【正文】 事情的輕重緩急作出選擇；在危機(jī)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)，缺乏專門物資和技術(shù)條件；初始危機(jī)的沖擊可能產(chǎn)生大量的不同的影響，對(duì)每一影響的有效管理都需要有專門的物資。危機(jī)管理計(jì)劃的要素① 充分意識(shí)到與這次會(huì)議相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)； ② 讓所有團(tuán)隊(duì)成員熟知該計(jì)劃； ③ 預(yù)防各種可能的突發(fā)事件； ④ 計(jì)劃的執(zhí)行； ⑤ 計(jì)劃的評(píng)估。制定危機(jī)管理計(jì)劃的四個(gè)基本原則： 預(yù)防控制了解報(bào)告會(huì)議危機(jī)管理的一般過(guò)程信息預(yù)警：有線索顯示有潛在危機(jī)發(fā)生的可能性 識(shí)別危機(jī)控制階段恢復(fù)階段學(xué)習(xí)階段制訂危機(jī)管理計(jì)劃的基本內(nèi)容 選擇場(chǎng)地規(guī)章制度安全與人身安全健康與衛(wèi)生自然災(zāi)害人為災(zāi)害/暴力行為 保險(xiǎn)制訂安全計(jì)劃和程序制訂危機(jī)管理計(jì)劃－選擇場(chǎng)地制訂危機(jī)管理計(jì)劃－規(guī)章制度制訂危機(jī)管理計(jì)劃－健康與衛(wèi)生制訂危機(jī)管理計(jì)劃－自然災(zāi)害了解舉辦城市在歷史上是否遭受過(guò)自然災(zāi)害？ 是否出現(xiàn)過(guò)冬季暴風(fēng)雪？ 每年春天是否有洪水肆虐？ 夏季這里是否是高溫酷暑？制訂危機(jī)管理計(jì)劃－人為災(zāi)害/暴力行為食物引起的疾病－基本要求之一 食物引起的疾?。疽笾?食物引起的疾?。疽笾?制訂危機(jī)管理計(jì)劃－保險(xiǎn)制訂安全計(jì)劃的組織及其程序與外界有效溝通之8F事實(shí)（Factual）第一（First）迅速（Fast）坦率（Frank）感覺(jué)（Feeling）論壇（Forum）靈活性（Flexibility）反饋（Feedback）課題十二進(jìn)行全面的會(huì)前檢查會(huì)前檢查是落實(shí)各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作。保證開好會(huì)議的重要一步。重要會(huì)議在會(huì)前要反復(fù)檢查。（三）會(huì)中服務(wù) 課題一 接站與報(bào)到工作P29—P31 場(chǎng)景：假如你要從機(jī)場(chǎng)或者車站接某人前來(lái)我們學(xué)校，路上該如何跟人寒暄？ A 畢業(yè)數(shù)年已經(jīng)在東莞某鎮(zhèn)鎮(zhèn)政府作秘書的師兄B 退休后又被我們學(xué)院返聘了十年，前幾年才因?yàn)槟晔乱迅呋丶倚蒺B(yǎng)的老院長(zhǎng) C 從武漢專程飛來(lái)參加我們學(xué)院會(huì)議的華中科技大學(xué)校長(zhǎng)李培根（根叔）D 省高教廳副廳長(zhǎng)（中年女性）課題二 會(huì)議記錄 P31—P34 趣事：會(huì)議記錄本上畫豬頭的故事趣事：“打擾助理”一字之差變成了“打助理”課題三 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（應(yīng)用寫作講過(guò)）課題四 會(huì)中突發(fā)事件課題五 娛樂(lè)活動(dòng)安排和其他服務(wù)工作 P38—P40 圖片：會(huì)議餐飲工作（四）會(huì)后落實(shí)工作課題一 引導(dǎo)與會(huì)人員安全、有序的離開會(huì)場(chǎng) 課題二 會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算課題三 撰寫會(huì)議紀(jì)要（應(yīng)用寫作已講）課題四 會(huì)議文件資料整理 課題五 會(huì)議總結(jié)與效果評(píng)估 P46—P48四、商務(wù)活動(dòng)組織課題一 商務(wù)慶典（以開業(yè)典禮為例）1．開業(yè)典禮的宣傳工作(1)公司舉行開業(yè)典禮的目的。通過(guò)這一活動(dòng)來(lái)向社會(huì)宣傳自身的形象、塑造自身的形象，并使社會(huì)對(duì)其商業(yè)價(jià)值、產(chǎn)品以及服務(wù)等廣為了解。因此，對(duì)開業(yè)典禮的宣傳就成為達(dá)到這一目的的必要前提。(2)開業(yè)典禮宣傳媒介?？梢酝ㄟ^(guò)媒體廣告、促銷活動(dòng)、邀請(qǐng)嘉賓等方式進(jìn)行。(3)宣傳內(nèi)容。開業(yè)典禮舉行的日期、開業(yè)典禮舉行的地點(diǎn)、開業(yè)之際對(duì)顧客的優(yōu)惠、開業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)特色等。宣傳要搞得轟轟烈烈，烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛，給公司的客戶、合作伙伴、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、全體員了等留下深刻的印象，從而提高企業(yè)的知名度。(4)邀請(qǐng)媒體記者參加。邀請(qǐng)媒體記者在開業(yè)典禮舉行之時(shí)到場(chǎng)進(jìn)行采訪、報(bào)道，以便對(duì)本單位進(jìn)行進(jìn)一步的正面宣傳。2，準(zhǔn)備典禮的開幕詞 開業(yè)典禮前，要對(duì)典禮的開幕詞進(jìn)行草擬。開幕詞的內(nèi)容：(1)對(duì)來(lái)賓表示感謝。(2)介紹公司成立的目的、過(guò)程。(3)經(jīng)營(yíng)的范圍以及公司以后的發(fā)展規(guī)劃和安排等。由本單位的主要負(fù)責(zé)人致開幕詞，目的是宣布典禮的開始、介紹公司的情況和感謝來(lái)賓的光臨。開幕詞的語(yǔ)言要突出慶典的“慶”。3．?dāng)M寫典禮議程典禮的議程就是慶典上項(xiàng)目的程序。典禮議程主要有下列內(nèi)容：(1)主持人宣布典禮開始。(2)全體起立，奏樂(lè)。(3)宣讀重要嘉賓名單。(4)領(lǐng)導(dǎo)致辭賀詞，來(lái)賓致賀詞。由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓代表致賀詞，主要表達(dá)對(duì)開業(yè)單位的祝賀，并寄予厚 望。賀詞由誰(shuí)來(lái)致詞要事先定好，以免當(dāng)眾推來(lái)推去。對(duì)外來(lái)的賀電、賀信，不必一一宣讀，但對(duì)其署名的單位或個(gè)人應(yīng)予以公布。(5)本公司經(jīng)理致辭。主要內(nèi)容是向來(lái)賓及祝賀單位表示感謝，并簡(jiǎn)要介紹本公司的經(jīng)營(yíng)特色 和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)等。(6)邀請(qǐng)嘉賓揭幕剪彩。由本公司負(fù)責(zé)人和一位上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓代表揭去蓋在牌匾上的紅布，宣 告企業(yè)的正式成立。參加典禮的全體人員應(yīng)該鼓掌祝賀，在非限制燃放鞭炮的地區(qū)還可燃放 鞭炮慶賀。4．發(fā)放請(qǐng)柬邀請(qǐng)來(lái)賓開業(yè)典禮影響的大小，往往取決于來(lái)賓身份的高低與其數(shù)量的多少。在 力所能及的條件下，要力爭(zhēng)多邀請(qǐng)一些來(lái)賓參加開業(yè)典禮。地方領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí) 主管部門與地方職能管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，合作單位與同行單位的領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)團(tuán) 體的負(fù)責(zé)人、社會(huì)賢達(dá)、媒體人員，都是邀請(qǐng)時(shí)應(yīng)予優(yōu)先考慮的重點(diǎn)。為慎 重起見(jiàn)，用以邀請(qǐng)來(lái)賓的請(qǐng)柬應(yīng)認(rèn)真書寫，并應(yīng)裝入精美的信封，由專人提 前送達(dá)對(duì)方手小，以使對(duì)方早作安排。發(fā)放請(qǐng)柬的時(shí)間要提前一周，便于被 邀請(qǐng)者及早安排和準(zhǔn)備。5．場(chǎng)地布置開業(yè)典禮大多是在開業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)舉行，其場(chǎng)地可以是正門之外的廣場(chǎng)，也 可以是正門之內(nèi)的大廳。按照慣例，舉行開業(yè)典禮時(shí)，賓主一律站立，一般 不布置主席臺(tái)或座椅。為顯示隆重，可在來(lái)賓尤其是貴賓站立之處鋪設(shè)紅色 地毯，并在場(chǎng)地四周懸掛橫幅、標(biāo)語(yǔ)、氣球、彩帶、宮燈。此外，還應(yīng)當(dāng)在 醒目之外擺放來(lái)賓贈(zèng)送的花籃、牌匾。來(lái)賓的簽到簿、本單位的宣傳材料、待客的飲料等，亦須提前備好。對(duì)于音響、照明設(shè)備，以及開業(yè)典禮舉行之 時(shí)所需使用的用具、設(shè)備、必須事先認(rèn)真進(jìn)行檢查、調(diào)試，以防在使用時(shí)出 現(xiàn)差錯(cuò)?！?．準(zhǔn)備物品開業(yè)典禮中需要準(zhǔn)備的物品主要有兩項(xiàng)：(1)場(chǎng)地用物品和饋贈(zèng)禮品。場(chǎng)地用物品主要包括：場(chǎng)地四周懸掛橫幅 標(biāo)語(yǔ)、氣球、彩帶、宮燈、來(lái)賓的簽到簿、本單位的宣傳材料、待客的飲料、音響、照明設(shè)備等。(2)饋贈(zèng)禮品。向來(lái)賓贈(zèng)送的禮品，旨先，要具有宣傳性，可以選用本 公司的產(chǎn)品，也可以禮品及其外包裝上印有本公司的企業(yè)標(biāo)志、廣告用語(yǔ)、產(chǎn)品圖案、開業(yè)日期等。主要是獨(dú)特的，有宣傳本公司效用的紀(jì)念物品。其 次，要具有一定的紀(jì)念意義，使禮品接受者感到光榮和自豪，從而對(duì)其珍惜。其三要獨(dú)特，贈(zèng)送的禮品應(yīng)當(dāng)與眾不同，具有本單位的鮮明特色，使人一目 了然，或令人過(guò)目不忘。7．安排接待開業(yè)典禮確定舉行時(shí)，就應(yīng)該成立對(duì)此時(shí)全權(quán)負(fù)責(zé)的籌備組?；I備組成員通常應(yīng)當(dāng)由各方面的有關(guān)人士組成，他們應(yīng)當(dāng)是能辦事、會(huì)辦事、辦實(shí)事 的人。接待小組的具體工作主要是：來(lái)賓的迎送、來(lái)賓的引導(dǎo)、來(lái)賓的陪同和來(lái)賓的招待。開業(yè)典禮的程序典禮的程序與典禮的議程不同在于，典禮的程序是包括準(zhǔn)備工作、接待、迎送在內(nèi)的整個(gè)工作過(guò)程，而典禮的議程僅指賓客到現(xiàn)場(chǎng)后典禮正式開始后 的一系列議事程序。1．迎賓賓客到來(lái)前，要安排好負(fù)責(zé)人和迎賓人員在規(guī)定的位置上恭候來(lái)賓的光 臨。負(fù)責(zé)人和迎賓人員都應(yīng)該是擁有整潔的儀容儀表、統(tǒng)一著裝、精神抖擻、熱情飽滿。來(lái)賓到來(lái)時(shí)，應(yīng)微笑、親切相迎，按照事先安排的規(guī)則有禮貌地 引導(dǎo)來(lái)賓入場(chǎng)、安排座次，并給予一定的規(guī)范服務(wù)。2．典禮開始當(dāng)大部分賓客入座，開業(yè)典禮時(shí)間開始時(shí)，由主持人宣布慶典正式開始，全體起立，奏國(guó)歌。3．致開幕詞4．致賀詞 5．揭幕 6．參觀如果有必要，可引導(dǎo)來(lái)賓參觀，介紹本公司的主要設(shè)施、特色商品及工 營(yíng)策略等。7．迎接顧客開業(yè)典禮結(jié)束后，商品零售企業(yè)會(huì)有大批顧客隨主人及來(lái)賓一同進(jìn)店內(nèi)。為此，應(yīng)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人、部或柜組負(fù)責(zé)人和營(yíng)業(yè)員一起，恭敬地站在門口，歡迎顧客的光臨。對(duì)于首批顧客，營(yíng)業(yè)員更應(yīng)注意服務(wù)禮儀，要主動(dòng)征求顧 客意見(jiàn)，熱情介紹商品，感謝顧客惠顧，歡迎顧客經(jīng)常光顧。此外，還可以 準(zhǔn)備一些印有開業(yè)典禮、經(jīng)營(yíng)范圍、地址、電話等字樣的特別的購(gòu)物袋贈(zèng)送 給顧客作為紀(jì)念。課題二 開放參觀活動(dòng)課題三 商務(wù)談判 P56—P70課題四 簽字儀式 1．文本的準(zhǔn)備(1)定稿。定稿即通過(guò)談判和磋商確定會(huì)談?wù)轿募母黜?xiàng)具體條款及其表述的過(guò)程，這是文本準(zhǔn)備的前提。會(huì)談過(guò)程中，各方都可以對(duì)具體條款 和表述提出修改意見(jiàn)。因此可以這么說(shuō)，談判的過(guò)程，就是定稿的過(guò)程。只有在文本定稿后，才可能舉行簽字儀式。(2)確定使用的文字。如果是涉外商務(wù)會(huì)談簽字，還要確定文本選擇哪國(guó)文字。如果雙方使用不同的語(yǔ)言文字，簽字文本應(yīng)該使用雙方的文字書寫印刷，具有同等效力。(3)確定正本和副本。正本即簽字文本，用于簽字后由各方或交專門的機(jī)構(gòu)保存。正本的數(shù)量根據(jù)簽字方的數(shù)量而定，各方各保存正本一份，各方都必須在每份正本的每種文字文本上簽字。有時(shí)為了方便使用，也可以根據(jù)正本的內(nèi)容與格式印制若千副本。副本的法定效力、印制數(shù)量和各方保存的份數(shù)，由簽字各方根據(jù)實(shí)際需要協(xié)商確定，并在條款中加以規(guī)定。一般情況下，副本不用簽字、蓋章，或者只蓋章不簽字。(4)校印。校印即根據(jù)定稿印制、校對(duì)正本和副本。文本排版后，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的校對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，才能最后交付印刷、裝訂。國(guó)內(nèi)合同和協(xié)議書的標(biāo)印格式應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定。涉外雙邊簽字的文本印制時(shí)還應(yīng)注意優(yōu)先權(quán)的問(wèn)題。(5)蓋章。為了保證文本在簽字后立即生效，一般在舉行簽字儀式前，先在簽字文本上蓋上雙方的公章，這樣，文本一經(jīng)簽字便具有法定效力。2．商定參加人員(1)簽字人。簽字人員是簽字儀式上的主要角色。簽字人可以是雙力參加談判的主談人，也可另派更高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)人作為簽字人員，以示重視。簽字人員要符合以下條件：●具有法定資格。各方簽字人員必須具有企業(yè)法人代表資格，或者由法人代表所委托的人員簽字。委托簽字時(shí)必須出示委托人親筆簽署的委托書?！褚?guī)格相等。各方簽字人員的職務(wù)和身份應(yīng)當(dāng)—?致或大致相等。比如，企業(yè)之間舉行簽字儀式，一方由董事長(zhǎng)簽字，另一方也應(yīng)當(dāng)由董事K出面，沒(méi)有十分特殊的情況，不應(yīng)當(dāng)派級(jí)別較低的人員簽字。(2)領(lǐng)導(dǎo)人。為了表示對(duì)談判成果的重視和慶賀，簽字各方也可以派出身份較高的領(lǐng)導(dǎo)人參加簽字儀式，但也應(yīng)當(dāng)注意規(guī)格大體相等。(3)致辭人。如安排致辭，一般由簽字各方身份最高的人分別致辭。有時(shí)也可安排上級(jí)機(jī)關(guān)或協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的代表致賀詞。(4)主持人。如果簽字儀式中安排致辭、祝酒等活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)有一位主持人介紹致辭人的身份。主持人一般由主辦方派有一定身份的人士擔(dān)任。(5)見(jiàn)證人。見(jiàn)證人主要是參加會(huì)談的人員，各方人數(shù)應(yīng)當(dāng)大致相等。有時(shí)也可邀請(qǐng)保證人、協(xié)調(diào)人、律師、公證機(jī)關(guān)的公證人員參加。(6)助簽人。助簽人的主要職責(zé)是在簽字過(guò)程中幫助簽字人員翻揭文本，指明簽字之處。助簽人必須十分了解文本的印制情況，非常熟悉業(yè)務(wù)，認(rèn)真仔細(xì)，忠實(shí)可靠。雙邊簽字時(shí)，雙方助簽人的人選應(yīng)事先商定。多邊簽字時(shí)，也可由主辦方派一名助簽人，依次協(xié)助各方簽字。派禮儀小姐擔(dān)當(dāng)助簽人的做法，僅適用于—些喜慶性的簽寧儀式，而且事先一定要?jiǎng)⒍Y儀小姐進(jìn)行培訓(xùn)。(7)群眾代表。有時(shí)為了充分發(fā)揮簽字儀式的鼓動(dòng)和宣傳教育作用，可邀請(qǐng)主辦單位或雙方單位的部分群眾代表參加，以鼓舞員工的士氣。(8)記者。為擴(kuò)大影響，可邀請(qǐng)有關(guān)新聞單位派記者參加簽字儀式。3 簽字儀式的程序 1．人員就座有關(guān)各方人員進(jìn)入簽字廳，在既定的位次上各就各位。雙方簽字人員要大體相當(dāng)，最好是出席會(huì)談的全體人員，除主簽人員以外，有時(shí)還請(qǐng)更高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)人員出席簽字儀式，以示重視。2．正式簽署合同文本通常的做法，首先，簽署己方保存的合同文本，再接著簽署他方保存的 合同文本。商務(wù)禮儀規(guī)定：每個(gè)簽字人在由已方保留的合同文本上簽字時(shí)，按慣例應(yīng)當(dāng)名列首位。每個(gè)簽字人均應(yīng)首先簽署已方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一做法，在禮儀上稱為“輪換制”。輪換制的目的是在位次排列上，輪流使有關(guān)各方均有機(jī)會(huì)居于首位一次，以顯示機(jī)會(huì)均等，各方平等。3．交換文件此時(shí)，各方簽字應(yīng)熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用 過(guò)的簽字筆，以作紀(jì)念。全場(chǎng)人員應(yīng)鼓掌，表示祝賀。4．祝賀交換已簽的合同文本后，雙方簽字人當(dāng)場(chǎng)干上杯香檳酒，是國(guó)際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。在一般情況下，商務(wù)合同在正式簽署后，應(yīng)提交有關(guān)方進(jìn)行公證，此后才正式生效。課題五 商務(wù)旅行P74—P79課題六 新聞發(fā)布會(huì)1．新聞發(fā)布會(huì)又稱記者招待會(huì)，它是政府、企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人把各新聞機(jī)構(gòu)的記者 召集在一起，宣布某一消息，并就這一消息讓記者提問(wèn)，由專人回答問(wèn)題的一種活動(dòng)。新聞發(fā)布會(huì)是組織與公眾溝通的例行方式，也是一種傳播信息，以求新聞界客觀報(bào)道的行之有效的手段。2．新聞發(fā)布會(huì)大致有發(fā)布某一消息、說(shuō)明某一活動(dòng)、解釋某一事件等類型。3．新聞發(fā)布會(huì)十分強(qiáng)調(diào)禮儀規(guī)范，其核心是誠(chéng)，真誠(chéng)地面對(duì)新聞?dòng)浾?，坦城的公布與組 織機(jī)構(gòu)相關(guān)的信息。4．新聞發(fā)布會(huì)的程序宣布開始 →發(fā)布新聞或消息 → 答記者問(wèn)→宣布結(jié)束→ 提示會(huì)后安排第五篇：秘書辦文案例公文與法律1993年3月，某省人大常委會(huì)舉行第十二次會(huì)議作出決議，決定撤銷該省某市人民政府的108號(hào)文件。決議一公布，立即在省直和各地、市機(jī)關(guān)引起一陣不小的震動(dòng)。原因主要是某市政府的108號(hào)文件不符合國(guó)家《土地法》。108號(hào)文的主要內(nèi)容如下：關(guān)于金灘外商投資開發(fā)區(qū)征用土地的批復(fù)市外經(jīng)貿(mào)委：報(bào)來(lái)《關(guān)于要求批準(zhǔn)征用金灘外商投資開發(fā)區(qū)1500畝土地的請(qǐng)求》收悉。建立金灘外商投資開發(fā)區(qū)是市四家班子集體研究決定的。這是市委、市政府貫徹省委、省政府“筑巢引鳳”戰(zhàn)略決策的重大舉措，標(biāo)志著我市對(duì)外開放進(jìn)入了一個(gè)新時(shí)期。盡快把握、金灘外商投資開發(fā)區(qū)搞起來(lái)，對(duì)我市乃至全省經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)跨躍式發(fā)展將起重要作用。為此，特批復(fù)如下：①同意你委征用金灘區(qū)域土地1500畝，其中水田1050畝；②根據(jù)市委、市政府的“低門坎”政策，可根據(jù)水田、旱地不同，地塊區(qū)別，給予適應(yīng)優(yōu)惠地價(jià)；③請(qǐng)市土地、規(guī)劃，城建等部門積極配合，大力協(xié)助外經(jīng)貿(mào)委做好征地等項(xiàng)前期工作，此復(fù)XX市人民政府1992年8月18日XX市政府的108號(hào)文下達(dá)到市直各部門后，不到兩個(gè)月，金灘外商投資開發(fā)區(qū)的藍(lán)線圖已繪制出來(lái)。緊接著是100多家房地產(chǎn)公司一股炒賣藍(lán)線圖的熱潮，地價(jià)由每畝5萬(wàn)元炒到每畝50萬(wàn)元，引起了金灘區(qū)農(nóng)民群眾的強(qiáng)烈不滿，