華匯工程咨詢設(shè)計集團公司文件控制程序-資料下載頁
2025-06-06 16:57本頁面
【導(dǎo)讀】各部門、各生產(chǎn)單位負責(zé)相應(yīng)程序文件、作業(yè)文件的編制、使用和保管，綜合部、技術(shù)部負責(zé)組織對現(xiàn)有管理體系文件的定期評審。圖集的購置、分發(fā)、清單編制等工作。報綜合部備案，技術(shù)類報技術(shù)部備案。須同時以紙質(zhì)文件和電子文檔兩種形式存在?！豆芾硎謨浴分谐a(chǎn)管理以外的內(nèi)容由公司經(jīng)營班子組織編制。阿拉伯數(shù)字表示，放在制度序號之后，發(fā)布年份之前，并用“圓點”隔開。量手冊可由管理者代表審核，總經(jīng)理批準發(fā)布。件處理方式，需下發(fā)文件由綜合部轉(zhuǎn)發(fā)至各部門、各單位發(fā)放。發(fā)布，通過查閱權(quán)限的賦予確保所有使用場所和重要崗位均能得到。一度移交至綜合檔案室存檔。門同時以紙質(zhì)和電子件形式做雙重備份保存，并在年度刻錄光盤保存。文件經(jīng)多次更改；文件的作業(yè)環(huán)節(jié)發(fā)生重大變化時。作廢的電子文件由文件管理人員從原發(fā)布處刪除或覆蓋，并視情況發(fā)布作廢通知。廢”字樣，防止作廢文件的非預(yù)期使用。
【正文】 b) 當文件在使用中發(fā)現(xiàn)不適宜時 報請綜合部和技術(shù)部 組織評審。 文 件的更改 a)文件更改的審批應(yīng)由原審批部門審批； b)文件更改時應(yīng)注明更改標識和更改生效時間 ； c)對紙質(zhì)文件，要 按“文件發(fā)放登記表”的名單發(fā)放修改后的文件，同時收回作廢的舊文件 ；對電子文件，要及時對原文件進行覆蓋替換 。 文件的換版與作廢 a) 文件在下列情況下應(yīng)進行換版，原版文件作廢，換發(fā)新版本。 文件控制程序 5 文件經(jīng)多次更改； 文件有多處更改； 文件的背景資料發(fā)生重要更改； 文件的作業(yè)環(huán)節(jié)發(fā)生重大變化時。 b)作廢的 紙質(zhì) 文件由文件管理人員按“文件發(fā)放登記表”收回 ，統(tǒng)一銷毀， ；作廢的電子文 件 由文件管理人員從原 發(fā)布處刪除 或覆蓋 ，并 視情況 發(fā)布作廢通知 。 c)若因法律或積累知識而需要保留的作廢文件， 紙質(zhì)文件 需 加蓋“ 作廢 ”印章后方可留存 ；電子文檔 需 在文件發(fā)布處更改文件名顯示顏色并顯著注明“已作廢”字樣 ，防止作廢文件的非預(yù)期使用。 文件的借閱、復(fù)制 紙質(zhì)文件的 借閱、復(fù)制文件，應(yīng)填寫《文件借閱記錄》，按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人員登記編號。 文件的受控狀況 文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與制度體系運行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控。所有受控文件必須在該文件封面上角 注 明“受控”、 分發(fā)號。 作為記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《記錄控制程序》。 5 相關(guān)文件 《記錄控制程序》。 《文件管理制度》 6 相關(guān)記錄 《文件發(fā)放（借閱）申請》； 《文件發(fā)放、回收記錄》； 《文件借閱記錄》； 《文件清單》； 《文件更改申請》； 《文件銷毀申請》。
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