【正文】 0年三、立卷及卷內(nèi)文件排列根據(jù)一定的主題等內(nèi)部特征和外部特 征把具有密切聯(lián)系的若干文件組合成一個案 卷，立卷的原則就是便于查找、利用和保 管。u立卷方法：按公文的主要特征組卷：問題、時間、責任者、名稱 按公文類型組卷會議、案件、信訪、簡報 u避免出現(xiàn)以下情況：歸檔的文件不齊全完整歸檔過細、重復歸檔雜卷u卷內(nèi)文件排列：卷內(nèi)文件要求排列次序有條理，保持文件之間的聯(lián)系，給每份文件以固定的位置。卷內(nèi)文件可按問題、文件的重要程度、時間等方法排列。u無論采用那種方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序為：發(fā)文稿紙（文件批辦單）、正文、附件、定稿、草稿。即： u正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，復印件在后；u轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后，批復在前，請示在后； u有文件處理單的，放在最前面；u方針政策性公文在前、業(yè)務性公文在后；u上級機關公文在前、本機關和下級機關公文在后； u案件的結(jié)論及判決性公文在前、依據(jù)性材料在后等。四、文件修整 u修裱破損文件u復制字跡模糊或易褪變的文件 u超大紙張折疊u去除易銹蝕的金屬物(見圖示)五、編頁 u編頁（1）歸檔文件中有圖文的頁面為一頁，頁碼用鉛筆編寫。（2）頁碼用阿拉伯數(shù)字，每卷從“1”開始流水編制。（3）文件正面頁碼編寫在右下角，文件反面頁碼編寫在左下角。見圖示（4）案卷中如有領導批示的便條，便條上端應粘貼在卷頁中，并需另編頁碼。見圖示u（5）文書檔案內(nèi)與文件密切聯(lián)系且不易裝訂的票證、照片、賀卡等特殊相關材料，應裝入信封后與其他文件裝訂在一起，在信封上標注內(nèi)容、數(shù)量和頁號。（圖示）填寫卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄放在卷首，填寫時應使用墨汁、藍黑墨水或碳素墨水。六、編制案卷封皮和備考表 u案卷封皮： u立檔單位名稱 u機構(gòu)（部門）名稱 u題名u文件形成時間 u保管期限u卷內(nèi)件數(shù)、頁數(shù) u案卷順序號如何正確擬寫案卷題名 u題名文件標題。是表達檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱，一個完整的題名應由責任者、受文者、事由、文種、時間、地點組成，統(tǒng)稱六要素。一份文件的標題可以由責任者、事由、文種組成。u一般情況下，文件的題名只有一個，填寫題名項時應照實抄錄。u有的文件還有副題名和并列題名，副題名即文件標題中破折號或冒號后面的部分，是對正題名進行解釋說明，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般無須抄錄。題名案例分析（一）u沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的，應根據(jù)文件的內(nèi)容重新擬寫或補充標題。u沒有題名的，如信。見圖示u雖有題名但無實質(zhì)內(nèi)容的如通知、函等。見圖示題名案例分析（二）u批辦單上的內(nèi)容視重要程度加以反映，一般在批辦單上會有領導的批示，標題中盡量把它揭示出來。u對于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在題名內(nèi)加以標注。u若文件中附有照片也要在題名項中加以說明。u兩份或兩份以上文件組合在一起，在擬寫題目時需要將兩份文件的內(nèi)容分別揭示出來。見圖式 u卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表放在案卷最后，用以登記卷內(nèi)文件的基本狀況，監(jiān)督和保護文件，并便于管理人員和利用者了解案卷的有關情況。七、案卷裝訂u歸檔文件材料整理完畢后，需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料加以裝訂，可以起到固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。u頁面過滿時，則需在頁面左側(cè)貼上紙條以增加裝訂線。見圖式八、案卷排列 u案卷的排列對這些整理完畢的檔案實體進行系統(tǒng)的排列，確定在本部門內(nèi)案卷的前后順序和排放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。一般來講按照問題的重要程度排列，相同問題的案卷排在一起。保管期限——機構(gòu)分類法十、編制案卷目錄 u編制案卷目錄是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。u案卷目錄的重要作用第一，固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作；第二，概括地介紹全宗內(nèi)案卷的內(nèi)容和成分，是查找和利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎；第三，它是檔案登記的基本形式也是統(tǒng)計和檢查檔案的重要依據(jù)。u案卷目錄格式：卷號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限、部門、備注項目。u案卷目錄建議以Excel橫版格式制表。見圖示十一、檔案裝盒。、目錄號、起止卷號等項目，需用紅色印章標明。第五篇：做好重點建設項目檔案工作的步驟和方法做好重點建設項目檔案工作的步驟和方法項目檔案是項目建設、管理過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。一個項目從立項、設計、施工、監(jiān)理、驗收的過程中形成大量的文件材料，為使項目檔案齊全完整準確，就需要一套行之有效的方法加以保證。建設項目檔案工作的步驟和方法概括起來主要有以下幾個方面：健全檔案管理體制行文明確分管領導和檔案人員。項目立項后，成立項目辦，之后就要明確哪位領導分管檔案工作，哪位同志負責檔案工作。制定檔案工作規(guī)章制度、業(yè)務規(guī)范主要制定《項目文件立卷歸檔辦法》、《項目檔案保管期限表》、《項目檔案保管制度》、《項目檔案利用制度》等。跟蹤了解建設項目招投標情況檔案人員要及時了解項目的招投標情況，一方面可以及時將招投標過程中產(chǎn)生的文件及時歸檔；另一方面，可以了解項目的參建單位，便于下一步指導項目文件材料的歸檔工作。將項目檔案管理納入合同管理將項目檔案管理納入合同管理，是保證項目檔案齊全完整的有力措施。一個項目，參建的單位很多，少則五、六個，多則上百個。因此，檔案人員應及時將建設項目過程中產(chǎn)生的文件材料的整理、歸檔、移交時間、份數(shù)、套數(shù)和違約責任等內(nèi)容向有關領導和負責合同的人員溝通，以保證簽訂的合同中有項目檔案管理的內(nèi)容。明確參建單位兼職檔案人員，建立檔案管理網(wǎng)絡項目辦要和參建單位聯(lián)系，要求每個參建單位都要明確一名兼職檔案人員，負責文件材料的收集、整理、立卷歸檔工作。對項目檔案管理人員進行檔案業(yè)務知識培訓培訓內(nèi)容：①《檔案法》、《廣西壯族自治區(qū)檔案條例》的有關精神，提高檔案意識。②標準辦法，主要有國家檔案局關于《國家重大建設項目文件歸檔要求與整理規(guī)范》，國家檔案局、發(fā)改委《關于重大建設項目檔案驗收辦法》以及有關行業(yè)關于檔案工作的標準規(guī)范，以及結(jié)合本項目實際制定的項目文件材料歸檔辦法等等。設置必要的檔案保管條件①設置檔案庫房，具有八防措施；②購置必要設備，如計算機、復印機、空調(diào)等；③統(tǒng)一檔案裝具，如檔案柜架、卷皮、卷盒等。項目辦檔案人員階段性的檢查、指導（1）開工之初，項目辦檔案人員要檢查各參建單位在建設過程中形成的文件材料字跡材料是否符合要求，各種表格格式是否符合要求，有關文件材料蓋章簽字是否規(guī)范等等，除紙質(zhì)文件外，其它載體的材料也要及時收集歸檔。（2）竣工文件編制階段竣工圖是反映工程實際狀況的唯一依據(jù)。要注意竣工圖的編制。①竣工圖應準確、清晰、修改到位。②更改內(nèi)容要在相關圖紙上和相關部位上修改到位，并注明修改依據(jù)。③應逐件加蓋竣工圖章、竣工圖章中的內(nèi)容應填寫齊全、清楚，不得代簽。④應有竣工圖編制說明，設計變更清冊，變更依據(jù)性文件上應標明被修改的圖號。（3）立卷整理階段建設項目試生產(chǎn)后，著重立卷歸檔工作。項目辦檔案人員要對參建單位的兼職檔案人員進行業(yè)務指導，重點指導組卷、編號、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫，案卷題名的擬寫、保管期限的劃分等等。由于參建單位多，最好采取以點帶面的方法進行，以一個參建單位為樣板，其它參建單位學習觀摩、既省時又省力，效果很好。（4）監(jiān)理審核階段監(jiān)理審核的要點是竣工圖是否符合現(xiàn)場實際，設計變更的內(nèi)容是否反映到竣工圖中，審核之后要編制竣工圖審核報告。辦理移交手續(xù)包括兩個方面：一是設計、施工、監(jiān)理等參建單位將整理好的檔案向項目辦移交；二是項目辦向生產(chǎn)使用單位移交，移交手續(xù)齊全，有移交清冊和經(jīng)手人簽名。檔案排架、編目按分類方案進行檔案的排架編目，一般來講要有案卷目錄和全引目錄或?qū)ｎ}目錄。特別要注意，各種特殊載體的檔案也要編制案卷目錄。1自查上述任務完成后，建設單位要對照重大建設項目驗收辦法和驗收標準進行自查。1申請檔案驗收項目建設單位應向項目檔案驗收組織單位報送檔案驗收申請報告，并填報《重大建設項目檔案驗收申請表》，申請項目檔案驗收要符合《重大建設項目檔案驗收辦法》中明確提出的4個條件，同時內(nèi)容要完整、準確。1預驗收與整改這項工作很重要，是保證項目檔案齊全完整和項目檔案驗收順利通過的有力措施。預驗收有兩種方式：一是請組織驗收的單位組織有關專家進行預驗收；二是請當?shù)貦n案行政管理部門會同主管機關檔案部門進行預驗收。預驗收組提出意見后，生產(chǎn)單位或項目辦領導要高度重視，拿出整改方案，由項目辦會同有關參建單位共同整改。1驗收項目檔案驗收一般應在項目竣工驗收3個月之前完成，項目檔案驗收組全體成員參加項目檔案驗收會議，項目建設單位、設計、施工、監(jiān)理單位的有關人員列席會議。檢查項目檔案采取質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗的方式進行。重點檢查項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要的合同、協(xié)議等。