檔案管理收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)-資料下載頁(yè)
2024-10-21 01:24本頁(yè)面
【正文】 卷單位，檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔檔案編制各分類立卷檔案的卷目，填寫QG/《卷內(nèi)文件目錄表》。 檔案登記：新歸檔的檔案由檔案管理員按檔案的不同分類、編目進(jìn)行歸檔登記于相應(yīng)的卷目中，并在QG/《歸檔檔案（分類）臺(tái)帳》中做好登記。 檔案的存放 存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找，檔案柜、架上應(yīng)寫明內(nèi)存檔案的種類、卷目等明細(xì)。 存放檔案必須符合防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防霉變和通風(fēng)避光條件，盡可能選擇中高層樓房作為檔案室。 技術(shù)性圖紙底圖存放以平放為宜（大幅面的可以卷放）。 對(duì)特殊載體檔案：如光盤、錄像帶、錄音帶、膠片、照片應(yīng)根據(jù)載體的不同特點(diǎn)進(jìn)行保管，必要時(shí)作備份，膠卷應(yīng)裝入專用盒中，并做好編號(hào)及圖片文字說(shuō)明。 檔案資料總目錄應(yīng)予以共享，并每季度更新一次，方便大家了解檔案資料，以提高其利用率。每半年應(yīng)進(jìn)行一次庫(kù)藏檔案的全面清理核對(duì)，做到帳物相符。 檔案的保管期限 日歷年概念：除檔案歸檔的當(dāng)外，應(yīng)保管的一個(gè)完整的數(shù)，如規(guī)定檔案保管期為一個(gè)日歷年，若檔案為2000年10月1日建立，則該檔案必須保留2001年一個(gè)完整后于2002年1月1日以后方可銷毀。使用日歷年概念，以便于檔案保管期滿后可統(tǒng)一銷毀。 檔案保管期限分永久性、長(zhǎng)期、中期、短期四種：永久性保管為檔案跟隨企業(yè)永續(xù)經(jīng)營(yíng)，長(zhǎng)期保管為10個(gè)日歷年、中期保管為5個(gè)日歷年，短期保管為2個(gè)日歷年以下。 永久性保管的檔案有如下：a)公司成立的各種資料（）； b)公司主要經(jīng)營(yíng)性證件（）； c)公司董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、董事監(jiān)事會(huì)議紀(jì)要； d)公司在職、非在職員工檔案； e)公司股權(quán)證；f)新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)檔案、技術(shù)文件底圖、技術(shù)更改記錄 g)產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。 長(zhǎng)期保管的檔案有如下：a)各種獎(jiǎng)杯（狀、牌、章）； b)公司紅頭文件； c)公司申報(bào)項(xiàng)目資料；d)與公司有關(guān)的各級(jí)地方政府部門下發(fā)的各類紅頭文件、通知； e)車輛牌照資料（車輛報(bào)廢1個(gè)日歷年后，可銷毀）；f)設(shè)備儀器方面各種資料，含設(shè)備儀器的采購(gòu)合同、協(xié)議、質(zhì)保單、保修單（該設(shè)備報(bào)廢1個(gè)日歷年后，可銷毀）； g)用戶服務(wù)中所形成的文件資料(保管至該用戶撤消或項(xiàng)目設(shè)備報(bào)廢2個(gè)日歷年后，檔案可銷毀）； h)質(zhì)量環(huán)境管理體系相關(guān)認(rèn)證證書(shū)。 中期保管的檔案有如下：a)車輛資料（保險(xiǎn)、年檢等）； b)各種合作項(xiàng)目合同協(xié)議；c)質(zhì)量環(huán)境管理體系方面的各種體系文件依時(shí)間推移不斷更新。 短期保管的檔案有如下：a)公司財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)單證（按保險(xiǎn)期，到期1個(gè)日歷年后，可銷毀）； b)各種采購(gòu)合同協(xié)議； c)公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要；d) b)款中規(guī)定外的各級(jí)地方政府部門下發(fā)的各類紅頭文件、通知； d)成品的檢驗(yàn)資料；e)技術(shù)項(xiàng)目合作協(xié)議、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、試制、工藝等技術(shù)開(kāi)發(fā)文件合同； e)銷售合同、供貨協(xié)議； f)其他各種技術(shù)資料。 財(cái)務(wù)管理方面：財(cái)務(wù)管理檔案的保存期限按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 對(duì)確認(rèn)保管期限有疑問(wèn)的檔案，檔案管理員應(yīng)請(qǐng)示部門主管確定，若也無(wú)法確定，可請(qǐng)示總經(jīng)理。 檔案的利用，詳見(jiàn)QG/ 附錄A《檔案借閱、復(fù)印規(guī)定》 檔案的編目分類，詳見(jiàn)QG/《檔案分類編號(hào)方法》 檔案的銷毀 檔案銷毀按日歷年原則實(shí)施，每年元月初由檔案管理員負(fù)責(zé)依上第四季度進(jìn)行的庫(kù)藏檔案的全面清理核對(duì)情況及檔案保管到期情況報(bào)部門主管。 檔案銷毀審批、實(shí)施 凡因過(guò)期、更改過(guò)多、換版或污損等原因作廢的管理文件，在文件封面加蓋“作廢文件”紅印章，銷毀時(shí)由檔案室填寫QG/《文件銷毀清單》，經(jīng)部門主管審核，管理者代表批準(zhǔn)后銷毀。 凡因更改過(guò)多、換版等原因作廢的技術(shù)文件由檔案室保管，定期列出清單報(bào)技術(shù)部門主管審核，主管經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。作廢底圖應(yīng)永久保存不作銷毀處理。 文件銷毀時(shí)應(yīng)由檔案管理部門派人監(jiān)督。 若因法律需要、具有保留和參考價(jià)值、歷史狀況追溯（適用于產(chǎn)品）等原因要保留作廢文件的，應(yīng)在文件蓋“作廢留存”紅印章長(zhǎng)期保存。6 檢查與考核本標(biāo)準(zhǔn)由人力資源部門組織各部門實(shí)施，由品保部會(huì)同辦公室檢查與考核。7 附錄附表QG/ 檔案借閱、復(fù)印規(guī)定 QG/ 檔案分類編號(hào)方法 QG/ 部門歸檔資料臺(tái)帳 QG/ 卷內(nèi)文件目錄表 QG/ 歸檔檔案（分類）臺(tái)帳 QG/ 文件銷毀清單 QG/ 檔案借閱、復(fù)印登記表本標(biāo)準(zhǔn)由人力資源部門歸口并解釋。
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