【正文】 宜，詢問客戶是否還有其他要求。寫作指導(dǎo) 要寫明已收到對(duì)方什么時(shí)候寄出的訂購函，并告知對(duì)方貨物即將發(fā)出，希望對(duì)方查收。同時(shí)，明確告知對(duì)方貨款如何支付。范例確認(rèn)訂購函先生：非常高興收到貴方月日第32號(hào)100瓶五糧液特曲酒訂單。我方即速予辦理，貨物將在貴方要求日期內(nèi)運(yùn)抵指定地點(diǎn)。根據(jù)商業(yè)匯票的規(guī)定，我方通過銀行開出以貴方為付款人的銀行承兌匯票，面額為元，承兌期限為3個(gè)月。我們相信此匯票必得承兌。貴方對(duì)此貨還有何要求，請(qǐng)即函告。感謝貴方的惠顧，希望我們能保持經(jīng)常的貿(mào)易聯(lián)系。公司 年月日十二、催款函概念解說催款函是賣方在買方收到貨物逾期未及時(shí)付款結(jié)算時(shí)致函，提醒買方付款結(jié)賬所用信函。常常會(huì)出現(xiàn)買方收到貨物后，超過規(guī)定期限尚未將貨款付給賣方的情況。在這種時(shí)候，賣方就應(yīng)致函提醒買方付款結(jié)賬。寫作指導(dǎo)催款函主要內(nèi)容如下： ①催款單位和欠款單位的全稱和賬號(hào)，必要時(shí)寫上催款單位的地址和電話以及經(jīng)辦人的姓名等。②雙方交易往來的原因、日期、發(fā)票號(hào)碼、欠款金額、拖欠貨款情況等。③處理意見，比如，再確定一個(gè)付款期限。催款函力求簡潔，表達(dá)清楚催款的主題即可，不必虛禮客套，但注意用詞把握分寸。范例催款函百貨商場：貴方于年月日向我廠定購真絲襯衫件，貨款金額計(jì)萬元，發(fā)票編號(hào)為?？赡苡捎谫F方業(yè)務(wù)過于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，請(qǐng)即執(zhí)行結(jié)算，我廠銀行賬號(hào)。逾期按銀行規(guī)定，加收千分之二的罰金。如有特殊情況，請(qǐng)即與我廠財(cái)務(wù)科魏聯(lián)系，電話：，郵編：，地址：市路號(hào)。特此函達(dá)。制衣廠 年月日十三、交易磋商函概念解說指導(dǎo)交易磋商函是交易雙方就某項(xiàng)商品買賣的各種具體交易條件反復(fù)磋商，最后達(dá)成交易所用的商業(yè)信函。寫作指導(dǎo)交易磋商函包括一系列復(fù)雜環(huán)節(jié)，商務(wù)文書需要寫明各環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容，不可遺漏。范例交易條款與價(jià)格磋商函公司：月日來信收悉。對(duì)你公司要求與我公司建立業(yè)務(wù)關(guān)系的愿望，我們表示歡迎。從來信中獲悉你方對(duì)中國真絲絹花很感興趣，并希望了解該商品的有關(guān)情況及我方的貿(mào)易做法。現(xiàn)將我公司銷售絹花的一般交易條款介紹如下：1．品質(zhì)規(guī)格：真絲絹花以綾、綢、絹、緞等高級(jí)絲綢為原料，品種有月季、寒冬菊、杜鵑、鳳尾蘭等千余種，式樣有瓶插花、盆景、花籃等。質(zhì)地輕盈，不褪色，耐溫耐壓。具體規(guī)格請(qǐng)參閱全套彩色樣本。2．包裝：紙箱裝。大花每箱裝20盒，每盒裝1打；小花每箱裝40或80打不等，根據(jù)貨號(hào)決定。紙箱內(nèi)襯托蠟紙，外捆塑料打包帶。每箱體積長公分，寬公分，高公分。每箱毛重公斤，凈重公斤。3．?dāng)?shù)量：為便于安排裝運(yùn)，賣方有權(quán)多交或少交5％的貨物，其多交、少交部分按合同價(jià)格結(jié)算。4．付款：買方應(yīng)通過賣方所接受的銀行開具全部貨款，不可撤銷的，準(zhǔn)許轉(zhuǎn)船準(zhǔn)許分期裝運(yùn)的即期信用證，信用證必須于裝運(yùn)月份前15天送達(dá)賣方。其中裝船貨物的數(shù)量和金額允許增減5％，信用證有效期應(yīng)規(guī)定在最后裝運(yùn)日期后15天在中國到期。5．保險(xiǎn)：如按CIF價(jià)格條件成交，賣方概按發(fā)票金額110％投保綜合險(xiǎn)，以中國人民保險(xiǎn)公司的有關(guān)海洋運(yùn)輸貨物保險(xiǎn)條款為準(zhǔn)。6．人力不可抗拒：如因戰(zhàn)爭、地震、嚴(yán)重的風(fēng)災(zāi)、雪災(zāi)、水災(zāi)以及其他人力不可抗拒事故而致延期交貨或無法交貨時(shí)，賣方不負(fù)任何責(zé)任。7．索賠：凡有對(duì)裝運(yùn)貨物質(zhì)量提出索賠者，必須在貨到目的港后30天內(nèi)提出。貨物質(zhì)地、重量、尺寸、花型、顏色均允許有合理差異，對(duì)在合理差異范圍內(nèi)提出的索賠，賣方概不受理。8．仲裁：凡因執(zhí)行合同所發(fā)生的或與合同有關(guān)的一切事宜，雙方應(yīng)通過友好協(xié)商解決。如協(xié)商不能解決，應(yīng)提交北京中國國際貿(mào)易促進(jìn)會(huì)對(duì)外貿(mào)易仲裁委員會(huì)根據(jù)該會(huì)仲裁程序暫行規(guī)則進(jìn)行仲裁，仲裁裁決是終局的，對(duì)雙方都有約束力。以上一般交易條款已為國其他進(jìn)口商所接受，相信這些條款也將為貴公司所接受。如有任何疑問，請(qǐng)向我們提出。近來各地對(duì)中國真絲絹花需求甚殷，如你方有意購買，請(qǐng)即詢價(jià)。我們相信，在雙方良好的配合下，首筆交易必將能很快達(dá)成。等候佳音。公司 年月日十四、裝運(yùn)通知函 概念解說裝運(yùn)通知函是告知買方交易貨物裝運(yùn)情況的商務(wù)書信。在國內(nèi)貿(mào)易中，貨物的提取若是發(fā)貨形式，賣方就應(yīng)負(fù)責(zé)裝運(yùn)，即負(fù)責(zé)裝車（船），安排裝運(yùn)日期，把貨物發(fā)到買方指定地點(diǎn)。為避免意外，賣方還要為貨物投保。裝運(yùn)條件包括裝運(yùn)方式和運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)金的支付。采取何種裝運(yùn)方式以及裝運(yùn)費(fèi)用、保險(xiǎn)金的支付，主要根據(jù)交易雙方的協(xié)商而定。如果買方要求賣方將貨物裝運(yùn)發(fā)送到指定地點(diǎn)，那么，買賣成交后，賣方就應(yīng)履約，按規(guī)定期限將貨物裝運(yùn)，并立即用電報(bào)、信函等形式通知買方，這就是裝運(yùn)通知函。通知函說明裝運(yùn)日期、裝運(yùn)車號(hào)，并將提單、發(fā)票、檢驗(yàn)單、保險(xiǎn)單等單據(jù)副本寄去，以便買方辦理提貨手續(xù)。范例裝運(yùn)通知函先生：貴公司第74號(hào)訂購函所訂30臺(tái)打印機(jī)，已于月日交付托運(yùn)，預(yù)計(jì)一周 后到達(dá)市。30臺(tái)打印機(jī)分3箱包裝，每箱上均標(biāo)有▲標(biāo)記。茲隨函附寄下列裝運(yùn)單據(jù)，以便貴公司在貨物抵達(dá)時(shí)順利提貨： 1．我方第號(hào)發(fā)票一份。2．第號(hào)貨運(yùn)提單一份。3．第號(hào)裝箱單一份。4．第號(hào)保險(xiǎn)單一份。5．第號(hào)檢驗(yàn)單一份。感謝貴公司對(duì)我公司的支持，希繼續(xù)來函詢價(jià)、訂購。電腦公司 年月日十五、索賠函概念解說索陪函是指合同爭議或糾紛發(fā)生后，受損一方向違約一方提出賠償要求的信函。寫作指導(dǎo)索賠條款主要包括五項(xiàng)內(nèi)容： ①簡述事由。②陳述違約事實(shí)。③說明索賠理由。④陳述對(duì)方違約給自己帶來的損失。⑤提出具體的索賠要求。在寫作索賠函前，應(yīng)先認(rèn)真研讀買賣雙方簽訂的合同的相關(guān)規(guī)定細(xì)則和雙方交易過程中有關(guān)的往來函電，以分清是非責(zé)任。提供足夠的書面文件和有關(guān)方面的證明；提出索賠要求應(yīng)合情合理，不漫天要價(jià)；應(yīng)根據(jù)引起索賠的原因和不同的索賠情形選擇相應(yīng)的措詞和語氣。范例質(zhì)量不符索賠函茶具廠：隨函寄上市檢驗(yàn)所的檢驗(yàn)報(bào)告（95）號(hào)。報(bào)告證明貴方售出的玻璃茶具中，有一部分的質(zhì)量明顯低于貴方所提供的樣品，因此，特向貴方提出不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的貨物按降低原成交價(jià)30％的扣價(jià)處理。特此函達(dá)，候復(fù)。百貨公司 年月日附件：市檢驗(yàn)所檢驗(yàn)報(bào)告一份。十六、包裝磋商函 概念解說產(chǎn)品包裝可以分為銷售包裝和運(yùn)輸包裝兩類。在商品交易磋商中，產(chǎn)品包裝，尤其是產(chǎn)品的運(yùn)輸包裝，也是一項(xiàng)重要的磋商內(nèi)容。在此過程中形成的商務(wù)書信稱為包裝磋商函。寫作指導(dǎo)包裝磋商函應(yīng)對(duì)包裝的具體要求表達(dá)明確，各種數(shù)目、計(jì)量單位要準(zhǔn)確。范例包裝還價(jià)函先生你方月日關(guān)于100公斤金華火腿的報(bào)價(jià)函收到，我方對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、支付條件、交貨日期等均感滿意，只是對(duì)包裝有特別的要求。我們希望將聚乙烯袋銷售包裝改成硬紙盒包裝，運(yùn)輸包裝則改用瓦楞板紙箱，以便于顧客攜帶和長途運(yùn)輸。望鼎力合作。謝謝。副食品公司十七、理賠函概念解說理賠函是指合同爭議或糾紛產(chǎn)生后，違約一方受理遭受損失一方的賠償要 求的信函。寫作指導(dǎo)理賠函通常包括如下內(nèi)容： ①引述來函要點(diǎn)。②表明己方態(tài)度。③提出處理意見。寫作理賠函，應(yīng)認(rèn)真研讀索賠函，看看對(duì)方的索賠理由是否成立，函中提供的證據(jù)是否有效，索賠金額是否合理，索賠期限是否逾期，然后據(jù)此確定不同的理賠策略。范例質(zhì)量不符理賠函百貨公司貴方月日函及貨樣收悉。信中提到部分玻璃茶具的質(zhì)量與樣品不符一事，我方立即進(jìn)行了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)是由于裝箱時(shí)誤裝了部分二等品。這是我方工作的疏忽，對(duì)此，我們深表歉意。因此，我方愿意接受貴方的要求，部分質(zhì)量不符的產(chǎn)品按降低原成交價(jià)30％的扣價(jià)處理。我方保證以后將不再出現(xiàn)類似失誤。特此函復(fù)。茶具廠 年月日十八、投訴處理函 概念解說投訴處理函是指回復(fù)客戶的投訴，并提出處理意見的信函。寫作指導(dǎo)投訴處理函的內(nèi)容通常包括： 1．引述投訴函要點(diǎn)。2．表明己方態(tài)度。3．提出處理意見?；貜?fù)客戶投訴時(shí)態(tài)度必須認(rèn)真而坦誠。不管對(duì)方的投訴理由是否充足，都應(yīng)對(duì)其投訴表示接受，感謝對(duì)方對(duì)己方的工作提出意見。信尾應(yīng)有單位領(lǐng)導(dǎo)的簽名，語言禮貌得體，用詞冷靜平和。范例回復(fù)投訴函先生：月日來函收到，感謝您在信中指出我們工作的差錯(cuò)。由于我們工作的疏忽，未及時(shí)發(fā)貨。對(duì)由此而給貴方工作帶來的不便，我們深表歉意。公司 年月日