【正文】 資料]準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息（8）[信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。（9）[接待工作]接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。（10）[協(xié)調(diào)工作]以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。（11）[督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。（12)[日程安排]替上司定約會并做好記錄；(13)[日常事務(wù)]閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話；(14)[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品(15)[其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項交辦的事項](16)替上司申報交納所得稅及辦理退稅。(17)外出辦事，如銀行、郵局等。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期 號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。（今天截稿）。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認識。1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達方法；5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。結(jié)合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué) 們在回答本題時要加以注意。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。（1）都應(yīng)先問好，再傳達自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達自己的意思。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。（2）打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些?詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號碼本。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。四、怎樣處理上司不在時的郵件？答：如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時間較長，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—3—3—3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。五、五。怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)3一、提高會議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面,、注意把握時間，靈活的話，可以以端茶、遞交文件等提醒會議人員注意節(jié)奏；主題；這是一個相當重要的環(huán)節(jié)，在議題上一定要扣緊；發(fā)言順序；這個直接關(guān)系到會議質(zhì)量，一般的順序是先談問題，再表揚，最后總結(jié)；中場休息，這個時間要選擇合適；會議人員的座位次序，這個關(guān)系到他們是否能及時的發(fā)表意見二．文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準備工作?請列出工作要點.（1）、交通工具，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、一份給上司，一份給他（她）的家人，一份給辦公室存檔.（2）：城市和省的名稱，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。（3），如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料,分類整理準備好.（4）帶的信箋信封和文具用品列出清單,?信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票 ?筆記本?地址目錄：電話、傳真等號碼 ?日歷卡?世界各地時間表?國際電話號碼表 ?文件夾 ?商業(yè)名片 ?聲像材料?手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等 ?現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡 ?相關(guān)檔案?旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹 ?日程表、約會安排表、時間表和計劃表 ?護照、簽證等 ?鋼筆、鉛筆?回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子 ?圖章和印泥盒 ?急救藥盒（5），要為每件行李準備識別標簽，注意每件行李里面還要放一套（6）安排差旅費。旅行時，商務(wù)人員可使用下列方法帶差旅費： ，，（7）建立旅行——旅館信息資料庫。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應(yīng)該收集一些交通圖、時間表和飛機時刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫.（8）四，文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。財物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。作業(yè)四一、簡要闡述社交話題的選擇。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當忌諱的話題。如個人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機密的話題。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。三．簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負責(zé)人或機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。四．按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。五、簡要說明電子文件歸檔的基本方方法將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對電子計算機網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上第四篇：辦公室管理形成性考核冊答案辦公室管理形成性考核冊答案一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。本題主要考核本課程的第一章第2點的“辦公室實務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識點。辦公室實務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)(含外企)1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容 2 [文書制作] 復(fù)印資料。打印文稿及表格 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。[會議組織] 安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。6 [調(diào)查研究] 協(xié)助上司準備書面的財務(wù)報告、研究報告。7 [信息資料] 準備好公司要公開的資料。收集及整理各種信息 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9 [接待工作] 接待來訪賓客。接待賓客和員工的來訪。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄。13 [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話。14 [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 15 [其他臨時以速記記下上司交待的事項。執(zhí)行上司交辦事項交辦的事項 替上司申報