【導(dǎo)讀】體系文件，防止其非預(yù)期使用，特制定本程序。等控制要求作出具體規(guī)定。有關(guān)的管理性文件的發(fā)放，并負(fù)責(zé)對(duì)與質(zhì)量管理體系有關(guān)文件進(jìn)行管理和監(jiān)督。外來(lái)文件和資料：如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)。質(zhì)量手冊(cè)由信用管理部編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。外來(lái)文件在采用前必須經(jīng)使用部門確認(rèn)其適用性。d)與其他質(zhì)量文件的協(xié)調(diào)性，接口的合理性。文件持有者工作調(diào)動(dòng)時(shí)，由原所在部門收回受控文本，并上報(bào)文件發(fā)放部門。對(duì)文件的持續(xù)適宜性必要時(shí)予以評(píng)審或更新，并再次批準(zhǔn)。文件評(píng)審由歸口管理部門組織實(shí)施，相關(guān)部門參與，評(píng)審結(jié)果應(yīng)形成文件評(píng)審記錄，司發(fā)布，以隨時(shí)識(shí)別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。如有特殊規(guī)定，須由其他。所有文件更改通知單均保管至該文件失效作廢時(shí)為止。，應(yīng)將舊頁(yè)收回銷毀。質(zhì)量手冊(cè)換版按《質(zhì)量手冊(cè)》中有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。表示活動(dòng)過程或部門，虛線為其他部門活動(dòng)過程或其他部門；粗線箭頭表示主過程流向，細(xì)線箭頭表示子過程流向；

　　

【正文】 產(chǎn)品檢驗(yàn) 制單審單 對(duì)外出運(yùn) 結(jié)匯退稅。（來(lái)進(jìn)料加工貿(mào)易還應(yīng)辦理加工 貿(mào)易手冊(cè)、進(jìn)口料件質(zhì)量檢驗(yàn)、出口登記、海關(guān)核銷等手續(xù)） 公司的進(jìn)口業(yè)務(wù)過程是：制定計(jì)劃 簽訂合同及審批 對(duì)外開證 租船定艙 裝前檢驗(yàn) 審單付款 報(bào)關(guān)檢驗(yàn) 撥交銷售。 3 引用標(biāo)準(zhǔn) ISO 9000： 20xx《質(zhì)量管理體系 — 基本原理和術(shù)語(yǔ)》 ISO 9001： 20xx《質(zhì)量管理體系 — 要求》 4 職責(zé) 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé) 財(cái)務(wù)管理、成本核算、資金管理、會(huì)計(jì)單證管理及出口核銷退稅。 貨代公司負(fù)責(zé)租船定艙、裝船運(yùn)輸、報(bào)關(guān)核銷。 各業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)制定本部門的計(jì)劃指標(biāo)、對(duì)外談判、簽訂并執(zhí)行合同、參與合同評(píng)審、 采購(gòu)、檢驗(yàn)、報(bào)驗(yàn)、制單、單證初審、處理顧客投訴及索賠、理賠等。 人力資源部負(fù)責(zé)人力資源配置和員工培訓(xùn)、中層干部任免等。 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的配置及維護(hù)管理。 信用部負(fù)責(zé)合格供方的評(píng)價(jià)、選擇和管理；負(fù)責(zé)單證復(fù)審、投保、結(jié)匯等，并對(duì)進(jìn)出 口業(yè)務(wù)全過程的質(zhì)量活動(dòng)動(dòng)進(jìn)行監(jiān)控和管理 。 5 工作程序 公司對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)制定具體管理辦法，確保各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作規(guī)范化、制度化 和科學(xué)化，使之達(dá)到符合規(guī)定的要求。 制定計(jì)劃 a） 公司結(jié)合質(zhì)量方針、目標(biāo)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃和總體戰(zhàn)略目標(biāo)，由總經(jīng)理主持召開辦公會(huì)議制定。 b） 結(jié)合質(zhì)量方針、目標(biāo)，公司主管副總經(jīng)理主持、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)制定各分公司的年度進(jìn)出口計(jì)劃和利潤(rùn)指標(biāo)。 c） 各分公司經(jīng)理結(jié)合質(zhì)量方針、目標(biāo)將各項(xiàng)年度計(jì)劃指標(biāo)分解落實(shí)到有關(guān)業(yè)務(wù)部門，并監(jiān)督執(zhí)行。 合同評(píng)審及簽訂 a） 業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)對(duì)外報(bào)價(jià)及業(yè)務(wù)洽淡，報(bào)價(jià)單應(yīng)由部經(jīng)理審核同意并批準(zhǔn)；合同 簽訂前，應(yīng)按“質(zhì)量手冊(cè)”規(guī)定及“合同管理辦法”進(jìn)行逐級(jí)評(píng)審；評(píng)審?fù)ㄟ^后，按照合同批準(zhǔn)權(quán)限，由總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字批準(zhǔn)，并加蓋公司合同專用章。凡經(jīng)批準(zhǔn)蓋章生效的合同，信用管理部和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部均應(yīng)在“合同登記冊(cè)”中進(jìn)行登統(tǒng)。 b） 不按規(guī)定進(jìn)行評(píng)審的合同，不經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字批準(zhǔn)、并加蓋合同專用章的合同，一律為無(wú)效合同，不準(zhǔn)對(duì)外履約。否則，單證部不予審核單證，報(bào)運(yùn)部不予安排出運(yùn)。 審證催證 a） 業(yè)務(wù)員應(yīng)根據(jù)合同進(jìn)程及時(shí)催證審證。收到信用證后，應(yīng)在“信用證登記表”中進(jìn)行登記；審證時(shí)，發(fā)現(xiàn)信用證與 合同條款不符時(shí)，要及時(shí)聯(lián)系顧客改證，確保信用證與合同相一致；對(duì)帶有附加條件的“軟條款”，一般情況下不予接受。不 能修改必須接受的，要由業(yè)務(wù)員填寫“工作聯(lián)系單”，說(shuō)明情況，報(bào)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。 b） 信用管理部負(fù)責(zé)信用證復(fù)審，發(fā)現(xiàn)信用證與合同仍有不符點(diǎn)時(shí)，要及時(shí)退回業(yè)務(wù)部門聯(lián)系修改。對(duì)帶有軟條款而沒有審批手續(xù)的，一律退回業(yè)務(wù)科，不予復(fù)審。 產(chǎn)品采購(gòu) a） 產(chǎn)品采購(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按照“質(zhì)量手冊(cè)”及 “供方選擇評(píng)價(jià)管理辦法”的規(guī)定，簽定規(guī)范的采購(gòu)合同（即商品訂購(gòu)合同），明確質(zhì)量要求和質(zhì)量責(zé)任，并按規(guī)定逐級(jí)進(jìn)行審批。 b） 采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)在公司批準(zhǔn) 的合格供方中進(jìn)行。包括原料、輔料、包裝、成品等。在合格供方名單之外采購(gòu)，業(yè)務(wù)員要填寫“合格供方評(píng)審及非合格供方采購(gòu)審批表”，說(shuō)明原因，經(jīng)有關(guān)部門審核簽字批準(zhǔn)后，方能實(shí)施采購(gòu)。 c） 沒有對(duì)應(yīng)的出口合同，不允許進(jìn)行備貨采購(gòu)。 特殊情況必須進(jìn)行備貨時(shí)，需由主管副總簽署意見，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)采購(gòu)合同。 d） 不按規(guī)定進(jìn)行逐級(jí)審批的采購(gòu)合同、未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的備貨采購(gòu)合同、未經(jīng)批準(zhǔn)與非合格供方簽定的采購(gòu)合同，均為無(wú)效合同。按照無(wú)效合同或不簽合同即實(shí)施采購(gòu)的，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部一律不予結(jié)算貨款。造成經(jīng)濟(jì)損失的，按“責(zé)任事故處理權(quán)限及處罰規(guī)定”處 理。 出口商品的質(zhì)量檢驗(yàn) a） 采購(gòu)各類出口商品，均需按照“質(zhì)量檢驗(yàn)管理辦法”進(jìn)行檢驗(yàn)、驗(yàn)證或認(rèn)可。投產(chǎn)前，責(zé)任人員應(yīng)深入供方，按照合同要求及工藝標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行指導(dǎo)；生產(chǎn)過程中要對(duì)其產(chǎn)品的質(zhì)量和生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)研究處理；交貨前應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行抽驗(yàn)。 b） 產(chǎn)品檢驗(yàn)、驗(yàn)證或認(rèn)可后應(yīng)形成完整的質(zhì)量記錄，填寫“抽樣檢驗(yàn)記錄”和“質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單”。 制單審單 a） 單證工作做為公司業(yè)務(wù)的關(guān)鍵過程，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行“單證工作管理規(guī)定”，堅(jiān)持制單員自審、信用管理部復(fù)審相結(jié)合的逐級(jí)把關(guān)措施，確保單證一致、單單一致、單證與合同一致。 b） 制 單員要認(rèn)真繕制各種單證，并切實(shí)搞好自審，確保所制單證準(zhǔn)確無(wú)誤、工整清潔。 c） 制單人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格審核，確保信用管理部退單比例控制在 30%以下 ；信用管理部確保銀行退單比例控制在 8%以下（退單比例即單證差錯(cuò)率）。 d） 信用管理部對(duì)單證的重要修改，要形成記錄，并填寫“單證差錯(cuò)修改情況表”。 e） 信用管理部對(duì)單證差錯(cuò)率每月進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。各業(yè)務(wù)部門根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果對(duì)此過程控制能力進(jìn)行驗(yàn)證，信用管理部進(jìn)行確認(rèn)。必要時(shí)進(jìn)一步調(diào)整過程控制方法，以保持過程控制能力。 對(duì)外出運(yùn) a） 安排出運(yùn)前，責(zé)任人員應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向海關(guān)商檢部門辦理報(bào) 關(guān)報(bào)驗(yàn)手續(xù)。 b） 貨代公司應(yīng)根據(jù)“質(zhì)量手冊(cè)”規(guī)定及合同規(guī)定的要求，負(fù)責(zé)租船定艙、安排出運(yùn)，信用管理部辦理保險(xiǎn)，確保安全及時(shí)對(duì)外交貨。不經(jīng)貨代公司統(tǒng)一辦理出運(yùn)的，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部 不予結(jié)算運(yùn)費(fèi)。 c） 業(yè)務(wù)部門、貨代公司、信用管理部應(yīng)密切配合、通力合作，大力壓縮擔(dān)保出運(yùn)。對(duì)擔(dān)保出運(yùn)率應(yīng)嚴(yán)格控制。必須辦理?yè)?dān)保的，責(zé)任人員要 填寫 申請(qǐng) 表 ，經(jīng)部經(jīng)理審核批準(zhǔn)。 d） 對(duì)外出運(yùn)應(yīng)使用“合格供方名單”以內(nèi)的單位，并與之簽定合作協(xié)議， 健全合格供方檔案，全面記錄其企業(yè)信譽(yù)、質(zhì)量表現(xiàn)、價(jià)格水平等。根據(jù)其服務(wù)質(zhì)量和價(jià)格水平實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。顧客指定船公司的， 應(yīng)有相應(yīng)的證明文件， 并經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。 貨代公司負(fù)責(zé)對(duì)其服務(wù)質(zhì)量和價(jià)格水平進(jìn)行監(jiān)控，經(jīng)評(píng)審合格的，可及時(shí)納入“合格供方名單”中。 e） 貨代公司 應(yīng)經(jīng)常向業(yè)務(wù)部門室提供有關(guān)供方的價(jià)格水平、服務(wù)質(zhì)量、船期表等信息，為業(yè)務(wù)部門合理選擇使用供方提供依據(jù)。 f） 產(chǎn)品出運(yùn)后，各業(yè)務(wù)部門對(duì)海關(guān)核銷所需要的有關(guān)單證、合同、報(bào)關(guān)手冊(cè)等資料，應(yīng)按規(guī)定的期限及時(shí)送交貨代公司，辦理海關(guān)核銷手續(xù)。逾期不交，造成海關(guān)罰款的，按規(guī)定追究有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 g） 貨代公司應(yīng)加強(qiáng)運(yùn)費(fèi)核算，并由業(yè)務(wù)部門對(duì)運(yùn)費(fèi)結(jié)算實(shí)行審核確認(rèn)制度。 結(jié)匯退稅 a） 按照公司有關(guān)規(guī) 定，信用管理部接到貨代公司提供的提單后，應(yīng)及時(shí)到銀行辦理結(jié)匯手續(xù)。各業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)不能按時(shí)結(jié)匯時(shí)，應(yīng)負(fù)責(zé)催收；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部應(yīng)及時(shí)到有關(guān)部門辦理出口核銷和出口退稅。因單證丟失造成經(jīng)濟(jì)損失的，按規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 b） 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部對(duì)按期收匯情況應(yīng)分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期核對(duì)，計(jì)算按期收匯率。發(fā)現(xiàn)逾期不能收匯的，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部協(xié)助催收。 c） 對(duì)逾期三個(gè)月以上的國(guó)外帳款，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部每月進(jìn)行一次匯總，并報(bào)告主管副總經(jīng)理和總會(huì)計(jì)師，召開專題會(huì)議查找原因，制定措施，并責(zé)承主管業(yè)務(wù)員進(jìn)行催收。對(duì)催收無(wú)效、造成損失 的，按公司“責(zé)任事故處理權(quán)限及處罰規(guī)定”辦理。 投訴和理賠索賠的處理 對(duì)顧客提出的投訴和理賠，各業(yè)務(wù)部門要認(rèn)真對(duì)待，查清原因，分清責(zé)任，采取相應(yīng) 措施。屬于公司責(zé)任的，既要講究信譽(yù)，及時(shí)處理，又要作好工作，減少損失；屬 于供方責(zé)任的，要按采購(gòu)合同規(guī)定由供方承擔(dān)理賠；屬于顧客責(zé)任的，要作好解釋 工作；進(jìn)口質(zhì)量有問題的，要及時(shí)辦理對(duì)外索賠；對(duì)顧客投訴和理賠、索賠，要填寫“損失責(zé)任報(bào)告單”，并按規(guī)定進(jìn)行審批。信用管理部負(fù)責(zé)顧客投訴索賠的統(tǒng)計(jì)。 進(jìn)口控制 進(jìn)口過程的具體控制辦法，參照出口過程控制程序執(zhí)行， 詳見《進(jìn)口業(yè)務(wù)管理辦法》。 各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接 各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人員均應(yīng)按照本程序的要求，通過良好的服務(wù)和規(guī)范的操作，確保 環(huán)環(huán)緊扣，銜接順暢。各項(xiàng)工作交接、各種單證流轉(zhuǎn)，均應(yīng)有簽字交接手續(xù)。 員工培訓(xùn) 員工培訓(xùn)由人力資源部按“質(zhì)量手冊(cè)”的規(guī)定及“員工培訓(xùn)管理辦法”執(zhí)行，并對(duì) 員工培訓(xùn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫培訓(xùn)記錄表；同時(shí)，還要對(duì)各崗位人員定期進(jìn)行測(cè)評(píng)，并 填寫“人員崗位測(cè)評(píng)記錄”。對(duì)重要工作崗位的人員，如業(yè)務(wù)員、報(bào)關(guān)員、單證人員、 會(huì)計(jì)等，應(yīng)有資格證書，持證上崗。 綜合辦公室負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)出口業(yè) 務(wù)過程中使用的辦公設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一配置、管理、維護(hù) 和 保養(yǎng)。并建立“辦公設(shè)備臺(tái)帳”具體按“辦公設(shè)備、設(shè)施管理辦法”執(zhí)行。 檢查監(jiān)督 信用管理部負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)出口業(yè)務(wù)的全過程進(jìn)行監(jiān)督，定期或不定期對(duì)有關(guān)部門進(jìn)行抽查， 并對(duì)其采取糾正措施的有效性進(jìn)行驗(yàn)證。同時(shí)信用管理部還負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)出口業(yè)務(wù)的全過程提供法律咨詢服務(wù)。 6 相關(guān)及支持性文件 《合同管理辦法》 《質(zhì)量檢驗(yàn)管理辦法》 《出口收匯核銷管理辦法》 《單證工作管理規(guī)定》 《出口貨物退稅管理辦法》 《員工培訓(xùn)管理辦法》 《標(biāo)識(shí)管理辦法》 《責(zé)任事故處理權(quán)限及 處罰規(guī)定》 《辦公設(shè)備、設(shè)施管理辦法》 《關(guān)于運(yùn)輸報(bào)關(guān)、海關(guān)核銷業(yè)務(wù)程序及管理規(guī)定》 7 質(zhì)量記錄 《單證差錯(cuò)修改情況表》 《合同履約統(tǒng)計(jì)表》 《供方質(zhì)量表現(xiàn)統(tǒng)計(jì)表》 《培訓(xùn)記錄表》 《辦公設(shè)備臺(tái)帳》 《損失責(zé)任報(bào)告單》 《合同登記冊(cè)》 《合同進(jìn)程跟蹤表》 《人員崗位測(cè)評(píng)記錄》