【正文】 原則：遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值、便于保管和利用 第一步：收集整理資料（一）、收集收集工作是將本單位職能活動中形成的辦理完畢的具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的一個過程。凡機關(guān)工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、及人事、保衛(wèi)、財會等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門和業(yè)務部門進行整理，定期向檔案部門歸檔。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間、和歸檔要求三部分內(nèi)容。（1）歸檔范圍的劃分：凡是記述和反映本機關(guān)、本單位職能活動和歷史/ 10面貌的文件材料，包括本機關(guān)、本單位收到上級、下級與本身工作活動有密切聯(lián)系的各種文件材料，都應列入歸檔范圍。凡與本機關(guān)、本單位、本職能活動無關(guān)的和無保存價值的文件材料不列入歸檔范圍。（2）歸檔時間歸檔工作要求在次年的五月底之前完成（3）歸檔要求、內(nèi)容準確。（二）、整理要求歸檔整理時把文件以“件”為單位進行整理，一般以每份文件為一件，下列文件或文本或?qū)嶓w裝訂時，可作為一件：（1）正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）作為一件；（2）正件與附件為一件（如果附件內(nèi)容比正件重/ 10要，件數(shù)較多，又是單件裝訂，如附件附件以此類推，在編制歸檔文件目錄時，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫各附件的頁數(shù)）；（3）收文處理單位與來文作為一件；（4）原件與復印件或手抄件為一件；（5）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件（被轉(zhuǎn)發(fā)的來文原件與轉(zhuǎn)發(fā)后的文本應分開保存）；（6）報表、名冊、圖表類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；（7）請示與批復、報告與批示、問函與復函等來往文書為一件；（8）歸檔中的中文與外文為一件。第二步：分類分類就是將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容、和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。歸檔文件可以采用——機構(gòu)（問題）——保管期限或保管期限————機構(gòu)（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。（一）按歸檔 應注意以下問題：（1）文件有多個時間特征/ 10一份文件往往有多個時間特征、包括成文日期、簽發(fā)日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分時，一般來說就以文件的簽發(fā)日期（或落款日期）為準，據(jù)以判定文件所屬。（2）跨形成的文件機關(guān)單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，跨形成的文件，統(tǒng)一在辦結(jié)歸檔，分類時也都歸入辦結(jié)。（3）幾份文件作為一份時“件”的日期 正文與定稿、原件與復制件、來文與復文等作為一件，這時判定“件”的日期、應以裝訂時排在前面的文件的日期為準。（4）無落款日期的文件要標注日期此類情況見于內(nèi)部文件（也叫白頭文件）需要分析文件內(nèi)容、制成材料、模式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)以按合理歸類。（二）按保管期限歸檔按保管期限分類，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。文書檔案分為永久、長期和短期。/ 10（1）凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)和國家建設及歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括：；處理重要問題形成的文件材料；重要的請示、報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表；機構(gòu)設置、人員編制、干部任免和人事管理工作等文件材料。、批復、報告、機關(guān)領(lǐng)導人任免等文件材料。（2）凡是反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件，列為長期保管。主要包括：，并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料。、總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。反映方針政策貫徹落實情況的文件。（3）凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料列為短期保管。主要包括：/ 10照執(zhí)行的文件材料。（三）按機構(gòu)（問題）分類法機構(gòu)分類法，就是根據(jù)機關(guān)內(nèi)設機構(gòu)對歸檔文件進行分類。問題分類法，就是按照文件內(nèi)容對歸檔文件進行分類。按問題分類時，還要注意問題的密切聯(lián)系，根據(jù)文件的不同特點，妥善處理好不宜按問題分類的文件材料。編文號的正式文件和未編號的文件材料，應按問題分類，不能分成“文件類”和“材料類”。文件與電報應按問題合并歸檔，不能歸“電報類”。第三步：排列歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等方法確定文件的先后次序的過程。會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列；上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，下級來文集中排在其后。具體的排列方法：（1）同一事由的歸檔文件排列，即一個作者，一/ 10個問題（即一個事由）的文件，按時間先后順序排列。（2）不同事由的歸檔文件排列：，所謂事由的形成時間即事由的辦結(jié)時間。，將主要職能或重要活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后邊，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務工作排在后面。排列時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復性文件在前，批請性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文處理單放在來文前面。對具有保存價值，沒有及時歸檔的零散文件，應排列在同一保管期限歸檔文件的最后或與相關(guān)的某份歸檔文件裝成一件，并在歸檔文件目錄備注欄中加上說明。第四步：編號歸檔文件編號，是指歸檔文件在全宗中的位置標識符號，并以歸檔章在歸檔文件上注明（一）蓋章的要求/ 10歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在文件首頁右上角空白的位置；如果領(lǐng)導批示或收文章等占用上述位置，可蓋在上端空白處。（二）歸檔章具體項目的填寫：是檔案館給立檔單位編制的代碼； b.：是指歸檔文件的形成，即形成和處理歸檔文件的；：是指機關(guān)文書、業(yè)務部門、或檔案部門在整理歸檔文件時，給歸檔文件劃定的保管期限。一般分為永久、長期、短期三種；：即歸檔文件的排列順序號； ：即檔案盒的排列順序號。第五步：編目編目就是編制歸檔文件目錄。編目的項目包括：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。件號：文件的排列順序號，即室編件號。責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文責任者應填寫標注發(fā)文字號的機關(guān)。對于領(lǐng)導人講話或以領(lǐng)導人名義發(fā)布的文件，責任者可填寫領(lǐng)導人姓名。/ 10文號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。題名：文件標題，沒有標題或標題不規(guī)范，不能全面提示文件內(nèi)容的，應根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫，外加“[ ]”號。日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909 頁數(shù)：每件文件的頁數(shù)，文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計數(shù)。備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。第六步：裝訂裝訂前，對破損的文件進行修復；對字跡模糊或易褪變的文件進行復制；對某些特殊超大的紙張按A4紙的尺寸折疊；去除易銹蝕的金屬物和易變脆的塑料物（精裝和平裝等書本式的檔案材料除外）。將“件”內(nèi)的各頁按一定的方式對齊。一般采用線繩裝訂，文件較?。?39頁）的用縫紉機裝訂；文件較厚的（40頁以上）采用三孔一線左側(cè)裝訂，采用左上角裝訂的，應將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應將左、下側(cè)對齊。裝訂要牢固，達到文件不損頁、不倒頁、不壓字。第七步：裝盒/ 10將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫備考表、檔案盒封面及盒脊項目。檔案盒封面：應使用全稱或規(guī)范化簡稱標明全宗名稱（立檔單位名稱）。盒脊的項目包括：全宗號、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括：盒內(nèi)文件情況說明（填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況）、整理人、檢查人和日期（歸檔文件整理完畢的日期）。裝盒時應注意以下問題：（1）不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒內(nèi)；（2）不同保管期限的歸檔文不應放入同一檔案盒；（3）不同機構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒內(nèi)。第八步：檔案上架（1）編制盒號：用鉛筆分保管期限的流水號。（2）上架方法：在同一保管期限中按順序從左到右，從上到下。/ 10