【正文】 。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。(5)、聯(lián)誼酒會/舞會:事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規(guī)模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節(jié)目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。(6)、其他——點心、水果及調制色酒視聽設備除非在室外進行，否則視聽設備的費用通?？梢院雎?。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：●設備本身的租賃費用，通常按天計算 ●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理演員及節(jié)目:通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算——預算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關——專場或包場除外。雜費雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。做好商旅會預算并聯(lián)系好幾家會議場地后，進行實地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場地并提前預定。二 會議場所實地考察：視察選定的場所和設施，檢查并比較各項設施；協(xié)調會務工作人員的活動；根據(jù)會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節(jié)。會議場所的確立預定：根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。根據(jù)需要，準備會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；提前調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。在會議開始前需要根據(jù)會議的具體情況確定會議設施，此項十分繁瑣，所以可以列一個表，一條一條核對準備情況。常見的會議設施：屏幕投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）錄像機VCD音響話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風）鐳射筆幻燈機講臺舞臺1夾紙板1大白板1簽到臺1名片簿1馬克筆1鉛筆1信簽1會議桌椅1插線板彩電2橫幅2指示牌2告示牌2桌卡2主席臺2盆景2鮮花2背景板隔板3燈光照明3同聲翻譯系統(tǒng)3產(chǎn)品租賃按照預期計劃履行方案，在執(zhí)行過程中，要做到耐心、細致與周到……在商會執(zhí)行過程根據(jù)不同年會形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護、茶歇安排和攝影攝像等事項。餐飲安排 根據(jù)參會人員的喜好，預定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等；餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制，很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數(shù)的要求，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。第五篇：XX年大型會議接待方案XX年大型會議接待方案大全導語：根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。以下是小編整理的大型會議接待方案，歡迎閱讀參考。篇一：大型會議接待方案(一)會議接待方案的含義會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。(二)會議接待方案的基本內容。會議的接待對象的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員(正式和列席)、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯(lián)合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據(jù)會議目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務、返離送別等方面。寫明各項接待活動的日程安排。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設置報到組、觀光組、票務組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯(lián)系等工作。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數(shù)量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內容。篇二：大型會議接待方案一、會前準備工作組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。(1)懸掛會標、徽記、旗幟登。(2)設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。(3)確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區(qū)域，并使與會者明確。(4)保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。(5)擺放適宜花卉。后期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排。做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。二、會務組織與服務工作會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。搞好會議簽到、材料分發(fā)。落實主席臺領導、發(fā)言人是否到齊。按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座。維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場。開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。做好會議紀錄，寫好會議簡報。組織照相。為與會人員預訂車、船、機票等。三、會議善后工作會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。做好會議報道工作。篇三：大型會議接待方案，了解會議要求及所需服務項目。、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。，簽訂合同，預付定金。：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。：用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。結帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。合影：會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。