【正文】 0年三、立卷及卷內(nèi)文件排列根據(jù)一定的主題等內(nèi)部特征和外部特 征把具有密切聯(lián)系的若干文件組合成一個(gè)案 卷，立卷的原則就是便于查找、利用和保 管。u立卷方法：按公文的主要特征組卷：?jiǎn)栴}、時(shí)間、責(zé)任者、名稱 按公文類型組卷會(huì)議、案件、信訪、簡(jiǎn)報(bào) u避免出現(xiàn)以下情況：歸檔的文件不齊全完整歸檔過細(xì)、重復(fù)歸檔雜卷u卷內(nèi)文件排列：卷內(nèi)文件要求排列次序有條理，保持文件之間的聯(lián)系，給每份文件以固定的位置。卷內(nèi)文件可按問題、文件的重要程度、時(shí)間等方法排列。u無論采用那種方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序?yàn)椋喊l(fā)文稿紙（文件批辦單）、正文、附件、定稿、草稿。即： u正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，復(fù)印件在后；u轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后； u有文件處理單的，放在最前面；u方針政策性公文在前、業(yè)務(wù)性公文在后；u上級(jí)機(jī)關(guān)公文在前、本機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)公文在后； u案件的結(jié)論及判決性公文在前、依據(jù)性材料在后等。四、文件修整 u修裱破損文件u復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件 u超大紙張折疊u去除易銹蝕的金屬物(見圖示)五、編頁 u編頁（1）歸檔文件中有圖文的頁面為一頁，頁碼用鉛筆編寫。（2）頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字，每卷從“1”開始流水編制。（3）文件正面頁碼編寫在右下角，文件反面頁碼編寫在左下角。見圖示（4）案卷中如有領(lǐng)導(dǎo)批示的便條，便條上端應(yīng)粘貼在卷頁中，并需另編頁碼。見圖示u（5）文書檔案內(nèi)與文件密切聯(lián)系且不易裝訂的票證、照片、賀卡等特殊相關(guān)材料，應(yīng)裝入信封后與其他文件裝訂在一起，在信封上標(biāo)注內(nèi)容、數(shù)量和頁號(hào)。（圖示）填寫卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄放在卷首，填寫時(shí)應(yīng)使用墨汁、藍(lán)黑墨水或碳素墨水。六、編制案卷封皮和備考表 u案卷封皮： u立檔單位名稱 u機(jī)構(gòu)（部門）名稱 u題名u文件形成時(shí)間 u保管期限u卷內(nèi)件數(shù)、頁數(shù) u案卷順序號(hào)如何正確擬寫案卷題名 u題名文件標(biāo)題。是表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱，一個(gè)完整的題名應(yīng)由責(zé)任者、受文者、事由、文種、時(shí)間、地點(diǎn)組成，統(tǒng)稱六要素。一份文件的標(biāo)題可以由責(zé)任者、事由、文種組成。u一般情況下，文件的題名只有一個(gè)，填寫題名項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄。u有的文件還有副題名和并列題名，副題名即文件標(biāo)題中破折號(hào)或冒號(hào)后面的部分，是對(duì)正題名進(jìn)行解釋說明，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般無須抄錄。題名案例分析（一）u沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題。u沒有題名的，如信。見圖示u雖有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的如通知、函等。見圖示題名案例分析（二）u批辦單上的內(nèi)容視重要程度加以反映，一般在批辦單上會(huì)有領(lǐng)導(dǎo)的批示，標(biāo)題中盡量把它揭示出來。u對(duì)于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在題名內(nèi)加以標(biāo)注。u若文件中附有照片也要在題名項(xiàng)中加以說明。u兩份或兩份以上文件組合在一起，在擬寫題目時(shí)需要將兩份文件的內(nèi)容分別揭示出來。見圖式 u卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表放在案卷最后，用以登記卷內(nèi)文件的基本狀況，監(jiān)督和保護(hù)文件，并便于管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。七、案卷裝訂u歸檔文件材料整理完畢后，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料加以裝訂，可以起到固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。u頁面過滿時(shí)，則需在頁面左側(cè)貼上紙條以增加裝訂線。見圖式八、案卷排列 u案卷的排列對(duì)這些整理完畢的檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)的排列，確定在本部門內(nèi)案卷的前后順序和排放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。一般來講按照問題的重要程度排列，相同問題的案卷排在一起。保管期限——機(jī)構(gòu)分類法十、編制案卷目錄 u編制案卷目錄是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。u案卷目錄的重要作用第一，固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作；第二，概括地介紹全宗內(nèi)案卷的內(nèi)容和成分，是查找和利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；第三，它是檔案登記的基本形式也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。u案卷目錄格式：卷號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、保管期限、部門、備注項(xiàng)目。u案卷目錄建議以Excel橫版格式制表。見圖示十一、檔案裝盒。、目錄號(hào)、起止卷號(hào)等項(xiàng)目，需用紅色印章標(biāo)明。第五篇：做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的步驟和方法做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的步驟和方法項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過程中形成大量的文件材料，為使項(xiàng)目檔案齊全完整準(zhǔn)確，就需要一套行之有效的方法加以保證。建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的步驟和方法概括起來主要有以下幾個(gè)方面：健全檔案管理體制行文明確分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員。項(xiàng)目立項(xiàng)后，成立項(xiàng)目辦，之后就要明確哪位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，哪位同志負(fù)責(zé)檔案工作。制定檔案工作規(guī)章制度、業(yè)務(wù)規(guī)范主要制定《項(xiàng)目文件立卷歸檔辦法》、《項(xiàng)目檔案保管期限表》、《項(xiàng)目檔案保管制度》、《項(xiàng)目檔案利用制度》等。跟蹤了解建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)情況檔案人員要及時(shí)了解項(xiàng)目的招投標(biāo)情況，一方面可以及時(shí)將招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的文件及時(shí)歸檔；另一方面，可以了解項(xiàng)目的參建單位，便于下一步指導(dǎo)項(xiàng)目文件材料的歸檔工作。將項(xiàng)目檔案管理納入合同管理將項(xiàng)目檔案管理納入合同管理，是保證項(xiàng)目檔案齊全完整的有力措施。一個(gè)項(xiàng)目，參建的單位很多，少則五、六個(gè)，多則上百個(gè)。因此，檔案人員應(yīng)及時(shí)將建設(shè)項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的文件材料的整理、歸檔、移交時(shí)間、份數(shù)、套數(shù)和違約責(zé)任等內(nèi)容向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)合同的人員溝通，以保證簽訂的合同中有項(xiàng)目檔案管理的內(nèi)容。明確參建單位兼職檔案人員，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目辦要和參建單位聯(lián)系，要求每個(gè)參建單位都要明確一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、立卷歸檔工作。對(duì)項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)培訓(xùn)內(nèi)容：①《檔案法》、《廣西壯族自治區(qū)檔案條例》的有關(guān)精神，提高檔案意識(shí)。②標(biāo)準(zhǔn)辦法，主要有國家檔案局關(guān)于《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與整理規(guī)范》，國家檔案局、發(fā)改委《關(guān)于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》以及有關(guān)行業(yè)關(guān)于檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以及結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際制定的項(xiàng)目文件材料歸檔辦法等等。設(shè)置必要的檔案保管條件①設(shè)置檔案庫房，具有八防措施；②購置必要設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)等；③統(tǒng)一檔案裝具，如檔案柜架、卷皮、卷盒等。項(xiàng)目辦檔案人員階段性的檢查、指導(dǎo)（1）開工之初，項(xiàng)目辦檔案人員要檢查各參建單位在建設(shè)過程中形成的文件材料字跡材料是否符合要求，各種表格格式是否符合要求，有關(guān)文件材料蓋章簽字是否規(guī)范等等，除紙質(zhì)文件外，其它載體的材料也要及時(shí)收集歸檔。（2）竣工文件編制階段竣工圖是反映工程實(shí)際狀況的唯一依據(jù)。要注意竣工圖的編制。①竣工圖應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、修改到位。②更改內(nèi)容要在相關(guān)圖紙上和相關(guān)部位上修改到位，并注明修改依據(jù)。③應(yīng)逐件加蓋竣工圖章、竣工圖章中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清楚，不得代簽。④應(yīng)有竣工圖編制說明，設(shè)計(jì)變更清冊(cè)，變更依據(jù)性文件上應(yīng)標(biāo)明被修改的圖號(hào)。（3）立卷整理階段建設(shè)項(xiàng)目試生產(chǎn)后，著重立卷歸檔工作。項(xiàng)目辦檔案人員要對(duì)參建單位的兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，重點(diǎn)指導(dǎo)組卷、編號(hào)、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫，案卷題名的擬寫、保管期限的劃分等等。由于參建單位多，最好采取以點(diǎn)帶面的方法進(jìn)行，以一個(gè)參建單位為樣板，其它參建單位學(xué)習(xí)觀摩、既省時(shí)又省力，效果很好。（4）監(jiān)理審核階段監(jiān)理審核的要點(diǎn)是竣工圖是否符合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際，設(shè)計(jì)變更的內(nèi)容是否反映到竣工圖中，審核之后要編制竣工圖審核報(bào)告。辦理移交手續(xù)包括兩個(gè)方面：一是設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位將整理好的檔案向項(xiàng)目辦移交；二是項(xiàng)目辦向生產(chǎn)使用單位移交，移交手續(xù)齊全，有移交清冊(cè)和經(jīng)手人簽名。檔案排架、編目按分類方案進(jìn)行檔案的排架編目，一般來講要有案卷目錄和全引目錄或?qū)ｎ}目錄。特別要注意，各種特殊載體的檔案也要編制案卷目錄。1自查上述任務(wù)完成后，建設(shè)單位要對(duì)照重大建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收辦法和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自查。1申請(qǐng)檔案驗(yàn)收項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)向項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位報(bào)送檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告，并填報(bào)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表》，申請(qǐng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要符合《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中明確提出的4個(gè)條件，同時(shí)內(nèi)容要完整、準(zhǔn)確。1預(yù)驗(yàn)收與整改這項(xiàng)工作很重要，是保證項(xiàng)目檔案齊全完整和項(xiàng)目檔案驗(yàn)收順利通過的有力措施。預(yù)驗(yàn)收有兩種方式：一是請(qǐng)組織驗(yàn)收的單位組織有關(guān)專家進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；二是請(qǐng)當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門會(huì)同主管機(jī)關(guān)檔案部門進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。預(yù)驗(yàn)收組提出意見后，生產(chǎn)單位或項(xiàng)目辦領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，拿出整改方案，由項(xiàng)目辦會(huì)同有關(guān)參建單位共同整改。1驗(yàn)收項(xiàng)目檔案驗(yàn)收一般應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前完成，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組全體成員參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議，項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的有關(guān)人員列席會(huì)議。檢查項(xiàng)目檔案采取質(zhì)詢、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)的方式進(jìn)行。重點(diǎn)檢查項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要的合同、協(xié)議等。