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2024-11-04 12:34本頁面
【正文】 的發(fā)言稿。發(fā)言稿也要有具體的內(nèi)容，但不像工作報告那樣面面俱到。有些會議對發(fā)言時間有限定，發(fā)言稿一般不宜太長。閉幕詞。一般針對大型或比較莊重的會議來準備。會議總結(jié)。單獨形成會議總結(jié)的會議很少，一般可安排在領(lǐng)導(dǎo)會議結(jié)束時的講話中作一總結(jié)性的歸納；也可由主持人在主持辭中 作一總結(jié)性的歸納。會議總結(jié)既要對會議全過程的基本情況以及會議特點、成效和不足進行歸納，也要對貫徹落實會議精神以及下步主要工作進行要求和部署。其他會議文書。除上述需要準備的文件之外，還必須準備好會議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會議通知、與會人員名單、席位卡、通訊錄、車輛調(diào)度表、獎牌證書、會議證件等等。（三）會場準備對會場的要求總體是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應(yīng)設(shè)備齊全、利于安全和保密。具休要求如下：會場布臵。會場是否舒適,會影響到會議的效果,要考慮周到，妥善布臵。主席臺席位。按我國傳統(tǒng)習(xí)慣左為首右為次。（具體詳見圖例）會場設(shè)施。其他準備。（四）會議通知會前一切準備就緒之后，就應(yīng)及時發(fā)送會議通知，以便與會人員提前做好準備。會議通知一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會議，宜發(fā)書面通知。口頭通知特別是電話通知，應(yīng)擬一個電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進行通知。重要會議的通知發(fā)出后，應(yīng)及時檢查并進行落實。本單位的小型會議，可采用口頭、電話等方式通知；全局性、邀請外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知，有的邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。會議通知上應(yīng)寫明下列內(nèi)容：會議是正式通知或是預(yù)通知；會議經(jīng)哪一級同意召開或根據(jù)什么召開；會議名稱和主要議題（內(nèi)容）。會議報到、召開的時間、會期或地點(會址)。參加對象（分類說明）。須作什么準備。相關(guān)要求（下延通知、回執(zhí)、紀律、報道、乘車等）。召集單位署名、通知發(fā)出日期，加蓋公章。一個會議通知是否寫得齊全完整，主要評價標準：會議通知發(fā)出之后，除反饋參加名單外，沒有任何一個單位來電咨詢關(guān)于開會的有關(guān)內(nèi)容。（五）預(yù)定食宿本單位召開會議，一般都不會安排食宿，至多有的單位年終大會會安排職工聚餐。但本系統(tǒng)或全局性、跨地區(qū)的會議一般都要安排食宿。兵馬未動，糧草先行。一次會議的成功舉辦，食宿安排得是否恰當也是很關(guān)鍵的。此項工作需要注意的是：必須提前預(yù)定。便于集中管理。堅持量力而行。把握不同需求。三、會中服務(wù)會中服務(wù)，是召開會議的實質(zhì)性環(huán)節(jié)，在這一環(huán)節(jié)中，既要認真組織落實好既定的會議方案（各項議程），又要了解和掌握會議過程中出現(xiàn)的新情況、新問題并及時加以解決，同時還要超前考慮會后的跟蹤落實事宜。需要做的工作主要有：（一）會議報到。會議報到是指需要集中住宿的中大型會議的與會者到達指定地點并由會務(wù)人員或辦公室進行統(tǒng)一接待的過程。報到是會議秘書部門準確掌握與會人員到會情況并實施組織的重要一環(huán)。對于應(yīng)該報到而未及時報到的，應(yīng)注意催促。報到完畢后，應(yīng)匯總情況，向會議領(lǐng)導(dǎo)報告。需注意事項有：進行報到登記。分發(fā)會議須知（會議方案）、相關(guān)會議文件材料或紀念品，未盡事項或其他需要告知與會者的事宜進行當面交代。按照事先與住宿點聯(lián)系排布好的房號安排入住。進行報到情況匯總。（二）會場服務(wù)。是指正式召開會議期間會議工作班子或辦公室所開展的涉及政務(wù)和事務(wù)服務(wù)全過程。內(nèi)容主要包括會議簽到、分發(fā)材料、起用會場一應(yīng)設(shè)施、供水、會議司儀、收集匯總意見、會議記錄、制發(fā)會議簡報等。會議簽到。要備有專門的簽到冊，注明到會人員的單位、姓名、職務(wù)，會后應(yīng)作為會議資料存檔備查。要根據(jù)會議場所門廳設(shè)計來安排簽到席，并指定專人負責。分發(fā)材料?？捎韶撠煏h簽到的人員一并完成。起用會場一應(yīng)設(shè)施。需提前到場檢查并開啟、放臵。供水。根據(jù)會議實際需要確定用水、用茶或其他飲料，并安排專人負責。會議司儀。比較莊重的會議應(yīng)考慮安排專門的司儀，并為其準備好司儀稿。同時要根據(jù)會議性質(zhì)選擇好司儀的著裝。收集匯總意見。安排有討論的會議，應(yīng)指定專人參加討論負責收集與會人員的意見建議，討論結(jié)束后及時進行整理匯總提交會議主席或主持人，以供會議表決或供會后決策使用。會議記錄。會議記錄是有關(guān)會議情況的筆錄。一般用于比較重要和正式的會議，并使用專門的記錄簿。它的作用在于正確反映會議情況，以作為整理會議文件、總結(jié)經(jīng)驗、研究工作等存查備考的一種歷史資料。比較重要的會議都有兩個以上的記錄員。制發(fā)會議簡報。制發(fā)會議簡報，主要是針對大中型會議而言，且會議一般安排分組討論。會議簡報是報道、交流有關(guān)重要會議內(nèi)容和情況的簡報。這類簡報專門報道會議期間的情況：包括會議進程、討論內(nèi)容、與會者提出的問題、建議以及會議的決議事項等。（三）活動組織。（四）就餐安排。四、會后跟蹤 一次成功的會議，不能僅僅看會議的準備和會議期間的服務(wù)質(zhì)量，而會后的跟蹤服務(wù)、督促檢查工作往往更為重要。這是體現(xiàn)辦公室或秘書人員助手作用的重要方面。會后跟蹤服務(wù)、督促檢查工作主要是針對會議決定事項和其他會議要求事項。可采用重點督查或?qū)ｍ椂讲榈姆绞?。跟蹤服?wù)、督促檢查可用情況專報的方式報告給領(lǐng)導(dǎo)，必要時要提出處理意見供領(lǐng)導(dǎo)參考。
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