【文章內(nèi)容簡介】 采購是指采購人向供應(yīng)商(廠家)直接購買的方式。第六條實行競爭性談判采購的項目，應(yīng)當遵循下列基本程序：一、確定采購談判小組成員、談判程序、談判內(nèi)容、定標準等。二、談判人擬定合同條款，提出邀請參加談判的供應(yīng)商名單。三、參加談判的所有供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出最后報價及有關(guān)承諾，談判人據(jù)此確定中標供應(yīng)商。第七條實行詢價采購的項目，應(yīng)當遵循下列基本程序：一、定詢價小組成員、價格構(gòu)成、定標準等。二、詢價人擬定合同條款，提出報價供應(yīng)商名單。三、詢價活動必須公平進行，詢價人應(yīng)要求供應(yīng)商書面一次報出不得更改的價格，詢價人確定的中標人是符合采購要求且報價最低的供應(yīng)商。第八條采購員對于小額物品的采購,應(yīng)盡量去正規(guī)商場采購,并做到貨比三家,嚴格控制采購物品的質(zhì)量＼價格及售后服務(wù)。第三章采購程序第九條采購計劃與申請一、屬行政采購項目，申請部門須擬訂本部門采購計劃，并附采購項目的名稱、數(shù)量、估計價值、供貨時間等有關(guān)材料，報行政部審核。二、行政部對申請部門上報的采購計劃進行審核后，制定公司采購計劃預(yù)案。三、公司采購計劃須經(jīng)總裁批準方可實施。四、根據(jù)采購計劃制作的采購預(yù)算表，分別需經(jīng)行政部負責人、主管領(lǐng)導(dǎo)、總裁按權(quán)限簽批核準。五、屬于臨時采購項目，申請部門須提供按權(quán)限簽批核準的申購單，并附采購項目的名稱、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能、供貨時間等有關(guān)資料，報行政部辦理。第十條采購實施一、采購員收到被批復(fù)后的請購單或采購計劃，立刻開展多方詢價、比價、議價，按照貨比三家的原則，詢價人員將三家以上候選供應(yīng)商的品種、規(guī)格型號、報價、數(shù)量、性能指標等情況整理填寫報行政負責人，行政部負責人填寫采購意見報財務(wù)部及主管領(lǐng)導(dǎo)審批。二、對大宗、貴重、批量性的采購可采取公開競價、招標、產(chǎn)品訂貨會等方式進行采購。盡量提高每次采購批量，獲得批量折扣，降低采購成本。三、報價審批獲準后，如需簽定合同，采購員即與供應(yīng)商洽談買賣合同條款。合同文本經(jīng)法律室審核后須經(jīng)行政部負責人、財務(wù)部負責人、主管領(lǐng)導(dǎo)及總裁按權(quán)限簽批核準。四、采購合同經(jīng)雙方簽章生效。生效后的采購合同交財務(wù)部備案，行政部留復(fù)印件。采購員按合同付款進度，向財務(wù)部申請借款，支付給供應(yīng)方。五、采購員按合同交貨進度，及時催促供應(yīng)方按時發(fā)貨。六、采購員對所有采購單位的基本情況(包括單位名稱＼地址＼辦公電話＼傳真＼聯(lián)系人＼手機號碼＼營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及資信情況等)應(yīng)建立一個完整的供應(yīng)商檔案,報行政部備案。七、采購員要定期或不定期對市場辦公用品的價格行情進行調(diào)查了解,掌握市場信息,善于收集相關(guān)資料,及時采購到質(zhì)好價廉的物品,建立各類辦公用品價格數(shù)據(jù)庫,做為核價的依據(jù)。第十一條驗收與結(jié)算一、貨到，采購員會同使用部門進行驗收,清點貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量或重量，相符后簽收并填寫驗收報告。二、如發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符，質(zhì)量經(jīng)檢測與合同約定標準不符，采購員將貨物退回供應(yīng)方，并與供貨方就退貨、經(jīng)濟補償、賠償和罰款事宜進行談判。三、采購員對缺貨、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題，應(yīng)及時上報主管領(lǐng)導(dǎo)處置。四、驗收合格的貨物及時運抵倉庫，辦理移交入庫手續(xù)，行政部做好固定資產(chǎn)或低值易耗品的登記＼建賬工作。五、采購員持請購單、入庫單及有關(guān)發(fā)票到財務(wù)部銷帳。財務(wù)部作好資產(chǎn)登記入帳工作。六、實施大額(壹仟元或以上)物品采購原則上以支票形式支付。臨時采購或以支票形式支付不便時,需將情況予以說明并經(jīng)部門經(jīng)理批準后實施采購。第四章采購監(jiān)督第十二條財務(wù)部結(jié)合采購付款、報銷及盤點實施監(jiān)督。審計部結(jié)合財務(wù)審計或?qū)ｍ梼?nèi)部審計實施監(jiān)督。第十三條被檢查的人必須如實提供檢查所必需的材料和情況，不得拒絕。第十四條有下列行為之一的，將根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，追究有關(guān)負責人的責任。觸犯刑律的，將移交司法機關(guān)追究法律責任。一、采購活動中拒絕監(jiān)督，或招標采取走過場，明招暗送，泄露標底的。二、與投標者相互串通，阻撓、排擠其他投標者公平競爭或干擾招標活動，使招投標不能正常進行的。三、與供貨單位相互溝通，高估冒算，有意多付貨款的。四、采購過程中，接受供貨方的吃請、娛樂和旅游等，私自參與供貨方組織的活動的。五、接受供貨方的回扣或有價證券等各種好處而不上交的。六、揮霍浪費或挪用、貪污、私分采購款的。七、不履行或不正確履行職責，購進的貨物為以次充好、價高貨次、假冒偽劣產(chǎn)品的。八、利用各種理由把采購款和采購物品化整為零進行采購，逃避上述條款約束的。第十五條行政采購接受各部門的監(jiān)督。任何部門和個人有權(quán)對采購活動中的違法行為進行控告和檢舉。第五章附則第十六條本辦法由集團行政部負責解釋，自發(fā)布之日起施行。第五篇：A公司2012行政物資采購管理專項審計報告A公司2012行政物資采購管理專項審計報告根據(jù)公司審計計劃安排，監(jiān)察審計部于2012年6月11日至6月21日對公司2012上半年行政物資采購管理實施了內(nèi)部專項審計。本次審計的主要目的是加強公司行政物資采購管理，規(guī)范行政物資采購行為，最大限度地降低行政物資采購成本，保證供貨質(zhì)量和時效，提高公司經(jīng)濟效益，現(xiàn)將本次審計情況報告如下：第一部分：審計依據(jù)、范圍及程序方法一、審計依據(jù)：《A公司審計工作規(guī)定》；《A公司2012審計工作計劃》；《A公司行政物資采購管理辦法》；《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》；《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》。二、審計范圍：2012發(fā)生的公司各部門所需辦公設(shè)備及辦公用品、勞保用品、生活后勤服務(wù)消耗性材料的物資采購管理，屬以前簽署的合同在本執(zhí)行的，一并追溯查閱到以前。三、審查程序和方法：主要采用審閱法、現(xiàn)場查看法，并輔以詢問，審核相關(guān)會計檔案、月度資金計劃、采購計劃、合同招投標等資料：（1）查閱、熟悉公司行政物資采購管理方面的相關(guān)制度文檔。（2）查閱行政物資采購事項相關(guān)的計劃審批單據(jù)、付款憑證、驗收記錄、采購合同等資料。（3）查閱行政物資采購事項的出入庫管理臺帳。（4）查閱采購部門貨比三家記錄、招投標資料、出庫領(lǐng)用單據(jù)。（5）現(xiàn)場查看庫存辦公用品、辦公設(shè)備及后勤物資等，查對相關(guān)臺帳。（6）實地訪談相關(guān)采購倉管人員，了解行政物資采購申領(lǐng)及采購保管方面遇到的實際問題和訴求。第二部分審計了解到的情況與發(fā)現(xiàn)的問題經(jīng)過本次行政物資采購管理內(nèi)審，我們了解到公司行政物資的采購主要分成4塊，一塊為辦公用品（日用文具類）及后勤消耗性物資，此類物資由綜合管理部總務(wù)人員負責采購；一塊為辦公設(shè)備及電腦耗材類，此類物資由信息中心負責采購；一塊為辦公設(shè)備（會議設(shè)備類）及辦公家具，此類物資由綜合管理部后勤管理人員負責采購；另一塊為勞保物資，由物資供應(yīng)部采購員負責采購。經(jīng)查，公司各部門辦公用品（日用文具類）、勞保物資采購的管理執(zhí)行情況較好，月度計劃申報審批執(zhí)行方面較為規(guī)范，但在申請的表單格式上與制度規(guī)定有所出入。在辦公用品的申購領(lǐng)用上，各部門均能夠本著按需申請、適用節(jié)約的原則進行申請，綜合管理部總務(wù)人員能夠認真填制日常文具類辦公用品出庫單并要求相關(guān)領(lǐng)用人簽字；在辦公設(shè)備的申購審批與采購控制方面，信息中心能做到在預(yù)算總額內(nèi)進行采購并合理進行配置；在勞保物資的采購上，物資供應(yīng)部能做到按計劃貨比三家詢價采購，在辦公設(shè)備（會議設(shè)備類）的申購審批與預(yù)算采購控制方面，公司2012基建投資計劃及零星固定資產(chǎn)購置均無預(yù)算，屬預(yù)算外采購事項，缺乏相關(guān)審批手續(xù)。公司行政物資采購管理在運行上總體是健康的，但在采購計劃、貨比三家、出入庫、驗收管理、資金計劃方面還存在這樣那樣的缺漏弊端，尚待完善和修正，現(xiàn)將本次行政物資采購管理各環(huán)節(jié)現(xiàn)狀及存在的具體問題匯報如下：一、公司現(xiàn)有行政物資采購管理的制度目前公司在行政物資采購管理方面涉及到的制度有： 1）《A公司行政物資采購管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)； 2）《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)；3）《A公司固定資產(chǎn)管理制度（修訂）》——財務(wù)資產(chǎn)部頒發(fā)；4）《A公司物資采購管理制度》——物資供應(yīng)部頒發(fā)。本次行政物資采購管理專項檢查，我們發(fā)現(xiàn)公司各部門包括制度制定部門成員對行政物資采購管理辦法、辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法條款規(guī)定了解甚少，公司制度普遍存在制定后宣貫執(zhí)行不到位的現(xiàn)象。經(jīng)查閱以上行政物資采購方面的制度及條款，我們發(fā)現(xiàn)這些制度存在明顯缺陷需要進行修訂整合：制度發(fā)放范圍明顯有誤：公司制度匯編上冊第135頁內(nèi)容顯示，《A公司行政物資采購管理辦法》發(fā)放范圍僅限于：董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合管理部，根據(jù)該制度條款第二條“本辦法適用于本公司公司各部（室）所需辦公設(shè)備及辦公用品、公司所需一切勞保用品、生活后勤服務(wù)消耗性材料的物資采購管理”，而該制度第五條、第七條、第八條、第十五條內(nèi)容均需各部門配合填報《行政物資采購計劃單》或是《行政物資追加計劃單》或是配合辦理固定資產(chǎn)相關(guān)手續(xù)，所以本制度的適用范圍應(yīng)是全公司各個部門。制度內(nèi)容明顯有缺失：《A公司行政物資采購管理辦法》第三章第8條規(guī)定了成立行政物資采購工作小組，但該小組的工作職責、工作內(nèi)容在通篇制度內(nèi)找不到其他任何有關(guān)該小組的相關(guān)內(nèi)容。形成對比的是《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》規(guī)定了辦公設(shè)備、辦公用品采購評審小組及其成員，并在該制度第七條第三小點第二、第三款規(guī)定了該小組的工作職責內(nèi)容，規(guī)定由評審小組對包含產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息的市場調(diào)研報告進行評審，確定供應(yīng)商并進行談判，建議綜合管理部對《A公司行政物資采購管理辦法》相關(guān)條款進行完善，加強行政物資采購工作小組的監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)職責條款，使該機構(gòu)的存在及作用真正落到實處。行政物資采購執(zhí)行的相關(guān)制度內(nèi)容有重疊、條款有沖突：《A公司行政物資采購管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)和《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)，都對辦公設(shè)備及辦公用品的計劃、采購、領(lǐng)用方面進行了規(guī)定，但在一些條款方面有沖突，如：關(guān)于計劃采購方面，后者第8條規(guī)定“各部門……次年要采購的行政物資須在當年10月15日前填寫《行政物資采購計劃單》上