貨倉(cāng)操作指引(0818)-資料下載頁(yè)
2024-11-14 23:02本頁(yè)面
【正文】 議確認(rèn)。根據(jù)會(huì)議擬定時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等各項(xiàng)會(huì)議要求草擬會(huì)議通知，并在下發(fā)通知之前再次和會(huì)議負(fù)責(zé)人確認(rèn)會(huì)議的各事項(xiàng)。發(fā)通知。通知下發(fā)時(shí)要確保落實(shí)到相關(guān)單位對(duì)接部門的負(fù)責(zé)人，若是領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)議，則會(huì)議通知的各事項(xiàng)要直接落實(shí)到參會(huì)人員，并通知辦公室或者綜合管理負(fù)責(zé)人及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)。人員落實(shí)。確保通知下達(dá)之后，要逐單位（成員企業(yè)）或者部門確認(rèn)參會(huì)人員，可要求辦公室或綜合管理部門根據(jù)最新花名冊(cè)上報(bào)具體參會(huì)人員名單，并督促通知下發(fā)至具體參會(huì)人員，強(qiáng)調(diào)請(qǐng)假制度（經(jīng)由本單位最高負(fù)責(zé)人簽批后，報(bào)集團(tuán)總裁辦公室備案）。若是領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)議，要在通知下達(dá)后，與本人電話確認(rèn)行程安排（高層會(huì)議要向集團(tuán)董事長(zhǎng)請(qǐng)假，報(bào)集團(tuán)總裁辦公室備案）。操作手冊(cè)（會(huì)議指南）。在明確會(huì)議各相關(guān)事宜后要制定會(huì)議的具體操作手冊(cè)，若外地開(kāi)會(huì)或者大會(huì)期間則更應(yīng)重視會(huì)議操作手冊(cè)的意義。操作手冊(cè)不僅包括會(huì)議通知的各項(xiàng)內(nèi)容，還包括與會(huì)人員名單、聯(lián)系方式、交通、餐飲、住宿、會(huì)場(chǎng)布置、工作分解、嘉賓接待、各項(xiàng)提示、突發(fā)事件應(yīng)急處理、預(yù)算等，其中每一部分又包含很多細(xì)節(jié)內(nèi)容，將所有會(huì)務(wù)涉及內(nèi)容收集、整理成一個(gè)系統(tǒng)的手冊(cè)，經(jīng)討論確認(rèn)后分發(fā)至給每一位會(huì)務(wù)工作人員。（小型會(huì)議的會(huì)議指南可只列會(huì)議的重點(diǎn)事項(xiàng)）會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備。會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備主要包括會(huì)議資料分發(fā)、橫幅制作懸掛、席卡制作及擺放、簽到表的制作及擺放、座位的調(diào)整擺放、會(huì)議桌物品（鮮花、紙巾、茶水、點(diǎn)心等）擺放，以及會(huì)場(chǎng)設(shè)備的提前準(zhǔn)備、調(diào)試等。會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備涉及細(xì)節(jié)工作較多，應(yīng)提前考慮全面，并明確分工至具體工作人員。會(huì)議引導(dǎo)。若整個(gè)會(huì)議是由各不同分會(huì)或者會(huì)場(chǎng)組成，則應(yīng)提前安排好等待區(qū)域和引導(dǎo)人員，避免現(xiàn)場(chǎng)的混亂、無(wú)序，并在每場(chǎng)會(huì)議結(jié)束時(shí)注意疏導(dǎo)人員離場(chǎng)。會(huì)議記錄。根據(jù)會(huì)議形式不同，安排會(huì)議記錄人員，并提前落實(shí)到本人。各單位分會(huì)或者同時(shí)召開(kāi)的幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，要分別按照單位和會(huì)場(chǎng)安排記錄人員，同時(shí)集團(tuán)安排專人全程記錄。重要的集團(tuán)大會(huì)在安排集團(tuán)專人全程記錄的同時(shí)，還應(yīng)外請(qǐng)專業(yè)的速記人員記錄。（如年中工作總結(jié)報(bào)告會(huì)和經(jīng)營(yíng)工作會(huì)議）紀(jì)要整理。在會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)收集會(huì)議期間的記錄內(nèi)容，形成會(huì)議紀(jì)要和重要講話紀(jì)要，并及時(shí)以文件形式下發(fā)至集團(tuán)各部門和各成員企業(yè)。（必要時(shí)候提倡組織學(xué)習(xí)，領(lǐng)悟集團(tuán)思想）資料歸檔。將整個(gè)會(huì)議過(guò)程中所涉及的方方面面資料進(jìn)行收集，并按照相應(yīng)的順序（時(shí)間或者模塊）進(jìn)行整理，以檔案的形式留存，形成一個(gè)系統(tǒng)的工作總結(jié)。三、會(huì)議場(chǎng)地選擇：集團(tuán)本部周例會(huì)。一般會(huì)議地點(diǎn)為集團(tuán)五樓第二會(huì)議室，特殊情況可調(diào)整安排。行政、人力資源等管理工作聯(lián)席會(huì)議。一般會(huì)議地點(diǎn)為集團(tuán)五樓第一會(huì)議室，也可根據(jù)會(huì)議需求選擇在項(xiàng)目或者其他會(huì)議場(chǎng)所召開(kāi)。第一季度、第三季度董事長(zhǎng)辦公會(huì)議。季度董事長(zhǎng)辦公會(huì)分會(huì)可根據(jù)會(huì)議召開(kāi)形式，分會(huì)可選擇在成員企業(yè)會(huì)議室或者集團(tuán)五樓第一會(huì)議室召開(kāi)，大會(huì)一般在集團(tuán)五樓第一會(huì)議室召開(kāi)（特殊情況另行安排）。年中工作總結(jié)報(bào)告會(huì)、經(jīng)營(yíng)工作會(huì)議。會(huì)議涉及各成員企業(yè)分會(huì)可根據(jù)會(huì)議召開(kāi)形式，選擇在成員企業(yè)會(huì)議室或者五樓第一會(huì)議室召開(kāi)，大會(huì)一般在集團(tuán)對(duì)面廬陽(yáng)區(qū)政府小禮堂召開(kāi)（特殊情況另行安排）。其他專題研討會(huì)。根據(jù)會(huì)議召開(kāi)形式及會(huì)議目的，合理安排會(huì)場(chǎng)，一般選擇合肥市內(nèi)酒店及會(huì)場(chǎng)，應(yīng)考慮交通及其他事項(xiàng)。股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)。集團(tuán)“三會(huì)”一般選擇較為正式、嚴(yán)肅的會(huì)場(chǎng)氛圍，如希爾頓、威斯汀等，也可根據(jù)會(huì)議要求合理安排會(huì)場(chǎng)。各成員企業(yè)月度會(huì)議。一般根據(jù)各企業(yè)安排，在成員企業(yè)會(huì)議室召開(kāi)。不需要集團(tuán)安排會(huì)議場(chǎng)地。
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