【正文】 字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。四、落款、蓋印在正文后空兩行，單位名稱按印章全稱。蓋印，可不寫單位名稱。成文日期中“○”用插入符號里的幾何圖形，不能用阿拉伯?dāng)?shù)“0”。最后一個字離右邊沿四格。蓋印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。五、分類與編號（一）文件分類公司常用文件格式為為：會議紀(jì)要、通知、通報(bào)、任命、其他管理制度、工作提案等，其中會議紀(jì)要不用文件編號，提取或說明時以某年某月某日（會議召開時間）及某領(lǐng)導(dǎo)（公司領(lǐng)導(dǎo)）主持的某某會（會議性質(zhì)）為方式進(jìn)行定位。（二）簡化編號名稱由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號，其它只作分類備案用文件無需編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。（三）細(xì)化編號內(nèi)容僅限于下行文中的通知、通告，為公司行政部統(tǒng)一編制； 初擬編號內(nèi)容包括：公司名稱、部門名稱、時間、文件順序號（內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)）。編制方法：YXJTHR2016001(公司人力資源部2016年第1份文件)，其中公司名稱：燕新公司=YXJT；部門名稱：HR（人力資源部）；時間：2016年，其后以此類推。文件順序號：001，002，003……以此類推。如進(jìn)入下一個年份則文件順序號從001開始編起，如2016001。便于管理保存。（四）各部門名稱為財(cái)務(wù)部：CW，審計(jì)部：SJ，開發(fā)建設(shè)部：KF，環(huán)保事業(yè)部：HB，人力資源部：RL，行政部：XZ 所有文本依順序排號，發(fā)文后行政部存檔。六、行文管理主要內(nèi)容外部函、電、來文，本公司內(nèi)部下發(fā)的各種文件、資料、收發(fā)的各種傳真及郵遞快件等。（一）內(nèi)部發(fā)文管理公司內(nèi)部發(fā)文分為一般事務(wù)性文件、公司各項(xiàng)規(guī)章制度和公務(wù)文書。一般事務(wù)性文件包括：通知、說明、各種統(tǒng)計(jì)表格等；公司各項(xiàng)規(guī)章制度是公司在管理中的各項(xiàng)規(guī)定、辦法、措施等；公務(wù)文書包括：請示、報(bào)告、指示、布告、公告、通告、批復(fù)、通知、通報(bào)、決議、函、會議紀(jì)要等；公司下發(fā)的公文由行政部統(tǒng)籌管理，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送公文。公文字號由行政部統(tǒng)一編制。涉及公司各項(xiàng)規(guī)章制度以及對外宣傳、聯(lián)絡(luò)的文字材料，由行政部以公司名義發(fā)文。（二）發(fā)文處理程序一般事務(wù)性文件的發(fā)文，應(yīng)事先向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出口頭申請。公文及各種規(guī)章制度的發(fā)文，應(yīng)事先向部門分管領(lǐng)導(dǎo)（副總裁、總監(jiān)級）提出口頭申請。各類文件擬稿承辦部門：公司對外文件由行政部負(fù)責(zé)擬稿；各部門（含分公司）間的往來文件由本部門負(fù)責(zé)人擬稿；職能部門各種一般事務(wù)性文件，由發(fā)文部門擬稿；公司各項(xiàng)規(guī)章制度由相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)擬稿。各類文書擬稿要求觀點(diǎn)明確、陳述清楚、條理清晰，標(biāo)點(diǎn)符號使用正確。規(guī)章制度類要符合國家相關(guān)的政策、法律，符合公司的實(shí)際情況。各項(xiàng)規(guī)定要明確具體、切實(shí)可行。要做到觀點(diǎn)明確，文字精練，條理清楚、層次分明，標(biāo)點(diǎn)符號正確，篇幅力求簡短。人、地、物名、引文及時間要具體準(zhǔn)確等。文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填《文件生效審批表》辦理審核手續(xù)。審核簽發(fā)流程：首先送行政部部初審，行政部部審查修改文稿；送發(fā)文部門上級分管領(lǐng)導(dǎo)核稿，以公司名義對外文件由總裁辦主任核稿；公司各部門（含分公司）間的往來文件由總監(jiān)、副總裁（分公司由分管總經(jīng)理）核稿；公司各種一般事務(wù)性文件，由下發(fā)部門負(fù)責(zé)人核稿；公司各種規(guī)章制度由各部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理、董事長會審。其次進(jìn)行會簽、發(fā)送；文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。1）.公司公務(wù)性文件統(tǒng)一由董事長簽發(fā)；2）.建材事業(yè)部公務(wù)性文件統(tǒng)一由董事長授權(quán)分管總經(jīng)理簽發(fā)； 3）.管理中心公務(wù)性文件統(tǒng)一由董事長授權(quán)建材事業(yè)部總經(jīng)理簽發(fā)；公司行政公文、規(guī)章制度，在總裁辦主任簽署意見后，由董事長簽發(fā)；公司一般事務(wù)性文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件由董事長簽發(fā)。經(jīng)各位領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的文件承辦部門將發(fā)文原稿（含《文件生效審批表》）送行政部存檔，并由行政部負(fù)責(zé)打印、校對、登記后發(fā)布。行政公文、規(guī)章制度簽發(fā)后，承辦部門將發(fā)文原稿（含《文件生效審批表》）送行政部存檔，并由行政部負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)后發(fā)布。發(fā)文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。發(fā)文編號由行政部按公文編號要求，依年份、流水號碼一文一號編列。七、存檔管理行政部負(fù)責(zé)將公司管理類文本、文件保存并建立檔案一份。對臨時通知，通報(bào)等存入內(nèi)部行文相關(guān)檔案，所有文件用專用文件柜保存、備查。各職能部門查閱、借閱行政部文檔需經(jīng)行政部經(jīng)理同意，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。存檔工作以方便查找、取閱為原則，用文件袋封存，文件框分類。八、傳閱管理公司內(nèi)部行文、收文不做批量印發(fā)但需相關(guān)范圍內(nèi)人員知悉的，由行政部制作《傳閱單》，傳閱人閱讀后簽名確認(rèn)。九、會議記錄管理（一）會議記錄：是會議發(fā)言的原始記錄，屬事務(wù)文書，基本上要做到有言必錄，所以做會議記錄時，可采取筆錄、錄音、錄像等科技手段，一般作為政策和成文依據(jù)，不予發(fā)布。（二）會議紀(jì)要：是在會議記錄的基礎(chǔ)上，摘記要點(diǎn)，是法定行政公文，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項(xiàng)，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報(bào)刊的具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件。（三）會議組織部門安排專人進(jìn)行會議記錄，會后整理會議紀(jì)要，并于會后一個工作日內(nèi)，發(fā)各參會部門（復(fù)印件），原件（附簽到表）交行政部存檔。（四）會議紀(jì)要需參會主要人員簽字確認(rèn)。公司例會紀(jì)要由總裁簽字，直接下發(fā)；部門例會紀(jì)要由部門負(fù)責(zé)人簽字；專題會議紀(jì)要需參會主要人員（或部門）簽字。（五）會議紀(jì)要按公司模板記錄，會議遲到、未到人員名單附后。本辦法自下發(fā)之日起實(shí)施，請各部門參照執(zhí)行。一達(dá)偉業(yè)辦公室 2016年8月8日