、入庫和銷售、發(fā)運、收付款、帳務(wù)處理等各個控制環(huán)節(jié)和控制功能、 程序、記錄等各控制手段的有效性、真實性、 合理性和合法性等影響財會控制的事項進行的審計 監(jiān)督。 第三條 商貿(mào)業(yè)務(wù)審計的目的是： （一） 監(jiān)督審查期內(nèi)所有貨物的采購、運輸、驗收入庫、儲存、調(diào)撥、出庫發(fā)運、銷售各 環(huán)節(jié)活動的真實性、合法性，確保經(jīng)營方針、政策的貫徹執(zhí)行，以及評價內(nèi)部控制 制度的完善程度，促進加強購銷存管理； （二） 檢查采購與銷貨預(yù)算計劃和采購資金、庫存資金、銷貨資金及營業(yè)現(xiàn)金流量預(yù)算計 劃的執(zhí)行情況； （三） 查實采購、銷貨、庫存貨物的品種、質(zhì)量、數(shù)量及金額的真實性和正確性； （四） 監(jiān)督審查購銷過程中嚴格執(zhí)行國家政策法令、財經(jīng)法紀和 集團的預(yù)算制度及履約情 況； （五） 揭發(fā)和防止購銷過程中出現(xiàn)的投機倒把、營私舞弊、貪污盜竊及各種損失浪費等錯 弊現(xiàn)象。 第四條 采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制系統(tǒng)的審查 （一） 采購內(nèi)部控制制度主要相關(guān)內(nèi)容包括： ? 44 ? 新鴻光集團審計中心 1． 計劃預(yù)算管理制度； 2． 采購制度； 3． 采購與驗收制度； 4． 發(fā)貨制度； 5． 儲存保管制度； 6． 進貨憑證和付款管理制度； 7． 調(diào)撥與退料制度； 8． 貨物收、發(fā)、結(jié)存設(shè)帳控制制度； 9． 貨物收發(fā)憑證連續(xù)編號、復(fù)寫紙?zhí)讓懸约疤钪苽鬟f管理制度； 10． 消防 安全及保險制度； 11． 采購管理報告及采購分析制度等。 主要內(nèi)部控制制度控制要點參見附錄。 （二） 審查的重點內(nèi)容 1． 檢查采購計劃預(yù)算編制、審批及其執(zhí)行情況； 2． 檢查、評價采購合同的簽訂及其執(zhí)行情況； 3． 檢查、評價采購所涉及的業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的職責(zé)分工情況； 4． 檢查、評價采購業(yè)務(wù)過程的手續(xù)制度，主要包括請購、訂購、驗收、付款和 記錄等各環(huán)節(jié)； 5． 檢查、評價貨物購進會計核算控制，查明是否經(jīng)常進行帳簿登記和核對。 （三） 審查的方式 對上述貨物購進內(nèi)部控制系統(tǒng)進行審查、評價，可用兩種方式 同時或選用一種進 行： 8． 邏輯評價，就是以貨物采購業(yè)務(wù)的某種標準控制系統(tǒng)、模式與企業(yè)實際制訂 的相應(yīng)內(nèi)部控制系統(tǒng)進行比較、評價，找出其邏輯缺陷； 9． 符合性測試，可選用帳務(wù)追索和實務(wù)追索兩種方法。前者是按貨物購進業(yè)務(wù) 的帳務(wù)處理系統(tǒng)，檢查、評價貨物采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制系統(tǒng)的實際缺陷，詳見 第 4 號指南；后者是順著企業(yè)正在進行的采購業(yè)務(wù)，跟蹤采購內(nèi)部控制系統(tǒng) 是否實行，從而發(fā)現(xiàn)其實際缺陷。 內(nèi)部獨立審計工作規(guī)范手冊 ? 45 ? 第五條 采購預(yù)算（計劃）業(yè)務(wù)處理的審查 （一） 審查目的 1. 了解采購預(yù)算（ 計劃）的編制、編制預(yù)算的資料來源、內(nèi)容是否確實可靠； 2. 核查采購預(yù)算是否與銷貨預(yù)算相配合，銷貨預(yù)算變更后，是否調(diào)整采購預(yù)算； 3. 采購預(yù)算是否確實執(zhí)行，差異原因是否查明。 （二） 審查重點與程序 獲取請購單、采購預(yù)算表、銷貨預(yù)算表和購銷存計劃表作如下審查： 1. 預(yù)算編制審查 （ 1） 采購預(yù)算的編制是否與銷貨（需用）預(yù)算相配合銜接。采購預(yù)算是否考慮存 貨政策和采購政策，是否考慮存量管制，并制定安全存量、最低最高存量及 請購點、經(jīng)濟批量等因素； （ 2） 預(yù)算編制是否分類分品種規(guī)格列明數(shù)量、金額、單位及供 應(yīng)商等資料。 2. 實際請購是否與采購預(yù)算相配合，并嚴格控制；是否機動配合銷貨和管理使用及 庫存而作出適當調(diào)整。 3. 實際采購與預(yù)算產(chǎn)生的量差和價差有無查明原因，并作出適當?shù)挠涗浐驼{(diào)整。 第六條 請購業(yè)務(wù)處理的審查 （一） 審查目的 1. 了解請購業(yè)務(wù)是否依規(guī)定辦理； 2. 審核請購是否與預(yù)算符合，并依授權(quán)權(quán)限核準； 3. 請購內(nèi)容是否作出良好的臺帳登記控制。 （二） 審查重點與程序 獲取請購單、安全存量控制表等，作如下審查： 1. 各種類別商品（貨物）是否由負責(zé)請購的部門和專人開立請購單，并依授權(quán)核準 后辦理采購事宜； 2. 請購單是否連續(xù)編號，空白和作廢的請購單是否妥善保存； 3. 請購單內(nèi)容填報是否詳實，并經(jīng)授權(quán)主管人員簽批； 4. 請購單上的貨品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等如有變更，是否經(jīng)授權(quán)主管領(lǐng)導(dǎo)批準； ? 46 ? 新鴻光集團審計中心 5. 緊急采購是否經(jīng)常發(fā)生，其原因是否充分適當； 6. 請購數(shù)量是否有預(yù)算，是否配合庫存需要或售賣需要或自用需要。 第七條 貨物采購合同簽約業(yè)務(wù)處理的審查 （一） 審查目的： 以國家《合同法》和集團《合同管理辦法》等為依據(jù)，檢查評價采購合同的適用 性、合法性和執(zhí)行情況。 （二） 審查重點與程序 1. 審查合同內(nèi)訂購的商品貨物及其品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期及價格是否符 合采購預(yù)算計劃的要求和銷售、使用部門的請購需要，并適合銷售或使用進度安 排； 2. 審查訂購貨物的價格是否合理，交貨方式和結(jié)算方式是否適當； 3. 審查、評價合同是否依據(jù)經(jīng)濟合同法簽訂，主要包括供貨單位經(jīng)濟性質(zhì)與信譽、 手續(xù)是否完備、有無經(jīng)雙方主要領(lǐng)導(dǎo)審查批準，副本有無交財會部門備查； 4. 審查采購人員有無與外單位不法分子相勾結(jié)，簽訂假合同、騙取貨款進行私分或 在物品采購過程中存在索賄、受賄的情況。 第八 條 采購業(yè)務(wù)處理的審查 （一） 審查目的 1. 審查采購詢價、招標、議價、比價等方式的決定是否合理，并依規(guī)定程序辦理； 2. 評估采購業(yè)務(wù)手續(xù)或程序是否合理。 （二） 審查重點與程序 獲取請購單、采購合同、文件呈批表、供應(yīng)商資料卡等資料，作如下檢查： 1. 審查采購人員是否選擇最有利的采購方式辦理采購，以節(jié)省采購資金和成本； 2. 各種貨物的采購手續(xù)與程序是否都于規(guī)定期限內(nèi)處理完畢，若限期變更，有無依 規(guī)定通知倉庫、財務(wù)等有關(guān)部門； 3. 各項貨物的供應(yīng)商是否貨比三家，對各供應(yīng)商是否均建立了供應(yīng)商資料卡，并 逐 期更新有關(guān)信息； 內(nèi)部獨立審計工作規(guī)范手冊 ? 47 ? 4. 調(diào)閱采購檔案，審查其中詢價報價單、訂購單或合同等是否辦理齊全，前后一貫， 是否依采購程序規(guī)定辦理； 5. 訂購單（請購單）或采購合同的內(nèi)容，采購貨物的名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單 價、金額、交貨期、裝卸地點、包裝、運輸方法、運費、付款結(jié)算辦法、驗收、 保險等是否規(guī)定完備，內(nèi)容是否符合相關(guān)合同法規(guī)定； 6. 是否保存完整的市場調(diào)查資料，每次詢價是否均有記錄。 第九條 驗收業(yè)務(wù)處理的審查 （一） 審查目的 1. 了解驗收業(yè)務(wù)的驗收程序是否符合規(guī)定 、有效、合理； 2. 查明是否存在如下現(xiàn)象： （ 1） 貨物已經(jīng)到達而長期未驗收入庫，使貨物沒有實物負責(zé)人進行管理； （ 2） 貨物已驗收入庫，而仍然保留在采購帳戶上； （ 3） 由于驗收把關(guān)不嚴，使實際購入貨物的品種、質(zhì)量、數(shù)量和規(guī)格、單價與合 同不符，或者不符合經(jīng)營管理需要，導(dǎo)致長期積壓； （ 4） 由于驗收把關(guān)不嚴，使實際購入貨物的品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價與發(fā) 貨票不符，導(dǎo)致帳實不符、虛假長余或短缺。 （二） 審查重點與程序 獲取請購單、驗收單、送貨單、發(fā)票等作如下檢查： 1. 采購部門是否會同需用或銷售 部門、驗收部門及其他有關(guān)部門或?qū)Ｈ斯餐炇眨? 2. 有關(guān)技術(shù)部分是否指派有專業(yè)技術(shù)人員負責(zé)測試驗收； 3. 是否遵守短交以補足為原則，超交以退回為原則，并及時辦理往來文件； 4. 檢驗不符標準但尚可使用或售賣，是否予以扣款，無法使用或售賣的有無退回供 應(yīng)商，并辦理相關(guān)文件； 5. 分批收取的有無收足，如遇短缺，瑕疵破損或品質(zhì)不達要求有無報告并辦理相關(guān) 文件立即處理； 6. 有關(guān)商品貨物進貨是否設(shè)立控制商品貨物進貨的登記事項和記錄； 7. 商品貨物檢驗人員是否依據(jù)送貨發(fā)票上之品名、貨號、數(shù)量、單價逐一點驗和或 ? 48 ? 新鴻光集團審計中心 計量，并將正確之商品貨物實收數(shù)填列于實收欄內(nèi)； 8. 商品貨物檢驗人員對于驗收時遇有商品貨物不符、標簽不合的情形是否做適當處 理； 9. 對于送貨商品貨物有退出事項的，是否按規(guī)定開立放行單交檢驗人員檢視其品名、 數(shù)量是否一致，其不符處是否采取對策措施； ； ，并與財會部門會計記錄核對相符。 第十條 采購成本業(yè)務(wù)處理的審查 （一） 審查目的： 采購成本構(gòu)成項目的合規(guī)性、采購費用分配比例的合理性 、采購價格的合法性和 采購成本計算方法的科學(xué)性。 （二） 審查重點與程序 1. 貨物采購成本項目中包括一些不應(yīng)列入的項目記入采購成本，如將包裝物押金、 采購人員獎金和生活困難補助、供貨單位應(yīng)負擔的運雜費，不能及時支付貨款的 罰金和責(zé)任事故造成的損失等。相反，也可能將應(yīng)列入的項目未列入。如購入貨 物的外地運雜費、合理損耗及入庫前整理、挑選等費用。 2. 貨物采購成本未按適當標準或比例攤?cè)敫鞣N貨物，而是任意進行分配等； 3. 貨物采購價格偏離訂價和市場價格，它可能意味采購人員故意抬高進價，從供貨 方索賄受賄等； 4. 貨物采購成本計算不正確，如企業(yè)或者少列貨物成本，或者多列貨物成本。 第十一條 在途貨物的審查 （一） 審查目的：確保在途貨物安全、完整、正確。 （二） 審查重點與程序 1. 供貨單位未及時發(fā)貨，或貨不對路，或發(fā)錯了收貨地； 2. 貨物在運輸途中被盜竊、丟失、挪用，造成貨物損失； 3. 貨物運達后，長期未驗收入庫，造成貨物質(zhì)量損失，如霉爛變質(zhì)等。 內(nèi)部獨立審計工作規(guī)范手冊 ? 49 ? 第十二條 不履行合約或罰款業(yè)務(wù)處理的審查 （一） 審查目的 10. 查核不履行合約的原因及扣款的執(zhí)行情形； 11. 核算不履行合約對公司銷售（經(jīng)營或管理）所產(chǎn)生的損失； 12. 查核罰款計算的正確性。 （二） 審查重點與程序 獲取采購合同、交貨