【正文】 。二類會議即大型綜合性、全局性會議的會務工作依照有關規(guī)定要求以及市政府和局主要領導的指示，在局分管領導的指導下，專門成立的會務組織機構(gòu)具體負責組織實施，有關科室予以協(xié)助。會議通知、會場座次、會場會標、會議簽到及會議材料的起草、印制及會議材料分發(fā)由秘書科負責；會場衛(wèi)生、服務工作、盆景花卉擺放、音響調(diào)試等由會務場地保障組負責。三類會議即局專題工作會議的會務工作由主辦科室負責，按程序辦理，并負責會務承辦，包括文字材料、會議通知、會場布置、簽到、會務服務、會后會議紀要的起草下發(fā)等，局秘書科協(xié)助。（四）其他需要明確的問題會議議題凡局以正式文件報市政府的請示、報告，局主要領導直接提議或局直接報送的匯報材料，需要提交市政府常務會議研究的，秘書科按規(guī)定程序運作，由議題相關科室提供相應數(shù)量的書面材料及電子版報秘書科收集，待有關領導審批匯總后，按工作規(guī)則辦理。需要局一定會議研究解決的會議議題必須由相關科室研究討論并報局分管領導審核后方可送達秘書科，如內(nèi)容涉及其他相關部門，必須事先征求相關部門意見，如有異議應將不同意見注明，原則上不臨時動議。電視電話會議上級召開的大型電視電話會議，綜合性的電視電話會議由秘書科根據(jù)市上通知要求，負責聯(lián)系安排落實與會人員；專業(yè)性電視電話會議由對口分管科室聯(lián)系安排落實與會人員。參加會議人員要積極主動參加會議，并負責及時傳達貫徹好會議精神。各類會議紀要局黨委會議、局行政工作例會及綜合性的會議紀要由局長、黨委書記簽發(fā)，秘書科負責起草印制、分發(fā)。專題會議紀要一般由主持會議的局領導審核簽發(fā)，重要性專題會議，在印發(fā)紀要前，對議定的事項須報經(jīng)局主要領導審定；具體承辦科室負責專題會議紀要的撰寫、擬稿、起草，秘書科負責編號、分發(fā)。（五）控制會議數(shù)量和規(guī)模大力精簡會議。堅持務實、節(jié)儉、高效的原則，提倡少開會、開短會?？砷_可不開的會議，堅決不開；可歸口召開的會議，合并召開；可由各業(yè)務科室或單位聯(lián)合召開的會議，不以局名義召開。實行會議計劃管理，從嚴控制以局名義召開的會議，嚴格執(zhí)行會議審批制度。未列入計劃的會議，一般不得召開，確需召開的，須報請局主要領導批準。已經(jīng)發(fā)文部署的工作，一般不再召開會議部署。除局召開的全局性綜合性重要會議外，不安排局主要領導出席會議；專題工作會議，只安排局主管領導出席，其他領導一般不陪會。各直屬單位召開的一般性工作會議，局領導不出席。（六）嚴肅會議紀律為確保會議效果，嚴肅會議紀律，參加會議人員要做到“五不準”：①不準接打電話，手機必須關閉或調(diào)至震動狀態(tài)； ②不準交頭接耳； ③不準隨便走動；④不準遲到早退；⑤不準隨意更換參會人員，確因故不能參加的，調(diào)換參會人員需提前請示并經(jīng)局主要領導或分管領導批準后方可換人，會議簽到必須填寫實際參會人員的姓名。嚴格會議請假制度。非上級會議、公務外出，一般不得請假。因故、因病等原因不能出席會議的，應提前向局主要領導或局分管領導請假，準假后方可不參加會議，并告知會議籌備人。未經(jīng)批準缺席的，缺席者于會后一天內(nèi)應向會議召集人書面說明情況，作出檢查。以上局機關辦文、辦事、辦會工作程序和規(guī)范，請各單位、各科室，特別是局系統(tǒng)各級領導認真執(zhí)行。本通知規(guī)范事項各單位可參照執(zhí)行，執(zhí)行運行情況請及時報局，以便進一步修改完善。二〇一〇年七月二十二日第五篇：行政管理辦文,辦會,辦事指導意見行政管理辦文,辦會,辦事指導意見為進一步引深“39。兩個至上39。在崗位”主題實踐活動,深入貫徹落實科學發(fā)展觀,逐步建立更加高效和諧的工作關系,特制訂全市行業(yè)《行政管理辦文,辦會,辦事指導意見》,進一步明確相關程序和標準,不斷提高工作水平,辦文程序和標準所謂辦文,對上是請示報告工作,對下是通報指導工作,直接關系到企業(yè)和領導的形象,關系到全市各項工作能否迅速,準確,都要一絲不茍,精益求精地制作和審核。對每一句話,每一個詞語乃至每一個標點都要認真推敲,仔細琢磨,確保文件出手后經(jīng)得起檢驗.(一)目的通過制訂公文辦理標準,規(guī)范辦文,發(fā)文程序,提高辦文,發(fā)文的效率和質(zhì)量.(二)適用范圍(公司)各職能部門:(1)各基層單位的請示,報告件的處理。(2)上級來文,批示及平級,不相隸屬單位來函的處理。(3)各職能部門業(yè)務范圍內(nèi)文件的制發(fā)。(4)(營銷部)辦公室:(1)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府,縣直各辦,局,各村民委員會或街道社區(qū)的請示,報告件的處理。(2)上級來文,批示及平級,不相隸屬單位來函的處理。(3)區(qū)縣局(營銷部)業(yè)務范圍內(nèi)文件的制發(fā)。(4)其他文件的辦理.(三)職責1,市局(公司)局長(經(jīng)理)和縣局(營銷部)局長(主任)對公文辦理工作負總責,市局(公司)各職能部門和縣局(營銷部),市縣(區(qū))兩級辦公室負責文件的印發(fā)及跟蹤落實領導簽發(fā)文件的辦理情況.(四)公文辦理要素 1,收文要素收文登記,簽收,評審,擬辦,會辦或法核,領導簽批,辦復或擬文,發(fā)文要素擬稿,核稿,審稿,簽發(fā),校核,印發(fā),存檔.(五)收文辦理程序和標準1,收文登記:市縣(區(qū))兩級辦公室為接文部門,其他部門和分管領導原則上不直接受文,直接送達的文件要轉(zhuǎn)市縣(區(qū))(區(qū))兩級辦公室要指定專人對所有來文做好登記,做到不遺漏,不缺件。文件登記要按順序分類編號。收到來文后,要審核來文是否符合公文規(guī)范。對不符合規(guī)范的公文,直接送達的,應當面告知送達人修改完善后重報,通過郵寄,收發(fā)渠道送達的,填寫《公文處辦卡》后,特急件隨到隨送,擬辦:,督促來文單位限期補送。涉密公文,重要緊急公文,按有關規(guī)定提出確定密級,需來文單位補送材料的,辦理時間順延.(1)擬辦意見應以國家法律為依據(jù),體現(xiàn)依法行政.(2)擬辦意見要字跡清楚,觀點明確,具有積極的建議性和較強的可操作性.(3),會辦或法核:來文需征求部門意見的,分送相關部門,市縣(區(qū))兩級辦公室負責催辦,限期辦結(jié)(原則上為1個工作日內(nèi)),需征求部門意見的所有來文必須注明“逾期視為同意”的字樣。涉及法律法規(guī)性內(nèi)容,領導簽批:市局(公司)局長(經(jīng)理)或分管領導根據(jù)擬辦意見,在規(guī)定時間(原則上為2個工作日內(nèi)),可電話請示,辦復或擬文:對領導的批示件,承辦部門要指定專人盡快落實,做好部門之間文件的移交登記簽收,以便查找文件去向,確保文件不丟失,(區(qū))兩級辦公室要按時督促檢查領導批示件的落實情況,及時反饋信息,確保領導簽批的文件件件有落實.(1)需提交局長(經(jīng)理或主任)辦公會議研究確定的簽批件,在領導簽批后,由市縣(區(qū))兩級辦公室收集,按會辦程序控制.(2)需發(fā)文的簽批件,.(3)需送有關部門辦理的事項,要盡快通知有關部門辦理。領導已作明確批示,可不發(fā)文的,由市縣(區(qū)),存檔:已經(jīng)辦結(jié)的來文,要將原件及相關資料存檔.(六)發(fā)文辦理程序和標準1,擬稿:擬稿工作由相關部門或市縣(區(qū))兩級辦公室負責。文稿形成后,應將附件,發(fā)文稿紙,依據(jù)材料等附于文稿后,完整反映成文過程。擬稿完畢后,核稿:市局(公司)各職能部門將草擬的文稿送辦公室核稿,涉及法律內(nèi)容的還要送法規(guī)科核稿,如發(fā)現(xiàn)問題,由辦公室或法規(guī)科提出處理意見或建議,由主辦職能部門補充,(營銷部)辦公室承擔所有文件的擬稿,審稿:核稿后將文稿送呈有關領導審核,簽發(fā),如領導出差,應電話請示,簽發(fā):審稿后,由市縣(區(qū))兩級辦公室將文稿送單位負責人簽發(fā),以電話請示,事后補簽.(1)市局(公司)以“同煙黨”格式行文的,由人事科或政工科負責呈單位負責人和分管領導簽發(fā)。以“同煙局”和“同煙司”格式行文的,單位負責人和各分管領導不簽發(fā)未經(jīng)核稿,審稿的公文.(2)由于各縣區(qū)局(營銷部)辦公室是唯一擬稿部門,所以發(fā)文時格式一律為“x煙辦[xxxx(即年份)]x號”,例如城區(qū)局(營銷部)擬發(fā)2008年一號文件,正確格式為“城煙辦[2008]1號”,其他縣區(qū)局(營銷部),校核:(1)經(jīng)簽發(fā)的公文,由市縣(區(qū))兩級辦公室編制文號,并負責體例等方面校核.(2)經(jīng)校核的公文,由市縣(區(qū))兩級辦公室出公文校樣,才能付印。校對人員應對公文進行全面校對,包括文種,格式,文號,文字,標點符號,發(fā)文范圍等,如發(fā)現(xiàn)問題,應報請審稿人,印發(fā):公文清樣,經(jīng)市縣(區(qū))兩級辦公室檢閱無誤后方可付印,蓋印后按要求裝訂,存檔:公文印發(fā)后,要將文件原稿,發(fā)文稿紙及正式文件2份存檔,會務辦理程序和標準 所謂辦會,是傳達指令,布置工作,協(xié)調(diào)各方的重要方式,應該說,辦會牽涉面比較廣,又有事務工作。既有個體服務,又有整體組織。既要精心搞好系統(tǒng)設計與安排,又要抓住每一個環(huán)節(jié),每一個環(huán)節(jié)都需要精心策劃,認真實施,每一個步驟都需要逐一核查,需要相互溝通,相互配合,加強銜接,加強聯(lián)絡.(一)目的通過對會議進行有效控制,規(guī)范會議程序,提高會議組織的效率和質(zhì)量,保證會議順利召開.(二)適用范圍適用于全市行業(yè)召開的各類會議.(三)職責1,市局(公司)班子成員,各縣區(qū)局(營銷部)班子成員,市局(公司)各部門和各縣區(qū)局(營銷部)辦公室負責相應會議的材料準備,市縣(區(qū))兩級辦公室負責會議會場布置及會務后勤工作,相關職能部門協(xié)助做好會場布置.(四)辦會要素:會議確定,會議通知,材料準備,會場布置,會議記錄,會議紀要,會議材料存檔.(五)工作程序1,會議確定:根據(jù)上級或領導的工作需求,確定會議召開的時間,地點,會議范圍,主報告人,發(fā)言人,會議通知:市局(公司)各部門和各縣區(qū)局(營銷部)辦公室根據(jù)既定的會議事項,落實會議室,地點,參會人員,會議內(nèi)容,(公司)各部門和各縣區(qū)局(營銷部)辦公室準備,會議材料應緊扣會議主題,主持詞,會議議程,(區(qū))兩級辦公室負責,有關部門協(xié)調(diào)做好工作,會場形式應根據(jù)不同會議而定,一般情況下,會場布置應包括會標(橫幅)設置,主席臺設置,座位放置,臺卡擺放,音響安置,(區(qū))兩級辦公室負責,其他部門協(xié)助。,準確,充分記錄會議的主要精神,經(jīng)市縣(區(qū))兩級辦公室主任審核后,報分管領導審核,市縣(區(qū))兩級辦公室要將會議通知,會議記錄,會議簽到表等相關材料,事務辦理的程序和標準所謂辦事,內(nèi)容涉及面寬,門類繁多,要既講效率又出質(zhì)量,實非易事,要處理得當,應對自如,要做到辦事有方,辦事得體,就要轉(zhuǎn)變作風,著眼細處,樹立嚴而又嚴,細而又細的思想,把每一個環(huán)節(jié)都考慮仔細,把每一個細節(jié)都盡量做到完美,只有在實踐中磨練,在磨練中積累,在積累中提高,才能不斷地提高我們的辦事能力.(一)目的通過對上級或領導交辦事項及其它一般事務的辦理過程進行有效控制,規(guī)范辦事程序,提高辦事效率,把上級或領導工作意圖落到實處.(二)適用范圍適用于全市行業(yè)上級或領導交辦的各項事務.(三)職責1,市縣(區(qū))兩級辦公室負責辦理上級或領導交辦的各項事務,上級或領導交辦的事務需要單位或部門協(xié)調(diào)的,市縣(區(qū)),市縣(區(qū))兩級辦公室除辦理領導專門交辦的事務外,還要督促檢查落實相關單位或部門具體承辦事務的辦理情況.(四)事務辦理工作要素: 交辦,記錄,辦理及反饋,催辦,結(jié)果,存檔.(五)工作程序 1,交辦:市縣(區(qū)),記錄:接到辦事指令后,相關單位或部門做好記錄,記錄應包括領導交辦事務的時間,地點,內(nèi)容,辦理時限,辦理及反饋:承辦人員要按及時快捷的原則,需要領導協(xié)調(diào)的,(區(qū)),催辦:轉(zhuǎn)由有關部門或單位辦理的事務,市縣(區(qū))兩級辦公室要負責督辦和催辦,結(jié)果:按時,按質(zhì),按量地完成領導交辦的事項,承辦單位或部門的承辦人員要及時向交辦事務的領導匯報,存檔:上級或領導交辦事務辦理過程中,如形成文字材料的,:主題詞:辦文 辦會 辦事 指導意見 抄報:省局(公司)政工處 辦公室抄送:市局(公司)黨組成員 各基層單位 機關各科室 大同市煙草專賣局(公司)辦公室 2008年5月18日印發(fā)