【導讀】體系文件，防止其非預期使用，特制定本程序。等控制要求作出具體規(guī)定。有關的管理性文件的發(fā)放，并負責對與質(zhì)量管理體系有關文件進行管理和監(jiān)督。外來文件和資料：如國家標準、行業(yè)標準、法律法規(guī)。質(zhì)量手冊由信用管理部編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準后發(fā)布實施。外來文件在采用前必須經(jīng)使用部門確認其適用性。d)與其他質(zhì)量文件的協(xié)調(diào)性，接口的合理性。文件持有者工作調(diào)動時，由原所在部門收回受控文本，并上報文件發(fā)放部門。對文件的持續(xù)適宜性必要時予以評審或更新，并再次批準。文件評審由歸口管理部門組織實施，相關部門參與，評審結(jié)果應形成文件評審記錄，司發(fā)布，以隨時識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。如有特殊規(guī)定，須由其他。所有文件更改通知單均保管至該文件失效作廢時為止。，應將舊頁收回銷毀。質(zhì)量手冊換版按《質(zhì)量手冊》中有關規(guī)定執(zhí)行。表示活動過程或部門，虛線為其他部門活動過程或其他部門；粗線箭頭表示主過程流向，細線箭頭表示子過程流向；

　　

【正文】 產(chǎn)品檢驗 制單審單 對外出運 結(jié)匯退稅。（來進料加工貿(mào)易還應辦理加工 貿(mào)易手冊、進口料件質(zhì)量檢驗、出口登記、海關核銷等手續(xù)） 公司的進口業(yè)務過程是：制定計劃 簽訂合同及審批 對外開證 租船定艙 裝前檢驗 審單付款 報關檢驗 撥交銷售。 3 引用標準 ISO 9000： 20xx《質(zhì)量管理體系 — 基本原理和術(shù)語》 ISO 9001： 20xx《質(zhì)量管理體系 — 要求》 4 職責 財務會計部負責 財務管理、成本核算、資金管理、會計單證管理及出口核銷退稅。 貨代公司負責租船定艙、裝船運輸、報關核銷。 各業(yè)務部負責制定本部門的計劃指標、對外談判、簽訂并執(zhí)行合同、參與合同評審、 采購、檢驗、報驗、制單、單證初審、處理顧客投訴及索賠、理賠等。 人力資源部負責人力資源配置和員工培訓、中層干部任免等。 總經(jīng)理辦公室負責辦公設備的配置及維護管理。 信用部負責合格供方的評價、選擇和管理；負責單證復審、投保、結(jié)匯等，并對進出 口業(yè)務全過程的質(zhì)量活動動進行監(jiān)控和管理 。 5 工作程序 公司對各個業(yè)務環(huán)節(jié)制定具體管理辦法，確保各個業(yè)務環(huán)節(jié)的工作規(guī)范化、制度化 和科學化，使之達到符合規(guī)定的要求。 制定計劃 a） 公司結(jié)合質(zhì)量方針、目標的長遠發(fā)展規(guī)劃和總體戰(zhàn)略目標，由總經(jīng)理主持召開辦公會議制定。 b） 結(jié)合質(zhì)量方針、目標，公司主管副總經(jīng)理主持、財務會計部負責制定各分公司的年度進出口計劃和利潤指標。 c） 各分公司經(jīng)理結(jié)合質(zhì)量方針、目標將各項年度計劃指標分解落實到有關業(yè)務部門，并監(jiān)督執(zhí)行。 合同評審及簽訂 a） 業(yè)務員負責對外報價及業(yè)務洽淡，報價單應由部經(jīng)理審核同意并批準；合同 簽訂前，應按“質(zhì)量手冊”規(guī)定及“合同管理辦法”進行逐級評審；評審通過后，按照合同批準權(quán)限，由總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字批準，并加蓋公司合同專用章。凡經(jīng)批準蓋章生效的合同，信用管理部和財務會計部均應在“合同登記冊”中進行登統(tǒng)。 b） 不按規(guī)定進行評審的合同，不經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字批準、并加蓋合同專用章的合同，一律為無效合同，不準對外履約。否則，單證部不予審核單證，報運部不予安排出運。 審證催證 a） 業(yè)務員應根據(jù)合同進程及時催證審證。收到信用證后，應在“信用證登記表”中進行登記；審證時，發(fā)現(xiàn)信用證與 合同條款不符時，要及時聯(lián)系顧客改證，確保信用證與合同相一致；對帶有附加條件的“軟條款”，一般情況下不予接受。不 能修改必須接受的，要由業(yè)務員填寫“工作聯(lián)系單”，說明情況，報分公司經(jīng)理批準。 b） 信用管理部負責信用證復審，發(fā)現(xiàn)信用證與合同仍有不符點時，要及時退回業(yè)務部門聯(lián)系修改。對帶有軟條款而沒有審批手續(xù)的，一律退回業(yè)務科，不予復審。 產(chǎn)品采購 a） 產(chǎn)品采購應嚴格按照“質(zhì)量手冊”及 “供方選擇評價管理辦法”的規(guī)定，簽定規(guī)范的采購合同（即商品訂購合同），明確質(zhì)量要求和質(zhì)量責任，并按規(guī)定逐級進行審批。 b） 采購活動應在公司批準 的合格供方中進行。包括原料、輔料、包裝、成品等。在合格供方名單之外采購，業(yè)務員要填寫“合格供方評審及非合格供方采購審批表”，說明原因，經(jīng)有關部門審核簽字批準后，方能實施采購。 c） 沒有對應的出口合同，不允許進行備貨采購。 特殊情況必須進行備貨時，需由主管副總簽署意見，報總經(jīng)理批準采購合同。 d） 不按規(guī)定進行逐級審批的采購合同、未經(jīng)總經(jīng)理批準的備貨采購合同、未經(jīng)批準與非合格供方簽定的采購合同，均為無效合同。按照無效合同或不簽合同即實施采購的，財務會計部一律不予結(jié)算貨款。造成經(jīng)濟損失的，按“責任事故處理權(quán)限及處罰規(guī)定”處 理。 出口商品的質(zhì)量檢驗 a） 采購各類出口商品，均需按照“質(zhì)量檢驗管理辦法”進行檢驗、驗證或認可。投產(chǎn)前，責任人員應深入供方，按照合同要求及工藝標準進行指導；生產(chǎn)過程中要對其產(chǎn)品的質(zhì)量和生產(chǎn)進度進行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題，及時研究處理；交貨前應按規(guī)定進行抽驗。 b） 產(chǎn)品檢驗、驗證或認可后應形成完整的質(zhì)量記錄，填寫“抽樣檢驗記錄”和“質(zhì)量檢驗報告單”。 制單審單 a） 單證工作做為公司業(yè)務的關鍵過程，應嚴格執(zhí)行“單證工作管理規(guī)定”，堅持制單員自審、信用管理部復審相結(jié)合的逐級把關措施，確保單證一致、單單一致、單證與合同一致。 b） 制 單員要認真繕制各種單證，并切實搞好自審，確保所制單證準確無誤、工整清潔。 c） 制單人員應認真負責，嚴格審核，確保信用管理部退單比例控制在 30%以下 ；信用管理部確保銀行退單比例控制在 8%以下（退單比例即單證差錯率）。 d） 信用管理部對單證的重要修改，要形成記錄，并填寫“單證差錯修改情況表”。 e） 信用管理部對單證差錯率每月進行統(tǒng)計分析。各業(yè)務部門根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果對此過程控制能力進行驗證，信用管理部進行確認。必要時進一步調(diào)整過程控制方法，以保持過程控制能力。 對外出運 a） 安排出運前，責任人員應按有關規(guī)定，及時向海關商檢部門辦理報 關報驗手續(xù)。 b） 貨代公司應根據(jù)“質(zhì)量手冊”規(guī)定及合同規(guī)定的要求，負責租船定艙、安排出運，信用管理部辦理保險，確保安全及時對外交貨。不經(jīng)貨代公司統(tǒng)一辦理出運的，財務會計部 不予結(jié)算運費。 c） 業(yè)務部門、貨代公司、信用管理部應密切配合、通力合作，大力壓縮擔保出運。對擔保出運率應嚴格控制。必須辦理擔保的，責任人員要 填寫 申請 表 ，經(jīng)部經(jīng)理審核批準。 d） 對外出運應使用“合格供方名單”以內(nèi)的單位，并與之簽定合作協(xié)議， 健全合格供方檔案，全面記錄其企業(yè)信譽、質(zhì)量表現(xiàn)、價格水平等。根據(jù)其服務質(zhì)量和價格水平實行動態(tài)管理。顧客指定船公司的， 應有相應的證明文件， 并經(jīng)管理者代表批準。 貨代公司負責對其服務質(zhì)量和價格水平進行監(jiān)控，經(jīng)評審合格的，可及時納入“合格供方名單”中。 e） 貨代公司 應經(jīng)常向業(yè)務部門室提供有關供方的價格水平、服務質(zhì)量、船期表等信息，為業(yè)務部門合理選擇使用供方提供依據(jù)。 f） 產(chǎn)品出運后，各業(yè)務部門對海關核銷所需要的有關單證、合同、報關手冊等資料，應按規(guī)定的期限及時送交貨代公司，辦理海關核銷手續(xù)。逾期不交，造成海關罰款的，按規(guī)定追究有關人員的經(jīng)濟責任。 g） 貨代公司應加強運費核算，并由業(yè)務部門對運費結(jié)算實行審核確認制度。 結(jié)匯退稅 a） 按照公司有關規(guī) 定，信用管理部接到貨代公司提供的提單后，應及時到銀行辦理結(jié)匯手續(xù)。各業(yè)務部門發(fā)現(xiàn)不能按時結(jié)匯時，應負責催收；財務會計部應及時到有關部門辦理出口核銷和出口退稅。因單證丟失造成經(jīng)濟損失的，按規(guī)定追究相關責任人員的經(jīng)濟責任。 b） 財務會計部對按期收匯情況應分別進行統(tǒng)計，并定期核對，計算按期收匯率。發(fā)現(xiàn)逾期不能收匯的，由業(yè)務部門負責、財務會計部協(xié)助催收。 c） 對逾期三個月以上的國外帳款，由財務會計部每月進行一次匯總，并報告主管副總經(jīng)理和總會計師，召開專題會議查找原因，制定措施，并責承主管業(yè)務員進行催收。對催收無效、造成損失 的，按公司“責任事故處理權(quán)限及處罰規(guī)定”辦理。 投訴和理賠索賠的處理 對顧客提出的投訴和理賠，各業(yè)務部門要認真對待，查清原因，分清責任，采取相應 措施。屬于公司責任的，既要講究信譽，及時處理，又要作好工作，減少損失；屬 于供方責任的，要按采購合同規(guī)定由供方承擔理賠；屬于顧客責任的，要作好解釋 工作；進口質(zhì)量有問題的，要及時辦理對外索賠；對顧客投訴和理賠、索賠，要填寫“損失責任報告單”，并按規(guī)定進行審批。信用管理部負責顧客投訴索賠的統(tǒng)計。 進口控制 進口過程的具體控制辦法，參照出口過程控制程序執(zhí)行， 詳見《進口業(yè)務管理辦法》。 各個環(huán)節(jié)的銜接 各個環(huán)節(jié)的責任人員均應按照本程序的要求，通過良好的服務和規(guī)范的操作，確保 環(huán)環(huán)緊扣，銜接順暢。各項工作交接、各種單證流轉(zhuǎn)，均應有簽字交接手續(xù)。 員工培訓 員工培訓由人力資源部按“質(zhì)量手冊”的規(guī)定及“員工培訓管理辦法”執(zhí)行，并對 員工培訓進行統(tǒng)計，填寫培訓記錄表；同時，還要對各崗位人員定期進行測評，并 填寫“人員崗位測評記錄”。對重要工作崗位的人員，如業(yè)務員、報關員、單證人員、 會計等，應有資格證書，持證上崗。 綜合辦公室負責對進出口業(yè) 務過程中使用的辦公設備進行統(tǒng)一配置、管理、維護 和 保養(yǎng)。并建立“辦公設備臺帳”具體按“辦公設備、設施管理辦法”執(zhí)行。 檢查監(jiān)督 信用管理部負責對進出口業(yè)務的全過程進行監(jiān)督，定期或不定期對有關部門進行抽查， 并對其采取糾正措施的有效性進行驗證。同時信用管理部還負責對進出口業(yè)務的全過程提供法律咨詢服務。 6 相關及支持性文件 《合同管理辦法》 《質(zhì)量檢驗管理辦法》 《出口收匯核銷管理辦法》 《單證工作管理規(guī)定》 《出口貨物退稅管理辦法》 《員工培訓管理辦法》 《標識管理辦法》 《責任事故處理權(quán)限及 處罰規(guī)定》 《辦公設備、設施管理辦法》 《關于運輸報關、海關核銷業(yè)務程序及管理規(guī)定》 7 質(zhì)量記錄 《單證差錯修改情況表》 《合同履約統(tǒng)計表》 《供方質(zhì)量表現(xiàn)統(tǒng)計表》 《培訓記錄表》 《辦公設備臺帳》 《損失責任報告單》 《合同登記冊》 《合同進程跟蹤表》 《人員崗位測評記錄》