各種文件規(guī)范-資料下載頁
2024-11-18 23:16本頁面
【正文】 和中央、省委、市委的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本規(guī)范。一、本規(guī)范所稱文件閱讀管理工作，主要是指呈送給區(qū)委常委、區(qū)委辦公室領(lǐng)導(dǎo)及發(fā)給區(qū)屬各級各部門閱讀的上級黨委、政府文件和內(nèi)部機(jī)密資料及其他有關(guān)機(jī)關(guān)來文的簽收、登記、分發(fā)、傳閱、收集、清退、銷毀等工作。二、文件閱讀管理工作在區(qū)委辦公室主任和分管副主任的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，由秘書二科具體承擔(dān)。秘書二科負(fù)責(zé)上級機(jī)關(guān)及其他機(jī)關(guān)來文的閱讀管理工作和內(nèi)部機(jī)密資料呈區(qū)委辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子成員傳閱的管理工作（明確由機(jī)要局直接交給領(lǐng)導(dǎo)的來文除外）。三、確定專人承擔(dān)文件閱讀管理工作。四、文件閱讀管理工作要求準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。文件管理人員必須嚴(yán)格按照文件傳閱的要求，在確保文件安全保密的前提下，從服務(wù)區(qū)委工作大局、方便領(lǐng)導(dǎo)工作出發(fā)，做到優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。五、工作時(shí)間之內(nèi)的來文來電由秘書二科負(fù)責(zé)處理，工作時(shí)間之外的緊急來電由機(jī)要局負(fù)責(zé)處理，確保各類緊急文電得到及時(shí)處理。六、送呈區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)同志的文件、資料，由文件管理人員送區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)辦公室，上級來文、來電、傳真要在收文登記本、電話記錄本、傳真記錄本上作好登記。文件管理人員要嚴(yán)格按文件規(guī)定的傳達(dá)范圍和領(lǐng)導(dǎo)的批示確定閱讀對象，不得擴(kuò)大和縮小閱讀范圍。七、送領(lǐng)導(dǎo)同志傳閱的文件要附上傳閱處理箋，設(shè)立文件傳閱專用夾，上級來文、來電要在專門的登記本上進(jìn)行登記。文件一般依序從前至后送呈領(lǐng)導(dǎo)同志閱。送呈領(lǐng)導(dǎo)傳閱的文件，由文件管理人員負(fù)責(zé)送、收，及時(shí)傳閱、及時(shí)催辦、防止積壓，不橫傳；領(lǐng)導(dǎo)同志需要1留下的待辦件，文件管理人員要及時(shí)登記，為領(lǐng)導(dǎo)同志辦理文件借閱簽字手續(xù)。八、區(qū)委常委在傳閱文件上的批示，由該常委所在單位相應(yīng)辦公室或聯(lián)系人員及時(shí)轉(zhuǎn)告有關(guān)人員或單位辦理，并將落實(shí)情況報(bào)告批文領(lǐng)導(dǎo)；區(qū)委辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子成員在傳閱文件上的批示，由文件管理人員轉(zhuǎn)相關(guān)部門、單位辦理，并將落實(shí)情況報(bào)告批文領(lǐng)導(dǎo)。九、所有文件，必須于次年3月底前清理完畢并退回秘書二科。發(fā)給區(qū)委常委的文件由該常委所在單位相應(yīng)辦公室或聯(lián)系人員負(fù)責(zé)清退。發(fā)給區(qū)人大、區(qū)政府、區(qū)政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)的文件，由相應(yīng)辦公室的文書管理人員負(fù)責(zé)清退；區(qū)委辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子成員的文件由秘書二科的文件管理人員清理收回；各科室文件由各科室文件管理人員清退。需留存的文件應(yīng)到秘書二科辦理文件留存手續(xù)。傳閱后的文件，按文號清理存檔。多余文件按保密規(guī)定送機(jī)要局進(jìn)行銷毀。十、文件閱讀管理工作的基本程序簽字接收。接收文件時(shí)，要清點(diǎn)檢查所有文件的文號、份數(shù)是否無誤，履行接收簽字手續(xù)。登記。上級的來文（或由機(jī)要局登記轉(zhuǎn)交的來文），由秘書二科進(jìn)行詳細(xì)登記。（1）收文登記。設(shè)立上級來文（電）登記本，分別對上級來文（電）登記，登記的主要內(nèi)容包括收文日期、來文單位、發(fā)文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、份號、密級。（2）發(fā)文登記。設(shè)立專門的發(fā)文登記本，按文種分別登記發(fā)出的文件及有關(guān)文件資料。登記的主要內(nèi)容為發(fā)文日期、發(fā)文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、密級。分發(fā)。（1）分發(fā)上級來文。上級來文無具體交辦事項(xiàng)及完成時(shí)限的，按規(guī)定和慣例進(jìn)行分發(fā)，應(yīng)設(shè)立專門的上級文件分發(fā)清單，對文件的分發(fā)情況進(jìn)行登記，登記的主要內(nèi)容包括收文時(shí)間、發(fā)文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、份號、密級、發(fā)文封號，并將份號落實(shí)到領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人、部門，以便清點(diǎn)和備查。（2）分發(fā)區(qū)委、區(qū)委辦公室文件。應(yīng)設(shè)立專門的區(qū)委、區(qū)委辦公室文件發(fā)文登記表，對文件的分發(fā)情況進(jìn)行登記，登記的主要內(nèi)容包括發(fā)文時(shí)間、發(fā)文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、密級、發(fā)文封號，并將份號落實(shí)到領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人、部門，以便清點(diǎn)和備查。對于通過OA網(wǎng)下發(fā)的文件，要登記收文日期、回復(fù)人員姓名等內(nèi)容。（3）分發(fā)其他機(jī)關(guān)來文。其他機(jī)關(guān)送區(qū)委的閱知性文件和信息類文件，按區(qū)委辦公室領(lǐng)導(dǎo)分工和各科室職能進(jìn)行分發(fā)。送批。上級來文有明確交辦事項(xiàng)及時(shí)限要求的文件、電報(bào)；政府來文中有具體呈辦事項(xiàng)的文件；其他機(jī)關(guān)送來商洽事務(wù)的函電或請示、報(bào)告，要提出傳閱和處理建議，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審批。歸檔。將辦結(jié)、傳閱完畢后需要?dú)w檔的文件進(jìn)行清理，定期交檔案員歸檔。清退。發(fā)給縣級領(lǐng)導(dǎo)和區(qū)委辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子成員及科室的文件，每年對照發(fā)文登記表清理、清退一次。文件清退后，將不存檔的統(tǒng)一送機(jī)要保密局監(jiān)督銷毀。
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