【正文】 ，同時告之客戶貨物辦理程度和貨款支付方式等事宜，詢問客戶是否還有其他要求。寫作指導 要寫明已收到對方什么時候寄出的訂購函，并告知對方貨物即將發(fā)出，希望對方查收。同時，明確告知對方貨款如何支付。范例確認訂購函先生：非常高興收到貴方月日第32號100瓶五糧液特曲酒訂單。我方即速予辦理，貨物將在貴方要求日期內(nèi)運抵指定地點。根據(jù)商業(yè)匯票的規(guī)定，我方通過銀行開出以貴方為付款人的銀行承兌匯票，面額為元，承兌期限為3個月。我們相信此匯票必得承兌。貴方對此貨還有何要求，請即函告。感謝貴方的惠顧，希望我們能保持經(jīng)常的貿(mào)易聯(lián)系。公司 年月日十二、催款函概念解說催款函是賣方在買方收到貨物逾期未及時付款結算時致函，提醒買方付款結賬所用信函。常常會出現(xiàn)買方收到貨物后，超過規(guī)定期限尚未將貨款付給賣方的情況。在這種時候，賣方就應致函提醒買方付款結賬。寫作指導催款函主要內(nèi)容如下： ①催款單位和欠款單位的全稱和賬號，必要時寫上催款單位的地址和電話以及經(jīng)辦人的姓名等。②雙方交易往來的原因、日期、發(fā)票號碼、欠款金額、拖欠貨款情況等。③處理意見，比如，再確定一個付款期限。催款函力求簡潔，表達清楚催款的主題即可，不必虛禮客套，但注意用詞把握分寸。范例催款函百貨商場：貴方于年月日向我廠定購真絲襯衫件，貨款金額計萬元，發(fā)票編號為?？赡苡捎谫F方業(yè)務過于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，請即執(zhí)行結算，我廠銀行賬號。逾期按銀行規(guī)定，加收千分之二的罰金。如有特殊情況，請即與我廠財務科魏聯(lián)系，電話：，郵編：，地址：市路號。特此函達。制衣廠 年月日十三、交易磋商函概念解說指導交易磋商函是交易雙方就某項商品買賣的各種具體交易條件反復磋商，最后達成交易所用的商業(yè)信函。寫作指導交易磋商函包括一系列復雜環(huán)節(jié)，商務文書需要寫明各環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容，不可遺漏。范例交易條款與價格磋商函公司：月日來信收悉。對你公司要求與我公司建立業(yè)務關系的愿望，我們表示歡迎。從來信中獲悉你方對中國真絲絹花很感興趣，并希望了解該商品的有關情況及我方的貿(mào)易做法?，F(xiàn)將我公司銷售絹花的一般交易條款介紹如下：1．品質規(guī)格：真絲絹花以綾、綢、絹、緞等高級絲綢為原料，品種有月季、寒冬菊、杜鵑、鳳尾蘭等千余種，式樣有瓶插花、盆景、花籃等。質地輕盈，不褪色，耐溫耐壓。具體規(guī)格請參閱全套彩色樣本。2．包裝：紙箱裝。大花每箱裝20盒，每盒裝1打；小花每箱裝40或80打不等，根據(jù)貨號決定。紙箱內(nèi)襯托蠟紙，外捆塑料打包帶。每箱體積長公分，寬公分，高公分。每箱毛重公斤，凈重公斤。3．數(shù)量：為便于安排裝運，賣方有權多交或少交5％的貨物，其多交、少交部分按合同價格結算。4．付款：買方應通過賣方所接受的銀行開具全部貨款，不可撤銷的，準許轉船準許分期裝運的即期信用證，信用證必須于裝運月份前15天送達賣方。其中裝船貨物的數(shù)量和金額允許增減5％，信用證有效期應規(guī)定在最后裝運日期后15天在中國到期。5．保險：如按CIF價格條件成交，賣方概按發(fā)票金額110％投保綜合險，以中國人民保險公司的有關海洋運輸貨物保險條款為準。6．人力不可抗拒：如因戰(zhàn)爭、地震、嚴重的風災、雪災、水災以及其他人力不可抗拒事故而致延期交貨或無法交貨時，賣方不負任何責任。7．索賠：凡有對裝運貨物質量提出索賠者，必須在貨到目的港后30天內(nèi)提出。貨物質地、重量、尺寸、花型、顏色均允許有合理差異，對在合理差異范圍內(nèi)提出的索賠，賣方概不受理。8．仲裁：凡因執(zhí)行合同所發(fā)生的或與合同有關的一切事宜，雙方應通過友好協(xié)商解決。如協(xié)商不能解決，應提交北京中國國際貿(mào)易促進會對外貿(mào)易仲裁委員會根據(jù)該會仲裁程序暫行規(guī)則進行仲裁，仲裁裁決是終局的，對雙方都有約束力。以上一般交易條款已為國其他進口商所接受，相信這些條款也將為貴公司所接受。如有任何疑問，請向我們提出。近來各地對中國真絲絹花需求甚殷，如你方有意購買，請即詢價。我們相信，在雙方良好的配合下，首筆交易必將能很快達成。等候佳音。公司 年月日十四、裝運通知函 概念解說裝運通知函是告知買方交易貨物裝運情況的商務書信。在國內(nèi)貿(mào)易中，貨物的提取若是發(fā)貨形式，賣方就應負責裝運，即負責裝車（船），安排裝運日期，把貨物發(fā)到買方指定地點。為避免意外，賣方還要為貨物投保。裝運條件包括裝運方式和運費、保險金的支付。采取何種裝運方式以及裝運費用、保險金的支付，主要根據(jù)交易雙方的協(xié)商而定。如果買方要求賣方將貨物裝運發(fā)送到指定地點，那么，買賣成交后，賣方就應履約，按規(guī)定期限將貨物裝運，并立即用電報、信函等形式通知買方，這就是裝運通知函。通知函說明裝運日期、裝運車號，并將提單、發(fā)票、檢驗單、保險單等單據(jù)副本寄去，以便買方辦理提貨手續(xù)。范例裝運通知函先生：貴公司第74號訂購函所訂30臺打印機，已于月日交付托運，預計一周 后到達市。30臺打印機分3箱包裝，每箱上均標有▲標記。茲隨函附寄下列裝運單據(jù)，以便貴公司在貨物抵達時順利提貨： 1．我方第號發(fā)票一份。2．第號貨運提單一份。3．第號裝箱單一份。4．第號保險單一份。5．第號檢驗單一份。感謝貴公司對我公司的支持，希繼續(xù)來函詢價、訂購。電腦公司 年月日十五、索賠函概念解說索陪函是指合同爭議或糾紛發(fā)生后，受損一方向違約一方提出賠償要求的信函。寫作指導索賠條款主要包括五項內(nèi)容： ①簡述事由。②陳述違約事實。③說明索賠理由。④陳述對方違約給自己帶來的損失。⑤提出具體的索賠要求。在寫作索賠函前，應先認真研讀買賣雙方簽訂的合同的相關規(guī)定細則和雙方交易過程中有關的往來函電，以分清是非責任。提供足夠的書面文件和有關方面的證明；提出索賠要求應合情合理，不漫天要價；應根據(jù)引起索賠的原因和不同的索賠情形選擇相應的措詞和語氣。范例質量不符索賠函茶具廠：隨函寄上市檢驗所的檢驗報告（95）號。報告證明貴方售出的玻璃茶具中，有一部分的質量明顯低于貴方所提供的樣品，因此，特向貴方提出不符合質量標準的貨物按降低原成交價30％的扣價處理。特此函達，候復。百貨公司 年月日附件：市檢驗所檢驗報告一份。十六、包裝磋商函 概念解說產(chǎn)品包裝可以分為銷售包裝和運輸包裝兩類。在商品交易磋商中，產(chǎn)品包裝，尤其是產(chǎn)品的運輸包裝，也是一項重要的磋商內(nèi)容。在此過程中形成的商務書信稱為包裝磋商函。寫作指導包裝磋商函應對包裝的具體要求表達明確，各種數(shù)目、計量單位要準確。范例包裝還價函先生你方月日關于100公斤金華火腿的報價函收到，我方對產(chǎn)品質量、價格、支付條件、交貨日期等均感滿意，只是對包裝有特別的要求。我們希望將聚乙烯袋銷售包裝改成硬紙盒包裝，運輸包裝則改用瓦楞板紙箱，以便于顧客攜帶和長途運輸。望鼎力合作。謝謝。副食品公司十七、理賠函概念解說理賠函是指合同爭議或糾紛產(chǎn)生后，違約一方受理遭受損失一方的賠償要 求的信函。寫作指導理賠函通常包括如下內(nèi)容： ①引述來函要點。②表明己方態(tài)度。③提出處理意見。寫作理賠函，應認真研讀索賠函，看看對方的索賠理由是否成立，函中提供的證據(jù)是否有效，索賠金額是否合理，索賠期限是否逾期，然后據(jù)此確定不同的理賠策略。范例質量不符理賠函百貨公司貴方月日函及貨樣收悉。信中提到部分玻璃茶具的質量與樣品不符一事，我方立即進行了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)是由于裝箱時誤裝了部分二等品。這是我方工作的疏忽，對此，我們深表歉意。因此，我方愿意接受貴方的要求，部分質量不符的產(chǎn)品按降低原成交價30％的扣價處理。我方保證以后將不再出現(xiàn)類似失誤。特此函復。茶具廠 年月日十八、投訴處理函 概念解說投訴處理函是指回復客戶的投訴，并提出處理意見的信函。寫作指導投訴處理函的內(nèi)容通常包括： 1．引述投訴函要點。2．表明己方態(tài)度。3．提出處理意見。回復客戶投訴時態(tài)度必須認真而坦誠。不管對方的投訴理由是否充足，都應對其投訴表示接受，感謝對方對己方的工作提出意見。信尾應有單位領導的簽名，語言禮貌得體，用詞冷靜平和。范例回復投訴函先生：月日來函收到，感謝您在信中指出我們工作的差錯。由于我們工作的疏忽，未及時發(fā)貨。對由此而給貴方工作帶來的不便，我們深表歉意。公司 年月日