【正文】 道和手段收集這些信息，且越詳細越好。分析判斷來訪意圖根據已經收集到的來賓的情況判斷；根據上級指示和有關部門的接待通知；根據來訪者出示的有效證件和介紹信涵；根據來訪者的自我介紹；根據與來訪者的交談。擬定接待方案★接待方案的一般內容1）接待方針：總的原則，是接待的目標和指導思想。應根據來訪者意圖，雙方的關系，對方的態(tài)度來決定。來意友善的，熱情接待；持有敵意的，或雙方關系微妙的，低調處理，不卑不亢；也有的時候可采取故意冷落態(tài)度。2）接待規(guī)格：就是來訪者所受的待遇。體現了被重視的程度。迎接、宴請、會見、陪同、送別來訪者時，接待方出面的人員的身份，視情況而定，可分三種：高格接待——出面者身份高于來訪者；對等接待——雙方身份大體相當；低格接待——出面者身份低于來訪者。3）接待過程中安排禮儀活動和參觀訪問的次數，規(guī)模和隆重程度。4）來訪者的食宿標準5）接待形式：迎送、宴請、會見、會談、文藝表演招待、參觀游覽等。6）接待經費：有的由接待方完全負責，有的有客方完全負責，有的雙方共同承擔。7）接待責任：指接待方的職責?！锝哟桨傅臅娓袷胶途唧w內容1）標題：接待事項 + 方案二字組成。如：關于接待南昌大學代表團的方案2）正文來訪的起因和背景來訪者的基本情況、來訪的目的、意圖接待的方針、規(guī)格、活動安排和接待責任，接待的經費。3）附件：來訪者名單、有關對方的背景資料。4）提交方案的單位 5）成文時間接待方案擬定后，要呈報領導審閱批準。報批時，使用“請示”文種。接待方案作為附件一并上報。準備接待材料和禮物 接待材料：1）匯報介紹類的材料，如工作匯報，情況介紹，經驗交流，廣告宣傳，文件匯編等。2）技術類材料，如產品說明書，工藝流程圖等。3）禮儀類，如歡迎詞、祝酒詞、答謝等。準備禮物：1）低值、小額，避免違反有關政策。2）體現民族特色和地方特色 3）尊重客人的習俗和愛好。落實接待事項 1）預定住房 2）準備宴席 3）安排交通工具 4）聯系新聞報道 5）布置安全保衛(wèi)6）選派陪同人員和翻譯7）參觀、游覽、文藝表演等活動的落實安排。（二）實施接待1．內賓接待的一般程序與內容預定性的內賓接待一般按下列程序進行：①接受任務——②了解來賓一③制訂計劃一④預訂食宿一⑤迎接來賓一⑥商議日程一⑦安排會談一⑧陪同參觀一⑨送別客人—⑩接待小結。工作內容說明如下：①秘書從上司處接受接待任務。②秘書了解來賓的人數、身份、性別、來意、要求、日期、交通工具的班次與具體時間、內容和日程的初步要求、何時返回、返程交通工具等等。③秘書按來客和上司的要求制訂計劃，包括接待規(guī)格、內容、日程、經費、人員、任務分配等等，經上司批準后逐項準備辦理。④秘書按計劃在招待所或賓館預訂膳食、客房或床位、準備車輛等。⑤秘書在預定日期、時間隨車到機場、車站、碼頭去迎接客人。⑥秘書將客人接至招待所或賓館后，即與對方秘書或相應人員商定日程安排。⑦秘書將商定日程匯報上司，接著安排雙方會見或會談事宜，并應準備好會談需用的資料。⑧如安排參觀訪問，秘書應陪同、介紹，并負責交通、餐飲、休息、安全等。⑨客人訪問結束返回時，秘書應提前代辦車船機票并將客人送至車站、碼頭、機場。⑩重要的接待一結束，秘書及經辦人員應認真進行小結并向上司匯報。2．外賓接待的一般程序與內容 外賓接待較之內賓通常要復雜一些，內容要求也有所不同，一般程序如下： ①接受任務—，②了解來賓一③制訂計劃一④預訂食宿一⑤歡迎來賓一⑥商議日程一⑦禮節(jié)性拜訪——⑧宴請——⑨正式會談一⑩簽訂協(xié)議書一⑩陪同參觀游覽一⑩互贈禮品一⑩歡送來賓一@接待小結。工作內容說明如下：①接待任務由秘書接受，或由外事部門主辦，秘書協(xié)辦。②對來賓的了解除了人數、身份、性別、來意、要求等外，還應注意國籍、民族、生活及風俗習慣等等。③制訂計劃應該更周詳細致，政府機關的外賓接待計劃需報上一級領導批準，重要外賓還需通報交通和安全部門配合。④按計劃規(guī)格在賓館預訂標準客房或套間，預訂中式或西式餐飲，說明特殊要求或指定菜譜。⑤按計劃由主管親自迎接或由秘書代勞，或需組織一定的歡迎儀式。⑥秘書到賓客下榻處和客方商定日程。⑦主方負責人去客方下榻處進行禮節(jié)性拜訪，秘書隨同。⑧主方宴請客方，一般用固定席位的正宴、晚宴，不用酒會、自助餐等。⑨雙方主管進行正式會見或會談，秘書應做好資料和物質準備，默契配合。⑩如雙方達成協(xié)議并簽訂協(xié)議書，秘書應事先擬寫協(xié)議書草稿，并安排好簽約儀式。（11）秘書陪同外賓參觀、游覽，弘揚民族文化，指點大好河山，宣傳建設新貌。（12）秘書準備禮品，要選有紀念意義但經濟價值不過高的，并登記在冊，賓客再度來訪時應作變換。（13）以與歡迎來賓相應的規(guī)格及儀式歡送賓客。（14）一般應作書面小結，立卷存檔備查。五、接待工作的新問題第五篇：如何接待大型團隊如何接待大型團隊在接待大型團隊時，隊整個房務都是一個考驗與鍛煉的機會。同時也考驗更加好的發(fā)現問題與改善問題的機會。一．在客人方面需要達到“七知道”；，知道團隊的名稱。，是屬于旅游團隊還是商務團隊，或者結婚團體。是男士居多還是女士居多。，所用何種語言和生活習慣。二．在與其他部門要做到溝通合作；，每班都做到信息的交換與溝通。即時的處理客人的建議和投訴。對有特殊要求的客人做到特殊安排，或給予解釋。此團隊是否交有押金，擔保人可以負責的權限范圍。除房租外客人的其他消費是記賬或現金收取還是有押金扣除。特別是在客人有損壞房間物品時，要立刻處理。在退房時要對所有賬單處理完畢。也需每班進行溝通與信息交換。，保證布草可以及時供于客房使用。，是否有午餐或者晚餐、還有送餐等安排。有送餐需及時安排好餐具的回收。、防竊等安全工作，做好人員的登記。發(fā)現可疑人物立即排查，發(fā)現安全隱患立即處理。保安部、接待部、客房不、統(tǒng)一協(xié)調溝通對客人的證件人數加以核對，抽查。，盡量安排有一工程人員時刻與客房保持聯系?？头堪l(fā)現有客房設施設備有問題，可在打掃時給與維修。對房間的熱水、暖氣、電力要時刻的檢查保持儲備。客房一但發(fā)現問題也要及時通知工程人員。，及時保證房間的物品使用和備用。，做好對市場的定位和客戶的意見改善。三、在本部門的工作安排；，團隊房的其他服務項目不會太多。在保證中夜班有服務能力之外，盡量多安排早班。2.