【正文】 按照文書立卷特征立卷，主要有幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。本題主要考核本課程的第十四章第6點(diǎn)中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識(shí)點(diǎn)。1．類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。2．按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。（同學(xué)們回答第一個(gè)問題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述?；卮鸬诙€(gè)問題時(shí)，應(yīng)舉例說明。）五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法。將應(yīng)歸檔的最終版本的文件存入磁、光介質(zhì)上。采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上。將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。采用“雙套制”歸檔，即同時(shí)保存電子文件及其紙質(zhì)形式。第五篇：辦公室管理】形成性考核冊答案(完整)【辦公室管理】形成性考核冊答案一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表二、辦公用易耗品主要包括哪些？第一章第5點(diǎn) 答：辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒； 8．各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。三、簡要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？答：文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。1．計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。2．實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。3．檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。第二章第1點(diǎn)本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書，不要抄襲。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。第二章第3點(diǎn)1．請示方法和報(bào)告方法；2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。1．首先簡要說明此種方法：答：受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)?！掇k公室管理》重難點(diǎn)(2)一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。以下為參考答案：同：1．都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；4．都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。異：1．打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。2．打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作，主要做法有哪些？答：詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號(hào)碼進(jìn)行登記。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號(hào)碼本。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。第四章第2點(diǎn)（1）按照收件人的姓名分揀；這是最容易操作的一種標(biāo)準(zhǔn)，但實(shí)際分類時(shí)很不方便，只適合人數(shù)較少的公司或部門。（2）按照郵件的重要性分揀；即按一個(gè)部門一類的方法進(jìn)行分類，如郵件上寫的部門本組織沒設(shè)置，則歸入相近的部門，還可與第一中方法結(jié)合，先按收件部門分，然后根據(jù)姓名歸類。（3）按照收件部門的名稱分揀。文秘人員可在兩個(gè)方面判斷出郵件的重要性：一是重要來信人的姓名和重要來信單位的名稱四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？第四章第5點(diǎn)答：如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動(dòng)打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時(shí)間較長，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)(如3—3—3—3—4)，這樣就會(huì)知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時(shí)，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發(fā)件人回復(fù)的信、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？第五章第3點(diǎn)答：對于上司拒絕接見的來訪者，應(yīng)盡可能向?qū)Ψ奖磉_(dá)上司不能接見的理由，以免來訪者發(fā)生誤會(huì)，并誠懇的看著對方的眼睛致歉。1．上司正在開會(huì)時(shí)——讓您久等，抱歉。他正在開緊急會(huì)議，無法離開，可不可以讓代理人與您先談。2．上司繁忙時(shí)——真對不起，某某（上司）現(xiàn)在正忙，放步下手邊的事。您看這樣好不好，改日再聯(lián)系，是在麻煩您，很抱歉。3．上司即將外出時(shí)——對不起，某某先生（上司）已經(jīng)安排好有事玩出，現(xiàn)在正忙著，沒法于您見面。我們上司是讓您白跑一趟，真是不好意思，能否有我轉(zhuǎn)達(dá)留言。我叫|++，是他的秘書。然后將留言記錄。4．遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)——線告訴來訪者上司即將外出（）理由…..，在去通報(bào)上司。在根據(jù)上司指示辦理。使對方能充分了解情況?！掇k公室管理》重難點(diǎn)(3)一、提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請列出相關(guān)要點(diǎn)。答：一是遵循法律法規(guī),四是減少會(huì)議數(shù)量,五是縮小會(huì)議規(guī)模,六是簡化會(huì)議程序,七是縮短會(huì)議時(shí)間,八是控制會(huì)議經(jīng)費(fèi),、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。第八章第4點(diǎn)以下為參考答案：答：日程安排計(jì)劃表的種類：（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。2．—，編寫。年預(yù)定表（照抄書的可自己寫）三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請列出工作要點(diǎn)。計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他（她）的家人， ：（1）、交通工具，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、（2）：城市和省的名稱，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。資料,分類整理準(zhǔn)備好.（4）,信紙、信封(普通的、公司的、大號(hào)的)、郵票筆記本地址目錄：電話、傳真等號(hào)碼日歷卡世界各地時(shí)間表國際電話號(hào)碼表文件夾商業(yè)名片聲像材料手機(jī)、手提電腦、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡相關(guān)檔案旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹日程表、約會(huì)安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表護(hù)照、簽證等鋼筆、鉛筆回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子圖章和印泥盒急救藥盒（3），如與某項(xiàng)要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)（5），注意每件行李里面還要放一套（6）安排差旅費(fèi)。旅行時(shí)，商務(wù)人員可使用下列方法帶差旅費(fèi)： ，，（7）建立旅行——旅館信息資料庫。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應(yīng)該收集一些交通圖、時(shí)間表和飛機(jī)時(shí)刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫.（8）、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？第十章第3點(diǎn)答：1．提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2．私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3．財(cái)物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。五、舉辦一般規(guī)模的宴會(huì)，需要做哪些工作，請列出相關(guān)的要點(diǎn)，：（1）客人的選擇，文員應(yīng)向各部門經(jīng)辦人收集客人的名單，再請上司核定，正選客人不能出席，應(yīng)有候補(bǔ)的人選,并在頭三天將完整的名單交給上司.（2）確定時(shí)間，如是涉外宴請，宴請時(shí)間應(yīng)該按照國際慣例，.（3）會(huì)場的選擇，決定舉行宴會(huì)后，要及早選定會(huì)場，應(yīng)配合宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目以及預(yù)算費(fèi)用等進(jìn)行選擇.（4）擬定菜單，宴請的菜譜應(yīng)符合對方飲食習(xí)慣，最好能咨詢下客人有什么不喜歡的和宗教禁忌.（5）寄發(fā)請柬，宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人的姓名，被邀請人的姓名，宴請的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn),以及著裝要求、要求回函及其他說明等.（6）席次安排，坐席式宴會(huì)的座位安排其座次排列等于在人前表明了有關(guān)人士的社會(huì)地位，：需要了解每位賓客的相關(guān)信息，：男女主人對坐桌椅兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐在女主人的右邊；女主人坐在男賓客的右邊；主人方面的陪客應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談.《辦公室管理》重難點(diǎn)(4)一、簡要闡述社交話題的選擇原則。第十二章第6點(diǎn)答。1．合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。2．不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？第十三章第1點(diǎn)答:1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。第十四章第3點(diǎn)答：1．收文處理的程序：P276（要注意的是應(yīng)對收文處理的程序中的每一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行一定的說明。）簽收和拆封（需要認(rèn)真核對和清點(diǎn)）——登記（便于查考利用）——分送（注意文件的送達(dá)人）——擬辦（供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考）——批辦（根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容擬定辦文程序）——承辦（按要求進(jìn)行具體工作）——催辦（根據(jù)承辦時(shí)限的要求進(jìn)行催辦，并作好記錄）——注辦（注明其辦理結(jié)果）。2．分送的基本原則：（1）屬于方針