【正文】 經(jīng)費(fèi)的預(yù)算等。2．調(diào)研工作的實(shí)施階段實(shí)施階段是調(diào)研工作的中心階段。其實(shí)施步驟為：確定調(diào)查方法，搜集、整理調(diào)研材料，綜合分析調(diào)研材料。（l）調(diào)查方法主要包括全面調(diào)查法、重點(diǎn)調(diào)查法、典型調(diào)查法、抽樣調(diào)查法、問卷調(diào)查法、觀察法、試點(diǎn)調(diào)查法、開會調(diào)查法、訪談法、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法、BS（Brainstorming頭腦風(fēng)暴）法、專家調(diào)查法、哥頓法等。小提示：各調(diào)查方法常綜合、交替使用。（2）搜集、整理調(diào)研材料，要求全面、系統(tǒng)、豐富、充分、多多益善。（3）認(rèn)真分析調(diào)研材料，綜合提煉調(diào)研成果。3．調(diào)研工作的完成階段本階段的主要工作是撰寫調(diào)研報(bào)告，其中包含確定主題、選用材料、擬寫提綱、按綱寫作，修改定稿五個(gè)步驟。（l）確定主題：主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定高度。（2）選用材料一：材料要具有典塑性、生動(dòng)性、新穎性，多樣性和準(zhǔn)確性等特點(diǎn)。（3）擬寫提綱：注意觀點(diǎn)和材料，大綱和細(xì)目的統(tǒng)一，如“導(dǎo)引案例一案例1”。（4）按綱寫作：如表31所示。（5）修改定稿：檢查所用資料是否有誤、觀點(diǎn)是否明確、語言是否流暢、有無錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)使用準(zhǔn)確與否等。二、案例分析題***示例分析秘書李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈、有條不紊，同時(shí)她也主動(dòng)清潔整理自己常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、飲水機(jī)、檔案柜、公用書架等。每當(dāng)她看到復(fù)印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時(shí)做些清潔整理工作，以維護(hù)辦公環(huán)境的整潔。秘書小王每天都認(rèn)真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護(hù)公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機(jī)、檔案夾等鎖進(jìn)自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。秘書小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。***點(diǎn)評：通過上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序，直接對組織的形象和績效產(chǎn)生一定的影響。一個(gè)良好的工作環(huán)境，有利于組織的對外形象塑造，有利于提高秘書的工作效率?？梢姡蠲舴弦?；小王的工作存有誤區(qū)；小劉工作不合要求。***工作程序加強(qiáng)對日常環(huán)境的管理，營造一個(gè)令人神靜心怡的工作環(huán)境，是公司秘書一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，也是一份責(zé)任和義務(wù)。秘書對日常環(huán)境的管理包括3個(gè)方面的內(nèi)容，即個(gè)人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室的環(huán)境管理，日常公務(wù)活動(dòng)區(qū)的環(huán)境管理。(1)要保持上司會客室和會議室的清潔，在來訪客人離開及會議結(jié)束后要及時(shí)通知保潔員進(jìn)行打掃和清理。(2)正確使用并注意維護(hù)復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備，保持周邊的整潔，發(fā)現(xiàn)問題自己動(dòng)手或及時(shí)找人維修。(3)對文件柜、檔案柜、書架、物品柜等公用資源要經(jīng)常注意清理，對報(bào)刊、文件及公用的辦公用品，用后要及時(shí)放歸原處，保持整潔有序。(4)注意發(fā)現(xiàn)在辦公設(shè)備、室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，并及時(shí)提出建議或通知有關(guān)人員進(jìn)行整改。(1)經(jīng)常整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜、書架、博古架和各種陳設(shè)要保持清潔。(2)每天要定時(shí)開窗通風(fēng)，保持空氣的自然清新，并定時(shí)測溫、測濕，保持適合上司習(xí)慣的溫度和濕度。(3)經(jīng)上司授權(quán)后，定期對上司的文件柜進(jìn)行清理，將文件資料歸類保管存放，將一些無用的文件及時(shí)清退或銷毀。(4)對上司辦公室的花卉、盆景，要及時(shí)澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機(jī)。對辦公室內(nèi)的金魚，要及時(shí)喂食、清排魚缸內(nèi)的濁物，保持水質(zhì)的清潔。(5)上司接待客人后，要及時(shí)對煙缸、茶具等進(jìn)行清洗和整理。(6)經(jīng)常對安全、衛(wèi)生等狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知有關(guān)人員進(jìn)行處理，時(shí)刻保持良好的狀態(tài)。辦公桌是每一位秘書人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時(shí)，既要使自己感覺舒適，又要保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環(huán)境，不僅可以提高工作效率，還有助于提升專業(yè)形象，甚至還會因此而受到同事欣羨的眼光，并成為典范，對辦公室人際關(guān)系也有意想不到的益處。(1)辦公桌的必備物品及其整理擺放在辦公桌上的物品都應(yīng)是經(jīng)常使用的。比如記錄紙、鉛筆、文件夾、剪刀、訂書機(jī)、膠水、回形針、信封以及其他一些工作上需要的用品，應(yīng)將它們整齊地?cái)[放在你的辦公桌上。①電話。②電腦。③參考書。④文具用品盒。⑤文件夾。⑥辦公桌抽屜。(2)整理辦公桌的技巧要想快速治理辦公桌的混亂局面，營造出高效率的辦公環(huán)境，可以采取以下5個(gè)步驟：①將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方。②清理過期的文件。③注意你的電腦顯示器。④充分利用辦公空問。⑤清理舊的閱讀材料。辦公室管理作業(yè)3（第五、第六章）一、單選選擇題二、判斷題 三、簡答題簡要回答公文寫作的五部曲。P105公文說什么 領(lǐng)悟核心思想內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的內(nèi)容是怎么表達(dá)的是否符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。第一步，公文說什么，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖；要求準(zhǔn)確、全面地提煉領(lǐng)導(dǎo)意圖，增加“貼近度”。第二步，領(lǐng)悟核心思想，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題。第三步，內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的，關(guān)鍵把握常用思維方法：模式化思維方法，對象化思維方法，辯證思維方法，散點(diǎn)思維方法，求同存異思維方法。第四步，內(nèi)容是怎么表達(dá)的，關(guān)鍵是牢記擬寫公文的要素及要求：格式，公文的包裝；主題，公文的靈魂；材料，公文的血肉；結(jié)構(gòu)，公文的骨骼；語言，公文的細(xì)胞。目的明確，行文有據(jù)；主旨單一，內(nèi)容合法；文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡練、得體。第五步，符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)―《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704一2012）。簡要回答起草請示的“五步棋”。P110起草請示的思維模式――沿著以下“五步棋”思路走（l）因?yàn)槭裁凑埵鲸D―對于原因、目的的說明。（2）請示什么問題――提出請示的主題內(nèi)容。（3）怎樣解決問題――提出解決問題的建議或方案。（4）請求上級回復(fù)――結(jié)尾用語的使用。（5）有無附件需要說明――根據(jù)需要確定附件的使用與否。簡述公文校對工作要求。P127 答：可答P127倒數(shù)第6行的內(nèi)容； 也可以參考下面的內(nèi)容：首先，要看文稿的標(biāo)題是否準(zhǔn)確，如有的將請示、報(bào)告混淆，通報(bào)、通告混淆等情況；也有時(shí)不注意標(biāo)題中的詞語前后顛倒；文件的標(biāo)題是否缺項(xiàng)（單位加事由加文種）。第二，查看公文發(fā)文字號中的年份是否用六角號〔〕括起來的，因?yàn)橐话闳瞬惶⒁膺@些地方，在實(shí)際使用中，這個(gè)括號的用法可謂是五花八門，有用方括號的[]，有用這種的【】，也有用圓括號的（）。這都不對，一定要使用國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的六角括號，這才是正確的。第三，在審稿時(shí)遇到文稿有序號的，一定要全文上下通看一遍，看一看前后序號的使用有沒有問題，要全文檢查核對一下，是否前后統(tǒng)一、有無斷號、重號。第四，文稿中數(shù)字方面出錯(cuò)比較常見，如有的文稿開頭講說有五個(gè)方面，可能后面只講了四個(gè)方面；也有的講話稿開頭說講“兩個(gè)問題”實(shí)際后面是三個(gè)問題；另外有人名字的也要仔細(xì)檢查核對，是否有差錯(cuò)，人數(shù)是否有出入。第五，文稿中的時(shí)間，即年月日，不論是正文中，還是文末落款處，出現(xiàn)這種時(shí)間就要認(rèn)真審核是否有誤，特別是每年的年初，這個(gè)時(shí)段的文稿在年份上最容易出錯(cuò)，一不留神就會弄錯(cuò)，所以一定要記得核對。第六，注意文中的標(biāo)點(diǎn)符號。在公文文稿中，對于常用的標(biāo)點(diǎn)符號通常情況下也是有統(tǒng)一的規(guī)定，按照規(guī)范要求，在公文中正確使用標(biāo)點(diǎn)符號。常見的錯(cuò)誤主要表現(xiàn)為：有的文件以“為???！睘殚_頭，這里的句號應(yīng)該為逗號。有的在“第一”、“首先”等序號后邊該用逗號的用了頓號，有的在序號加括號如（1）（2）后邊不該再加標(biāo)點(diǎn)的加了頓號。還有不注意標(biāo)點(diǎn)的人一逗到底；也有在修改時(shí)只修改文字，沒有注意到標(biāo)點(diǎn)符號。第七，文稿中的錯(cuò)別字。在公文文稿中，如果出現(xiàn)錯(cuò)別字，在這種情況下，將會影響公文的嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性。撰寫公文文稿要一絲不茍，完稿之后需要進(jìn)行審核。在文字輸入方面，五筆、拼音應(yīng)用比較廣泛，在用五筆進(jìn)行輸入時(shí)，通常情況下容易產(chǎn)生形狀相似的錯(cuò)字，而用拼音輸入法則容易產(chǎn)生同音別字。在審稿時(shí)要有針對性的進(jìn)行審核，以提高工作效率。第八，有的固定語句一般都是觀點(diǎn)性的，所以使用必須準(zhǔn)確，審稿時(shí)要特別留心；另外要看的是文章的首尾是否呼應(yīng)；標(biāo)題和結(jié)尾用語是否對應(yīng)，例如請示的結(jié)尾要對應(yīng)“請批復(fù)”，報(bào)告的結(jié)尾要對應(yīng)“請審示”等等。第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、專業(yè)名詞、計(jì)量單位、技術(shù)術(shù)語（遇有不確定的，要請教或咨詢有關(guān)專業(yè)人員）、符號等是否準(zhǔn)確。第十，公文的紙張尺寸、字體字號、字距行距等排版格式是否符合規(guī)范要求，在審核過程中，需要通篇看一看文中是否存在不符合規(guī)范的地方。在有的文稿中，同一級小標(biāo)題的字體、段落間行距出現(xiàn)不一致的情況，這種情況是復(fù)制文件的過程中，沒有對文件格式進(jìn)行調(diào)整造成的。所以說審稿不能急于求成，要靜下心來，不厭其煩。否則一旦疏忽大意，出現(xiàn)差錯(cuò)，便會帶來不可挽回的后果。簡答電子公文處理過程的五個(gè)環(huán)節(jié)。P143電子公文處理過程可分為五個(gè)部分（電子公文的生命周期）（1）創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。（2）辦理：通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。（3）交換；按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞。（4）歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。（5）銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除。辦公室管理作業(yè)4（第七、第八章）一、填空題常用禮貌用語七字訣：與人相見說“您好” 問人姓氏說“貴姓” 問人住址說“府上”仰慕已久說“久仰” 長期未見說“久違” 求人幫忙說“勞駕”向人詢問說“請問” 請人協(xié)助說“費(fèi)心” 請人解答說“請教”求人辦事說“拜托” 麻煩別人說“打擾” 求人方便說“借光”請改文章說“斧正” 接受好意說“領(lǐng)情” 求人指點(diǎn)說“賜教”得人幫助說“謝謝” 祝人健康說“保重” 向人祝賀說“恭喜”老人年齡說“高壽” 身體不適說“欠安” 看望別人說“拜訪”請人接受說“笑納” 送人照片說“惠存” 歡迎購買說“惠顧”希望照顧說“關(guān)照” 贊人見解說“高見” 歸還物品說“奉還”請人赴約說“賞光” 對方來信說“惠書” 自己住家說“寒舍”需要考慮說“斟酌” 無法滿足說“抱歉” 請人諒解說“包涵” 言行不妥“對不起” 慰問他人說“辛苦” 迎接客人說“歡迎” 賓客來到說“光臨” 等候別人說“恭候” 沒能迎接說“失迎”客人入座說“請坐” 陪伴朋友說“奉陪” 臨分別時(shí)說“再見”中途先走說“失陪” 請人勿送說“留步” 送人遠(yuǎn)行說“平安”二、簡答題簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。P167 1）公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素包括：社會組織――主體；公眾――客體；傳播――手段。（2）公共關(guān)系的原則：公眾利益至上，實(shí)事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開拓創(chuàng)新，整體統(tǒng)一。提高會議質(zhì)量的主要方法和措施。P148l）嚴(yán)格執(zhí)行會議審批制度，不合乎條件的會議一律不開。（2）建立健全并嚴(yán)格實(shí)施包括會議規(guī)則在內(nèi)的一整套會議制度。（3）科學(xué)、有效、充分地做好會議準(zhǔn)備工作。（4）嚴(yán)格控制會議人數(shù)，不允許無關(guān)人員與會。（5）保證會場秩序，禁止無關(guān)人員隨意入場、與會人員中途退場。（6）議題應(yīng)集中，日程要緊湊，盡量縮短時(shí)問，保證與會者精力集中。（7）充分運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段。電話、錄音、錄像、電腦等設(shè)備有助于提高信息傳遞的效率和質(zhì)量，能節(jié)約時(shí)間、縮短會期、提高會議效率。（8）提高會議主持人和與會者的開會水平。（9）制定切實(shí)可行的制度和措施監(jiān)督會議決議的執(zhí)行過程，避免只開會而不管效果的傾向，以保證會議的有效性。衡量會議質(zhì)量的會前基本標(biāo)準(zhǔn)有哪些？P147（l）會前：會議是否確有召開的客觀必要性；會議目的和會議風(fēng)氣是否端正；會議時(shí)機(jī)是否已經(jīng)成熟；會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位．各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)準(zhǔn)備充分，包括軟件和硬件。（2）會中：會議規(guī)模和規(guī)格是否適度，絕不可小會大開或大會小開，隨意升格或降格；會議節(jié)奏是否緊湊，要盡可能化繁為簡，絕不短會長開；會議是否守規(guī)守法，一切應(yīng)有條不紊地進(jìn)行，主持人和與會者是否掌握了科學(xué)的方式方法。（3）會后：評價(jià)會議的正面實(shí)際效益，包括社會效益、經(jīng)濟(jì)效益和學(xué)術(shù)效益．簡述會務(wù)管理的要求。P156 l）會務(wù)的含義：指有關(guān)會議議程安排的事務(wù)，有關(guān)某些團(tuán)體組織或會議的事務(wù)。會務(wù)工作包括秘書工作和行政事務(wù)工作兩部分，重要會議還包括安全保衛(wèi)工作等。（2）會務(wù)管理的含義：指有關(guān)會議議程安排事務(wù)的計(jì)劃、組織、控制等工作。（3）常見的會務(wù)管理：主要有針對代表會議、全局性會議、專題會議、辦公會議、座談會議、學(xué)術(shù)討論會議、新聞發(fā)布會議、聽證會議、儀式典禮會議、培訓(xùn)會議、網(wǎng)絡(luò)會議等會議的會務(wù)管理。