【正文】 1）無驗收記錄：非固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設備及電腦耗材到貨有入庫單，入庫單內(nèi)有采購、保管、確認簽字，固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設備填制了固定資產(chǎn)新增報告單但無入庫單，以上物資到貨，均無“數(shù)量、規(guī)格型號正確無誤，包裝完好、外表無破損”之類文字驗收記錄。2）個別入庫單填寫不規(guī)范：多數(shù)電腦耗材入庫單內(nèi)容不全：電腦耗材入庫單只有耗材名稱、入庫數(shù)量、單價、總價等信息，沒有廠家、規(guī)格型號等信息。3）個別采購事項入庫不及時：a）綜合管理部門未按制度規(guī)定，現(xiàn)場填寫物資采購驗收單，入庫填制不及時，一些入庫單跨周填列；b）2012年4月18日銀付89憑證記載：辦公家具采購分批采購、分批入庫，但發(fā)票及入庫單資料顯示一次性采購一次性匯總入庫，入庫結算不及時造成面上一次性采購金額偏大，、、發(fā)票時間2012年3月22日，入庫單日期2012年3月26日（以上個例詳見附件一）。4）出庫領用無領用人簽字：電腦耗材及辦公設備出庫，均未填制出庫單要求領用人簽字。部分辦公設備（固定資產(chǎn)采購事項）采購申請單使用人與實際使用保管人不相符，未按《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》規(guī)定，辦理內(nèi)部調(diào)撥單手續(xù)。5）信息中心經(jīng)購的大部分電腦耗材及非固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設備采購事項，入庫單上記錄的采購、保管、驗收入庫人員，違反不相容原則（個案詳見本報告附件一）。6）個別辦公設備（固定資產(chǎn)采購事項）未及時辦理結算轉固手續(xù)：如：2012年3月23日銀付126憑證，記載購買調(diào)度中控用空調(diào)，申請日期為2011年12月19日，購買安裝日期為2012年1月20日，發(fā)票結算日期為3月20日，固定資產(chǎn)新增報告單日期為3月19日。7）辦公設備（辦公家具）購置入庫結算不及時：2012年上半年僅一次匯總結算辦公家具采購事項，經(jīng)查，綜合管理部后勤管理人員未辦理出入庫登帳手續(xù)，出庫單一式三聯(lián)都在綜合管理部保管，領料單日期為2012年3月27日，領料人錯填為采購人，實際領料部門領料人未簽字確認，“發(fā)料人”一欄空白。勞保用品采購：1）無驗收記錄：所有勞保采購事項均無驗收記錄，5萬元以下的勞保采購事項到貨均未通知相關部門（人力資源部）一同驗收后再入庫。2）需聯(lián)合驗收的采購事項到貨未進行聯(lián)合驗收：2012年公司單批次采購超5萬元的勞保采購事項共1次，物資供應部采購人員未按制度規(guī)定組織財務資產(chǎn)部、紀檢監(jiān)察室、計劃需求部門一同參加聯(lián)合驗收。3）個別入庫單手續(xù)不齊全缺少相關人員簽字：如：2011年12月30日轉賬68憑證，購福州開發(fā)區(qū)萊茵絲制衣有限公司橙色冬裝衣褲（2012付款結算事項，屬追溯審計采購事項），收料單中有3張簽字審核手續(xù)不全，“部門領導審核”一欄空白，財務審核把關不嚴、未及時發(fā)現(xiàn)（2011年12月25日收料單共2張、2011年12月27日收料單1張）。4）所有勞保領用出庫單據(jù)，均未提供給財務部門。5）個別勞保采購事項金額雖不大未簽訂合同，但費用結算支付滯后時間較長，對改善資金周轉情況意義不大且影響公司對外形象。第三部分審計建議為加強公司行政物資采購管理，建立健全公司內(nèi)部控制制度，節(jié)約人力物力，促進各級采購人員降本增效，針對本次行政物資采購管理專項檢查發(fā)現(xiàn)的問題，我部提出以下方面幾點整改建議：一、及時修訂和完善相關行政物資采購管理制度，修改不合理不科學的條款，增加考核條款以約束不遵守制度的人員和責任部門，節(jié)約公司人力物力資源，提高制度操作性、科學性。針對本次檢查發(fā)現(xiàn)的公司行政物資采購管理辦法的缺陷問題及制度重疊等問題，建議綜合管理部盡快將《A公司辦公設備及辦公用品管理辦法》匯總修編入《A公司行政物資采購管理辦法》，同時補充完善相關條款，從各方面完善原有《A公司行政物資采購管理辦法》：1）擴大制度適用范圍至公司所有部門。2）結合參照《A公司辦公設備及辦公用品管理辦法》第四條、第七條相關內(nèi)容，補充完善原有《A公司行政物資采購管理辦法》中行政物資采購工作小組的工作職責、工作范圍，真正發(fā)揮工作小組監(jiān)督管理職能，進一步節(jié)約和控制成本，提高公司經(jīng)濟效益。3）結合《A公司辦公設備及辦公用品管理辦法》，將兩個制度進行合并修編成新的行政物資采購管理辦法，調(diào)整統(tǒng)一不同表單填制金額起點范圍，并補充庫存盤點、庫存保管人員移交管理條款、考核管理條款等。4）規(guī)范、統(tǒng)一不需填報《行政物資采購計劃單》的日用小額低值易耗品性質(zhì)的辦公用品、辦公設備、電腦耗材、后勤消耗物資的計劃需求申請表格式，同時統(tǒng)一規(guī)定計劃申請單除部門領導簽字外，各部門還應加蓋本部門公章。5）針對采購經(jīng)辦人員入庫驗收、辦理發(fā)票結算不及時、各部門領用辦公用品不及時現(xiàn)象，建議規(guī)定入庫結算時限范圍，固定每月各部門辦公用品領取日期，實行常態(tài)化管理，對違反者予以一定的考核，提高約束力和辦事效率。6）鑒于勞保物資的采購包含生產(chǎn)人員生產(chǎn)勞保用工器具及保護用品，勞保采購在預算范圍內(nèi)由人力資源部在設備管理系統(tǒng)進行申購審批手續(xù)已成習慣做法，勞保采購在合同談判、貨比三家、招議標等方面已較為規(guī)范，且采購責任部門非綜合管理部，已移至物質(zhì)供應部，建議從行政物資采購管理范疇剔除，并嚴格完善相關驗收記錄，嚴格執(zhí)行驗收入庫管理環(huán)節(jié)，執(zhí)行物質(zhì)供應部制定的《A公司物資采購管理辦法》進行采購。7）明確規(guī)定收集供應商資料進行市場及產(chǎn)品調(diào)研的間隔期限，統(tǒng)一明確調(diào)查表單格式，對已確定的供應商可按不同時期按列填報相關產(chǎn)品單價資料，以便進行對比；對未確定的供應商可按同類產(chǎn)品價格進行比對。收集信息進行調(diào)研會花費一定的訂貨采購調(diào)研成本和人力，對于常用的單價較小價格較為穩(wěn)定的辦公用品、食堂宿舍后勤消耗物資，建議較長時間半年或一年進行一次調(diào)研，金額較大、價格變化幅度較大的電腦耗材、計算機、打印機等物資，建議按季度或按此購買時進行調(diào)研。修訂《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》，對制度內(nèi)涉及的相關部門名稱進行修訂，對購置零星固定資產(chǎn)購置新增報告單格式名稱進行統(tǒng)一，避免稱謂前后不一，增加制度的嚴密性。針對所有有預算的固定資產(chǎn)采購事項，在采購當年需經(jīng)公司領導進行審批，預算外的采購事項也經(jīng)公司領導審批，不利于公司領導區(qū)分加以審批，建議另外設計表單，從表名上鮮明明確預算外采購申請審批表，以便公司領導根據(jù)工作實際需要進行審批，不影響生產(chǎn)經(jīng)營的預算外采購項目可以延至下預算進行采購，促進節(jié)約資金使用成本、生產(chǎn)成本。二、加強制度宣貫和學習，提高制度執(zhí)行力，實現(xiàn)降本增效。新的行政物資采購管理辦法制度修編出臺后，建議綜合管理部加強本部門審批、采購、管理相關人員對制度的學習，以身作則，并在全公司范圍內(nèi)進行宣貫和學習，特別是對各部門管理員進行宣貫和學習，以便提高行政物資采購管理辦法的執(zhí)行力，提高行政物資采購管理的經(jīng)濟效益，達到降本增效的目的。三、嚴格執(zhí)行行政物資采購管理辦法各環(huán)節(jié)條款嚴格按規(guī)定填報表單，進行采購計劃申請審批手續(xù)。嚴格執(zhí)行計劃申報時限條款，超過每月25日未及時申報下月辦公用品采購事項的部門，視為無采購需要。錯過申報時限補報的采購事項，無特殊原因一般不予采購，由該部門向其他部門先行借用自行解決；有特殊原因的，由公司領導特批后進行采購，但對需求部門應予以適當?shù)目己俗鳛閼吞帯３Ｓ玫霓k公用品、電腦耗材各部門應自行根據(jù)實際工作需要，預留適當合理的庫存，以免影響使用，但不得造成浪費。3日用零星辦公用品、辦公設備、辦公家具、電腦耗材、后勤消耗性物資采購，、綜合管理部采購人員應做好相關商品比質(zhì)比價工作，掌握供應商產(chǎn)品價格質(zhì)量變化情況，貨比三家擇優(yōu)低價采購，節(jié)約采購成本。綜合管理部應嚴格執(zhí)行制度內(nèi)有關資金計劃申報條款。辦公用品、辦公設備、電腦耗材、后勤消耗物資均屬行政物資采購范疇，應按制度要求統(tǒng)一匯總金額，各口徑采購經(jīng)辦人員不得各自為政，未經(jīng)匯總報經(jīng)綜合管理部領導審批后進行采購，超2萬元以上的，應按制度規(guī)定匯總填報《行政物資采購計劃單》經(jīng)相關機構、部門及公司領導批準后，在每月月底前申報下月資金計劃，經(jīng)資金計劃平衡會平衡后，在下月份執(zhí)行采購。綜合管理部各類行政物資的采購管理安排應科學合理，無特殊原因，每月應一次性采購完畢各口徑物資，避免一個月內(nèi)多次往返福州或連江采購，造成人力物力資源浪費。綜合管理部應嚴格辦理物資到貨驗收入庫手續(xù)：組織相關需求部門及物資保管人員進行驗收，填寫驗收記錄，并現(xiàn)場填制入庫單，采購人與驗收人不得兼任、采購人與保管人不得兼任，單批次采購或單件采購價格超5萬元的大額采購物資入庫必須經(jīng)財務部門、監(jiān)察審計部門、需求部門、綜合管理部聯(lián)合驗收。嚴格辦公用品、辦公設備、電腦耗材、食堂宿舍后勤消耗性物資的出入庫領用手續(xù)，領用必須有領用人簽字確認手續(xù)，出入庫單應提供一份給財務部門作為預算執(zhí)行管理和財務核算的依據(jù)，相關人員簽字必須填寫全名，不得只填寫姓氏。簽訂合同的行政物資采購，特別是有延期支付處罰條款的，采購經(jīng)辦人員應嚴格根據(jù)合同約定，及時辦理結算手續(xù)進行付款，未簽訂合同的，應按雙方口頭約定期限進行付款，應盡量避免給公司形象造成不良影響。各采購經(jīng)辦人員、合同簽訂商談經(jīng)辦人員應與供貨商協(xié)商，爭取最大付款時限，節(jié)約公司采購資金占用成本。四、建議財務部門加強財務基礎工作管理，根據(jù)《會計法》、公司財務管理制度以及其他相關制度規(guī)定，嚴格認真審核各部門各項開支，無資金計劃、無審批手續(xù)、預算外采購審批手續(xù)不全、報銷單據(jù)不全的各項支出一律不得支付，同時結合公司全面預算管理，做好各項費用按部門進行賬務核算或登記臺帳工作。鑒于年初伊始，財務部門未按部門核算要求設置辦公費部門輔助賬，現(xiàn)已有發(fā)生額，遠光財務軟件無法中途設置辦公費部門輔助賬的情況，建議財務部門另行建立EXCEL文件資料，在綜合管理部協(xié)助下，根據(jù)出庫單領用人、領用辦公用品單價、領用數(shù)量等歷史數(shù)據(jù)，按部門進行一一登記，這樣才能取得各部門辦公費累計發(fā)生數(shù)，全面預算管理——部門辦公費預算管理才能真正落到實處，提供的數(shù)據(jù)才能真正令人心服口服。以上整改建議若有錯漏之處歡迎指正。因限于此次行政物資管理審計的重點、范圍，審計抽查和詳查的概率影響，審計工作無法觸及所有方面，因此在審計報告中未必揭示所有問題。監(jiān)察審計部二0一二年六月二十九日附件一：《福建儲運2012行政物資采購管理審計發(fā)現(xiàn)的問題匯總》