【正文】 定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。改進立卷方式，提高現代化管理水平。傳統(tǒng)的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，已是勢在必行。以件為單位組卷并輔助以計算機管理的立卷方法，雖處于嘗試階段，僅其便于隨時剔除無保存價值文件的優(yōu)勢就是顯而易見的。這種立卷方式在鑒定時，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作效率。三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質文書和檔案管理人員的業(yè)務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、求真務實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。文書管理人員應該認真履行崗位職責，做到以下十點：一．做好上級文件的接收、打印、分類、登記工作，及時提供給有關領導批閱。嚴格執(zhí)行文件傳閱制度，需傳閱文件做到及時呈送和催收。按照檔案管理的規(guī)定，定時做好文書檔案歸檔立卷工作，隨時備用查閱。二．負責黨政部門的文件、總結、計劃、報告、報表、信函的打印、復印。凡交付打印的文件、材料，按順序及時登記打印。急件要隨到隨打。保證打印文件、材料的質量。三．負責向校區(qū)內各部門發(fā)送文件、材料；取送報刊信件并負責分發(fā)。負責到校外等單位取送文件、材料和復印文件、材料等。接轉電話，下達校內臨時性通知等。四．負責計算機通信專網傳輸政府公文的接收，切實落實電子公文接收工作管理制度，加強設備維護，確保電子公文接收辦理的及時、準確、安全。五．及時收集、催要校內各組室、各部門應該存檔的材料，立檔備用備查。做好建立綜合檔案室的準備工作，待條件成熟盡快建起綜合檔案室。六．負責升旗、集會等集體活動的出勤檢查；與辦公室其他人員共同做好平日教職工的出勤抽查統(tǒng)計工作；做好教職工月工作量津貼和學?？己诵б妾劦挠嬎憬y(tǒng)計工作。七．保管學校禮品及行政辦公室公共財產；保管辦公用品并負責分發(fā)等。與其他人員共同做好檔案室、接待室、會議室、領導辦公室的管理、清潔衛(wèi)生及整理工作，樹立良好的服務意識。八．做好校外來訪人員的接待工作。九．負責節(jié)假日辦公室值班，接收、呈報文件。十．嚴格執(zhí)行保密制度。強制度建設，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強參加在職教育的主動性和積極性。確在職教育的原則，選擇課程內容。相對于正規(guī)學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一，學習文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學習文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關學樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等；在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三，現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特征之一，也是文檔現代化管理的標志之一，文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。四、做好文書檔案收集工作是檔案管理的關鍵（一）具體到一個立檔單位，保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。集工作包括三方面內容：一是對本機關需要歸檔檔案的接收工作；二是檔案館對各現行機關和撤消機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對歷史檔案的接收和征集工作。歸檔范圍（1）確定歸檔范圍需考慮三個因素A機關的職能活動B文辦理完畢C有查考利用價值(2)內容A級針對本機關的指導性公文B級機關主要職能活動中形成的公文材料C級機關呈送的報請類公文D級或不相隸書機關重要的商洽性或審批性公文（3）注意問題：A合辦理的公文；B 本機關內部負責人兼任其他機關職務時C 本機關內部的公文如計劃、總結、會議記錄歸檔時間一般在第二年6月底之前歸檔要求A類、份數以及每份文件的頁數B卷封面填寫、卷內文件排列、編頁、目錄及備考；C 案卷要系統(tǒng)排列，交接時履行手續(xù)；D 字跡材料要符合耐久性要求；E 公文必須是正式的生效的公文（二）嚴格按歸檔制度規(guī)定進行接收。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎，收集質量決定文書檔案管理的質量。歸檔的文件材料應當齊全完整，并符合長期保管的質量要求。齊全完整是指歸檔文件材料在種類、份數以及每份文件的頁數等方面都保持齊全完整。質量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內容上客觀、真實，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存。歸檔的文件材料應當精練準確，并反映單位的主要職能。（三）建立相關制度加強零散文件的收集將文件材料的形成積累納入有關部門和人員的責任制。建立外出開會人員帶回材料歸檔制度。保證工作變動人員手中材料歸檔制度(四）明確具體人員職責，保證歸檔文件齊全完整公文處理程序運轉的文件，應明確由文書人員負責收集。于各種會議文件應規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書人員負責收集并向檔案部門移交。位的綜合性文件，如規(guī)章制度、計劃、總結、報表等應由文書人員負責收集。一般指不走收發(fā)文程序的文件。各部門形成的文件，應由該部門指定的兼職檔案員負責收集并向檔案部門移交。五、加強入檔文件的管理，確保入選檔案的使用價值改革現行文書檔案保管期限表，便于鑒定操作。當前鑒定工件依據的《文書檔案保管期限表》存在諸多對鑒定工作不利之處，應進行必要的改革。一是調整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關系介紹信、下級報送文件、上級下發(fā)文件、提案類等文件，保管期限劃分偏高，進館后多數無人問津，占據了庫房，又為鑒定工作增添了負擔。二是從檔案館角度制定文書檔案保管期限表。如果僅從一個單位角度劃定保管期限，必然會導致檔案館各全宗檔案的重復，影響檔案鑒定工作。如干部任免、各類審批表、下級單位報送的以上的報表等，涉及單位都要移交進館。這些問題如不在立卷劃定保管期限時解決，進館后依靠檔案館鑒定剔除，難度相當大。三是保管期限劃定盡量明確。只有短期、長期、永久界定保管期限，在鑒定時不易掌握。如長期為１６５０年，跨越如此之大，令鑒定人員無所適從。注重進館質量，少一些無價值檔案進館。從某種義上講，檔案在進館之前，已多次涉及到鑒定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時的篩選、鑒定；二是檔案指導部門定期對案卷質量檢查時涉及到鑒定；三是檔案館接收之前對案卷進行的檢查。在這三個鑒定環(huán)節(jié)中，立卷鑒定環(huán)節(jié)是確保案卷質量的關鍵，檔案局館的指導、檢查是進一步保障。因此為保證檔案進館質量，應提高立卷人員業(yè)務素質，在立卷環(huán)節(jié)就使保管期限劃分準確；在指導檢查環(huán)節(jié)，應將案卷質量作為重點之一，及時監(jiān)督立卷人員改正問題；在檔案館接收前的檢查環(huán)節(jié)，更應當注重檔案內在質量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長期保存價值的檔案解決在進館之前。在檔案館設立鑒定機構，由專門機構或專人負責鑒定工作。主要是對館藏到期檔案進行統(tǒng)計，制定鑒定計劃；對雖未到期但實踐證明已無利用價值的檔案進行調查、分析，提出鑒定意見，保證檔案館鑒定工作有條不紊地進行。對文書檔案堅定定之后，還要進行嚴格的復審。到期檔案的復審工作是對入選文書做最后的確認，應本著檔案鑒定銷毀原則即貫徹“審查從細，留存從寬”的原則，按照本單位制訂的保管期限表進行。還要運用正確的方法，采取直接鑒定法，以案卷（件）為單位，根據文件內容逐卷、逐件、逐頁的進行審查鑒定。復審之后還要對不合格文件進行銷毀。檔案鑒定銷毀工作，由鑒定小組成員共同進行，小組成員由主管檔案工作的領導、檔案員和相關職能部門的兼職檔案員組成，對經過鑒定確已失去保存價值需要銷毀的檔案，應登記造冊，編制銷毀清冊，經主管領導審查簽字批準后再銷毀。文書檔案銷毀工作應該遵循以下程序：a、組成鑒定小組對檔案進行價值鑒定。b、對確無保存價值的檔案編制銷毀清冊，填寫檔案銷毀清冊審批表。c、鑒定小組組長在檔案銷毀審批表上簽署意見。d、將銷毀檔案運送到指定的銷毀單位進行銷毀，并指定兩名同志負責監(jiān)銷。e、監(jiān)銷人員在銷毀檔案前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的檔案；銷毀后，應當在檔案銷毀清冊審批表上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位主管領導。f、將銷毀清冊歸檔保存。行政081王燕