【正文】 分析功能系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析功能，使系統(tǒng)不再僅僅是單純的文件流轉(zhuǎn)，而是一個(gè)能夠提供一定的決策支持的智能化辦公系統(tǒng)。如上圖所示，系統(tǒng)可以將系統(tǒng)中產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，并生成“餅圖”或“柱圖”。以不同方式進(jìn)行橫向或縱向的比較，為工作人員的決策提供輔助。11． 管理全局化對(duì)單位信息的管理是一個(gè)復(fù)雜而瑣碎的過程。尤其是發(fā)生了組織變動(dòng)或人事調(diào)整的時(shí)候，各相關(guān)單位的內(nèi)容均需要做相應(yīng)調(diào)整。為了簡(jiǎn)化管理員的操作強(qiáng)度，系統(tǒng)提供了對(duì)各單位信息進(jìn)行統(tǒng)一管理的功能。系統(tǒng)管理員同時(shí)可對(duì)包括用戶權(quán)限的設(shè)置、人員部門的分配、組織結(jié)構(gòu)樹完善與管理等內(nèi)容進(jìn)行管理。在進(jìn)行對(duì)應(yīng)操作時(shí)，不用做任何代碼的改動(dòng)，在預(yù)先設(shè)定的時(shí)間后立即生效，不影響系統(tǒng)正常運(yùn)行。從而簡(jiǎn)化了系統(tǒng)管理員的在系統(tǒng)管理上的操作，加強(qiáng)了全局信息及設(shè)置的準(zhǔn)確性和一致性。12． 極具特色的個(gè)性化設(shè)置加強(qiáng)與完善用戶對(duì)系統(tǒng)的個(gè)性化定制，是本系統(tǒng)尊重用戶個(gè)人習(xí)慣，建立用戶個(gè)性化操作的具體表現(xiàn)。① 允許用戶選擇個(gè)人操作界面的風(fēng)格，滿足不同用戶對(duì)界面不同的視覺要求。② 允許用戶對(duì)主界面顯示欄目的內(nèi)內(nèi)容、顯示數(shù)量、排序等進(jìn)行定制，方便用戶同時(shí)監(jiān)控多個(gè)欄目的內(nèi)容變化。從對(duì)文件信息的被動(dòng)接受轉(zhuǎn)為主動(dòng)獲取。③ 允許用戶對(duì)待辦事宜的展現(xiàn)進(jìn)行設(shè)置，方便對(duì)重點(diǎn)欄目的待辦事宜進(jìn)行監(jiān)控。④ 允許用戶設(shè)置“個(gè)人常用意見”，使對(duì)文件的批注更加個(gè)人化。⑤ 允許用戶對(duì)個(gè)人通訊錄進(jìn)行管理，方便通訊錄的即時(shí)更新。⑥ 允許用戶對(duì)個(gè)人電腦上系統(tǒng)常用登錄用戶的姓名進(jìn)行管理，方便用戶登錄系統(tǒng)。⑦ 允許用戶設(shè)置提醒信息的提醒時(shí)間以及提醒方式。⑧ 允許用戶設(shè)置密碼修改的提醒時(shí)間。四、界面展現(xiàn)的提升： 1． 度身制作的登錄界面：登錄界面中并含有首頁(yè)公告功能，讓用戶在不登錄系統(tǒng)的情況下，也能查看到系統(tǒng)內(nèi)的全局公告，信息傳送更加及時(shí)。2． 提供多套界面風(fēng)格方案供用戶實(shí)際操作時(shí)選擇：系統(tǒng)在工作界面上進(jìn)行了全新的設(shè)計(jì)。提供多種風(fēng)格的工作界面，每一套界面都有自己獨(dú)立的風(fēng)格與主題，用戶可根據(jù)自己的喜好進(jìn)行選擇采用，從而在最大程度上滿足更多人對(duì)“界面美觀”的要求。3． 合理的欄目分類：“辦文管理”歸類的是與公文有關(guān)的欄目?！皶?huì)議管理”歸類的是與會(huì)議相關(guān)的內(nèi)容，如會(huì)議的組織、會(huì)議通知、會(huì)議室的申請(qǐng)等?！靶姓芾怼睔w類的是車輛安排、接待管理等行政事務(wù)?！百Y訊管理”歸類的是與各類知訊資源?！肮嫘畔ⅰ睔w類的電子公告、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)公告等相關(guān)的公告性質(zhì)的文件信息?！皞€(gè)人信息”歸類的是與個(gè)人事務(wù)相關(guān)的內(nèi)容。通過這樣的分類匯總，雖然欄目增多，用戶在工作的時(shí)候也依然條理清晰。五、操作設(shè)計(jì)的提升： 1．業(yè)務(wù)內(nèi)容有針對(duì)性的顯示：管理員可根據(jù)用戶的權(quán)限，合理的展現(xiàn)其對(duì)應(yīng)的工作欄目及內(nèi)容。不同的人有不同的業(yè)務(wù)內(nèi)容，不屬于當(dāng)前工作人員的業(yè)務(wù)則不會(huì)出現(xiàn)在工作界面中。即時(shí)是同一欄目，不同單位的人進(jìn)入也會(huì)有不同的顯示。如：市（區(qū)）政府可以發(fā)督辦到各政府單位、其欄目中則有發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，而其他政府單位只有收文件的相關(guān)內(nèi)容。兩部份內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)及顯示內(nèi)容互相不同。4． 強(qiáng)大的個(gè)性化定制：允許用戶對(duì)主界面顯示欄目的內(nèi)內(nèi)容、顯示數(shù)量、排序等進(jìn)行定制，方便用戶同時(shí)監(jiān)控多個(gè)欄目的內(nèi)容變化。用戶還可以對(duì)待辦事宜的提醒方式是以彈出窗口還是字幕的方式進(jìn)行選擇。還可以確定刷新頻率等相關(guān)內(nèi)容。5． 精簡(jiǎn)彈出窗口：用戶操作過程中，系統(tǒng)盡量減少新窗口的出現(xiàn)，而讓操作基本上固定在一個(gè)窗口內(nèi)進(jìn)行，無(wú)論是前進(jìn)、后退還是進(jìn)入新的工作界面，都將盡力避免開啟過多窗口。同時(shí)，在退出的時(shí)候，也能智能化的回退到進(jìn)入到當(dāng)前操作界面前的工作內(nèi)容。以保證用戶工作思路的連貫性。6． 常用信息的自動(dòng)輸入：對(duì)于一些常用信息，只需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行一次性的設(shè)置保存，系統(tǒng)就可以在用戶需要的時(shí)候，以下拉列表、單項(xiàng)框或多項(xiàng)框的選擇、或彈出小窗口等方式，供用戶選擇，從而減少用戶對(duì)常用信息的重復(fù)輸入，也減少了為此而出現(xiàn)的筆誤。7． 豐富的樹形結(jié)構(gòu)選擇操作：對(duì)于組織結(jié)構(gòu)等內(nèi)容的顯示，采用樹形結(jié)構(gòu)就能非常清楚的表示相互之間的從屬關(guān)系，從而加快用戶對(duì)相關(guān)內(nèi)容做出準(zhǔn)確的理解與選擇。同時(shí)在操作上，系統(tǒng)可以根據(jù)當(dāng)前環(huán)節(jié)的需求，自動(dòng)將結(jié)構(gòu)樹的顯示內(nèi)容變?yōu)橹伙@示本單位及從屬部門名稱、顯示本單位人員名稱、顯示所有單位及從屬部門名稱、顯示所有單位人員名稱等多種形式。并可提供單選或多選兩種選擇方式。方便用戶的選擇操作。六、擴(kuò)展功能的提升： 本系統(tǒng)與手機(jī)短信功能完整的融合，在收發(fā)文件、發(fā)布通知、督辦催辦等各個(gè)方面，均可以方便的以手機(jī)短信的方式進(jìn)行相關(guān)聯(lián)絡(luò)。當(dāng)有重要事務(wù)需要處理時(shí)，若規(guī)定時(shí)間內(nèi)接收人沒有登錄系統(tǒng)查看文件，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)接通單位內(nèi)部電話進(jìn)行電腦語(yǔ)音通知。同時(shí)，內(nèi)部系統(tǒng)將記入下相關(guān)的接聽狀況，以保證信息的及時(shí)傳達(dá)。每名工作人員均可直接完成傳真的發(fā)送與接收功能，而不需要單獨(dú)配置傳真機(jī)。按照系統(tǒng)分配的虛擬傳真號(hào)碼，外界的傳真件即使是紙質(zhì)文件也將直接以電子文檔的形式發(fā)送到工作人員的個(gè)人郵箱里，而工作人員也可隨時(shí)將自己的電子文件單個(gè)或群發(fā)到相關(guān)接收單位，同時(shí)，工作人員可將接收單位的信息預(yù)先存儲(chǔ)到通訊錄中，群發(fā)過程將更加輕松。系統(tǒng)還將對(duì)傳真的發(fā)送成功與否等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)，方便查閱。政府內(nèi)部的即時(shí)通訊軟件，可以方便對(duì)加為好友的同事，以文字、音頻、郵件、文件傳送、短信、留言、公告等方式進(jìn)行溝通。同時(shí)，將辦公系統(tǒng)與之結(jié)合，辦公過程中產(chǎn)生的通知信息也能及時(shí)的傳送到每個(gè)人的桌面上。從此工作人員之間的溝通將更加適時(shí)、快捷。