【正文】 凡人，卻能使你成為一個(gè)更加快樂(lè)、生產(chǎn)力旺盛的人?！? ——著名的認(rèn)知行為治療心理醫(yī)生 戴維 柏恩斯 提高效率，自己做主！ ? 《 效率百分百 》 里提到的四套原則，總結(jié)起來(lái)就是制定計(jì)劃、管理時(shí)間、行動(dòng)的毅力和協(xié)調(diào)能力這四點(diǎn)。這也是提高工作效率最關(guān)鍵之處。我對(duì)此深有體會(huì)。我就是按照這四點(diǎn)不斷提高自己和公司的效率的。 ? 記住：工作計(jì)劃必不可少！ 附記： ? 工作的條理性非常重要。職業(yè)人條理不清，是個(gè)不小的缺點(diǎn)。多年的工作經(jīng)驗(yàn)告訴我，人終將會(huì)為自己的缺點(diǎn)付出代價(jià)。條理清楚最有效的方式就是制訂計(jì)劃，這也是提高工作效率最基礎(chǔ)的因素。其實(shí)這種計(jì)劃并不是為了向某人匯報(bào)，也不是為了給自己增加壓力，而是為了讓你記住有哪些事情需要去做。所以計(jì)劃完全可以按照你自己喜歡的形式擬訂。 ? 好的計(jì)劃表不僅能夠提醒你何時(shí)該做什么事情，而且也能夠隨時(shí)提醒自己以“鳥瞰”的角度自我檢查進(jìn)度。計(jì)劃表的功效有四： 了解工作完成周期并理順要做的工作的周期。 隨時(shí)查證是否達(dá)到預(yù)期效果以及工作進(jìn)度。 可發(fā)現(xiàn)自己本身的進(jìn)步，建立自信心。 萬(wàn)一路線偏差，計(jì)劃表將提醒所在階段與時(shí)間進(jìn)程，可做 緊急應(yīng)變。 ? 首先，每周的最后一天（一般在周日）列出下周的工作計(jì)劃。計(jì)劃的內(nèi)容就是整周準(zhǔn)備做哪些事情，無(wú)須設(shè)定每項(xiàng)任務(wù)擬訂的進(jìn)行時(shí)間，也沒(méi)有必要詳細(xì)去說(shuō)明任務(wù)的內(nèi)容。其次，每天早上列出當(dāng)天的工作時(shí)間表，從上面的周計(jì)劃中選擇出當(dāng)天要做的事，并安排具體時(shí)間去完成，記住優(yōu)先選擇的原則，按工作的重要程度安排時(shí)間。最后，必須進(jìn)行工作計(jì)劃的總結(jié)。方法很簡(jiǎn)單，就是用粗筆把你做完的事從周計(jì)劃和日時(shí)間表中重重地劃去?；蛘?，把當(dāng)日或當(dāng)周沒(méi)有完成的工作抄寫到下一日或下一周的計(jì)劃中。 ? 制定計(jì)劃能使你充分把握計(jì)劃的彈性。同時(shí)，工作計(jì)劃還會(huì)給你帶來(lái)自信和成就感：當(dāng)一個(gè)人看到面前成堆的任務(wù)被狠狠地劃去，象征著這些敵人被征服和消滅，那就像是軍人看到自己肩膀上的金星在一顆顆增加一樣是何等地暢快淋漓！ ? 向所有浪費(fèi)時(shí)間的工作說(shuō)“不”！擬訂計(jì)劃表前還有一項(xiàng)工作就是檢討過(guò)去時(shí)間分配的大致情形。以一般上班族每日上班八小時(shí)來(lái)說(shuō)，一樣的時(shí)間內(nèi)，有人做事效率高，有人做事效率低，其差別并不在于工作時(shí)間的總量，而是出在對(duì)工作時(shí)間能否有效利用，總結(jié)說(shuō)來(lái)就是是否能管理好自己的時(shí)間。 ? 做好時(shí)間管理其實(shí)牽涉到很多方面的因素，包括對(duì)時(shí)間的計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制和利用意識(shí)等。 ? 拿協(xié)調(diào)意識(shí)來(lái)說(shuō)。以一般上班族的工作類型來(lái)說(shuō)，雖然業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，但大致都可分為例行和偶發(fā)性工作。例行工作是指自己日常必須做的長(zhǎng)期工作，比如做一個(gè)開發(fā)新商機(jī)的企劃案等；偶發(fā)性工作則是指領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作，或其他必須立即處理的工作。很多辦事效率不高的人，往往因偶發(fā)性工作而耽誤了正常工作。其實(shí)這就體現(xiàn)了時(shí)間管理中的協(xié)調(diào)能力。 ? 處理這樣的問(wèn)題時(shí)，我的原則是在不影響客戶關(guān)系的前提下，以上級(jí)的任務(wù)為先。如果客戶的事情很重要，我會(huì)與上級(jí)溝通，如果沒(méi)有溝通的可能性，就爭(zhēng)取獲得周圍資源的支持。用宏觀的眼光去處理包括上下家的協(xié)調(diào)、可用資源的協(xié)調(diào)等。還有一個(gè)協(xié)調(diào)方法，就是將工作分類。按照輕重緩急、相關(guān)性和工作屬地相同等原則來(lái)處理。 ? 輕重緩急包括時(shí)間與任務(wù)兩方面的內(nèi)容。很多時(shí)候上級(jí)會(huì)忽略時(shí)間的要求，只看重任務(wù)的重要性，這樣理解是片面的。相關(guān)性主要指，不要孤立地看待某一項(xiàng)任務(wù)。因?yàn)楣芾肀旧硎且豁?xiàng)連續(xù)性的工作，任務(wù)可能是過(guò)去某項(xiàng)工作的延續(xù)，或者是未來(lái)某項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。所以任務(wù)開始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工。工作屬地相同原則指，將工作地點(diǎn)相同和業(yè)務(wù)盡量歸并到一起完成，這樣可減少因變換工作地點(diǎn)而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)。這一點(diǎn)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作員工尤為重要。如果這一點(diǎn)處理的好，可避免與相關(guān)事件、人員、部門之間重復(fù)的接觸。這樣既節(jié)約了時(shí)間，又少走了路程，還提高了工作效率，何樂(lè)而不為呢？ ? 就協(xié)調(diào)來(lái)說(shuō)還有一個(gè)重要工作，就是敦促各過(guò)程中的管理者。某項(xiàng)工作往往涉及多個(gè)部門或崗位，假如讓你來(lái)組織這項(xiàng)工作，你怎么辦？由于這項(xiàng)特定的工作有很多中間環(huán)節(jié)，所以增加了協(xié)調(diào)的難度。員工在組織某項(xiàng)工作時(shí)，只偏重自身應(yīng)當(dāng)完成的職責(zé)，在將工作傳遞到相關(guān)工作部門與崗位后便聽之任之了。這樣你會(huì)發(fā)現(xiàn)，工作總是不能按時(shí)完成。在檢查工作結(jié)果的時(shí)候，所在的中間環(huán)節(jié)工作者又各自抱怨給他的時(shí)間太短了，或者是某個(gè)中間環(huán)節(jié)耽誤的時(shí)間久了等等。而工作結(jié)果只有一個(gè)，那就是你沒(méi)有按期按質(zhì)量完成工作，你的業(yè)務(wù)績(jī)打了折扣。作為一名管理者，要把握工作的完整性，做好所有細(xì)節(jié)的協(xié)調(diào)。在事先給定各個(gè)中間環(huán)節(jié)完成工作的截止期限的同時(shí)，要經(jīng)常關(guān)注他完成的質(zhì)量與進(jìn)度，以免其中的某個(gè)或某些環(huán)節(jié)影響整體工作進(jìn)度。作為一名組織者，你的職責(zé)不僅僅是將文件傳遞出去，更重要的是敦促你的中間環(huán)節(jié)處理者按你的要求及時(shí)完成分管職責(zé)。 ? 最后說(shuō)說(shuō)控制和利用時(shí)間的意識(shí)。由于客觀原因，我們有得有等待時(shí)，我想通常人們會(huì)這樣對(duì)待，或者百無(wú)聊賴地等，或者隨便拿起一項(xiàng)工作來(lái)做。無(wú)所事事地等是自殺的最好方法，因?yàn)槟愕纳鼤?huì)在你發(fā)懵時(shí)不停流逝；而隨時(shí)進(jìn)行一項(xiàng)工作 .最可能的結(jié)果是工作效率極其低下 ,在這段空白時(shí)間過(guò)完時(shí) ,必須放棄手頭的沒(méi)有完成的工作 ,下次再重新開始。 ? 對(duì)待這樣的空白時(shí)間最好的方法是：利用此類時(shí)間處理需要聯(lián)絡(luò)或簡(jiǎn)單溝通的事情。每天我都有預(yù)先準(zhǔn)備的任務(wù)，我利用這樣的時(shí)間去做。這樣的備用任務(wù)要求具備的特點(diǎn)是：不需要耗費(fèi)大量的腦力去思考；隨時(shí)可以開始，隨時(shí)可以中斷，并且下次可以繼續(xù)進(jìn)行；沒(méi)有時(shí)間的壓力，不必在某個(gè)時(shí)間非完成不可；能給自己帶來(lái)一定的樂(lè)趣。這樣的工作有：瀏覽報(bào)刊雜志，閱讀有益的但非專業(yè)的書籍，查看網(wǎng)絡(luò)新聞，隨意訪問(wèn)自己感興趣的，網(wǎng)站，對(duì)自己已完成的工作成果進(jìn)行美化加工（例如整理文檔，修飾繪圖設(shè)計(jì)），整理文件等等。 永遠(yuǎn)聽不到 “ 不知道 ” ? 在公司，應(yīng)有一個(gè)所有人都必須遵守的規(guī)則，就是無(wú)論問(wèn)誰(shuí)與公司有關(guān)的問(wèn)題都不許回答“不知道”。公司員工必須知道所有其他人在做什么，知道什么事情是由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)等。這個(gè)規(guī)則是我們公司得以保證工作效率的秘訣之一。 ? 了解公司情況無(wú)論是對(duì)于公司整體還是對(duì)于員工個(gè)人都有很多好處。一方面，它可使公司在客戶群中樹立了良好的口碑；另一方面也大大提高了公司和個(gè)人的工作效率。我來(lái)說(shuō)說(shuō)后一方面。對(duì)于個(gè)人而言，了解其他人的工作并不是指要事無(wú)巨細(xì)地掌握，而是要知道某項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人，進(jìn)展情況，針對(duì)的客戶性質(zhì)等。只有這樣，在做自己的工作時(shí)才能不費(fèi)時(shí)間地調(diào)動(dòng)資源，尋找支持，也可以幫助領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間。從整體看來(lái)，公司的每一個(gè)部門都是相互關(guān)聯(lián)、互相推動(dòng)的，沒(méi)有割裂的部門，也不可能有割裂的工作，而只有當(dāng)你了解到別人的工作時(shí)，你才能相應(yīng)地了解他掌握著什么資源，需要哪些協(xié)助，這時(shí)你可以用協(xié)調(diào)意識(shí)去調(diào)動(dòng)對(duì)你工作有利的資源，并給予協(xié)助；對(duì)公司而言，由于個(gè)人的效率提高，部門間的互動(dòng)增強(qiáng)，整體績(jī)效也大大提高了。 員工的效率，領(lǐng)導(dǎo)有責(zé)任 ? 按照管理理念，提高員工的工作效率，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該有責(zé)任并需要發(fā)揮重要作用。 ? 領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮示范的作用。比如周例會(huì)上強(qiáng)調(diào)做計(jì)劃與總結(jié)的重要性；讓員工時(shí)刻看到你處理事情的順序與過(guò)程；時(shí)常提醒員工，不要讓員工犯你曾經(jīng)犯過(guò)的錯(cuò)誤；通過(guò)一些可能的合理方式使員工靠近你期望的標(biāo)準(zhǔn)等。 ? 領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮教育和鼓勵(lì)的作用。教育和鼓勵(lì)能夠不斷調(diào)動(dòng)員工的主動(dòng)性。給員工分配那種要求能力比他目前能力要高一點(diǎn)的工作；經(jīng)常幫助員工分析他的工作結(jié)果，告訴他哪里提高了，讓他看到自己的進(jìn)步，使其從進(jìn)步中感受到工作的樂(lè)趣；教育和鼓勵(lì)的作用就是使員工不至于因?yàn)闅怵H或挫敗感而影響工作效率。領(lǐng)導(dǎo)要充分調(diào)動(dòng)自己的協(xié)調(diào)功能。計(jì)劃好員工整體工作，不要盲目給員工施壓，在分配給員工工作時(shí)，也告知該工作需要完成的截止時(shí)間；隨時(shí)觀察掌握員工工作量和進(jìn)度，進(jìn)行合理的人力調(diào)配；了解員工工作中產(chǎn)生的問(wèn)題，給予適當(dāng)?shù)膸椭?；?duì)新進(jìn)的員工，要注意培養(yǎng)和引導(dǎo)；處理好與員工間的工作關(guān)系，盡量少派給員工一些偶發(fā)性的工作等等。 ? 總之，絕對(duì)不應(yīng)該把員工工作效率低看成全部是員工個(gè)人的問(wèn)題，他的領(lǐng)導(dǎo)也要承擔(dān)相當(dāng)?shù)呢?zé)任。