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正文內(nèi)容

淺談如何提高行政公文寫作水平-資料下載頁

2024-11-09 07:12本頁面
  

【正文】 源等。當(dāng)然,有些簡單事項(xiàng)的請示,只說明需要就可以了。,具體寫出請示的具體事項(xiàng)。請求指示的請求事項(xiàng)主要寫遇到了什么問題,有哪幾種不同意,現(xiàn)狀如何,并要求上級機(jī)關(guān)在哪些方面或哪幾個(gè)具體問題上給予明確的指示。請求批準(zhǔn)的請求事項(xiàng)寫準(zhǔn)備干什么,如何干,請求上級在哪些環(huán)節(jié)上給予支持工幫助,或請求上級批準(zhǔn)承認(rèn),或請求上級撥款、或請求上級調(diào)配相應(yīng)的人力、物力等。請求批轉(zhuǎn)的請求事項(xiàng),按照新《辦法》的規(guī)定,應(yīng)用“意見”行文。請示的結(jié)束語一般在請示事項(xiàng)之后另起一行寫。常用的結(jié)束語有:“以上事項(xiàng),請明示”、“特此請示,請批復(fù)”、“特此報(bào)請核批”、“以上請示,請給予審核批準(zhǔn)”、“妥否,請批復(fù)”、“以上意見,如無不妥,請批準(zhǔn)”等等。請示應(yīng)當(dāng)在成文時(shí)期下一行處表明附注,注明聯(lián)系人的姓名和電話。三、報(bào)告的寫作方法(一)報(bào)告的適用范圍:報(bào)告是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況以及回答上級機(jī)關(guān)的詢問或要求時(shí)所用的一種陳述性公文?!掇k法》規(guī)定:報(bào)告“適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問”。(二)報(bào)告的分類:工作報(bào)告又稱綜合報(bào)告,是用于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、匯報(bào)工作進(jìn)展情況或提出今后工作設(shè)想的一種報(bào)告。:情況報(bào)告又稱專題報(bào)告,用來匯報(bào)工作中遇到的重大問題或特殊情況、接辦事項(xiàng)的處理情況等。情況報(bào)告?zhèn)戎赜趯懝ぷ髦心骋环矫娴那闆r或問題,把事情的經(jīng)過、原委、性質(zhì)和對它的基本看法寫清楚即可。:是用書面語言表達(dá)調(diào)查研究結(jié)果并報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)作為決策參考的一種報(bào)告。調(diào)查報(bào)告是在對客觀事物進(jìn)行深入、周密的調(diào)查研究和分析綜合的基礎(chǔ)上寫出來的。(三)報(bào)告的擬寫報(bào)告正文由報(bào)告導(dǎo)語、報(bào)告內(nèi)容、報(bào)告結(jié)束語三部分構(gòu)成。報(bào)告導(dǎo)語。報(bào)告的開頭先要說明為什么要寫這份報(bào)告,概述什么時(shí)候接到上級的什么公文、什么指示或什么任務(wù),本機(jī)關(guān)的執(zhí)行、辦理情況及結(jié)果如何,然后用“現(xiàn)將 報(bào)告如下”或“現(xiàn)將 匯報(bào)于后”之類的承啟用語轉(zhuǎn)入報(bào)告內(nèi)容。報(bào)告內(nèi)容。這是報(bào)告正文的主干部分。工作報(bào)告要注意寫清開展某項(xiàng)工作的情況,包括主要過程、措施、結(jié)果、存在問題、今后打算等;情況報(bào)告要寫清事件發(fā)生的原因、經(jīng)過、性質(zhì)、看法和處理意見;答復(fù)報(bào)告必須緊緊圍繞上級的詢問,不能顧左右而言他。報(bào)告結(jié)束語。寫在報(bào)告結(jié)尾處,另起一行,空兩格。常見的結(jié)束語多寫“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告,請審閱”、“以上報(bào)告,如有不妥之處,請指正”等。(四)報(bào)告寫作的注意事項(xiàng)、可靠。下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況,其目的是讓上級機(jī)關(guān)掌握全面情況,以便做出正確的決策。下級報(bào)告中的材料往往是上級決策的重要依據(jù),正因?yàn)榕_(tái)此,報(bào)告中的事實(shí)材料必須是真實(shí)的、可靠的。報(bào)告中不能用“據(jù)說”“傳聞”“估計(jì)”“可能”之類的材料,也不能用未經(jīng)核實(shí)的材料。報(bào)告中不僅僅有材料,還要有根據(jù)材料概括出來的觀點(diǎn)。這一點(diǎn)很重要,即使是情況報(bào)告,也要有對有關(guān)情況的看法,不能模棱兩可,騎墻觀望。機(jī)關(guān)法定公文的寫作(上)一、命令,簡稱令,是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。它具有權(quán)威性、指揮性和強(qiáng)制性。就行政系統(tǒng)而言,國家最高領(lǐng)導(dǎo)人、國務(wù)院及其所屬部委、鄉(xiāng)級以上地方各級人民政府,有權(quán)發(fā)布命令。其最常用的有:公布令、行政令、嘉獎(jiǎng)令。它的寫作要求是:(1)必須根據(jù)憲法、法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令;(2)要注意各類型命令寫作的共同點(diǎn)和不同點(diǎn);(3)語言要準(zhǔn)確、凝練、莊重有力;二、議案,是供各級人民代表大會(huì)和各級人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)在開會(huì)期間審議使用的一種書面文件。它的特點(diǎn)主要有:(1)行文關(guān)系及辦理程序的法定性;(2)行文內(nèi)容的單一性和可行性。三、可以提出議案的是國家權(quán)力機(jī)關(guān)的有關(guān)機(jī)構(gòu)及人員以及人民代表。議案可分為由職能機(jī)構(gòu)提出的議案和由人民代表提出的議案。它的寫作要求有:(1)提出的問題重要且已具備解決的條件;(2)要注意提出的權(quán)限和時(shí)限;(3)要注意行文格式和辦理程序。四、決定,是黨政機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。其特點(diǎn)主要是性質(zhì)重要、政策性強(qiáng)和有約束力。它的類型有指揮型、個(gè)案型和知照型。各類決定的寫作有相同點(diǎn)也有不同點(diǎn)。決定的標(biāo)題由決定機(jī)構(gòu)、決定事由、文種三部分構(gòu)成。決定的正文,三種類型的寫法略有不同。決定的文字,要準(zhǔn)確、鮮明、簡潔,以便于領(lǐng)會(huì)和執(zhí)行。五、決議,是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主持召開的會(huì)議通過的對重要事項(xiàng)進(jìn)行決策部署的指導(dǎo)性公文。其特點(diǎn)有二:即表達(dá)群體意志、有權(quán)威性和約束力。決議的主要類型有決策部署和結(jié)果公布兩種類型。六、指示,是上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作的公文。其特點(diǎn)主要是針對性和原則性。按照指示內(nèi)容涉及的范圍,指示可分為:(1)涉及全局問題,帶普遍性的指示;(2)涉及局部問題,帶特殊性的指示??偟膩碚f,指示的寫作,要以政策把握方向,內(nèi)容要明確扼要,條理要清晰。七、意見,是黨政機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)發(fā)表的對工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件。依據(jù)發(fā)表見解機(jī)構(gòu)地位的不同,其類型可包括直接指導(dǎo)型和批轉(zhuǎn)執(zhí)行型兩種類型。意見的寫作要注意內(nèi)容的政策性、原則性,對下級的要求要明確具體,表述條理要清晰等等。機(jī)關(guān)法定公文的寫作(中)(公告、公報(bào)、通知)一、公告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體向公眾宣布重要事項(xiàng)的告知性文件。通告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體在一定范圍內(nèi)公布事項(xiàng)的告知牲文件。其特點(diǎn)為:發(fā)布的公開性、事項(xiàng)的重要性和操作的嚴(yán)肅性。按照其內(nèi)容的性質(zhì)可以分為兩大類; ①涉及法定事項(xiàng)的公告、通告; ②知照性公告、通告。公告、通告的寫作要求是: ①符合權(quán)限,一事一告;②內(nèi)容明確,語氣莊重;②注意格式。二、公報(bào)是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。公報(bào)的特點(diǎn)和公告接近,也具有內(nèi)容的公開性和重要性。發(fā)布機(jī)關(guān)的權(quán)威性。常用的公報(bào)類型有:①會(huì)議公報(bào);②統(tǒng)計(jì)公報(bào);②外交公報(bào)。不同類型的公報(bào),寫作時(shí)要注意的側(cè)重點(diǎn)有所不同:①會(huì)議公報(bào)因發(fā)布目的的不同而有不同的寫法。②統(tǒng)計(jì)公報(bào)必須由國家各級統(tǒng)計(jì)部門或國家指定的機(jī)構(gòu)發(fā)布,任何機(jī)構(gòu)不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。②外交公報(bào)涉及對外關(guān)系,其發(fā)布應(yīng)遵循法定的審批手續(xù)和途徑。三、通知是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件,讓對象知道或執(zhí)行的公文。根據(jù)適用范圍的不同,通知主要可分為六大類:發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、指示性通知、任免性通知、事務(wù)性通知。通知適用面廣,不同類型的通知因作用不同而寫法也有差異,寫作時(shí)要注意不同類型通知的不同特點(diǎn)。機(jī)關(guān)法定公文的寫作(下)(報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、條例規(guī)定)一、報(bào)告,是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。報(bào)告的主要特點(diǎn)是重陳述和有主見。報(bào)告的類型:按照內(nèi)容涉及的范圍,報(bào)告可分為綜合報(bào)告和專題報(bào)告。按照行文的目的的不同,可將報(bào)告分為呈報(bào)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。報(bào)告的寫作要求:①陳述事實(shí)要清楚扼要;②表述觀點(diǎn)要精練清晰;⑨語言要簡潔樸實(shí)。二、請示,是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請性公文。請示的特點(diǎn)有超前性、說明性和單一性,請示的類型:根據(jù)行文目的的不同,請示可分為三大類:請求批準(zhǔn)類、請求幫助類,請求批轉(zhuǎn)類。請示的寫作:總的說來,要注意這樣幾點(diǎn):①要遵守行文規(guī)則;②理由要充分,要求要合理,⑧格式要正確,語言要得體。三、批復(fù),是答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的指示性公文。批復(fù)的主要特點(diǎn)有針對性和指導(dǎo)性。批復(fù)的類型:針對請示的內(nèi)容主要是請求批準(zhǔn)和請求幫助兩方面,批復(fù)也可以分為兩類:表態(tài)性批復(fù)和指示性批復(fù)。批復(fù)寫作要注意這樣三點(diǎn):①要先回應(yīng)后批復(fù):⑦態(tài)度要鮮明,措辭要明確;⑧要及時(shí)批復(fù)。四、函,是機(jī)關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。函的特點(diǎn)主要有二:①形式靈活,適應(yīng)性強(qiáng);②務(wù)實(shí)性強(qiáng)。函的類型:根據(jù)內(nèi)容性質(zhì),函大體可分為四類 : 商洽函、問復(fù)函、請準(zhǔn)函和知照函。函的寫作總的來說,要注意:一事一“函”,直陳其事,語言要平實(shí)、親切,自然。五、會(huì)議紀(jì)要,是記載會(huì)議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實(shí)性文體。會(huì)議紀(jì)要的主要特點(diǎn)包括紀(jì)要性、約束性、知照性。根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的性質(zhì)和擬寫會(huì)議紀(jì)要的目的,把會(huì)議紀(jì)要分為三大類:決議性會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議性會(huì)議紀(jì)要和研討性會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要的寫作:(1)會(huì)議紀(jì)要一般是在會(huì)議結(jié)束后起草的,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意才算定稿。(2)會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題最常用的形式是 “會(huì)議名稱加文種”,但中間可省去“會(huì)議”二字,也有的會(huì)議紀(jì)要,多半是研討性會(huì)議紀(jì)要。可以用正副標(biāo)題的形式。(3)會(huì)議紀(jì)要的正文一般分為會(huì)議概況、會(huì)議內(nèi)容、結(jié)束語三部分。(4)會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持機(jī)關(guān)撰寫,可以在最后署機(jī)關(guān)名稱和撰寫日期,也可以只在正文中寫出主持機(jī)關(guān),不另外署名。六、條例、規(guī)定:條例是由黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動(dòng)、行為等的法規(guī)性公文。條例的類型:根據(jù)發(fā)布條例的機(jī)關(guān)的不同,條例可分為三類:①黨的中央機(jī)關(guān)制定的條例; ②國家行政機(jī)關(guān)制定的條例;③地方權(quán)力機(jī)關(guān)制定的條例。規(guī)定,是各級黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。規(guī)定的類型:根據(jù)發(fā)布機(jī)構(gòu)和實(shí)際作用的不同,規(guī)定分為三種類型; ①黨內(nèi)規(guī)定;②法規(guī)性規(guī)定;③一般性規(guī)定。可將條例和規(guī)定的寫作要點(diǎn)綜合為以下四點(diǎn):①草擬條例和規(guī)定要遵循一定的原則;②起草條例和規(guī)定,應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進(jìn)行清理,同時(shí)應(yīng)當(dāng)注意與其他有關(guān)法規(guī)的銜接和協(xié)調(diào);③條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá),常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。有關(guān)公文寫作的語言要求一、準(zhǔn)確(一)認(rèn)真辨析詞義西方有作家說,要表現(xiàn)一個(gè)事物,只有一個(gè)名詞是準(zhǔn)確的;要描繪一種狀態(tài),只有一個(gè)形容詞是準(zhǔn)確的;要說明一個(gè)動(dòng)作,只有一個(gè)動(dòng)詞是準(zhǔn)確的。寫作的主要工作之一,就是找到這一個(gè)準(zhǔn)確的名詞、形容詞、動(dòng)詞。這話對于文學(xué)創(chuàng)作來說未必適用,因?yàn)槲膶W(xué)語言不循常規(guī),而作家的創(chuàng)造性語言又因其個(gè)性和素質(zhì)的差異各有特色,很難說哪個(gè)詞語是絕對準(zhǔn)確的。這話用于公文寫作,倒是比較確切的。在漢語中,有大量的意義相同或相近的詞匯,稱為同義詞或近義詞。其實(shí),即使是同義詞,細(xì)細(xì)分辨起來還是有些微妙的差異。譬如,“優(yōu)異”、“優(yōu)秀”、“優(yōu)良”,這三個(gè)詞粗看相近,細(xì)看則有程度的區(qū)別。“鼓舞”、“鼓動(dòng)”、“煽動(dòng)”,從動(dòng)作的方向和力度上看并無差異,但感情色彩卻很不相同。寫作公文,必須在詞語的細(xì)微差別和感情色彩上仔細(xì)斟酌。(二)講究語法和邏輯公文寫作語言的規(guī)范性,體現(xiàn)在句子上就是造句合乎語法規(guī)則、合乎邏輯。首先,句子成份要完整。漢語構(gòu)句有主、謂、賓、定、狀、補(bǔ)六種句子成份,其中主語、謂語、賓語是主干成份,定語、狀語、補(bǔ)語是輔助句子成份。對于每一個(gè)句子來說,主干成份也不是必不要少的,但是省略有省略的規(guī)則,不能任意省略和無故殘缺。例如:“廠領(lǐng)導(dǎo)的做法,受到了全廠職工的熱烈歡迎。對他們聯(lián)系群眾、實(shí)事求是的作風(fēng)給以很高評價(jià)?!焙笠粋€(gè)句子就殘缺句子成份。誰給以評價(jià)?少了主語,違反了語法規(guī)則,意義也不明白了。其次,句子中詞語之間的搭配要恰當(dāng)。詞語相互搭配在一起,必須符合事理和習(xí)慣,否則就是不通。如:“這種精神充滿了各個(gè)村莊,開遍了全鄉(xiāng)的各個(gè)角落。”精神無形,說它充滿了某一空間,已經(jīng)十分勉強(qiáng),又說它開遍了各個(gè)角落,更是無稽之談。改成“精神文明之花開遍了全鄉(xiāng)”,才算通順。其三,造句還要講究邏輯性。有些句子語法上沒有問題,卻出現(xiàn)了種屬概念并列、自相矛盾等邏輯錯(cuò)誤。如:“他們加強(qiáng)了對團(tuán)員和青年的思想教育。”團(tuán)員是青年的一部分,團(tuán)員和青年是不能相互并列的?!鞍阉修r(nóng)產(chǎn)品都基本上納入了計(jì)劃軌道。”“所有”表示全部,“基本”表示不完全,它們表述的意義產(chǎn)生了矛盾,讀者不知道哪個(gè)詞語表達(dá)的意義是可信的,就會(huì)無所適從。二、簡練(一)用語精確,一以當(dāng)十在生活中我們都有這樣的體會(huì):有時(shí)一兩個(gè)詞句,就能把要說的意思清楚完整地表達(dá)出來;有時(shí),說了很多話,要表達(dá)的意思卻仍然不清楚。從理論上說,人類創(chuàng)造的成熟的語言,足以表達(dá)人類的常規(guī)的思想和情感,至于文學(xué)作品中那些復(fù)雜微妙的心境,有時(shí)只可意會(huì)、不可言傳,只能借形象曲折地加以表現(xiàn),在公文寫作中是不常出現(xiàn)的。公文寫作中之所以有用語繁多意思仍不明白的情況,多半是由于用語不精確,只好增加語句去彌補(bǔ),結(jié)果反而是“言愈多而理愈亂”。(二)盡量使用短句五四時(shí)期,現(xiàn)代漢語的書面語言還不成熟,不少作家借鑒歐化的句法來寫文章,句子寫得長長的,句子內(nèi)部的成份多多的,閱讀起來雖別有風(fēng)味,讀者卻常常需要再三反復(fù),才能弄明白句子復(fù)雜的含義。這種現(xiàn)象現(xiàn)在已經(jīng)很少了。還是著名作家老舍的做法值得肯定。他說,他寫文章,總喜歡寫短句子,七八個(gè)字一句,十個(gè)字左右一句。他認(rèn)為,這樣寫,讀者好讀,意思也簡練明白。有人統(tǒng)計(jì)過他的名篇《濟(jì)南的冬天》,說其中超過11個(gè)字的句子只有6句,超過14個(gè)字的句子只有兩句。請看下面的文句:假若單單是有陽光,那也算不了出奇。請閉上眼睛想:一個(gè)老城,有山有水,全在藍(lán)天底下,很暖和安適地睡著,只等春風(fēng)來把它們喚醒,這是不是個(gè)理想的境界?老舍用這樣的短句,寫出了多么精致而優(yōu)美的文章!公文與文學(xué)雖然是不同質(zhì)的語言,但基本道理是相通的。為了做到簡練,不妨學(xué)學(xué)老舍。(三)適當(dāng)采用文言詞語前面談到公文語言的模式化的時(shí)候,已經(jīng)談到公文對文言詞語的繼承問題。繼承文言詞語的一個(gè)主要原因,就是文言詞語比現(xiàn)代漢語更精練。例如“來函收悉”四個(gè)字,要換成“來信收到,內(nèi)容盡知”,文字多了一倍,意思卻一點(diǎn)也沒增加。而且這還不是真正的白話。要換成“你們的來信我們收到了,其中的內(nèi)容經(jīng)過閱讀都已明白了”,才是真正的白話,可那豈不是大煞風(fēng)景?運(yùn)用文言詞語,要注意不得生吞活剝,食古不化,要適當(dāng)、活用、自然、流暢。建國初期周恩來撰寫的一個(gè)指令,是活用文言詞語的典范:查我國具有歷史文化價(jià)值之文物圖書,過去反動(dòng)統(tǒng)治時(shí)代,往往官商勾結(jié),盜運(yùn)出口,致使我國文化遺產(chǎn)蒙受莫大損失。今反動(dòng)政權(quán)業(yè)已推翻,海陸運(yùn)輸均已暢通,為防止此項(xiàng)文物圖書繼續(xù)失散起見,特制定《禁止文物圖書出口暫行辦法》,隨令頒發(fā),希即轉(zhuǎn)令所屬遵照辦理為要。在這段文字中,古代文言和現(xiàn)代白話完美地結(jié)合在一起,簡潔明了,自然流暢,完全沒有一味因襲的陳腐氣。三、質(zhì)樸(一)不做作,不生造大方、莊重、樸實(shí),是公文語言的基本風(fēng)格。公文語言忌諱華麗、造作、賣弄。魯迅先生在《答北斗雜志社問》中曾提出“不生造除自己之外,誰也不懂的形容詞之類”。毛澤東在《反對黨八股》中,也發(fā)表過類似的意見,說:“我們‘生造’的東西太多了,
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