【正文】 字除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。四、落款、蓋印在正文后空兩行，單位名稱按印章全稱。蓋印，可不寫單位名稱。成文日期中“○”用插入符號里的幾何圖形，不能用阿拉伯數(shù)“0”。最后一個字離右邊沿四格。蓋印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。五、分類與編號（一）文件分類公司常用文件格式為為：會議紀要、通知、通報、任命、其他管理制度、工作提案等，其中會議紀要不用文件編號，提取或說明時以某年某月某日（會議召開時間）及某領導（公司領導）主持的某某會（會議性質）為方式進行定位。（二）簡化編號名稱由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，對內制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標識圖形，靠右為公務編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號，其它只作分類備案用文件無需編號。無論對內對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。（三）細化編號內容僅限于下行文中的通知、通告，為公司行政部統(tǒng)一編制； 初擬編號內容包括：公司名稱、部門名稱、時間、文件順序號（內部標準）。編制方法：YXJTHR2016001(公司人力資源部2016年第1份文件)，其中公司名稱：燕新公司=YXJT；部門名稱：HR（人力資源部）；時間：2016年，其后以此類推。文件順序號：001，002，003……以此類推。如進入下一個年份則文件順序號從001開始編起，如2016001。便于管理保存。（四）各部門名稱為財務部：CW，審計部：SJ，開發(fā)建設部：KF，環(huán)保事業(yè)部：HB，人力資源部：RL，行政部：XZ 所有文本依順序排號，發(fā)文后行政部存檔。六、行文管理主要內容外部函、電、來文，本公司內部下發(fā)的各種文件、資料、收發(fā)的各種傳真及郵遞快件等。（一）內部發(fā)文管理公司內部發(fā)文分為一般事務性文件、公司各項規(guī)章制度和公務文書。一般事務性文件包括：通知、說明、各種統(tǒng)計表格等；公司各項規(guī)章制度是公司在管理中的各項規(guī)定、辦法、措施等；公務文書包括：請示、報告、指示、布告、公告、通告、批復、通知、通報、決議、函、會議紀要等；公司下發(fā)的公文由行政部統(tǒng)籌管理，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送公文。公文字號由行政部統(tǒng)一編制。涉及公司各項規(guī)章制度以及對外宣傳、聯(lián)絡的文字材料，由行政部以公司名義發(fā)文。（二）發(fā)文處理程序一般事務性文件的發(fā)文，應事先向相關領導提出口頭申請。公文及各種規(guī)章制度的發(fā)文，應事先向部門分管領導（副總裁、總監(jiān)級）提出口頭申請。各類文件擬稿承辦部門：公司對外文件由行政部負責擬稿；各部門（含分公司）間的往來文件由本部門負責人擬稿；職能部門各種一般事務性文件，由發(fā)文部門擬稿；公司各項規(guī)章制度由相關管理部門負責擬稿。各類文書擬稿要求觀點明確、陳述清楚、條理清晰，標點符號使用正確。規(guī)章制度類要符合國家相關的政策、法律，符合公司的實際情況。各項規(guī)定要明確具體、切實可行。要做到觀點明確，文字精練，條理清楚、層次分明，標點符號正確，篇幅力求簡短。人、地、物名、引文及時間要具體準確等。文稿擬就后，擬搞人應填《文件生效審批表》辦理審核手續(xù)。審核簽發(fā)流程：首先送行政部部初審，行政部部審查修改文稿；送發(fā)文部門上級分管領導核稿，以公司名義對外文件由總裁辦主任核稿；公司各部門（含分公司）間的往來文件由總監(jiān)、副總裁（分公司由分管總經理）核稿；公司各種一般事務性文件，由下發(fā)部門負責人核稿；公司各種規(guī)章制度由各部門負責人、總經理、董事長會審。其次進行會簽、發(fā)送；文稿審核會簽后，按批準權限分別呈送相關領導審定批準簽發(fā)。1）.公司公務性文件統(tǒng)一由董事長簽發(fā)；2）.建材事業(yè)部公務性文件統(tǒng)一由董事長授權分管總經理簽發(fā)； 3）.管理中心公務性文件統(tǒng)一由董事長授權建材事業(yè)部總經理簽發(fā)；公司行政公文、規(guī)章制度，在總裁辦主任簽署意見后，由董事長簽發(fā)；公司一般事務性文件由分管領導簽發(fā)，重要文件由董事長簽發(fā)。經各位領導審閱簽發(fā)的文件承辦部門將發(fā)文原稿（含《文件生效審批表》）送行政部存檔，并由行政部負責打印、校對、登記后發(fā)布。行政公文、規(guī)章制度簽發(fā)后，承辦部門將發(fā)文原稿（含《文件生效審批表》）送行政部存檔，并由行政部負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)后發(fā)布。發(fā)文日期以領導簽發(fā)日期為準。發(fā)文編號由行政部按公文編號要求，依年份、流水號碼一文一號編列。七、存檔管理行政部負責將公司管理類文本、文件保存并建立檔案一份。對臨時通知，通報等存入內部行文相關檔案，所有文件用專用文件柜保存、備查。各職能部門查閱、借閱行政部文檔需經行政部經理同意，并辦理相關借閱手續(xù)。存檔工作以方便查找、取閱為原則，用文件袋封存，文件框分類。八、傳閱管理公司內部行文、收文不做批量印發(fā)但需相關范圍內人員知悉的，由行政部制作《傳閱單》，傳閱人閱讀后簽名確認。九、會議記錄管理（一）會議記錄：是會議發(fā)言的原始記錄，屬事務文書，基本上要做到有言必錄，所以做會議記錄時，可采取筆錄、錄音、錄像等科技手段，一般作為政策和成文依據，不予發(fā)布。（二）會議紀要：是在會議記錄的基礎上，摘記要點，是法定行政公文，對會議的主要內容及議定的事項，經過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀實性和指導性的文件。（三）會議組織部門安排專人進行會議記錄，會后整理會議紀要，并于會后一個工作日內，發(fā)各參會部門（復印件），原件（附簽到表）交行政部存檔。（四）會議紀要需參會主要人員簽字確認。公司例會紀要由總裁簽字，直接下發(fā)；部門例會紀要由部門負責人簽字；專題會議紀要需參會主要人員（或部門）簽字。（五）會議紀要按公司模板記錄，會議遲到、未到人員名單附后。本辦法自下發(fā)之日起實施，請各部門參照執(zhí)行。一達偉業(yè)辦公室 2016年8月8日